Decidere il formato lettera giusto dipende principalmente dal tipo di lettera che vuoi scrivere e a chi stai indirizzando la lettera. Il formato della lettera che puoi utilizzare quando scrivi a un amico sarà molto diverso dal formato utilizzato per scrivere lettere formali. Inoltre, il formato tradizionale della lettera inviata per posta è diverso dal formato utilizzato per la posta elettronica. Continua a leggere per saperne di più su come formattare correttamente una lettera che puoi usare per scrivere la tua prossima lettera.
Fare un passo
Metodo 1 di 4: formattare una lettera commerciale o formale
Passaggio 1. Scrivi il tuo nome e indirizzo nella parte superiore della lettera
Includi indirizzi stradali, città, province e codici postali in blocchi, allineati a sinistra e con interlinea singola.
- La città, la provincia e il codice postale sono scritti su una riga, mentre gli indirizzi stradali sono scritti su una riga separata.
- Se stai inviando una lettera utilizzando carta intestata che include già queste informazioni, salta questo passaggio. Non includere l'indirizzo di ritorno due volte.
Passaggio 2. Scrivi la data proprio sotto il tuo indirizzo
Scrivi la data in cui è stata scritta la lettera o la data in cui la lettera è stata completata, dipende da te.
- La data è scritta a sinistra, come scrivere l'indirizzo che si trova proprio sopra di essa.
- Scrivi la data nel formato “mese-giorno-anno”. Scrivi il mese con le lettere, ma usa i numeri per scrivere il giorno e l'anno. Ad esempio: 9 febbraio 2013.
Passaggio 3. Lascia una riga vuota tra la data e la parte successiva della lettera
Questo separerà l'indirizzo dalla sezione successiva, rendendo più facile la lettura.
Passaggio 4. Annotare la riga di riferimento, se necessario
Se la lettera è scritta con un riferimento a un punto particolare, può aiutare il lettore a scrivere una riga di riferimento che inizi con "Re:"
- Le righe di riferimento sono scritte allineate a sinistra e cercano di consistere in una sola riga.
- Annota la riga di riferimento quando rispondi a lettere, offerte di lavoro o richiedi informazioni.
- Se stai scrivendo una riga di riferimento, lascia una riga vuota dopo di essa per separare la riga di riferimento dal resto della lettera.
Passaggio 5. Annota l'indirizzo del destinatario
Annota il nome e il titolo del destinatario, nonché il nome dell'azienda, l'indirizzo, la città, lo stato e il codice postale.
- Tutte queste informazioni sono allineate a sinistra e con spaziatura singola. Il nome del destinatario è scritto su una riga separata, insieme al titolo del destinatario, al nome dell'azienda e all'indirizzo. La città, la provincia e il codice postale sono scritti su una riga.
- Se invii una lettera a un altro paese, scrivi il nome del paese in lettere maiuscole su una riga separata sotto l'indirizzo del destinatario.
- Indirizza la lettera a una persona specifica, se possibile, e scrivi il nome della persona con un titolo appropriato come "Signor" o "Madre". Se non conosci il sesso del destinatario, non è necessario scrivere il titolo.
- Lascia una riga vuota sotto l'indirizzo completo del destinatario.
Passaggio 6. Inizia il corpo della tua lettera con un saluto educato
Un saluto comune di solito inizia con "Gentile signore", seguito dal titolo e dal cognome del destinatario. Metti una virgola dopo il cognome del destinatario.
- I saluti sono scritti allineati a sinistra.
- Se non conosci il sesso del destinatario, puoi rivolgerti al destinatario con il suo nome completo o annotare il titolo di lavoro del destinatario seguito dal suo cognome.
- Lascia una riga vuota dopo il saluto.
Passaggio 7. Scrivi una riga dell'oggetto, se lo desideri
Scrivi la riga dell'oggetto in lettere maiuscole sotto il saluto, allineata a sinistra.
- Mantieni la riga dell'oggetto breve ma descrittiva. Cerca di essere composto da una sola riga.
- Va notato che questo non è convenzionale e non dovrebbe essere usato frequentemente.
- Non includere una riga dell'oggetto se hai già incluso una riga di riferimento.
- Lascia una riga vuota dopo la riga dell'oggetto se includi una riga dell'oggetto.
Passaggio 8. Inizia il corpo della lettera con una breve introduzione che spiega lo scopo della tua lettera
I paragrafi della lettera sono scritti allineati a sinistra ma l'inizio di ogni paragrafo è scritto rientrato.
Passaggio 9. Segui l'introduzione della lettera con il corpo più lungo della lettera
Questa sezione dovrebbe spiegare lo scopo della lettera e includere anche una conclusione che riassuma tutto ciò che è scritto nella lettera.
Scrivi brevemente il corpo della lettera. Ogni paragrafo è a interlinea singola, ma lascia una riga vuota tra ogni paragrafo e dopo l'ultimo paragrafo
Passaggio 10. Termina la tua lettera con un saluto di chiusura educato
Esempi di saluti di chiusura educati includono "Cordiali saluti", "Saluti" o "Grazie". Ricorda di scrivere il saluto di chiusura allineato a sinistra e seguito da una virgola.
Solo la prima lettera della prima parola del saluto di chiusura è maiuscola
Passaggio 11. Segui il saluto di chiusura con il tuo nome
Tuttavia, lascia tre righe vuote sotto il saluto di chiusura prima di scrivere il tuo nome completo, seguito dal tuo titolo di lavoro nella riga sottostante.
Passaggio 12. Elenca gli allegati alla fine della lettera
Se stai allegando un allegato, scrivi "Allegati" / "Allegato" una riga sotto il tuo nome e titolo e annota tutti gli allegati inclusi nella lettera.
- Nota che questo non è obbligatorio se non includi alcun allegato.
- Gli allegati sono allineati a sinistra e distanziati singolarmente.
Passaggio 13. Immettere le iniziali del dattilografo, se lo si desidera
Se qualcun altro sta scrivendo la lettera e tu stai dettando, elenca il nome e il cognome del dattilografo in fondo alla tua lettera, una riga sotto l'allegato.
Passaggio 14. Firma la lettera dopo la stampa
Firma la lettera con una penna tra il saluto di chiusura e il tuo nome. Firmare una lettera con una penna mostra al destinatario che stai prendendo il tuo tempo per inviare loro questa lettera e che questo è importante.
Metodo 2 di 4: formattare una lettera a un amico intimo o un parente (lettera personale)
Passaggio 1. Annotare la data
Includi la data in cui è stata scritta la lettera o la data in cui la lettera è stata completata in alto a destra della lettera.
- Scrivi la data nel formato “mese-giorno-anno”. Scrivere il mese in lettere è di solito il formato standard, ma per questo tipo di lettera puoi scrivere l'intera data in numeri.
- La data è scritta allineata a destra.
Passaggio 2. Scrivi un saluto amichevole
Il saluto "Caro" è ancora il saluto più comunemente usato, ma, a seconda del tuo rapporto con il destinatario, potresti essere in grado di scrivere il nome del destinatario senza alcuna formalità.
- I saluti sono scritti allineati a sinistra e seguiti da una virgola.
- Quando scrivi a un amico o un collega, di solito puoi scrivere solo il loro nome. Ad esempio: "Cara Jane".
- Per una lettera ancora più personale, potresti sostituire "Caro" con un saluto casuale come "Ciao", "Ciao" o "Ehi".
- Se stai scrivendo a un genitore oa qualcuno che devi davvero rispettare, includi il titolo personale e il cognome del destinatario. Ad esempio: "Cara signora Roberts"
- Lascia una riga vuota tra il saluto e il testo principale della lettera.
Passaggio 3. Scrivi l'introduzione, il corpo/corpo e la conclusione del testo principale della tua lettera
L'introduzione e la conclusione dovrebbero essere solo un breve paragrafo ciascuna, ma il corpo della lettera è solitamente molto più lungo.
- Il testo principale della lettera è allineato a sinistra, ma la prima riga di ogni paragrafo è rientrata.
- L'intero testo principale della lettera è a interlinea singola. Di solito non lasci paragrafi tra i paragrafi in una lettera personale, ma puoi farlo se rende la tua lettera più facile da leggere.
- Lascia una riga vuota dopo l'ultima frase del testo principale per separare il testo principale dal saluto di chiusura.
Passaggio 4. Chiudere con un saluto di chiusura appropriato
"Cordiali saluti" è ancora abbastanza comunemente usato, anche per le lettere personali. Se la lettera è abbastanza informale, tuttavia, puoi includere un saluto di chiusura meno convenzionale. Prova qualcosa come "Ci vediamo dopo!" o "Ci vediamo dopo!" se scrivi a un amico intimo.
- Metti una virgola dopo il saluto di chiusura, ma non digitare il tuo nome dopo di esso.
- Il saluto di chiusura è scritto parallelamente all'intestazione.
Passaggio 5. Firma la tua lettera
Firma la tua lettera sotto il saluto di chiusura. Di solito, il tuo nome è scritto a mano, piuttosto che stampato su una stampante.
Se di solito ti chiami per nome con il destinatario della lettera, puoi semplicemente scrivere il tuo nome e basta. Tuttavia, se il destinatario potrebbe non sapere chi sei dal tuo nome, assicurati di includere anche il tuo cognome
Metodo 3 di 4: formattazione di un'e-mail ufficiale o aziendale
Passaggio 1. Inizia scrivendo una descrizione breve ma accurata dello scopo della tua email
Questa descrizione si trova nell'oggetto della tua e-mail, non nel corpo dell'e-mail.
Se la tua e-mail è stata attesa dal destinatario dell'e-mail, questa descrizione può essere solo un riferimento all'argomento in discussione. Se questa e-mail non viene attesa, scrivere una descrizione può essere un po' difficile. Lo scopo di scrivere una descrizione è che i lettori possano indovinare di cosa tratta la tua email quando aprono e leggono la tua email. Ciò significa che la descrizione deve motivare i tuoi lettori ad aprire e leggere la tua email
Passaggio 2. Inizia a scrivere l'e-mail con un saluto formale
Di solito inizia con "Caro" ed è seguito dal titolo ufficiale del destinatario dell'e-mail o dell'azienda a cui stai inviando l'e-mail.
- Se possibile, indirizza la lettera a un destinatario specifico. Evita di inviare lettere a destinatari anonimi. Usa "A chi può interessare" solo se non ci sono altre opzioni.
- In realtà, la punteggiatura più appropriata da utilizzare dopo un saluto è ancora i due punti. Tuttavia, al giorno d'oggi, la maggior parte delle persone usa una virgola dopo il saluto per scrivere e-mail ufficiali.
- Se non sei sicuro se salutare il destinatario con "Mamma" o "Padre", scrivi semplicemente il nome completo del destinatario.
- Lascia una riga vuota dopo il saluto formale.
Passaggio 3. Scrivi il testo principale della lettera, mantenendolo breve ma informativo
Come qualsiasi tipo di lettera, il testo principale dovrebbe includere un'introduzione, un corpo e una conclusione. Mantieni tutte le parti, comprese le parti del corpo, il più corte e precise possibile.
- Il testo principale è allineato a sinistra.
- L'inizio di ogni paragrafo non ha bisogno di essere rientrato.
- Il testo principale è a interlinea singola, ma lascia una riga vuota tra ogni paragrafo e dopo l'ultimo paragrafo.
Passaggio 4. Usa un saluto di chiusura educato
Digita "Cordiali saluti" o un altro saluto di chiusura altrettanto educato, dopo il testo principale della tua lettera e seguilo con una virgola.
- Ricorda di scrivere il saluto di chiusura allineato a sinistra e solo la prima lettera della prima parola del saluto è maiuscola.
- Altri saluti formali di chiusura che possono essere utilizzati includono "Grazie", "Saluti" e "Saluti".
Passaggio 5. Digita il tuo nome appena sotto il saluto di chiusura
A differenza delle lettere scritte/stampate su carta, non potrai firmare le tue e-mail con una penna.
Il tuo nome è allineato a sinistra
Passaggio 6. Scrivi le tue informazioni di contatto in fondo
Lascia una riga vuota dopo il tuo nome, quindi digita il tuo indirizzo fisico, numero di telefono, indirizzo e-mail e il tuo sito web o blog, se ne hai uno.
Tutte le informazioni sono scritte allineate a sinistra e con interlinea singola. Ogni informazione di contatto viene digitata su una riga separata
Metodo 4 di 4: formattare le email per gli amici
Passaggio 1. Inizia scrivendo una breve ma precisa descrizione dell'oggetto dell'email nella sezione dell'oggetto dell'email
Questa descrizione consente ai destinatari di conoscere a colpo d'occhio l'oggetto della tua email prima di aprirla e fornisce loro informazioni sufficienti in modo che possano indovinare di cosa tratta la tua email.
Passaggio 2. Inizia scrivendo un saluto educato o un saluto nella sezione di testo dell'e-mail
Puoi scrivere qualsiasi saluto educato che ti piace, come "Caro". Segui questo con il nome del destinatario.
- I saluti sono scritti allineati a sinistra.
- Se stai scrivendo a un amico intimo, puoi lasciare il saluto completamente fuori mano e iniziare semplicemente con il suo nome seguito da una virgola.
- Lascia una riga vuota tra il messaggio di saluto e il corpo dell'e-mail.
Passaggio 3. Digita il corpo della tua email
Come tutti i tipi di lettere, il corpo della tua email dovrebbe includere un'introduzione, un corpo e una conclusione. Tuttavia, se stai scrivendo un'e-mail a un amico intimo, questo tipo di formato potrebbe non essere necessario.
Passaggio 4. Termina la tua email con un saluto di chiusura
Quando si chiude un'e-mail per un amico, il saluto di chiusura non deve essere formale, ma dovrebbe essere un segno che l'e-mail sta finendo.
Se stai scrivendo a un amico molto intimo, a volte va bene terminare l'e-mail con il tuo nome invece di scrivere un saluto di chiusura
Suggerimenti
- Va notato che ci sono lievi differenze tra le lettere ufficiali negli Stati Uniti e le lettere ufficiali nel Regno Unito (UK). Nel Regno Unito, l'indirizzo di ritorno e la data sono allineati a destra e la riga dell'oggetto, se presente, è centrata. Inoltre, la data è scritta nel formato "giorno-mese-anno" e una virgola è scritta dopo il saluto, non i due punti.
- Se non ti piace il formato qui descritto, a volte indicato come formato a blocchi, puoi anche utilizzare il formato a blocchi modificato e il formato a semi-blocco. Questi formati contengono fondamentalmente le stesse informazioni e solo le posizioni sono diverse.
