Il congedo è il momento di lasciare ufficialmente il lavoro o l'università. Puoi richiedere un congedo per una serie di motivi, come malattia, un familiare malato o una vacanza prolungata. In alcuni casi, i lavoratori hanno determinati diritti alle ferie, come le ferie annuali, la maternità, il matrimonio o la morte di un parente stretto. La definizione di "congedo" varia a seconda dell'ora del giorno. In alcuni casi, le ferie brevi, ad esempio meno di un mese dal lavoro o dall'università, non sono considerate ferie, mentre in altri casi possono essere considerate ferie solo una settimana. Comprendere la definizione di congedo presso il tuo ufficio o università è molto importante prima di scrivere una domanda di congedo, questo perché la durata del congedo per cui stai richiedendo potrebbe non soddisfare i requisiti per richiedere formalmente il congedo.
Fare un passo
Parte 1 di 3: richiesta di congedo dal lavoro
Passaggio 1. Dillo al tuo capo con largo anticipo
Prima di richiedere un congedo dal lavoro, dovresti informare il tuo capo con largo anticipo. Notifiche come questa, ovviamente, non sempre possono essere eseguite in determinate condizioni, come la morte improvvisa di un membro della famiglia. Tuttavia, se puoi dirglielo in anticipo (ad esempio se stai facendo domanda per alcune settimane o mesi di ferie) prova a scrivere una lettera di richiesta di ferie in anticipo, in modo che il tuo capo e i tuoi colleghi possano adeguare i loro piani di lavoro per affrontare. Il modo migliore per informare il tuo capo in anticipo è parlare dei tuoi piani di ferie prima di inviare formalmente la lettera. In questo modo, la prima frase della lettera è nota in anticipo al tuo capo e non lo sorprende.
Passaggio 2. Specificare le date di congedo
Determina la data esatta in cui intendi partire. Cerca di non esitare nel determinare il tuo tempo libero. Sebbene l'impostazione di date di congedo esatte sia importante per il tuo capo e i tuoi colleghi per gestire il tuo lavoro durante il tempo libero, in alcuni casi potresti non essere sicuro. Quindi, se possibile, prova a scrivere le date del tuo congedo pianificato nel modo più specifico possibile nella lettera che invii.
Passaggio 3. Spiega onestamente il motivo del congedo al tuo capo
Racconta al tuo capo dei motivi per cui ti prendi una pausa. Questo non significa che devi entrare in tutti i dettagli. Anche in molti casi, il tuo capo non ha il diritto di conoscere alcuni aspetti della tua vita personale. Tuttavia, dire onestamente e apertamente il motivo del tuo congedo ridurrà le possibilità che tu abbia problemi con la gestione dell'ufficio.
Passaggio 4. Discutere su come completare il lavoro durante il congedo
Nella tua lettera di congedo, devi dichiarare di aver compreso le tue responsabilità lavorative e prima di partire in buona fede per discutere su come completare il tuo lavoro durante il tuo congedo. Puoi anche includere le tue considerazioni nel completamento del lavoro (ad esempio elencando note dettagliate per aiutare i tuoi subordinati a completare i progetti durante il tuo congedo e fornendo informazioni di contatto che i tuoi subordinati possono contattare se hanno bisogno della tua assistenza).
Passaggio 5. Scopri a quale tipo di congedo hai diritto
Legalmente, hai diritto a determinate ferie. È importante comprendere la differenza tra tale congedo e il congedo concesso con l'approvazione del datore di lavoro.
- Ad esempio, negli Stati Uniti, il congedo di maternità o post-adozione è concesso per 12 settimane ai sensi del Family and Medical Leave Act. Determina se soddisfi i requisiti delle regole di congedo. Il requisito è aver lavorato per almeno 12 mesi prima dell'inizio del congedo e aver lavorato 1250 ore durante quel periodo di 12 mesi. Il titolare dell'attività per cui lavori deve anche impiegare almeno 50 persone in un luogo, o in una località che dista 120 km da quel luogo. Anche il titolare dell'attività in cui si lavora deve rientrare nella categoria che è tenuta a concedere le ferie secondo queste regole.
- Se stai facendo domanda per un congedo che sei legalmente autorizzato a prendere, puoi scrivere una domanda che corrisponda al congedo. Ad esempio, potresti scrivere "Come tutti sappiamo, ho il diritto di usufruire del congedo di maternità. Vorrei poter usufruire di un congedo intermedio (inserisci la data prevista per il congedo). Come posso prendere delle ferie senza compromettere la produttività aziendale?" Chiedere come mantenere la produttività del lavoro mostrerà la tua preoccupazione per la continuità dell'azienda e ti farà vedere come un buon lavoratore in ufficio.
- Se stai facendo domanda per un congedo che non è tuo diritto, cambia il contenuto della tua lettera di candidatura in modo che sembri colpevole di interferenze sul lavoro e prometti di recuperare il tuo tempo libero il più possibile.
- Informa il tuo capo se hai un congedo non retribuito.
- Includi queste informazioni nella lettera in modo che le risorse umane possano prendere in considerazione la possibilità di riapplicare il tuo congedo se il tuo datore di lavoro rifiuta la tua richiesta di congedo.
Passaggio 6. Includi suggerimenti per suddividere il lavoro durante il congedo
Anche se alla fine è il tuo capo che deciderà, prova a offrire consigli su chi è più adatto a completare determinate parti del tuo lavoro mentre sei in congedo. Cerca di non affidare tutto il tuo lavoro a una sola persona, poiché ciò aumenterà il carico di lavoro.
Passaggio 7. Scrivi una lettera educatamente
Qualunque siano le circostanze, scrivi una lettera di domanda di congedo educata. In altre parole, dovresti chiedere e non forzare la concessione del tuo permesso, anche se ne hai diritto. Fare domanda educatamente per il congedo ridurrà il conflitto con la direzione dell'azienda.
Parte 2 di 3: domanda di congedo universitario
Passaggio 1. Trova il modulo di domanda di congedo
Gli studenti che desiderano richiedere un congedo generalmente devono compilare determinati moduli. Potresti essere in grado di scaricare questo modulo dal sito web dell'università. Questo modulo dovrebbe essere disponibile anche nelle sezioni accademiche e studenti del campus.
Passaggio 2. Compila il modulo di domanda di congedo
Questo modulo di solito deve essere compilato con il tuo nome, numero di studente, nome e indirizzo del campus, così come la tua specializzazione.
- Potrebbe anche essere necessario compilare questo modulo con la cittadinanza o lo stato del visto, poiché il congedo di studio influisce sullo stato del visto per studenti internazionali. Perché, se sei uno studente internazionale, il tuo visto è concesso a causa del tuo status di studente. Di conseguenza, se smetti di studiare per un lungo periodo, ti potrebbe essere chiesto di tornare nel tuo paese d'origine e potrebbe essere necessario richiedere un altro visto per tornare. Scopri come il tempo libero influisce sul tuo visto se sei uno studente internazionale e hai un visto per studenti. Questa politica può variare da paese a paese ed è disciplinata dal ministero competente.
- Nelle università statunitensi, questo modulo ti chiederà anche del tuo stato di beneficiario di una borsa di studio del governo federale. Se studi negli Stati Uniti e ricevi una borsa di studio dal governo federale, generalmente dovrai continuare a studiare per guadagnarla. Il congedo può influire sul tuo status di beneficiario di questa borsa di studio, quindi dovresti contattare l'ufficio borse di studio e parlare con un consulente lì per scoprire il modo migliore per richiedere il congedo.
Passaggio 3. Creare una lettera di congedo accompagnata da altri documenti giustificativi
La lettera di domanda di congedo è solitamente accompagnata dai documenti giustificativi necessari alla tua università per concederla. Se stai richiedendo un permesso per adempiere alla tua coscrizione, includi la coscrizione che hai ricevuto. Se stai chiedendo un congedo per motivi di salute, includi una lettera del medico che lo confermi. Tuttavia, se si richiede un congedo per motivi personali, si prega di descrivere le condizioni e i motivi della richiesta di congedo nella lettera.
Passaggio 4. Spiega le tue ragioni onestamente
Se la tua domanda di congedo è dovuta a motivi personali, devi spiegarla pubblicamente al tuo maggiore. Quindi possono determinare se la tua condizione è effettivamente ammissibile al congedo.
Passaggio 5. Elenca tutte le cose su cui vuoi ancora lavorare durante il congedo
Ad esempio, supponiamo che tu voglia registrarti come assistente di ricerca fuori dal campus. I dottorandi dell'ultimo anno di norma hanno diritto a chiedere il congedo per questo motivo. Tuttavia, prima della concessione del congedo, gli studenti devono discutere questo piano con il proprio supervisore accademico. In questo modo il supervisore accademico può garantire il raggiungimento degli obiettivi di ricerca per il dipartimento. Indica cosa vuoi fare durante le vacanze.
Parte 3 di 3: formattazione delle lettere di congedo
Passaggio 1. Immettere l'indirizzo di ritorno
Includere il tuo indirizzo può sembrare banale se il tuo ufficio e il proprietario dell'attività per cui lavori si trovano nello stesso edificio. Tuttavia, questo assicurerà che la tua posta venga restituita all'indirizzo corretto se non viene consegnata. Il dipartimento delle risorse umane troverà anche più facile archiviare la tua lettera se c'è un indirizzo scritto lì.
Passaggio 2. Includi la data in cui è stata scritta la lettera
Spesso gli scrittori di lettere includono la data di inizio della lettera, ma se hai impiegato alcuni giorni per scriverla, ricorda di cambiare la data della lettera con la data in cui è stata completata e firmata.
Passaggio 3. Includi l'indirizzo di destinazione
Includere il nome e l'indirizzo dell'indirizzo postale, nonché il titolo accademico (ad es. Dr. Ridwan o Prof. Susan).
Passaggio 4. Utilizzare il nome elencato nell'indirizzo postale nel messaggio di saluto
Anche se conosci bene il tuo capo, scrivi un saluto formale nella lettera scrivendo il suo titolo professionale o accademico seguito dal suo cognome.
Passaggio 5. Decidi quale formato di lettera utilizzerai per i paragrafi delle lettere
Il formato comunemente utilizzato è il formato straight, che segue le regole di scrittura:
- Ogni riga della lettera nel paragrafo è spaziata di uno spazio.
- Tutte le righe di una lettera devono essere allineate a sinistra.
- Tutte le frasi iniziano sul margine sinistro e l'inizio del paragrafo non è rientrato.
- Lascia una riga vuota per segnare la fine del paragrafo.
- Puoi vedere un esempio di una lettera in formato dritto qui.
Passaggio 6. Termina la tua lettera con una chiusura educata come "Cordiali saluti"
- Lascia una riga vuota tra l'ultimo paragrafo con un saluto di chiusura.
- Metti quattro righe vuote tra "Cordiali saluti" e il tuo nome.
Passaggio 7. Firma la lettera
Dopo aver stampato la lettera, metti la tua firma sulle quattro righe vuote tra il saluto di chiusura e il tuo nome.
