Forse hai bisogno di scrivere un report di un evento per valutare il successo di un evento confrontando i risultati con i suoi obiettivi. Questo rapporto è richiesto dall'azienda o dalla persona che organizza l'evento per determinare se è necessario apportare modifiche. Esistono diversi modi per garantire che un report di un evento di successo sia ben scritto. Ne avrai bisogno se stai organizzando un altro evento!
Fare un passo
Parte 1 di 3: compilazione di rapporti sugli eventi
Passaggio 1. Determinare lo stile e il formato della presentazione per ciascun pubblico
I report degli eventi possono essere pinzati, pinzati, sotto forma di file PDF, presentazioni PowerPoint e così via.
- Assicurati che il resoconto dell'evento sia organizzato in sezioni chiare. È necessario determinare come confrontare i risultati dell'evento con i suoi obiettivi. Riassumere i principali risultati degli eventi realizzati.
- Personalizza i report degli eventi in base alle esigenze e agli interessi di ogni sponsor e pubblico. Considera gli obiettivi degli sponsor. In una certa misura, gli sponsor sono il pubblico chiave per i rapporti sugli eventi. Vogliono valutare l'ammissibilità dell'evento sponsorizzato. Quindi assicurati di sapere cosa vogliono e cosa li interessa di più.
- Personalizza i rapporti sugli eventi per soddisfare anche esigenze specifiche relative a eventi e sponsor unici. Non scrivere un report come se fosse rivolto a un tipo di pubblico. Anche i dirigenti senior e i responsabili finanziari sono un altro pubblico per il rapporto sull'evento.
Passaggio 2. Creare un processo per monitorare le informazioni necessarie durante l'evento
Non puoi fare affidamento solo sulla memoria.
- Monitorare le informazioni chiave prima, durante e dopo l'evento per creare report più specifici e soprattutto più efficaci. Questo metodo consente anche di compilare report in base a una sequenza temporale.
- Prendi in considerazione la possibilità di condurre una raccolta dati continua con l'aiuto di più persone, se necessario (compresi i tirocinanti). In sostanza, la segnalazione non deve attendere il completamento dell'evento.
Passaggio 3. Riassumi il rapporto nei punti principali
Uno dei problemi con i resoconti degli eventi è che tendono a coprire poco dell'agenda o a concentrarsi su dichiarazioni dolci. Non farlo. È una buona idea evidenziare i punti centrali in modo chiaro e analitico.
- Seleziona alcune parti importanti dell'evento da discutere in modo più dettagliato. Trova le tre cose che sono successe con più successo e i tre punti che hanno sorpreso di più.
- Non riempire il rapporto con dettagli non importanti, come il menu del pranzo o un riepilogo dettagliato dell'intera presentazione del keynote. Devi includere le cose che sono importanti.
Parte 2 di 3: inserire il contenuto giusto nel rapporto
Passaggio 1. Scrivere un riepilogo esecutivo
Il rapporto dell'evento deve includere una panoramica che è una versione ridotta del rapporto completo. Pensa al sommario esecutivo come un'introduzione al resoconto dell'evento.
- È possibile creare due report, un riepilogo esecutivo creato per le persone interessate all'esito dell'evento e un report più dettagliato per le persone coinvolte nella preparazione, esecuzione e sponsorizzazione dell'evento.
- Nel sommario esecutivo, dovresti discutere e concentrarti sugli obiettivi e sui risultati chiave. Il sommario esecutivo dovrebbe essere breve, solo una o due pagine. Il rapporto dovrebbe riassumere gli elementi chiave dell'evento e includere una breve interpretazione dei dati
Passaggio 2. Includi ausili visivi profondi nei tuoi rapporti
Spesso i report sono più efficaci quando includono grafici che illustrano le tendenze statistiche, piuttosto che riportare semplicemente un mucchio di numeri al lettore.
- Se l'evento include un nuovo prodotto, ti consigliamo di includere una foto di quel prodotto. Le foto che mostrano il momento durante l'evento possono aiutare il lettore del report a farsi un'idea dell'evento che si terrà. Prova a scattare foto che mostrino il coinvolgimento dello sponsor all'evento da documentare nel report. Anche in questo caso, questa attività non può attendere il completamento dell'evento.
- Puoi anche includere campioni, riproduzioni e altri esempi che si verificano in loco. Segnala il numero di persone che hanno ricevuto coupon sponsorizzati, ecc. Documentare l'esposizione in loco e fuori sede generata dall'evento, nei media, al pubblico, per gli sponsor.
Passaggio 3. Documentare tutta la pubblicità e l'esposizione mediatica
Si consiglia di valutare il confronto dei media risultanti con gli obiettivi dichiarati dell'evento.
- Concentrati su annunci stampati e articoli che includono il nome e l'annuncio dello sponsor, oltre al numero di distribuzioni sui quotidiani e alle valutazioni degli annunci.
- Documenta gli spot televisivi, gli annunci pubblici, i valori dei tariffari e delle schede di valutazione e la copertura delle notizie.
- Non dimenticare la documentazione radiofonica, gli annunci tariffari, i voti per la pubblicità e le promozioni, i rapporti verificati e così via.
Passaggio 4. Includere una dichiarazione dello scopo dell'evento
Dovrai mettere in relazione gli obiettivi dell'evento con il risultato, quindi assicurati di includere un promemoria della missione e degli obiettivi originali dell'evento.
- È possibile includere un elenco di programmi di eventi. Dovresti anche discutere chi saranno i partecipanti chiave durante l'evento. Tuttavia, tienilo breve.
- Assicurati di dedicare molto tempo alla registrazione e alla discussione dei risultati chiave specifici dell'evento e di abbinarli ai risultati registrati. Sii realistico e non addolcire le cose che non funzionano come dovrebbero.
Passaggio 5. Includere le informazioni finanziarie dal report dell'evento
Dovresti fornire una discussione dettagliata del budget in corso dell'evento e delle spese effettive. Assicurati di includere un confronto tra il tuo budget e le spese effettive, oltre a evidenziare alcune delle cose che sono andate bene e le aree che necessitano di miglioramenti
- Dovresti anche elencare tutti i costi, inclusi i costi delle attività di marketing e promozionali, le spese per il personale e i costi di sponsorizzazione. Ti consigliamo di creare un budget dettagliato. I manager finanziari e i dirigenti senior vorranno vedere prove a sostegno delle tue conclusioni di spesa.
- Includi calcoli di reddito, ad esempio da biglietti, sponsor e mostre. Tuttavia, assicurati di confrontare le entrate effettive con le previsioni.
Passaggio 6. Includi statistiche rilevanti per il lettore
Non lasciare che il tuo rapporto sia pieno di informazioni dolci. Il numero di persone che hanno partecipato all'evento è uno dei dati che devi includere. Ti consigliamo di fornire dati misurabili nei rapporti.
- Statistiche e altri dati correlati che possono essere inclusi come il numero di vendite e il numero di visitatori in un particolare stand. Il resoconto dell'evento sarà più credibile se i dati forniti sono completi. Includere informazioni sui partecipanti/visitatori. Includi dati demografici, numeri di visitatori e risultati della ricerca sui visitatori (ad es. abitudini di acquisto).
- Segnala il numero di persone che hanno risposto alle campagne sponsorizzate, nonché le donazioni alle organizzazioni non profit. Documentare l'impatto economico e la partecipazione dei dipendenti.
Passaggio 7. Includere elementi qualitativi che contestualizzano i dati
Il tuo rapporto dovrebbe includere alcune statistiche, ma avrai anche bisogno di citazioni di persone per fornire un feedback relativo al contesto.
- Raccogli feedback e feedback dai partecipanti e dai membri del team dell'evento in modo che la valutazione del successo dell'evento non provenga solo dagli autori dei report degli eventi. Questo rende il tuo rapporto più credibile.
- Considera anche l'inclusione di ricerche di terze parti. Dare valore all'esposizione mediatica è un esempio di ciò che terze parti possono ricercare.
- Valore dello spazio e preparazione dell'evento. Dovresti dedicare del tempo a valutare l'efficacia del sito e la preparazione dal punto di vista di un'altra persona. Discutere su come utilizzare lo spazio per conferenze, eventi, ecc.
Parte 3 di 3: completamento del rapporto dell'evento
Passaggio 1. Crea un rapporto sull'evento in tempo
Cerca di scrivere e pubblicare il rapporto il prima possibile dopo l'evento. Assicurati di programmarlo sul tuo calendario per assicurarti che sia puntuale. Alcune persone consigliano di pubblicare il rapporto 30 giorni dopo l'evento, ma altri sostengono che il rapporto dovrebbe essere pubblicato solo pochi giorni dopo l'evento.
- Ogni volta che la scadenza è, assicurati di non perderla. Forse stai scrivendo un resoconto di un evento per un'agenzia richiesta da un particolare cliente. Presta attenzione a tutte le richieste.
- In sostanza, il tuo pubblico si aspetta un rapporto completo e tempestivo. Quindi, crea rapporti all'altezza delle aspettative e non aspettare troppo a lungo per diventare obsoleti.
Passaggio 2. Rivedere il report dell'evento
Assicurati che il rapporto dell'evento utilizzi una buona grammatica e sia privo di errori di ortografia, punteggiatura e altri errori.
- Assicurati che le tue risposte non siano superficiali. Come regola generale, dovresti usare la tecnica di scrittura "mostra, non dire". Ciò significa che dovresti fornire alcuni esempi specifici per supportare i punti generali espressi nel rapporto.
- Non dimenticare il tuo pubblico e assicurati che la stesura del rapporto sia formale e professionale. I resoconti degli eventi non sono documenti informali; questo documento è importante per determinare la fattibilità di procurare l'evento quindi deve suonare autorevole.
Suggerimenti
- Scatta più foto del necessario. Più scelte, meglio è.
- Quando raccogli citazioni da leader e pianificatori, non rivolgerti direttamente a loro. Sono persone che sono ancora in giro molto tempo dopo la fine dell'evento. È meglio porre prima la domanda alle persone tra la folla perché saranno le prime ad andarsene. Inoltre, non disturbare l'oratore o il leader dell'evento se è occupato. Potranno essere interrogati in seguito.
- Quando raccogli le citazioni, mantieni la conversazione normale e continua a fare domande in modo naturale finché l'altra persona non è disposta a dire la sua.
- Raccogli più preventivi del necessario. Più è, meglio è.
- Una buona foto può mostrare come è andato l'evento o come le persone hanno reagito all'evento.
- Prova a scattare foto che mostrino il quadro generale dell'evento nel suo insieme, comprese le foto della folla e dei relatori in un'unica immagine per mostrare ai lettori la grandezza dell'evento.
