L'agenda quotidiana ti aiuta a svolgere le attività nei tempi previsti, ad esempio per soddisfare appuntamenti importanti, completare attività, svolgere attività divertenti e completare il lavoro rispettando le scadenze. Tuttavia, prendere l'abitudine di usare un'agenda ogni giorno non è facile perché devi prendere regolarmente appunti e portarlo ovunque. Leggi le seguenti istruzioni per abituarti a utilizzare l'agenda come parte della tua routine quotidiana in modo semplice ed efficiente.
Fare un passo
Parte 1 di 2: Scegliere l'agenda giusta
Passaggio 1. Considera per cosa stai utilizzando l'agenda
Esistono varie agende a seconda della professione e della personalità dell'utente. Quando si seleziona un'agenda, è possibile utilizzare un taccuino a righe o un'agenda stampata che fornisce tabelle per la registrazione di varie attività. Pensa in anticipo perché vuoi usare l'agenda e per cosa. Se l'agenda sarà l'unico mezzo per pianificare le attività quotidiane, utilizzare solo un'agenda. L'utilizzo di più di un'agenda tende a creare confusione e meno utile. Per determinare l'agenda più appropriata, considerare quanto segue:
- Devo inserire un numero di telefono in agenda?
- Utilizzerò l'agenda solo per registrare il programma delle riunioni?
- Ho bisogno di un'agenda che duri più di un anno?
- L'agenda può sostituire le note che uso abitualmente, ad esempio: pianificazione delle attività giornaliere?
- Utilizzerò un normale taccuino o un'agenda tabulare con più funzioni?
- Ho bisogno di un'agenda piccola che stia in tasca o di un'agenda abbastanza grande da tenere traccia dei verbali delle riunioni?
- Scriverò il programma ogni giorno o è solo per le attività del fine settimana?
Passaggio 2. Scegli l'agenda secondo necessità
Cerca un'agenda in un negozio che vende forniture per ufficio, cancelleria, calendari o online. Il prezzo dell'agenda è molto vario. Oltre a considerare l'aspetto estetico, dare priorità alla distribuzione dei libri e dei formati dei tavoli nell'agenda. Scegli un'agenda che ti piace in base al tuo stile di vita e alle attività quotidiane.
Passaggio 3. Considera l'aspetto estetico
Oltre alla funzione di priorità, un'agenda attraente e piacevole ti rende più felice di utilizzare l'agenda. Puoi scegliere un'agenda semplice con una semplice copertina nera o una colorata con immagini e disegni accattivanti. L'aspetto estetico sarà vantaggioso se è in linea con l'etica del lavoro prevalente in azienda.
Prestare attenzione anche agli aspetti estetici dell'agenda, non solo all'esterno. Molte persone preferiscono agende con pagine semplici rispetto a pagine a righe. Altri richiedono tabelle simmetriche o un layout facile da regolare. Tu stesso potresti aver bisogno di un'agenda diversa con un certo aspetto. Scegli un'agenda con una copertina e un interno di bell'aspetto per eccitarti nell'usare la tua agenda ogni giorno
Passaggio 4. Preparare una penna e una matita
L'agenda sarà più utile se viene utilizzata per prendere appunti. Tieni a portata di mano una matita e una penna dove scrivere o mettere l'agenda, ad esempio:
- Nella tua valigetta o nella borsa del laptop
- Nella borsetta
- Alla scrivania in ufficio
- Alla scrivania di casa
- Vicino al telefono
- Se perdi spesso gli strumenti per scrivere, tieni una matita nell'agenda per ogni evenienza o usa un organizer con un portamatite.
Parte 2 di 2: utilizzo efficace dell'agenda
Passaggio 1. Intenzione di utilizzare l'agenda ogni giorno
Le persone fortemente impegnate tendono ad essere maggiormente in grado di adempiere agli impegni. Cambiare le abitudini non è facile, ma puoi formare nuove abitudini dicendoti che intendi fare piccole cose in modi nuovi.
Tieni presente che le buone abitudini sono più facili da acquisire se ti concentri su una particolare abitudine alla volta. Non formare nuove abitudini che ti sopraffanno. Per ora, concentrati sulla formazione dell'abitudine di utilizzare un'agenda
Passaggio 2. Dire a un amico che si desidera utilizzare l'agenda
Le persone tendono ad adottare nuove abitudini più facilmente nelle comunità che conoscono le loro risoluzioni e si sostengono a vicenda. Condividi le tue intenzioni con un amico o un collega. Se i tuoi amici vogliono prendere le stesse buone abitudini, puoi ricordarti a vicenda di prendere appunti regolarmente.
Passaggio 3. Metti l'agenda nello stesso posto ogni giorno
Usa l'agenda come unico calendario a casa e al lavoro perché troverai difficile organizzare un programma se utilizzi due agende. Tuttavia, ciò richiede anche coerenza perché devi registrare tutte le attività a casa e al lavoro. Per non dover cercare in giro, scegli un posto in ufficio e un altro a casa per mettere la tua agenda. La coerenza è il fattore determinante per formare questa abitudine, quindi non mettere la tua agenda altrove.
- Un ottimo posto per mettere la tua agenda a casa è accanto al telefono, nella valigetta, vicino al telefono o alle chiavi della macchina.
- Il posto giusto per mettere la tua agenda in ufficio è sulla tua scrivania, nel cassetto principale della tua scrivania, accanto al tuo telefono o nella tua valigetta.
Passaggio 4. Prendi nota per ricordarti di portare sempre con te un'agenda quando vai e torni dal lavoro
È possibile che tu abbia dimenticato la tua agenda a casa o al lavoro quando hai appena iniziato a usarla. Per evitare ciò, annota i promemoria e posizionali in un luogo visibile in casa e in ufficio. Sulla base della ricerca, un modo efficace per modellare determinati comportamenti è utilizzare promemoria scritti su piccoli pezzi di carta. Fai lo stesso per te stesso impostando un promemoria: "Hai portato la tua agenda?" in un luogo visibile, ad esempio:
- Sul portatile
- Sul tavolo
- Accanto al telefono
- Alla porta
- Sul tavolo della cucina
- Nello specchio del bagno
- Rilascia i promemoria se sei abituato a portare con te la tua agenda da e per il lavoro.
Passaggio 5. Metti tutte le informazioni nell'agenda
Una volta che hai un'agenda, devi registrare molte informazioni, ad esempio: riunioni programmate, attività non completate e altre attività pianificate in anticipo. Metti da parte 1-2 ore per registrare tutte queste informazioni. Questo metodo ti rende anche abituato ad utilizzare correttamente l'agenda e ad essere in grado di fare una buona pianificazione. Cose da annotare in agenda, ad esempio:
- Informazioni di contatto di familiari, amici, colleghi e clienti
- Orario degli incontri in ufficio
- orario delle lezioni
- Scadenze per il lavoro d'ufficio o di scuola
- Orario di lavoro (se l'orario di lavoro cambia frequentemente)
- Un appuntamento con un medico di medicina generale o un dentista
- Compleanni dei propri cari
- Attività importanti in ufficio
- Evento privato speciale
- Date importanti per un hobby o un'attività extracurricolare, ad esempio: una data di recitazione di pianoforte o un programma di pratica dello yoga
Passaggio 6. Leggi l'agenda ogni mattina
Ogni mattina prima di andare al lavoro, prenditi il tempo necessario per leggere l'agenda per determinare il programma di riunioni, riunioni e attività che devi completare. Dedica del tempo per ricordare se ci sono attività che devi aggiungere al tuo programma, se sono state completate o devono essere riprogrammate. Controlla il tuo programma ogni mattina in modo da poter sfruttare al meglio il tuo tempo di lavoro una volta arrivato in ufficio.
Passaggio 7. Leggi l'agenda prima di lasciare il lavoro
Assicurati di aver completato tutte le attività quotidiane come pianificato leggendo nuovamente l'agenda prima di lasciare il lavoro. Pensa se c'è qualcosa che devi annotare per la prossima settimana. Prendi l'abitudine di aggiornare le note nella tua agenda per rendere più facile l'adempimento delle tue responsabilità lavorative.
Passaggio 8. Usa il rinforzo positivo per motivarti
Pensa all'agenda come a una cosa positiva nella vita quotidiana, non come un peso o un obbligo. Usa un'agenda per ricompensarti dopo aver terminato un'attività. Alla fine, proverai a completare un'attività perché vuoi sentire quanto è bello cancellare un programma di attività completato. Eseguire alcune delle seguenti operazioni come rinforzo positivo:
- Cancellare le attività e le riunioni completate. Se non ti senti bene, rileggi tutte le attività che hai completato e sii orgoglioso di quello che hai fatto.
- Premiati per aver completato alcune attività. Ad esempio: goditi il tuo caffè preferito o fai una piacevole passeggiata dopo aver completato 5 attività o raggiunto un determinato obiettivo. Questo ti renderà più motivato a utilizzare la tua agenda e completare le attività nel miglior modo possibile.
- Fai qualcosa di divertente mentre leggi l'agenda. Invece di sentirti sopraffatto quando controlli l'agenda, usa l'agenda come uno strumento che supporta la produttività del lavoro. Abituati a leggere l'agenda mentre svolgi attività divertenti in modo da sentirti più positivo ed eliminare i sentimenti negativi. Ad esempio: ogni volta che leggi la tua agenda al mattino o prima di tornare a casa dal lavoro, goditi una tazza di caffè, cioccolata o ascolta la tua canzone preferita. Questo metodo fa in modo che il cervello associ l'agenda a qualcosa che favorisce sentimenti positivi.
- Assegna una ricompensa speciale se riesci a utilizzare l'agenda in modo coerente per una settimana. Le persone che stanno appena iniziando a utilizzare un'agenda di solito hanno bisogno di una motivazione extra per abituarsi a portare avanti un'agenda e prendere appunti ogni giorno. Se puoi farlo per una settimana, fatti un regalo speciale, ad esempio: gustare un gelato, guardare un film o bere un caffè con un amico. Dopo alcune settimane, ti abituerai a portare e utilizzare l'agenda.
- Scrivi cose positive come prendere appunti su un compito importante. Per rendere più facili le nuove abitudini, usa l'agenda per ricordarti dei programmi per attività divertenti (pranzo con gli amici, ad esempio) e attività meno piacevoli (ad esempio: consultare il dentista).
Passaggio 9. Prendi l'abitudine di aggiornare le note delle attività secondo necessità
Quando si controlla l'agenda al mattino e alla sera, prendere nota di tutte le nuove informazioni, ad esempio: attività da completare, orari delle riunioni, appuntamenti e scadenze. Prendi anche appunti ogni volta che c'è una nuova attività. Aggiornare regolarmente la tua agenda ti renderà più facile gestire il tuo tempo e sentirti più calmo. Inoltre, non devi ricordare le attività che sono state registrate in modo da essere libero da preoccupazioni e dubbi.
Se ci sono compiti molto gravosi, crea un programma separato in modo da poterlo completare secondo le tue capacità. Non lasciare che la tua motivazione si perda perché pensi alle attività incompiute mentre svolgi la tua routine quotidiana
Passaggio 10. Sii paziente
Ci vorranno 1-2 mesi prima che la nuova abitudine faccia il suo corso. Sii paziente e perdona te stesso se lasci la tua agenda a casa o ti dimentichi di registrare il tuo programma perché nuove abitudini si formeranno dopo un po' di tempo. Ricorda che le piccole omissioni non diminuiscono la tua capacità di formare nuove abitudini.
Prepara un piano di riserva nel caso in cui ti dimentichi di portare l'agenda, ad esempio scrivendo il programma delle riunioni su un piccolo pezzo di carta e attaccandolo sulla scrivania in ufficio. Per ricordare a te stesso le attività e le scadenze più importanti, usa un'app di promemoria online sul tuo telefono o laptop per assicurarti di essere sempre aggiornato, anche se sei in ritardo sulla tua agenda
Suggerimenti
- Considera l'agenda come uno strumento utile, piuttosto che un fardello. Troverai più facile organizzare le tue attività quotidiane se usi un'agenda. A lungo termine, puoi risparmiare qualche ora risparmiando qualche minuto ogni giorno.
- La coerenza supportata da un rinforzo positivo gioca un ruolo importante nella formazione di nuove abitudini. Per mantenere la motivazione, usa l'agenda regolarmente, concentrati sulle cose positive che ottieni utilizzando l'agenda e premiati se necessario.
- Scegli un'agenda che ti piace e in base alle tue esigenze. Acquista un'agenda che fornisca un formato tabellare in modo da poter annotare tutte le informazioni importanti e programmare le tue attività quotidiane.
