I piani di emergenza, meglio conosciuti come piani di risposta alle emergenze, sono molto utili per anticipare il verificarsi di eventi che determinano la cessazione delle attività operative. Nella gestione dell'organizzazione possono effettivamente manifestarsi diversi rischi a partire da disturbi tecnici (es. perdita di dati) ad eventi naturali (es. alluvioni). Pertanto, ogni organizzazione deve sviluppare un piano di emergenza efficace per essere preparata ad affrontare vari eventi avversi.
Fare un passo
Parte 1 di 3: Anticipare vari rischi
Passaggio 1. Prepararsi prima di sviluppare un piano di emergenza
Lo scopo principale della preparazione di un piano di emergenza è mantenere la continuità delle attività operative dell'organizzazione in caso di disastro.
- In primo luogo, definire una politica formale che affermi che l'organizzazione deve sviluppare un piano di emergenza.
- Fai un piano semplice e pratico. Usa parole facili da capire e fornisci linee guida facili da applicare per il lettore perché questo piano deve essere eseguito da tutto il personale dell'organizzazione.
- Determinare i motivi specifici per i quali è necessario elaborare un piano di emergenza. Pensa a indicatori che fungono da parametri di riferimento per determinare la corretta attuazione di un piano di emergenza in modo che l'organizzazione possa svolgere le attività come di consueto. Determina le attività operative che svolgono un ruolo importante nella continuità della tua attività.
Passaggio 2. Creare un piano di emergenza rispondendo a tre domande importanti
Creare un piano in grado di rispondere a tutte e tre queste domande è un modo per assicurarti di non perdere un singolo aspetto da considerare.
- Quali eventi potrebbero verificarsi?
- Quali azioni intraprenderemo per affrontarlo?
- Cosa dobbiamo fare per prepararci?
Passaggio 3. Scopri quali rischi è probabile che la tua organizzazione debba affrontare
Determinare i rischi che possono verificarsi è uno degli aspetti importanti nella preparazione di un piano di emergenza. Tuttavia, il processo sarà diverso a seconda della situazione e delle condizioni di ciascuna organizzazione. Dovresti anche considerare le circostanze della tua organizzazione quando determini i rischi. I piani di emergenza sono necessari per anticipare i rischi aziendali sotto forma di:
- Disastri naturali, ad esempio: inondazioni, uragani e siccità. Altri rischi: crisi finanziarie, incidenti sul lavoro, problemi del personale (ad es. morte di un leader dell'organizzazione o sciopero dei dipendenti), perdita di dati, caos gestionale e problemi di prodotto (ad es. prodotti difettosi).
- Focus sulla preparazione di piani su aspetti di gestione, comunicazione, finanza, coordinamento, logistica e problem solving tecnico.
- I problemi tecnici sono generalmente affrontati dal team che gestisce l'infrastruttura di comunicazione. Devi considerare il rischio di perdere dati o clienti.
Passaggio 4. Considerare i rischi in base alla priorità
Determinare la valutazione del rischio in base all'entità della probabilità che il rischio si verifichi. In generale, i piani di emergenza non possono anticipare tutti i rischi perché le possibilità di accadimento non sono le stesse. Cerca di scoprire i rischi che hanno maggiori possibilità di verificarsi e che influenzeranno notevolmente le attività operative.
- Concentrati sugli eventi con le conseguenze più fatali. Annota tutti gli eventi che influenzano le operazioni e assegna un punteggio da 1 a 10. Pensa all'impatto di ciascuno di questi eventi, ad esempio: gli incendi dei motori hanno un punteggio inferiore rispetto agli incendi di fabbrica.
- Successivamente, determinare il rating in base alla frequenza di insorgenza del rischio. Ad esempio: assegna un punteggio di 1 per un rischio che si verifica una volta al mese e un punteggio di 10 per un rischio che si verifica una volta ogni 100 anni. Moltiplica i due numeri per ottenere un punteggio totale che mostra l'entità del rischio e il suo impatto sull'organizzazione.
- Sviluppare un piano di emergenza a partire dall'evento con il punteggio più alto. Preparare soluzioni per anticipare questi eventi. Inoltre, puoi migliorare i processi di lavoro per gli eventi a basso punteggio. Gli aspetti fondamentali che garantiscono la continuità delle attività dell'organizzazione devono essere una priorità assoluta, ad esempio: gestire il flusso di cassa, sviluppare quote di mercato e migliorare le prestazioni dei dipendenti.
Parte 2 di 3: definizione di più scenari
Passaggio 1. Determinare lo scenario per l'evento con il rischio più elevato
Al fine di sviluppare un piano di emergenza efficace, definire scenari realistici per ciascun rischio. Creare un quadro specifico per anticipare quale sarebbe l'impatto se si verificasse il rischio più elevato.
- È possibile determinare l'impatto dopo aver compilato accuratamente lo scenario. Pensa in dettaglio al più grande impatto di ogni scenario.
- Da uno scenario, prepara diverse versioni del piano con intensità di impatto graduata, ad esempio: impatto lieve, impatto moderato e impatto grave.
Passaggio 2. Stabilire un programma per l'attuazione del piano in base allo scenario
Determinare quale personale è responsabile di quali azioni e quando. Prepara anche un elenco aggiornato o un elenco di contatti e determina chi dovrebbe fornire le notifiche.
- Preparare un programma in modo che tutto il personale responsabile sappia cosa deve fare il primo giorno o durante la prima settimana. Sviluppa un programma specifico per ogni scenario.
- Fare un programma in base allo scenario per anticipare l'emergere di ostacoli in vari aspetti dell'organizzazione, ad esempio in termini di strutture di lavoro (vincoli infrastrutturali), organizzazione (non esiste un sistema di allerta per le emergenze o un team di risposta qualificato) e istituzioni (ad esempio: mancanza di fonti di finanziamento o di partner commerciali esterni). Determinare il personale che dovrebbe essere responsabile di determinati aspetti.
Passaggio 3. Pensa ai fattori più importanti per rimettere in piedi la tua attività
Discutere di questo in dettaglio conducendo una revisione delle capacità e delle vulnerabilità all'interno dell'organizzazione. L'organizzazione dispone di capacità adeguate per affrontare o affrontare ciascun rischio?
- Ad esempio: un disastro che può verificarsi è un'inondazione perché l'acqua del fiume straripa e inonda le abitazioni sulle rive del fiume. Infrastrutture scadenti possono innescare vulnerabilità e la disponibilità di personale qualificato è una capacità organizzativa.
- Fai una valutazione onesta delle risorse. Determinare cosa deve essere modificato o ridotto a causa delle risorse limitate? Eseguire analisi per determinare l'impatto sulle attività aziendali in modo da essere in grado di determinare le azioni che devono essere intraprese affinché l'organizzazione continui a operare e sia in grado di raggiungere i propri obiettivi.
Passaggio 4. Determinare come ridurre il rischio
Dopo aver fatto un piano di emergenza, non sederti e sperare che non accada nulla di male. Adottare varie misure per ridurre il rischio e fare prevenzione.
- Scopri se ci sono colleghi disposti ad aiutare. Ci sono risorse locali che possono essere utilizzate in caso di disastro? Ci sono vicini disposti ad aiutare?
- Un piano di emergenza efficace è in grado di rivelare vari aspetti che devono essere migliorati in modo che un piano che originariamente era molto utile, ora potrebbe non essere più necessario.
- Ad esempio: ti rendi conto della necessità di protezione assicurativa o effettui una simulazione di gestione dei disastri. Installa un sistema di backup dei dati per prevenire la perdita di dati. Fai un piano per ogni scenario.
Parte 3 di 3: implementazione di un piano di emergenza
Passaggio 1. Comunicare il piano di emergenza a tutti i dipendenti
È necessario informare il piano di emergenza a tutti i livelli della direzione dell'organizzazione il prima possibile prima che si verifichi un'emergenza.
- Spiegare i ruoli e le responsabilità di ciascun personale in modo che non vengano confusi quando questo piano deve essere eseguito per prevenire il panico.
- Fornire una formazione utile affinché ogni personale sia in grado di adempiere alle responsabilità secondo i piani. Eseguire le simulazioni necessarie e apportare modifiche dopo aver effettuato le osservazioni.
Passaggio 2. Testa il tuo piano
Eseguire i test in 4 fasi per essere più efficienti ed efficaci. In caso di problemi o conflitti interdipartimentali, modificare il piano e ripetere il test.
- Tenere riunioni con il personale senior. Lascia che stabilisca la data e l'ora dell'incontro per fare una revisione completa del piano di emergenza e apprezzare le persone che hanno svolto il lavoro fino alla fine.
- Tenere riunioni interdipartimentali per rivedere i piani dipartimentali. In questa fase, è necessario allocare le risorse e identificare i conflitti emergenti.
- Trova la causa degli errori di sistema cruciali. La valutazione del piano può essere eseguita all'interno del reparto simulando i guasti del sistema e/o del fornitore. Le simulazioni di scenari possono essere eseguite senza spegnere le apparecchiature o ritardare i processi che devono continuare a funzionare.
- Fai un giro di prova. Tuttavia, è necessario testare il piano di emergenza interrompendo temporaneamente le operazioni.
Passaggio 3. Conservare il piano di emergenza in un luogo sicuro e facilmente accessibile
In caso di disastro, non lasciare che il piano prenda fuoco o venga travolto dall'alluvione. Per semplificare l'accesso quando necessario, non tenere segreta l'archiviazione dei file del piano.
- Conserva il file del piano e le copie in più posti in modo che possano essere utilizzati il prima possibile quando necessario.
- Conserva una copia del piano in luoghi diversi dall'originale. Si prega di indicare ad alcune persone autorizzate come accedervi.
Passaggio 4. Stabilire un programma regolare per lo svolgimento delle revisioni
I cambiamenti avvengono continuamente per cui i presupposti che stanno alla base della preparazione del piano non sono più validi. Il rischio può essere maggiore rispetto a quando è stato redatto il piano.
- Coinvolgere più persone durante la stesura e l'adeguamento dei piani. Ad esempio: chiedi ai nuovi dipendenti di fornire input o apportare miglioramenti da una prospettiva diversa.
- Confronta tutte le ipotesi utilizzate durante la stesura del piano con i dati attuali o fai una verifica di terze parti. Il sistema di backup sul tuo computer potrebbe memorizzare meno dati di quanto pensi.
Suggerimenti
- Non trascurare l'importanza di un piano di emergenza in modo da non crearne uno!
- Sviluppare piani di emergenza in vari scenari.
- Inizia la pianificazione formando un comitato e nominando un presidente. Scegli persone che hanno le capacità, gli strumenti e le conoscenze in modo che ogni dipartimento sia in grado di sviluppare i propri piani.
- Rileggi i piani che sono stati elaborati per trovare le cose che sono state perse.
