L'Assistente fuori sede o "Outdoor" in Microsoft Outlook ti consente di impostare risposte automatiche che vengono inviate alle persone che ti contattano mentre sei inattivo o fuori ufficio. La funzionalità Fuori sede è disponibile solo per gli utenti di account Microsoft Exchange. Tuttavia, anche gli utenti domestici senza un account Exchange possono comunque creare modelli "fuori sede" e creare regole per il programma in modo che Outlook possa inviare automaticamente le risposte.
Fare un passo
Metodo 1 di 4: Outlook 2013 e 2010
Passaggio 1. Fare clic sul menu "File", quindi selezionare "Informazioni" dal menu della barra laterale sinistra
Passaggio 2. Selezionare "Risposte automatiche (fuori sede)"
Successivamente si aprirà la finestra di dialogo "Risposte automatiche".
Se questa opzione non è disponibile, è possibile che tu stia utilizzando un account non di Exchange. Segui i passaggi descritti nel quarto metodo in questo articolo per impostare le risposte automatiche sugli account non di Exchange
Passaggio 3. Seleziona l'opzione "Invia risposte automatiche"
Passaggio 4. Selezionare l'opzione "Invia solo durante questo intervallo di tempo", quindi selezionare l'ora di inizio ("Ora di inizio") e l'ora di fine ("Ora di fine") desiderate
Ad esempio, se hai intenzione di fare una vacanza di due settimane, seleziona la durata della tua vacanza.
Passaggio 5. Fare clic sulla scheda "Dentro la mia organizzazione", quindi digitare un messaggio automatico che verrà inviato ai colleghi (nello stesso ufficio o azienda) che desiderano contattarti
Passaggio 6. Fare clic sulla scheda "Fuori dalla mia organizzazione", quindi scrivere un messaggio automatico che verrà inviato alle persone esterne all'organizzazione o all'ufficio che desiderano contattarti
Ad esempio, scrivi un messaggio in cui spieghi che sei occupato e chiedi al mittente del messaggio di porre domande e discutere problemi con altri contatti in ufficio.
Passaggio 7. Fare clic su "OK"
Le persone che ti inviano e-mail quando non sei in ufficio riceveranno un messaggio automatico che crei.
Metodo 2 di 4: Outlook 2007
Passaggio 1. Fare clic sul menu "Strumenti", quindi selezionare "Assistente fuori sede"
Si aprirà la finestra di dialogo "Assistente fuori sede".
Se questa opzione non è disponibile, è possibile che tu stia utilizzando un account non di Exchange. Segui i passaggi descritti nel quarto metodo in questo articolo per impostare le risposte automatiche sugli account non di Exchange
Passaggio 2. Seleziona l'opzione "Invia risposte automatiche fuori sede"
Passaggio 3. Selezionare l'opzione "Invia solo durante questo intervallo di tempo", quindi selezionare l'ora di inizio ("Ora di inizio") e l'ora di fine ("Ora di fine") desiderate
Ad esempio, se prevedi di essere fuori ufficio per un giorno, scegli una data appropriata (la data di partenza o la data di mancata presentazione, ad esempio).
Passaggio 4. Fare clic sulla scheda "Dentro la mia organizzazione", quindi digitare la risposta automatica che si desidera inviare ai colleghi (nello stesso ufficio o azienda) che desiderano contattarti
Ad esempio, spiega che non sei in ufficio per un giorno e il manager sarà responsabile del tuo lavoro mentre sei via.
Passaggio 5. Fare clic sulla scheda "Fuori dalla mia organizzazione", quindi digitare un messaggio automatico che si desidera inviare alle persone esterne all'organizzazione o all'ufficio che desiderano contattarti
Passaggio 6. Fare clic su "OK"
Le persone che ti inviano e-mail quando non sei in ufficio riceveranno un messaggio automatico che crei.
Metodo 3 di 4: Outlook 2003
Passaggio 1. Fare clic sul menu "Strumenti", quindi selezionare "Assistente fuori sede"
Si aprirà la finestra di dialogo "Assistente fuori sede".
Se questa opzione non è disponibile, è possibile che tu stia utilizzando un account non di Exchange. Segui i passaggi descritti nel quarto metodo in questo articolo per impostare le risposte automatiche sugli account non di Exchange
Passaggio 2. Seleziona l'opzione "Sono attualmente fuori ufficio"
Passaggio 3. Scrivi il messaggio che desideri venga inviato automaticamente alle persone che ti contattano nel campo "Risposta automatica una sola volta a ciascun mittente con il seguente testo" sullo schermo
Le persone che ti inviano un'email riceveranno risposte automatiche fino a quando non tornerai al lavoro.
Passaggio 4. Fare clic su "OK"
Tutte le parti che ti contatteranno via e-mail riceveranno un messaggio automatico di "Fuori sede" per un periodo di tempo indefinito, o fino a quando non ripeterai il primo passaggio di questo metodo e selezionerai "Sono attualmente in ufficio".
Metodo 4 di 4: Conto non di scambio
Passaggio 1. Eseguire Microsoft Outlook sul personal computer
Passaggio 2. Fare clic sul menu "Home" e selezionare "Nuova email"
Passaggio 3. Digita la risposta che desideri venga inviata automaticamente alle persone che ti contattano nel corpo del messaggio
Successivamente questo messaggio viene utilizzato come modello "fuori sede".
Passaggio 4. Fare clic sul menu "File" e selezionare "Salva con nome"
Successivamente si aprirà la finestra di dialogo "Salva con nome".
Passaggio 5. Selezionare "Modello Outlook" dal menu a discesa "Salva come"
Passaggio 6. Digitare il nome del modello di messaggio, quindi fare clic su "Salva"
Questo modello ora può essere utilizzato ogni volta che non puoi essere contattato via e-mail sul tuo account Outlook personale.
Passaggio 7. Fare clic su "Home", selezionare "Regole" e selezionare "Gestisci regole e avvisi"
Affinché il modello venga inviato automaticamente ai mittenti dei messaggi quando non si è in contatto, è necessario creare una regola che indichi a Outlook di rispondere automaticamente alle lettere ricevute utilizzando il modello.
Passaggio 8. Seleziona "Nuova regola", quindi seleziona "Applica regole ai messaggi che ricevo" nella sezione "Inizia da una regola vuota"
Passaggio 9. Fare clic su "Avanti", quindi selezionare nuovamente "Avanti" per creare una regola
Passaggio 10. Seleziona l'opzione "Rispondi utilizzando un modello specifico" sotto "Cosa vuoi fare con il messaggio? ”.
Passaggio 11. Seleziona l'opzione "un modello specifico" nella sezione "Modifica la descrizione della regola (fai clic su un valore sottolineato)"
Passaggio 12. Selezionare "Modelli utente nel file system" dal menu a discesa "Cerca in"
Passaggio 13. Selezionare un modello predefinito da utilizzare come risposta automatica "fuori sede", quindi selezionare "Apri"
Passaggio 14. Fare clic su "Avanti", quindi aggiungere eccezioni se necessario
Ad esempio, puoi inoltrare la posta elettronica da un particolare mittente a un altro account di posta elettronica.
Passaggio 15. Fare clic su "Avanti", quindi digitare il nome della regola di risposta automatica creata
Passaggio 16. Fare clic su "Fine"
Chiunque ti invii un'email riceverà un messaggio automatico dal modello che crei.
