I report aziendali sono uno dei mezzi di comunicazione più efficaci nel mondo degli affari di oggi. I vantaggi dei report aziendali sono molti. Le aziende o gli individui possono utilizzare i report aziendali per prendere decisioni importanti. Se vuoi scrivere un buon rapporto aziendale, impara come e capisci lo scopo di scrivere un rapporto.
Fare un passo
Parte 1 di 2: Decidi quale tipo di rapporto aziendale vuoi scrivere
Passaggio 1. Utilizzare i rapporti aziendali per trasmettere idee
Questo rapporto è chiamato "rapporto di giustificazione/raccomandazione". Puoi utilizzare questo rapporto per condividere idee con il tuo manager o direttore. Di solito, sarà necessario preparare un riepilogo e un corpo del rapporto. Il sommario è un mezzo per trasmettere idee. Il corpo contiene informazioni sui benefici, i costi, i rischi e altre informazioni relative alla tua idea.
Ad esempio, desideri acquistare una stampante per la tua divisione. Per convincere il manager che la stampante è davvero necessaria, prepara un rapporto di giustificazione/raccomandazione per inviare formalmente una richiesta di acquisto di una stampante alla direzione
Passaggio 2. Presentare i rischi che accompagnano l'opportunità di business
I "rapporti investigativi" aiutano i decisori a considerare i rischi che devono essere affrontati quando vogliono intraprendere determinate azioni in modo che la direzione sia in grado di anticipare impatti non intenzionali. Questo rapporto è costituito da un'introduzione, un corpo e una conclusione. La prefazione contiene importanti informazioni sul problema in esame. Il corpo contiene una spiegazione dei fatti e degli esiti delle indagini. La conclusione contiene una sintesi del rapporto.
Ad esempio, l'azienda farmaceutica X vuole lavorare con l'azienda farmaceutica Y che sta affrontando un problema. L'azienda X non vuole lavorare con aziende che sono attualmente o hanno avuto problemi finanziari. Pertanto, la società X cerca informazioni complete sulla società Y e quindi prepara un rapporto investigativo per discutere i dati finanziari della società Y con il direttore finanziario
Passaggio 3. Presentare le informazioni sulla conformità alle agenzie governative
Questo rapporto, comunemente indicato come "rapporto di conformità", è utile per dimostrare la responsabilità aziendale dimostrando alle agenzie governative (città, provincia, centrale, ecc.) che la direzione sta operando secondo leggi/regolamenti applicabili e gestendo le finanze secondo procedure. Questo rapporto è costituito da un'introduzione, un corpo e una conclusione. La prefazione contiene una spiegazione dei principali argomenti trattati nel rapporto. Il tronco contiene dati, fatti e altre informazioni che le agenzie governative devono conoscere. La conclusione contiene una sintesi del rapporto.
Ad esempio, il consiglio di amministrazione di una compagnia di assicurazioni governativa deve presentare al ministro delle finanze che la gestione della compagnia è svolta in conformità con le leggi e i regolamenti in vigore nel 2019. Per questo, il consiglio di amministrazione prepara un annuale relazione di conformità per presentare le attività della società nel corso del 2019
Passaggio 4. Presentare la fattibilità dell'idea o del progetto proposto
Un rapporto che contiene una spiegazione per determinare se un'idea è accettata o rifiutata è chiamato "rapporto di fattibilità". Questo rapporto è costituito da una sintesi e da un corpo. Il sommario contiene idee, mentre il corpo delinea i benefici, i possibili problemi, i costi e altre questioni relative all'idea proposta. La direzione può utilizzare il rapporto di fattibilità per rispondere alle seguenti domande:
- Questo progetto può essere completato entro il budget finanziario?
- Questo progetto è redditizio?
- Questo progetto può essere completato secondo un programma prestabilito?
Passaggio 5. Presentare i risultati della ricerca ottenuti attraverso lo studio
Un "rapporto di ricerca" presenta i risultati di uno studio dettagliato di un problema o problema molto specifico. Questo rapporto è costituito da un abstract (riassunto), prefazione, metodi utilizzati, risultati della ricerca, conclusioni e suggerimenti. Quando si effettua una relazione, è necessario informare i risultati degli studi utilizzati come riferimenti.
Ad esempio, la direzione vuole condurre uno studio che coinvolga tutto il personale per decidere se sia necessario o meno vietare ai dipendenti di fumare nella mensa aziendale. La persona che conduce lo studio scriverà un rapporto sui risultati della ricerca
Passaggio 6. Aiutare l'azienda a migliorare le proprie politiche, prodotti o procedure attraverso una supervisione coerente
Quindi, prepara un "report periodico" che viene scritto ogni determinato intervallo di tempo, ad esempio settimanale, mensile, trimestrale, ecc. Questo report presenta il livello di efficienza dell'azienda, profitti/perdite e altri dati per un determinato periodo.
Ad esempio, il proprietario di una farmacia chiederà al suo venditore di presentare un rapporto mensile sulle vendite ogni 3 del mese successivo
Passaggio 7. Fornire un rapporto in caso di determinate situazioni
A differenza dei rapporti periodici, i "rapporti situazionali" sono scritti per esigenze specifiche, come semplicemente fornire informazioni durante riunioni o riferire sugli sforzi per far fronte ai disastri naturali. Questo rapporto è costituito da un'introduzione, un corpo e una conclusione. L'introduzione contiene una spiegazione degli eventi riportati e fornisce una breve panoramica delle questioni discusse nel corpo del rapporto. In conclusione, spiegare le soluzioni che sono state e saranno realizzate.
Ad esempio, il governatore chiede al sindaco di fornire un rapporto sulla situazione dopo che si è verificato un uragano nell'area di sua responsabilità
Passaggio 8. Presentare alcune soluzioni per risolvere il problema
Il "rapporto di riferimento" presenta diverse opzioni di soluzione per prendere decisioni. Secondo il suo scopo, l'autore raccomanda diverse azioni che devono essere intraprese. Questo rapporto è costituito da un'introduzione, un corpo e una conclusione. La prefazione spiega lo scopo della stesura del rapporto. Il busto esprime la situazione o il problema a portata di mano insieme a diverse opzioni di soluzione. Conclusione trasmette la soluzione migliore.
Ad esempio, un'azienda automobilistica vuole costruire una fabbrica in Asia. Quando scrivi il rapporto di benchmark, elenca un massimo di 3 paesi in base alle esigenze dell'azienda e proponi la posizione migliore nella conclusione
Parte 2 di 2: scrivere un rapporto aziendale
Passaggio 1. Determinare lo scopo della scrittura e formattare il rapporto
Chiediti perché vuoi scrivere un rapporto di lavoro. Scegli il tipo di rapporto nell'elenco sopra in base agli obiettivi da raggiungere.
- Qualunque sia la ragione, assicurati di fissare obiettivi brevi e chiari. I lettori del rapporto si confondono se la formulazione degli obiettivi è prolissa in modo da dubitare della credibilità del rapporto.
- Ad esempio, il tuo dipartimento ha bisogno di ulteriori fondi promozionali. Quando scrivi il rapporto, concentrati sul budget del budget promozionale attualmente disponibile e presenta un piano di lavoro efficace per sfruttare al meglio i fondi aggiuntivi.
Passaggio 2. Considera il pubblico che leggerà il rapporto
I lettori del report possono provenire dall'esterno dell'azienda (non dipendenti) o dall'interno dell'azienda. Quando scrivi un rapporto, considera quanto bene il lettore comprende o dispone di informazioni sulla questione in discussione. Inoltre, pensa a quanto saranno utili per il lettore le informazioni presentate nel rapporto.
- Chiunque leggerà il rapporto, l'aspetto finanziario è sempre la priorità assoluta per il management o per i clienti.
- Ad esempio, desideri implementare un programma di condivisione del lavoro nella tua divisione. Per questo, dovrai scrivere un rapporto aziendale che verrà letto dal direttore del personale, dal direttore delle operazioni e dall'amministratore delegato. Considera la possibilità che siano già a conoscenza del programma in modo che tu possa fornire informazioni rilevanti nel rapporto. Se la direzione non ha mai discusso di un programma di condivisione del lavoro, il tuo rapporto è informativo e utile. Se l'azienda ha già pianificato questo programma, la tua segnalazione sarà inefficace e meno persuasiva.
Passaggio 3. Determinare ciò che deve essere appreso
Il passaggio più difficile quando si prepara un rapporto aziendale non è scrivere. Trarre conclusioni e raccogliere dati a sostegno è la cosa più difficile. Dovrai possedere un'ampia gamma di competenze, ad esempio la raccolta di dati e l'analisi del mercato. Cosa dovete sapere voi e il management per poter prendere decisioni informate sugli argomenti trattati nel vostro report?
Passaggio 4. Raccogliere dati rilevanti per scrivere un report
Assicurati che i dati di supporto forniti siano il risultato di una ricerca. Altrimenti, potresti perdere credibilità. La raccolta dei dati è determinata anche dal tipo di report da scrivere. Assicurati di utilizzare dati accurati e pertinenti allo scopo di scrivere il rapporto.
- I dati provenienti da fonti interne sono generalmente più veloci da raccogliere. Ad esempio, i dati di vendita dei prodotti possono essere richiesti telefonicamente all'ufficio vendite. Pertanto, i dati vengono immediatamente ricevuti e inclusi nel report.
- I dati esterni possono essere ottenuti dall'azienda. Se altri dipartimenti hanno raccolto e analizzato i dati dei consumatori, chiedili in modo da non dover fare le tue ricerche. I dati necessari devono essere adattati al settore aziendale, ma gli autori di report aziendali di solito non hanno bisogno di fare prima una ricerca.
- Ad esempio, se vuoi scrivere un rapporto di giustificazione/raccomandazione, fai qualche ricerca per scoprire i benefici delle idee presentate e poi includi i risultati della ricerca nel rapporto.
Passaggio 5. Decidere come strutturare il report prima di scriverlo
Questa decisione è influenzata dallo scopo della stesura del rapporto. Ad esempio, le modalità di preparazione di un rapporto di conformità e di un rapporto di fattibilità sono diverse. Inizia a scrivere quando riesci a capire come compilare il rapporto.
- Ordina i dati di supporto in diversi gruppi. I report aziendali di solito contengono una grande quantità di dati e informazioni. Dividere i dati in gruppi è la chiave per scrivere con successo un buon rapporto aziendale. Ad esempio, presenta i dati di vendita separatamente dai dati del cliente e includi un titolo per ogni riepilogo dei dati.
- Compila i report ordinando i dati di riepilogo per titolo per renderli facili da leggere e comprendere. Pertanto, i dati presentati possono supportare lo scopo principale della stesura del rapporto.
- A volte, è necessario attendere che qualcun altro analizzi o inserisca i dati. Durante l'attesa, è possibile elaborare l'intero set di dati.
Passaggio 6. Trarre conclusioni e fornire suggerimenti specifici
Assicurati di trarre conclusioni logiche utilizzando i dati contenuti nel rapporto. Spiegare le azioni che devono essere intraprese sulla base di queste conclusioni.
Ogni soluzione che proponi deve essere seguita da azioni specifiche e misurabili. Descrivere eventuali modifiche alla descrizione del lavoro, al programma o all'allocazione dei fondi necessari per implementare il nuovo piano di lavoro. Assicurati che i tuoi suggerimenti siano supportati da dati che dimostrino che il management è in grado di raggiungere gli obiettivi implementando le soluzioni presentate nel report
Passaggio 7. Preparare un riepilogo esecutivo
Questo riassunto sarà la prima pagina del rapporto aziendale, ma è scritto alla fine. Il sommario esecutivo è un mezzo per presentare i risultati dello studio e le conclusioni per fornire un assaggio dei contenuti del rapporto se qualcuno non ha il tempo di leggerlo fino alla fine. A titolo illustrativo, un sommario esecutivo è come un trailer di un film o un abstract di tesi.
Questo rapporto è chiamato riepilogo esecutivo perché i dirigenti impegnati possono solo leggere questo riepilogo. Trasmetti informazioni importanti ai superiori in 200-300 parole sotto forma di un sommario esecutivo. Poteva leggere oltre se voleva conoscere i dettagli
Passaggio 8. Utilizzare l'infografica per trasmettere dati specifici
A volte, è necessario fornire dati quantitativi utilizzando grafici o grafici. Presenta i dati con vari colori per renderli più attraenti e facili da capire. Utilizza elenchi puntati, numeri sequenziali o tabelle per semplificare la lettura dei dati. Questo passaggio rende la presentazione dei dati diversa per mostrarne il significato.
- Di solito, le immagini rendono i report aziendali più attraenti. I report sembrano monotoni se contengono solo testo e numeri. Presenta infografiche pertinenti e utili, ma non esagerare.
- Scrivi le informazioni in riquadri su una pagina che è quasi interamente testo, senza tabelle o numeri. Le pagine di testo completo tendono a essere noiose. Un riepilogo delle informazioni importanti può essere presentato in una casella.
Passaggio 9. Elenca le fonti di informazione
A seconda del tipo di ricerca che stai facendo, potresti dover elencare il fornitore di informazioni. In un report aziendale, una bibliografia o una pagina di origine mira a fornire informazioni al lettore se desidera controllare o cercare altri dati.
Utilizza il formato corretto quando includi citazioni nei rapporti per tipo di attività
Passaggio 10. Controllare il rapporto 2 volte
Non sembri serio quando segnali errori di ortografia o grammatica. Questi errori mettono in dubbio la credibilità del tuo studio. Inoltre, presentare informazioni chiare e univoche.
- Ad esempio, non utilizzare parole difficili da capire o frasi troppo lunghe.
- Evita la varietà di conversazioni.
- Se il lettore di report è nella stessa attività, puoi usare termini tecnici o gergali, ma non esagerare.
- Di solito, i rapporti aziendali vengono scritti utilizzando la voce passiva. Questo rapporto è un esempio che mostra che scrivere usando frasi passive è migliore di frasi attive.
- Quando si controllano i report, gli errori possono essere trascurati perché hai digitato tu stesso. Chiedi a un collega di supporto di leggere il tuo rapporto e poi chiedi un feedback. È molto meglio conoscere gli errori dei colleghi che dei superiori. Approfitta dell'input dei colleghi per migliorare i rapporti tenendo conto dei suggerimenti.
Passaggio 11. Creare un sommario
Scrivi un rapporto aziendale secondo il formato ufficiale creando un sommario utile come riferimento durante la ricerca di una pagina specifica. Includere i numeri di pagina di ciascuna sezione del rapporto nell'indice, in particolare il sommario esecutivo e la conclusione.
Passaggio 12. È ora di associare il rapporto
Il modo migliore per migliorare un rapporto che fornisce un'utile revisione completa è rilegarlo nel miglior modo possibile, ad esempio utilizzando filo a spirale, raccoglitori o copertine di cartone. Pertanto, il rapporto appare ordinato e attraente in modo che gli altri vorranno leggerlo fino alla fine.
