Una lettera con un prefisso solido può lasciare un'ottima impressione sul destinatario. A volte, può essere difficile comporre una lettera di apertura e cosa dire nelle prime righe, che si tratti di una lettera personale, una lettera commerciale o una lettera di domanda di lavoro. Se hai bisogno di imparare il formato corretto della lettera o pensare a un modo memorabile per iniziare una lettera, ci sono alcune regole e strategie specifiche che possono aiutarti.
Fare un passo
Metodo 1 di 3: avvio di una posta privata
Passaggio 1. Scrivi il tuo indirizzo nella parte in alto a destra della pagina
Per le lettere personali, inserisci l'indirizzo in alto a destra sulla carta da lettere. Questa disposizione rende più facile per il destinatario rispondere alla tua lettera perché non deve cercare indirizzi o salvare buste.
Non è necessario inserire il proprio nome nel campo dell'indirizzo. Basta scrivere l'indirizzo completo o la casella postale nella prima riga, quindi scrivere la città e il codice postale nella riga successiva
Passaggio 2. Includi la data dopo l'indirizzo
La data è molto importante da includere in modo che il destinatario sappia quando hai scritto la lettera. L'esistenza di una data è anche molto utile se il destinatario vuole salvare le lettere che ha ricevuto per dopo organizzate per data. Inserisci la data dopo la riga dell'indirizzo.
Scrivi prima la data, poi il mese e l'anno. Ad esempio, 22 aprile 2016. Per le lettere in inglese, ciò significa utilizzare il formato di data appropriato, iniziando con il mese, quindi la data e l'anno, come segue, "22 aprile 2016"
Passaggio 3. Saluta il destinatario
Quindi, cancella una riga e inizia a scrivere dalla sinistra della pagina. Inizia una lettera personale con "Caro" o "Caro" o con un altro saluto personale appropriato. Quindi, scrivi il nome del destinatario e una virgola.
Pensa a come chiami di solito il destinatario quando parli di persona. Ad esempio, puoi salutare con "Cara Stephanie", "Cara. Mr. Tompi”, o “Cara Nonna”, a seconda del tuo consueto saluto
Passaggio 4. Fai domande
Per le lettere personali, come ad amici o familiari, un prefisso di domanda è un approccio comune. Puoi iniziare la lettera con una domanda per mostrare interesse per le attività o le notizie del destinatario.
Ad esempio, apri una lettera con la domanda "Come stai?" o "Com'è andata la tua nuova scuola?" o "La nonna va meglio?"
Passaggio 5. Comunica che sei interessato a qualcosa che il destinatario ha detto o fatto
Un altro modo per iniziare una lettera personale è esprimere interesse per il contenuto della lettera precedente del destinatario, come un risultato recente, una vacanza emozionante o un problema che sta avendo.
Ad esempio, potresti scrivere "Congratulazioni per il tuo premio" o "Hai trascorso una fantastica vacanza" o "Mi dispiace per la tua spiacevole esperienza a scuola"
Metodo 2 di 3: avviare una lettera commerciale
Passaggio 1. Annota il tuo indirizzo
L'indirizzo completo deve essere posizionato sopra la lettera. Non mettere il tuo nome prima dell'indirizzo, ma sentiti libero di includere il tuo indirizzo e-mail e/o numero di telefono sotto l'indirizzo postale, se preferisci.
Puoi inserire l'indirizzo sul lato sinistro o destro
Passaggio 2. Immettere la data
Dopo aver annotato l'indirizzo e altre informazioni di contatto desiderate, saltare una riga e includere la data. Scrivi la data completa con mese e anno.
Ad esempio, 22 aprile 2016”
Passaggio 3. Posiziona l'indirizzo del destinatario sul lato sinistro
Il nome e l'indirizzo completo del destinatario devono essere scritti sul lato sinistro della pagina della lettera commerciale. Inserisci l'indirizzo dopo la data separato da una riga.
Salta di nuovo una riga dopo l'indirizzo. Il saluto di apertura ("Caro." o "Alla persona interessata") è posizionato nella riga successiva
Passaggio 4. Determina se il saluto "Caro" è appropriato per i tuoi scopi
Il saluto "Caro" è l'apertura standard nelle lettere inglesi ed è spesso usato anche nelle lettere indonesiane, ma non è sempre appropriato. Ad esempio, "Caro" sembra molto personale per una lettera di reclamo o una corrispondenza commerciale.
- Pensa a chi è indirizzata la lettera e se usare "Caro" è appropriato per i tuoi scopi. Se vuoi conoscere meglio il destinatario, ad esempio formare una squadra per un progetto, forse puoi usare "Caro".
- Se non ti senti a tuo agio, dimentica la sezione dei saluti e apri una lettera diretta con il nome e il titolo del destinatario. Ad esempio, scrivi semplicemente "Mr. Prihantoro" e continua con la riga di apertura.
- In alternativa, usa "To Whom It Matters", ma sembra più distante e molto formale. Usa questa frase di apertura solo se non conosci il nome del destinatario.
Passaggio 5. Pensa a come saluteresti il destinatario
Prima di scrivere il nome del destinatario, pensa a come salutarlo al meglio. Nella maggior parte dei casi, una lettera commerciale dovrebbe essere indirizzata formalmente al destinatario, ad esempio utilizzando il suo titolo. Puoi anche considerare come il destinatario ti saluta nella sua lettera e il tuo rapporto con lui.
- Considera il titolo e la posizione del destinatario. Se il destinatario ha una laurea o una posizione speciale, indicalo. Ad esempio, per una lettera a un medico, inizia la lettera con "Caro. Dott. John". Per un generale, inizia la lettera con "Caro. Generale Wiranto". Anche le persone che hanno un dottorato di ricerca o LLD alla fine del loro nome dovrebbero essere indirizzate come Dr.
- Ricontrolla la posta a cui hai risposto. Se la tua lettera è scritta per rispondere a un'altra lettera, controlla come sei indirizzato per decidere come salutare il destinatario. Ad esempio, se la lettera che ricevi inizia con "Caro. Signora Yohana", significa che dovresti iniziare anche con "Cara. Sig./Sig.ra/Sig. _”.
- Pensa a quanto conosci bene il destinatario. Puoi anche considerare il livello di relazione con il destinatario per determinare il saluto nella lettera. Di solito saluti per nome? Oppure usi un titolo quando lo saluti? Ricorda che anche se hai chiamato per nome in passato, potrebbe essere troppo informale in una lettera commerciale. In caso di dubbio, scegline uno formale, come Mr/Mrs/Dr.
Passaggio 6. Usa un tono piacevole
Chiunque sia il destinatario, usa sempre un tono piacevole per aumentare le probabilità che il destinatario si apra al tuo messaggio. Anche se scrivi una lamentela o un'altra necessità spiacevole, non iniziare mai una lettera con una parola o una richiesta dura. Invece, esprimi gli auguri per il destinatario o congratulati con lui per i suoi successi.
Ad esempio, se vuoi iniziare con una nota amichevole, dì "Spero che tu stia bene" o "Congratulazioni per la tua promozione"
Passaggio 7. Indica i tuoi requisiti
Una lettera commerciale dovrebbe iniziare con un'apertura amichevole, ma è ugualmente importante dichiarare l'intento della tua lettera in modo chiaro e diretto. Puoi dire il motivo della lettera usando un modello comune come "Eccomi…"
Puoi personalizzare la frase di apertura in base alle varie esigenze. Ad esempio, inizia una lettera con le parole "Con la presente dichiaro che abbiamo interessi comuni" o "Con la presente presento un reclamo" o "Con la presente propongo una partnership tra le nostre aziende"
Metodo 3 di 3: avviare una lettera di domanda di lavoro
Passaggio 1. Utilizzare il formato della lettera commerciale per scrivere l'indirizzo e salutare il destinatario
Scrivere una lettera di domanda di lavoro può utilizzare le stesse regole di una lettera commerciale.
- Scrivi il tuo indirizzo in alto a destra o a sinistra. Non includere il nome, solo l'indirizzo.
- Inserisci il tuo indirizzo email, l'indirizzo del sito web personale e/o il numero di telefono nella riga successiva.
- Salta una riga.
- Includi la data con il mese scritto in lettere. Ad esempio, 22 aprile 2016.
- Salta un'altra riga.
- Scrivi un saluto, ad esempio "Caro". o "Alla persona interessata".
Passaggio 2. Includi un riepilogo dei tuoi risultati
Puoi iniziare la tua lettera di presentazione con qualcosa di semplice, come "Con la presente faccio domanda per la posizione X". Tuttavia, se desideri un approccio leggermente diverso, puoi iniziare con un riepilogo dei tuoi migliori risultati. Questo riepilogo può attirare l'attenzione del responsabile delle assunzioni e aumentare le tue possibilità di essere intervistato.
Ad esempio, inizia con "Negli ultimi cinque anni ho raddoppiato le mie vendite e ampliato la mia copertura alle tre province più vicine". Puoi anche continuare con esperienza, istruzione, formazione specializzata e altre qualifiche che corrispondono alla posizione per cui ti stai candidando
Passaggio 3. Esprimi entusiasmo
In una lettera di candidatura, la passione che viene messa su carta può anche aumentare le possibilità di essere intervistati. I responsabili delle assunzioni potrebbero essere impressionati dalla tua dedizione al lavoro.
Ad esempio, "Ero entusiasta quando ho visto questo annuncio di lavoro perché sono un grande fan della tua azienda". Quindi, continua a spiegare cosa ti piace dell'azienda, perché ti dedichi così tanto al lavoro e perché sei adatto per il lavoro
Passaggio 4. Immettere le parole chiave pertinenti
Le parole chiave possono aiutare se hai intenzione di competere con molte persone. Menzionare le parole chiave all'inizio della lettera può aumentare le possibilità che la tua candidatura venga notata, soprattutto se tali parole chiave indicano che sei un candidato adatto.
- Le buone parole chiave da includere sono quelle menzionate nel lavoro, come abilità specifiche o esperienza che hai. Ad esempio, inizia la tua lettera di presentazione con "Nei miei cinque anni di esperienza come direttore delle vendite, ho tenuto presentazioni regolari, sviluppato strategie di vendita di successo e scritto molti script di vendita per i dipendenti".
- Puoi anche nominare la persona che ti ha segnalato la posizione. Il nome potrebbe attirare l'attenzione del responsabile delle assunzioni e assicurarti un colloquio. Ad esempio, "Ho appreso di questo posto vacante dal nostro capo dipartimento, il dott. Susanna".
