La capacità di gestire il tempo è una delle abilità più utili. Un buon tempismo ti aiuta a sfruttare al meglio il tuo tempo per raggiungere il successo nel lavoro e nell'istruzione. Questo articolo spiega come utilizzare il tempo in modo produttivo, ad esempio scegliendo il giusto ambiente di lavoro e svolgendo le attività in base alle priorità. Se necessario, spegni il telefono e i social media per non distrarti. Prendi l'abitudine di svolgere attività secondo un programma regolare in modo da poter ottenere il meglio quando vivi la tua vita quotidiana.
Fare un passo
Metodo 1 di 3: utilizzo del tempo in modo produttivo
Passaggio 1. Creare un ambiente di lavoro favorevole
Le condizioni ambientali in ufficio influiscono sulla produttività del lavoro. Scegli o crea l'ambiente più adatto perché non esiste uno standard che determini l'ambiente di lavoro più adatto a te. Organizza il tuo spazio di lavoro usando decorazioni che promuovono l'entusiasmo e la passione per il lavoro perché quella sensazione ti rende più concentrato e più produttivo.
- Ad esempio: acquista alcuni dipinti di artisti che ti ispirano, quindi esponili nel tuo spazio di lavoro.
- Se puoi scegliere un'area di lavoro, scegline una priva di distrazioni. Lavorare mentre si guarda la TV non è un modo utile. Sistema una scrivania nell'angolo della camera da letto in modo da poter lavorare tranquillamente.
Passaggio 2. Crea un elenco di attività in base alla priorità
Prima di iniziare il lavoro, determinare innanzitutto le attività a cui è necessario assegnare la priorità. Invece di fare solo un elenco, annota le attività quotidiane che devono essere completate in ordine di priorità e dividile in categorie.
- Prima di fare un elenco, scrivi diverse categorie in base alla loro urgenza. Ad esempio: la categoria "urgente" (attività che devono essere completate oggi), la categoria "importante, ma non urgente" (deve essere completata, ma può ancora essere completata domani o qualche giorno dopo), e la categoria "non urgente" categoria (può ritardare).
- Scrivi i compiti in base alle categorie. Ad esempio: se devi completare immediatamente un rapporto di lavoro, questa attività appartiene alla categoria "urgente". Altre attività che devono essere completate in 2 giorni rientrano nella categoria "importante, ma non urgente". Se vuoi fare esercizio dopo il lavoro, ma solo come esercizio regolare, questa attività rientra nella categoria "non urgente".
Passaggio 3. Dai priorità alle attività importanti
Ti sentirai sollevato se hai svolto un compito molto urgente al mattino. Il successo nel fare ciò che è importante rende la vita di tutti i giorni più piacevole e libera dallo stress. Inizia la giornata completando i compiti elencati nell'elenco uno per uno iniziando dal più importante.
- Ad esempio: se devi rispondere a 5 email e controllare una segnalazione, fallo appena arrivi in ufficio.
- Non chattare inutilmente finché non hai completato un'attività prioritaria.
Passaggio 4. Fai qualcosa mentre aspetti
Sfrutta al massimo il tuo tempo lavorando sempre quando devi aspettare. Mentre sei seduto sull'autobus mentre vai al lavoro o all'università, leggi una relazione o un libro di testo. Usa il tempo in fila alla cassa del supermercato per leggere le e-mail sul tuo cellulare. Puoi sfruttare al meglio il tuo tempo lavorando sempre su qualcosa.
Se sei ancora al college, considera l'acquisto di audiolibri o la registrazione mentre il tuo insegnante insegna in modo da poterli riascoltare mentre aspetti in fila o mentre vai al campus
Passaggio 5. Non eseguire più attività contemporaneamente
Molte persone pensano che questo metodo sia abbastanza efficace per completare le attività quotidiane e fare un buon uso del tempo. In effetti, questo metodo ridurrà la produttività del lavoro perché il completamento delle attività richiede più tempo perché hai difficoltà a concentrarti. Per completare le attività più velocemente, sfrutta al massimo il tuo tempo completando le attività una per una.
Ad esempio: dopo aver risposto a tutte le e-mail, esci dal tuo account e poi esegui l'attività successiva. Per ora, non pensare alla posta elettronica. Se hai un'e-mail a cui rispondere, fallo più tardi quando hai completato un'attività a cui deve essere assegnata la priorità
Metodo 2 di 3: ridurre le distrazioni
Passaggio 1. Spegni il telefono
Per quanto possibile, spegni il cellulare quando lavori o studi. A volte, i telefoni cellulari richiedono molto tempo che potrebbe essere utilizzato in modo più produttivo. Quando hai l'opportunità di accedere a Facebook o leggere la posta elettronica, potresti essere tentato di accedervi. Tuttavia, fatti un favore spegnendo il telefono se hai ancora del lavoro da fare. Se raggiungi accidentalmente il telefono, è visibile solo lo schermo nero.
Se hai bisogno di accendere il telefono al lavoro, posizionalo a una certa distanza dalla scrivania in modo da poter rimanere concentrato perché non devi essere tentato di usarlo. Inoltre, disattiva lo squillo delle notifiche che non sono legate al lavoro
Passaggio 2. Chiudi i browser inutili
In questi giorni, molte persone fanno molto affidamento sui computer e su Internet per completare le attività. Tuttavia, avrai difficoltà a gestire il tempo se utilizzi Facebook, Twitter o altri siti Web che attirano l'attenzione come sfondo per il tuo schermo. I siti Web ancora aperti oi risultati della ricerca di informazioni su Internet che non sono più necessarie tendono a distrarti facilmente. Prendi l'abitudine di chiudere rapidamente i browser inutilizzati e concentrarti solo sui siti web di cui hai bisogno mentre lavori.
Sfida te stesso ad aprire solo 1-2 siti web alla volta
Passaggio 3. Blocca i social media
A volte, la tentazione di accedere a Facebook o Twitter è difficile da battere. Tuttavia, ci sono molte app e siti Web che bloccano i social media che possono attirare la tua attenzione per un po'.
- SelfControl è una delle app gratuite per utenti Mac come mezzo per bloccare temporaneamente determinati siti web.
- Se preferisci non utilizzare affatto Internet, utilizza l'app Freedom per bloccare l'accesso tramite Internet per 8 ore.
- Utilizza il componente aggiuntivo Leechblock di Firefox per limitare l'accesso a determinati siti Web per alcune ore al giorno.
Passaggio 4. Evita il più possibile le interruzioni
Le interruzioni interromperanno il flusso di lavoro. Se si verifica un'interruzione durante il lavoro per cui devi fermarti per fare qualcos'altro, riprendere il processo di lavoro interrotto non è facile. Completa l'attività corrente prima di passare a un'altra attività. Finché completi un'attività, lascia che le altre attività attendano.
- Ad esempio: quando pensi di dover rispondere a un'e-mail mentre stai lavorando su qualcos'altro, non smettere di lavorare subito per leggere la tua e-mail. Invece, prendi una piccola nota come promemoria e poi rispondi all'e-mail dopo aver terminato l'attività in corso.
- Tieni presente che a volte le interruzioni sono difficili da evitare. Ad esempio: se qualcuno ti chiama mentre sei occupato, ovviamente devi rispondere. Fai del tuo meglio per evitare interruzioni, ma non abbatterti se le distrazioni continuano a spuntare mentre lavori.
Metodo 3 di 3: implementare il miglior programma giornaliero
Passaggio 1. Utilizzare un calendario digitale
La tecnologia è molto utile come strumento per gestire il tempo e tenere traccia di scadenze, appuntamenti, ecc. Usa l'app calendario sul telefono e sul computer. Tieni traccia delle attività quotidiane, degli appuntamenti e dei programmi di lavoro o di studio. Imposta un promemoria impostando una sveglia. Ad esempio: imposta un allarme del telefono cellulare in modo che suoni 1 settimana prima della scadenza per l'invio del documento. Fai un programma giornaliero in modo che i compiti di lavoro e di scuola possano essere completati in tempo.
Oltre al calendario digitale, usa un calendario normale come backup. Metti il calendario sulla tua scrivania o usa il calendario nell'agenda. Sarà più facile per te ricordare il tuo programma o la scadenza scrivendolo su carta
Passaggio 2. Scopri quando sei più produttivo al lavoro o nello studio
Ognuno raggiunge un'elevata produttività in momenti diversi. Sapendo questo, puoi determinare quando sei in grado di utilizzare il tuo tempo in modo ottimale e poi usarlo per lavoro o studio. Ad esempio: se ti senti più energico al mattino, prova a completare l'attività al mattino. Prenditi del tempo di notte per rilassarti mentre fai le cose che ami.
Scoprire il livello di energia non è facile. Pertanto, inizia a monitorare quando ti senti più energico e prova a monitorarlo durante il giorno per 1 settimana o più. Fai questo per determinare quando sei più produttivo durante la tua vita quotidiana
Passaggio 3. Metti da parte 30 minuti dopo esserti alzato al mattino per fare un programma di attività
Non appena ti svegli al mattino, inizia a pianificare le attività che verranno svolte durante la giornata. Quando ti svegli, pensa alle cose da fare e fai un programma di lavoro. Assolvi le tue responsabilità nel lavoro e nella vita sociale nel miglior modo possibile e non dimenticare di adempiere ai tuoi obblighi familiari.
- Ad esempio: lavori dalle 8:00 alle 16:00. Oggi vuoi chiamare la nonna per augurarle buon compleanno e ritirare i vestiti in lavanderia dopo il lavoro. Al mattino, determina in anticipo l'ordine delle attività che desideri svolgere durante la giornata.
- Se vivi in un fuso orario più lento, pianifica una chiamata dopo aver finito di lavorare. Se chiami la mattina, probabilmente la nonna sta dormendo perché è ancora mezzanotte. Dopodiché, pianifica di fermarti a ritirare i vestiti alla lavanderia a gettoni.
Passaggio 4. Stabilire un programma per il riposo e affrontare le interruzioni
In generale, le persone non possono lavorare continuamente senza riposo o senza interruzioni. Dedica del tempo per affrontare le interruzioni e le distrazioni mentre svolgi la tua vita quotidiana incorporandole nel tuo programma tra le attività che devono essere eseguite. In questo modo, le interruzioni non prenderanno il sopravvento e rovineranno la tua routine quotidiana.
- Pianifica lunghe pause o interruzioni diverse dalle distrazioni che potrebbero verificarsi nella tua vita quotidiana.
- Ad esempio: programma una pausa pranzo di 1 ora ogni giorno e guarda 30 minuti di TV per rilassarti dopo il lavoro.
- Pianifica anche piccole interruzioni durante il tuo lavoro, ad esempio: scrivi un foglio mentre controlli Facebook ogni volta che finisci di scrivere 500 parole.
Passaggio 5. Completa le attività nel fine settimana
Approfitta del weekend per riposarti, rilassarti e divertirti. Quindi non lavorare troppo. Tuttavia, svolgere compiti leggeri nei fine settimana ha i suoi vantaggi, ad esempio: svolgere piccoli compiti che si sono accumulati e devono essere completati il lunedì.
Ad esempio: prenditi il tempo necessario per controllare e leggere la posta elettronica nei fine settimana e quindi inviare alcune risposte e-mail in modo che entro lunedì mattina lo stack di posta elettronica venga ridotto. Inoltre, contrassegna le e-mail che devono essere seguite il lunedì mattina
Passaggio 6. Implementa un programma di sonno notturno ogni giorno
Un buon programma di sonno è molto importante per poter gestire bene il tuo tempo. Una buona notte di sonno secondo un programma ti assicura di svegliarti presto ed essere pronto per le attività della giornata. Attenersi a un programma della buonanotte andando a letto alla stessa ora ogni sera e alzandosi alla stessa ora ogni giorno, anche nei fine settimana. L'implementazione di un programma di sonno coerente consente al tuo corpo di abituarsi a un ciclo sonno/veglia in modo da essere assonnato la notte e pieno di energia quando ti svegli al mattino.
