Oggi l'e-mail è uno dei mezzi di comunicazione più utilizzati, a parte SMS, telefono e applicazioni di messaggistica istantanea. L'invio di e-mail è diventata un'attività molto comune, quindi molte persone dimenticano come scrivere una buona e-mail. Una buona email mostra professionalità e onestà nel messaggio che trasmette, quindi dovresti sapere come formattare un messaggio di posta elettronica.
Fare un passo
Passaggio 1. Scrivi l'oggetto dell'email
L'oggetto del messaggio di posta elettronica funge da breve riepilogo del contenuto del messaggio. L'oggetto della tua e-mail dovrebbe essere corretto in modo che possa dare al destinatario un'idea del contenuto dell'e-mail in poche parole.
- Ad esempio, se stai inviando un'e-mail di lavoro, non creare un oggetto lungo con troppi dettagli, ad esempio "Amo la tua auto. È un bel blu, anche belle gomme".
- Spiega cosa intendi inviando l'e-mail con un oggetto, ad esempio "Interessato all'acquisto di una berlina blu".
Passaggio 2. Usa i saluti appropriati
Non iniziare subito l'e-mail con ciò che vuoi dire. Usa saluti generici come "Buongiorno/pomeriggio" o "Saluti". Di certo non vorrai essere bombardato da domande da persone che non conosci, vero? Bene, la stessa etichetta si applica anche alla posta elettronica.
Per rendere il saluto più personale, includi il cognome del destinatario nel saluto
Passaggio 3. Scrivi il corpo del messaggio
A seconda del tipo e del destinatario del messaggio, puoi scrivere il messaggio come desideri.
- Se stai scrivendo un'e-mail a qualcuno che conosci da vicino, puoi scrivere l'e-mail in un tono personale. Tuttavia, se stai scrivendo un'e-mail aziendale, cerca di utilizzare un linguaggio il più professionale possibile.
- Dovresti anche prestare attenzione al formato del messaggio. Non utilizzare un tipo, una dimensione e una formattazione difficili da leggere ed evita le lettere maiuscole. Nel cyberspazio, le lettere maiuscole significano rabbia.
Passaggio 4. Includi un saluto di chiusura: non limitarti a terminare l'e-mail
È possibile utilizzare un saluto di chiusura come "Saluti" o un altro saluto adatto.
Dovresti scegliere un saluto di chiusura che corrisponda alla tua email. Di certo non vorrai scrivere "Saluti" alla fine di un'e-mail aziendale perché sarebbe scortese, giusto?
Passaggio 5. Aggiungi la firma
Anche se il tuo indirizzo e-mail include il tuo nome in ogni e-mail che invii, ti consigliamo di utilizzare una firma su ogni e-mail che invii. Puoi utilizzare testo semplice o immagini (come loghi, marchi, ecc.) nella tua firma.
Utilizza l'opzione "Firma" sul client di posta elettronica Web o sul provider di servizi che hai utilizzato per creare la firma
Suggerimenti
- Oltre a formattare la tua email, dovresti anche usare un indirizzo email appropriato. L'invio di un'e-mail al tuo amico d'infanzia tramite "[email protected]" potrebbe essere ancora accettabile, ma non dovresti usare quell'e-mail per inviare e-mail di lavoro al tuo capo.
- Usa una buona etichetta su Internet quando scrivi le e-mail. Non inviare email o messaggi di spam a contatti sconosciuti.
- Ricontrolla la tua email prima di inviare per evitare che più messaggi vengano inviati allo stesso destinatario. Se invii più e-mail, i tuoi messaggi potrebbero essere contrassegnati come spam.
