Il feedback è uno degli aspetti principali che può aiutare dipendenti e studenti a migliorare se stessi. Oltre ad essere considerato importante, il feedback è anche un componente indispensabile nella maggior parte degli uffici e delle aule. Questo può essere visto soprattutto se hai dipendenti o se sei responsabile dell'insegnamento ad altri. Scrivere feedback via e-mail sta diventando sempre più importante poiché sempre più lavoratori comunicano e lavorano da remoto. Se sei il supervisore delle prestazioni di un dipendente, scrivi un feedback sulle sue prestazioni. Se sei un insegnante, scrivi un feedback per i tuoi studenti.
Fare un passo
Metodo 1 di 3: scrivere feedback per i dipendenti tramite e-mail
Passaggio 1. Spiega il motivo per cui stai inviando al dipendente un'e-mail (e-mail)
Puoi dirglielo nell'oggetto dell'e-mail o nel corpo dell'e-mail. Tuttavia, è una buona idea inserirlo nell'oggetto dell'e-mail in modo che sappia cosa sta per leggere l'e-mail.
Ad esempio, scrivi "Feedback sulla proposta di progetto - Ottimo inizio!" sull'oggetto della mail
Passaggio 2. Inizia l'e-mail con una frase amichevole
Questo mostrerà ai dipendenti che stai fornendo un feedback amichevole, non critico. Inoltre, ciò aumenta la probabilità che i lettori di posta elettronica leggano e ricevano feedback costruttivi.
Scrivi qualcosa come "Buona giornata!"
Passaggio 3. Apprezza il lavoro svolto dal dipendente
Di solito, la persona che riceve il feedback ha svolto un compito che valuteresti molto difficile, quindi complimentati con lui o lei all'inizio dell'e-mail per fargli sapere che apprezzi i suoi sforzi.
Potresti dire: "Grazie per aver lavorato così duramente su questa proposta. La proposta è molto buona"
Passaggio 4. Fornire prima un feedback positivo ai dipendenti
Un feedback positivo renderà le critiche più dure più morbide. Sii onesto, ma non dimenticare di complimentarti anche con lui. Dovresti concentrarti sul suo lavoro attuale o su un'attività completata in precedenza.
Dì: "Questa proposta è molto buona. Hai scritto un obiettivo molto impressionante e posso anche vedere che c'è stato un grande sviluppo nella metodologia utilizzata"
Passaggio 5. Annota i feedback negativi come suggerimenti
In effetti, scrivere suggerimenti su quali punti devono essere sostituiti è più efficiente, ma il lettore non sarà in grado di prendere molto bene questo tipo di consiglio. Alla fine, avrebbe potuto sentirsi scoraggiato. Pertanto, scrivi il feedback dal tuo punto di vista e come lo cambieresti se scrivessi la proposta.
Potresti scrivere: “Scambierò la parte uno con la parte due, quindi spiegherò di nuovo la parte tre in modo che anche la parte del budget possa essere scritta lì. Inoltre, puoi dire "Cancellerò il secondo paragrafo, ma aggiungerò una recensione del progetto in corso in chiusura"
Passaggio 6. Spiega il feedback negativo fornito
Spiega il problema che ha e dov'è il problema, se necessario. Se la sua critica riguarda un cambiamento nelle aspettative o nella direzione, faglielo sapere. Includere anche motivi dettagliati per cui dovrebbe essere apportata una modifica in quella sezione.
- Dire: "Stiamo apportando grandi cambiamenti all'azienda, quindi abbiamo bisogno di scrivere una proposta più dettagliata sviluppandola in più parti. Ho già fornito una panoramica di quali parti devono essere sviluppate ulteriormente.
- Se vuoi scrivere un feedback che si riferisca all'atteggiamento della persona, non dimenticare di fornire un esempio concreto di ciò che intendi. Ad esempio, se vuoi criticare l'uso di abiti inappropriati quando partecipi a un incontro con un cliente, dovresti fornire un esempio di un errore che ha commesso. Ad esempio, "L'ultima volta che abbiamo visto un cliente, indossavi le infradito e prima ancora indossavi una maglietta. Un abbigliamento come questo non rispecchia la professionalità dell'azienda che mostriamo sempre”.
Passaggio 7. Dagli suggerimenti su come può migliorare
Il tuo feedback sarà inutile se non gli fornisci una via d'uscita. Questi suggerimenti possono essere qualsiasi cosa, da un elenco specifico di input a un elenco generale di suggerimenti sui risultati.
- Puoi fare un esempio in modo che possa risolvere il problema. Questa è un'opzione eccellente se hai in mente un suggerimento concreto. Ad esempio, dì "Per la tua prossima presentazione, usa colori neutri e non usare transizioni tra le diapositive. Inoltre, ci sono clienti che partecipano alla riunione, quindi non usare nemmeno il gergo aziendale.
- In alternativa, puoi chiedergli quali soluzioni vorrebbe fare per risolvere il problema. Questa opzione è un'ottima soluzione se vuoi parlare di un problema che può avere più opzioni di soluzione. Ad esempio, "Quali sono alcuni modi in cui puoi migliorare la tua prossima presentazione?" o "Quali modifiche vorresti apportare nella tua prossima presentazione?".
Passaggio 8. Ricordagli le possibili conseguenze
Alcuni problemi sul posto di lavoro possono danneggiare il nome dell'azienda, quindi i dipendenti dovrebbero esserne informati. In alcune situazioni, non c'è molta conseguenza se un dipendente commette un errore. Tuttavia, ci sono anche momenti in cui hai perso un cliente o non sei in grado di fornire un servizio efficace a causa della carenza di dipendenti. A volte, ci sono anche conseguenze per i lavoratori se non migliorano la situazione. Informa immediatamente i tuoi dipendenti in caso di problemi.
- Ad esempio, fagli sapere che sei preoccupato che il cliente se ne vada a causa di un errore di scartoffie.
- In alternativa, dì al dipendente che potrebbe non essere incluso nel progetto successivo se non ci sono miglioramenti nella sua capacità di scrivere documenti.
Passaggio 9. Termina l'e-mail con un'offerta per chiarire e spiegare il feedback
Questo è un buon modo per terminare l'e-mail e per mostrargli che lo sostieni. Inoltre, questo lo farà sentire a suo agio anche quando vorrà chiedere chiarimenti su cose che non capisce.
Ad esempio, scrivi una frase come "Per favore fammi sapere se hai altre domande o hai bisogno di chiarimenti su questo argomento"
Metodo 2 di 3: scrivere feedback sulle recensioni
Passaggio 1. Definire gli obiettivi di revisione delle prestazioni
Questo è il motivo per cui c'è la valutazione. Il dipendente saprà cosa leggerà se conosce gli obiettivi che hai e ti aiuta a progettare il feedback per lui.
- Ad esempio, ti concentri sul miglioramento delle prestazioni dei dipendenti? Stai conducendo una valutazione a livello aziendale per determinare quale formazione professionale è richiesta? Fate revisioni trimestrali?
- Informa il dipendente di questo obiettivo quando fornisci un feedback per lui o lei. Potresti dire: "L'azienda sta pianificando di fornire sessioni di formazione professionale in base alle esigenze dei dipendenti. Pertanto, fornisco revisioni delle prestazioni per ciascun dipendente.
Passaggio 2. Rivedere il feedback precedente
Questo può essere preso sulla base di revisioni fornite in precedenza, nonché di feedback informali forniti durante il periodo di valutazione. Dovresti anche controllare cosa ha fatto il dipendente dopo che è stato dato il feedback. L'ha usato per migliorarsi? Il feedback entra solo nell'orecchio destro e lascia l'orecchio sinistro?
- Se apporta modifiche in base al feedback precedente, incorpora questo punto in una recensione positiva su di lui.
- Se ignora i vecchi feedback, discuti con lui dei problemi precedenti e della mancanza di iniziativa per seguire i suggerimenti.
Passaggio 3. Descrivi il feedback positivo e includi esempi concreti
Inizia sempre una sessione di feedback lasciando un commento positivo. Lodare il dipendente per ciò che ha fatto bene e fornire commenti specifici sui risultati. Sii onesto e cerca di dare la stessa quantità di feedback quanti sono i commenti negativi che dai.
- Fai un esempio come: "Hai mostrato iniziativa quando ti sei offerto volontario per guidare un progetto. Inoltre, dimostri anche buone capacità di leadership quando ti coordini con i membri del team, ascolti i suggerimenti degli altri e assegni le persone ai loro rispettivi compiti”.
- Loda il buon atteggiamento e devi continuarlo.
Passaggio 4. Esprimi critiche costruttive e fornisci esempi specifici
Concentrati sulle critiche che possono fornire i maggiori benefici per l'azienda o per il dipendente target. Informare il dipendente quali aree trova difficili e perché questo è un problema per lui.
Fornisci esempi specifici. Ad esempio, "Nelle ultime tre presentazioni, hai dimenticato di presentare il budget stimato e il rallentamento del progetto" o "Il numero medio di progetti che hai completato nell'ultimo trimestre era 6, ma questa volta puoi completarne solo 2. Penso che la tua prestazione sia al di sotto della media”
Passaggio 5. Definire gli obiettivi di prestazione per il prossimo periodo di valutazione
Questo aiuterà i dipendenti a sapere quali aree necessitano di miglioramenti. Inoltre, capirai anche di cosa ha bisogno l'azienda dai suoi dipendenti. Anche il lavoratore troverà più utile questo feedback perché in base alla valutazione sa cosa vuole l'azienda da lui.
- Gli obiettivi dovrebbero essere brevi e specifici. Ad esempio, "I dipendenti dovrebbero vendere 4 articoli al giorno", "I dipendenti dovrebbero migliorare la comunicazione con i clienti" o "I dipendenti dovrebbero seguire una formazione alla leadership".
- Assicurati di realizzare questi obiettivi nella prossima valutazione perché questo è ciò che i dipendenti si aspettano.
Passaggio 6. Fornire opportunità di formazione per lo sviluppo professionale
Formula consigli basati sulle critiche costruttive che hai fatto. Queste raccomandazioni possono essere basate su fonti esistenti come workshop, corsi di formazione, formazione interna o tutoraggio tra dipendenti. Inoltre, puoi anche suggerire corsi gratuiti disponibili online se sei a corto di risorse.
- Sii aperto se devi modificare un suggerimento dopo aver parlato con un dipendente. Ad esempio, i dipendenti possono richiedere una formazione professionale a cui non hai mai pensato prima.
- Considera gli obiettivi di lavoro del dipendente. Ad esempio, se i tuoi dipendenti vogliono passare a posizioni dirigenziali, puoi scegliere la formazione alla leadership come opzione di formazione professionale. In alternativa, se è interessato alla progettazione grafica, consentigli di seguire un corso in modo che possa utilizzare le sue competenze per la tua azienda.
Passaggio 7. Incoraggiare il dipendente a concludere la sessione di feedback
Non importa quanto sia brillante la revisione delle prestazioni di un dipendente, a nessuno piace sentirsi dire cosa gli manca o cosa deve essere migliorato, quindi termina la sessione incoraggiando il dipendente a farlo sentire più a suo agio e meno scoraggiato o sopraffatto.
Dì qualcosa del tipo: "Lo scorso trimestre abbiamo avuto alcune difficoltà imprevedibili, ma hai svolto un ottimo lavoro nell'aggiustare il carico di lavoro. Amiamo il tuo lavoro e non vediamo l'ora di vedere altri lavori di questo tipo nel trimestre in corso"
Passaggio 8. Incoraggiare una risposta da parte dell'ascoltatore
Questa risposta può essere verbale dopo averne discusso con lui, oppure puoi fornire un modulo di feedback da compilare. Otterrai una risposta migliore, se ai dipendenti viene dato il tempo di pensare alle loro revisioni delle prestazioni e scrivere le loro risposte in tua assenza.
Chiedi alla persona un feedback sulla recensione che hai lasciato per loro. Ad esempio, "Hai suggerimenti per me, cosa devo migliorare quando fornisco un feedback? E "Il mio feedback è stato abbastanza chiaro e utile?"
Metodo 3 di 3: fornire feedback agli studenti
Passaggio 1. Concentrati sulle prestazioni di apprendimento degli studenti
Lo scopo di fornire feedback è aiutare gli studenti a imparare. Quindi, dai commenti positivi che lo indirizzino a migliorare i suoi sforzi piuttosto che criticare i suoi errori. Usa questa sessione per dare istruzioni e non per criticarle.
Puoi fornire un feedback scritto sui compiti degli studenti, inclusi compiti scritti, presentazioni e progetti
Passaggio 2. Fornire feedback sul contenuto e sul meccanismo di consegna dell'incarico
Entrambi sono importanti per lo studente perché deve sapere come migliorare queste due componenti. Inoltre, ci sono molti studenti che ottengono risultati migliori in un'area piuttosto che in un'altra. Ad esempio, uno studente può avere un'idea brillante con una buona idea di sviluppo, ma non sa scrivere correttamente, non sa usare correttamente la punteggiatura e ha molte frasi incomplete e imprecise.
- Se stai fornendo un feedback per un progetto o una presentazione orale, assicurati di fornire un feedback su ogni sezione del compito.
- Ad esempio, le presentazioni orali necessitano di feedback sui contenuti e sulle capacità di parlare in pubblico. Nel frattempo, i progetti richiedono feedback in termini di contenuto, creatività e metodi di consegna.
Passaggio 3. Fornire feedback positivi e negativi specifici
Commenti come "buon lavoro", "miglioramento" o "miglioramento" non sono considerati sufficientemente specifici; gli studenti non sanno quali parti migliorare e quali sono abbastanza buone. Spiega agli studenti quali aree necessitano di miglioramenti e quali sono abbastanza buone.
- Scrivi qualcosa del tipo: "La tesi è chiara, ben scritta e utilizza il formato che abbiamo studiato. Tuttavia, la frase di apertura va corretta perché non è correlata alla tua tesi”.
- Suggerisci: "La tua idea è ben sviluppata, ma ti consiglio di fare sessioni aggiuntive per migliorare l'uso delle virgole e esercitarti a scrivere frasi perfette".
- Dai una combinazione di commenti positivi e critiche costruttive.
Passaggio 4. Suggerisci come migliorare la capacità invece di correggere l'errore
Puoi segnalare alcuni errori, ma non modificare troppo il lavoro dello studente. Annota tutti i problemi che vedi nel lavoro degli studenti, come l'uso eccessivo di virgole. Successivamente, suggerisci cosa può essere migliorato da esso.
Ad esempio, "Hai usato troppe virgole nel tuo saggio. Si prega di ricontrollare le regole per l'utilizzo delle virgole e come combinare le frasi con le virgole. Se vieni a una sessione extra, possiamo esercitarci su come scrivere un buon paragrafo insieme
Passaggio 5. Dai priorità alla tua prossima bozza o compito
Stabilire priorità come questa aiuterà gli studenti a concentrarsi su altre cose che devono essere raggiunte. Puoi dare la priorità ai tuoi obiettivi di apprendimento o alle esigenze degli studenti, a seconda del tuo lavoro.
Dì: "Ora, dovresti concentrarti sull'uso di frasi attive e non usare frasi incomplete"
Passaggio 6. Limitare il feedback a un'area o un'abilità se questo è il problema principale
Concentrati sugli attuali obiettivi di apprendimento o sui bisogni degli studenti che stai valutando. Assicurati che lo studente sappia che stai valutando solo alcune parti del suo tema, così non presumerà che il resto del saggio sia perfetto.
- Segna le aree che saranno al centro del tuo feedback.
- Prima di restituire il lavoro degli studenti, informali che stai fornendo feedback solo su alcune parti del compito.
- Puoi consentire agli studenti di scegliere quali competenze o sezioni desiderano commentare.
Passaggio 7. Non sopraffare gli studenti
Se ci sono troppi errori, non correggerli tutti in un'unica sessione di feedback. Se lasci troppi commenti in una sessione, gli studenti possono sentirsi sopraffatti e alla fine scoraggiarsi. Quindi, lascia un commento sulla cosa più semplice e basilare da correggere.
- Ad esempio, potresti iniziare con dei modi per evitare di scrivere frasi imperfette e cercare parole nel dizionario se non sa come scriverle.
- Inoltre, puoi anche concentrarti sugli obiettivi di apprendimento per il compito.
Passaggio 8. Motivare gli studenti a continuare a imparare
Termina la sessione di feedback con parole positive e incoraggialo a continuare a provare. Puoi anche ricordargli i suoi successi in altri incarichi, così continuerà a impegnarsi ancora di più.
