Spesso sentiamo persone lamentarsi di non avere abbastanza tempo per completare le attività. Se provi lo stesso, non preoccuparti! Puoi sfruttare al meglio il tuo tempo disponibile padroneggiando alcune abilità organizzative e di gestione del tempo di base. Più saggiamente gestisci il tuo tempo, più attività verranno completate.
Fare un passo
Metodo 1 di 3: Identificare come usi il tuo tempo
Passaggio 1. Registra tutte le attività quotidiane
Osserva quali attività svolgi ogni giorno e nota quanto tempo impieghi per completarle. Forse non pensi che il tempo sprecato risulti essere molto più del tempo effettivamente utilizzato per completare le attività quotidiane.
Non dimenticare di registrare le tue attività di routine a casa, come preparare la colazione, spazzare la casa, fare la doccia, ecc
Passaggio 2. Registra tutte le attività su un taccuino
Una volta che conosci le attività che svolgi durante il giorno e il tempo necessario, scrivile su un quaderno. Se tutte le informazioni vengono combinate e presentate in 1 pagina, vedrai schemi e attività che hanno il potenziale per innescare una perdita di tempo.
- Tieni appunti completi e chiari. Non registrare più attività in un'unica voce, non ignorare attività apparentemente banali e tenere traccia del tempo in modo accurato durante il monitoraggio dell'implementazione delle attività quotidiane.
- Raggruppa le attività in categorie. Ad esempio, annotare le attività domestiche in blu, il lavoro d'ufficio in rosso e le attività del tempo libero in nero. Questo metodo ti aiuta a stimare quanto tempo impiegherà ciascun gruppo.
Passaggio 3. Scopri come usi il tuo tempo
Passi: 1 ora al giorno a sognare ad occhi aperti? 2 ore per decidere dove mangiare? 8 ore per accedere a Internet? Trova modelli che descrivono come usi il tuo tempo e quindi determina quali attività sono utili e quali no.
- Perdi tempo perché ti manca l'autocontrollo? Sei abituato a rimandare il lavoro? Hai una grande responsabilità? Poniti queste domande quando valuti come usi il tuo tempo.
- Forse programmi le tue attività quotidiane in modo irrazionale. Ad esempio, non hai gestito il tuo tempo con saggezza se lavori per 30 minuti, fai una pausa di 10 minuti per occuparti di cose banali, quindi torni al lavoro per 30 minuti. Sarai più concentrato e produttivo se lavori per 1 ora e poi ti occupi di cose banali.
- Completa le attività fissando scadenze. Questo viene fatto specificando il periodo di tempo per completare determinate attività senza distrarsi.
Passaggio 4. Apportare modifiche alla pianificazione
Una volta che sai esattamente quali attività fare e su cosa stai trascorrendo il tuo tempo, modifica il tuo programma giornaliero. Assicurati di sapere quali attività non puoi o non vuoi eliminare per mancanza di tempo. Le attività che richiedono molto tempo non sempre fanno perdere tempo.
Passaggio 5. Se sono necessarie 3 ore al giorno per inviare e-mail relative al lavoro, è improbabile che si riduca il tempo assegnato a questa attività
Tuttavia, se rispondi a 4-5 e-mail personali durante l'invio di e-mail di lavoro, riduci il tempo assegnato.
Passaggio 6. Cambia le tue abitudini e la tua prospettiva
Anche se hai problemi a gestire il tuo tempo, c'è sempre una soluzione. Ora che sai perché stai sprecando il tuo tempo o come dovresti usarlo, il passo successivo è cambiare il modo in cui gestisci il tuo tempo per formare nuove abitudini.
- Se passi molto tempo a pulire la casa o a cucinare, è una buona idea assumere una domestica o abbonarsi a un servizio di catering. Per alcune persone, il tempo è più prezioso del denaro.
- Forse usi un po' di tempo per accedere a Internet senza uno scopo specifico. Limita il tempo in cui accedi a determinati siti Web o social media se hai attività più importanti da svolgere.
Metodo 2 di 3: evitare le deviazioni
Passaggio 1. Determina le cose che ti distraggono durante le tue attività quotidiane
La distrazione costante è uno dei principali ostacoli alla gestione saggia del tempo. Scopri quali attività o persone occupano molto del tuo tempo, come gli amici a cui piace chattare o che vogliono rilassarsi, quindi trascuri il lavoro. Cerca di evitare le cose che ti fanno perdere tempo.
- Se stai perdendo molto tempo, ma non ottieni i risultati sperati, potrebbero esserci distrazioni da evitare.
- Mentre lavori in ufficio, potresti incontrare alcuni colleghi che ti distraggono. Non fare chiacchiere o chiacchierare senza meta durante l'orario di lavoro. Tuttavia, sii educato con loro perché il comportamento in ufficio è importante quanto la capacità di gestire il tempo per il successo professionale.
Passaggio 2. Non rimanere troppo a lungo al telefono
Se trascorri un po' del tuo tempo in lunghe conversazioni telefoniche, cambia questa abitudine. Spesso, parlare di persona è più efficace che al telefono. Quindi, liberati dall'abitudine di parlare a lungo al telefono.
Quando si discute al telefono, l'inizio o la fine della conversazione di solito riguarda solo cose banali. Molte persone non sono in grado di concentrarsi e sognare ad occhi aperti al telefono. Quindi, cerca di essere consapevole di questo. Per ottenere i migliori risultati, tieni una riunione faccia a faccia se hai bisogno di discutere di questioni relative al lavoro poiché entrambe le parti possono discutere senza essere distratto durante la riunione
Passaggio 3. Non accedere troppo spesso al sito web
Molte persone hanno bisogno di Internet come mezzo principale per completare le attività. Tuttavia, molti perdono anche tempo senza il vantaggio di cercare semplicemente articoli, notizie sportive, foto di artisti, immagini di gattini o cuccioli. Concentrati sull'uso di Internet. Esistono vari programmi per bloccare determinate app, siti Web e contenuti multimediali per ridurre i reindirizzamenti provenienti da Internet.
- Chiudi Facebook, Twitter e altri social media quando devi concentrarti su cose più importanti.
- Anche la ricerca di argomenti tramite Google richiede molto tempo. All'inizio, vuoi solo trovare alcune informazioni, ma prima che tu te ne accorga, hai navigato in vari siti Web per 3 ore.
Passaggio 4. Metti un cartello "Si prega di calmarsi"
Forse hai visto il cartello appeso alla porta della camera d'albergo. Appendi questo cartello nel tuo ufficio o spazio di lavoro. Invece di richiederlo in hotel, stampalo tu stesso e appendilo alla porta dell'area di lavoro, se necessario. In questo modo, nessuno ti invita a chattare in modo che tu possa concentrarti sul lavoro.
Se lavori da casa, allestisci una stanza speciale per il lavoro. Non lavorare in un luogo solitamente utilizzato per attività con i membri della famiglia. È facile distrarsi quando si sente l'audio della TV, lo squillo del telefono o l'audio di un videogioco
Passaggio 5. Preparati a diversivi imprevisti
A volte, i diversivi sono inevitabili, ad esempio perché il tuo capo ti invita a chattare tramite WA o i tuoi genitori chiedono aiuto per completare compiti leggeri. Se hai programmato, queste cose non ti fanno mancare il tempo per completare le attività e svolgere le attività prioritarie.
Metodo 3 di 3: utilizzo efficiente del tempo
Passaggio 1. Annota tutte le cose che devono essere fatte
Non fare affidamento sulla memoria per le attività quotidiane. Fai un elenco delle attività che devono essere svolte e leggilo il più spesso possibile in modo che tutti gli obiettivi di lavoro siano raggiunti.
- Anche se certi compiti sembrano banali o leggeri, scrivili. Il programma all'ordine del giorno conterrà qualcosa come "Chiama Steve", "Calcola margine di profitto" o "Invia un'e-mail al capo".
- Prendi l'abitudine di prendere appunti con te durante le tue attività quotidiane in modo da essere pronto a prendere appunti su nuove attività o compiti. Anche se puoi annotarlo in seguito, è meglio non ritardarlo in modo da non dimenticarlo.
Passaggio 2. Utilizzare un calendario
L'utilizzo di un calendario o di un'agenda come mezzo per pianificare le attività quotidiane ti aiuta a gestire il tuo tempo in modo efficiente. Prendi nota di qualsiasi cosa nuova che deve essere inclusa nel tuo programma, come una scadenza, un'attività o una riunione. Dedica del tempo ogni mattina per leggere la tua agenda per scoprire quali attività fare durante il giorno.
Passaggio 3. Non fissare appuntamenti con lo stesso programma
Per poter gestire il tempo con saggezza, organizza un programma di attività non troppo affollato. Non rispettare le scadenze o fissare appuntamenti con lo stesso programma. Leggi l'agenda prima di accettare un nuovo programma per garantire la disponibilità di tempo. In questo modo, sarai in grado di gestire bene il tuo tempo e attenersi a un programma giornaliero coerente.
Passaggio 4. Evita le distrazioni
Sfrutta al massimo il tuo tempo in modo produttivo eliminando le cose che ti distraggono o ti impediscono di deviare dal tuo programma e ritardare altre attività. Spegni la TV e i videogiochi in modo da poterti concentrare sui tuoi compiti prioritari e divertirti più tardi.
Passaggio 5. Assegna la priorità alle attività da completare
Organizza il tuo tempo nel miglior modo possibile programmando le attività più importanti o che devono venire prima. Annota questo compito su un programma usando colori vivaci o piccoli adesivi. Pianificare prima le attività con la massima priorità in modo che ci sia abbastanza tempo per completarle e quindi elencare altre attività che possono essere svolte in seguito.
- Preparati a cambiare le priorità in qualsiasi momento. Ci sono cose che sorgono all'improvviso e devono essere affrontate immediatamente in modo che tu sia costretto a smettere di lavorare per dirigere l'attenzione e dedicare tempo a rispettare scadenze molto urgenti con il massimo dei risultati. Assicurati che eventi come questo siano rari.
- Se cambi frequentemente le tue priorità quotidiane, sembra che qualcosa debba essere aggiustato. Sebbene sia normale apportare piccole modifiche al tuo programma, cambiare il tuo programma troppo spesso indica l'incapacità di impostare correttamente le priorità.
Passaggio 6. Sii realistico
Determinare un'allocazione realistica del tempo in modo che ogni attività venga completata correttamente. Se occorrono 30-60 minuti per completare un'attività, pianifica 60 minuti. Facendo stime realistiche del tempo, non ti senti sopraffatto o hai bisogno di cambiare il tuo programma di lavoro.
Meglio stare attenti a concedere più tempo del necessario. Se un'attività viene terminata in anticipo, lavora su quella successiva e questo non ha assolutamente alcun impatto sulla produttività
Passaggio 7. Pianifica le attività di routine quotidiane
Non dimenticare di programmare la tua routine quotidiana, come mangiare e fare il bagno. Questo probabilmente funzionerà da solo, ma dovrai allocare tempo tra le attività pianificate in modo da non perdere o posticipare altre attività pianificate.
Passaggio 8. Usa i promemoria
Oltre all'agenda, utilizza altri strumenti per ricordarti attività o scadenze importanti, come fogli di post-it o impostare un promemoria sul telefono che squillerà o farà apparire un messaggio a una certa ora per ricordarti di fare qualcosa o prepararsi per il prossimo programma. In questo modo non dimenticherai le attività programmate.
- Non fare affidamento su altre persone per ricordarti perché ci sono buone probabilità che dimenticheranno bene quanto te.
- Se c'è un'attività molto importante programmata, imposta alcuni promemoria nel caso in cui una piccola nota o un allarme sul cellulare venga ignorato.
Passaggio 9. Chiedi aiuto
Puoi chiedere aiuto ad altri o delegare un lavoro leggero se necessario. Puoi fare un buon programma se non esiti a chiedere a qualcun altro di aiutarti a pulire la casa o a preparare la cena se sei ancora impegnato a lavorare fino a tarda notte.
- Delega la responsabilità a qualcuno su cui puoi contare. Invece di chiedere aiuto a persone in grado di completare l'attività, scegli qualcuno che sia pronto a lavorare bene fino al completamento.
- Non abituarti a trasferire i compiti ad altre persone. Oltre a mostrare l'incapacità di gestire il tempo, potresti sembrare pigro e demotivato.
Passaggio 10. Scopri la tua produttività
Periodicamente, devi dedicare del tempo per analizzare ciò che hai realizzato, quanto stai andando bene e quanto tempo ci vuole. Valutando vari aspetti della tua vita personale e professionale, puoi adattare il tuo programma di lavoro e stile di vita quotidiano in modo da poter ottenere risultati che superano i tuoi obiettivi.
Passaggio 11. Fatti un regalo
Lavorare troppo duramente o troppo a lungo tende a portare alla noia, il che rende difficile concentrarsi anche sui compiti più semplici. Quindi, prenditi del tempo per celebrare i tuoi successi e fatti un regalo che ami.
- Prenditi del tempo per riposare per rilassarti. Spegni il telefono e non rispondere alle email. Se lavoro e tempo libero sono combinati, questo non è un modo per premiarti o prevenire il burnout.
- Se lavori dal lunedì al venerdì, prenditi il fine settimana per riposare. Ad esempio, se stai completando un progetto che ha richiesto 3 mesi di fila, riserva del tempo per una breve vacanza al termine del progetto.
