Il Memorandum è un tipo di documento utilizzato per la comunicazione interna tra i dipendenti dell'azienda. I promemoria sono un aspetto collaudato del mondo degli affari che, se scritti correttamente, può aiutare a mantenere le cose in movimento.
Fare un passo
Parte 1 di 3: Selezione di una lingua e di un formato
Passaggio 1. Evita un linguaggio eccessivamente casuale
In generale, il linguaggio del memo dovrebbe essere chiaro e semplice, ma professionale. Dovresti evitare il tono casuale della conversazione nel promemoria.
- Ad esempio, non scrivere "Ciao a tutti! Grazie a Dio è venerdì eh? Voglio parlare di una questione importante di affari".
- Invece, vai dritto al punto: "Voglio condividere un rapporto sullo stato di avanzamento del Progetto Z".
Passaggio 2. Evita il linguaggio emotivo
Dovresti anche cercare di usare un tono neutro ed evitare un linguaggio emotivo. Prova a dichiarare fatti e prove a sostegno delle affermazioni.
- Ad esempio, evita affermazioni come "Penso che saremmo tutti molto più felici se ci fosse permesso di vestirci casual il venerdì".
- Invece, cerca informazioni di studio sull'aumento del morale quando i dipendenti possono scegliere i vestiti e menziona tali informazioni nel promemoria.
Passaggio 3. Utilizzare frasi di segnalazione
Se vuoi citare prove o fonti, assicurati di usare un linguaggio che permetta al lettore di sapere cosa stai facendo.
Ad esempio, prova la frase "Secondo i nostri risultati, …" o "La ricerca completata dall'EPA indica che…"
Passaggio 4. Scegli il modello e la dimensione del carattere appropriati
I promemoria dovrebbero essere facili da leggere. Quindi, evita di usare caratteri piccoli, la dimensione predefinita è 11 o 12.
Dovresti anche scegliere un carattere semplice, come Times New Roman. Questo non è il momento di provare font "divertenti" come Comic Sans (potresti essere deriso per aver scelto questo font)
Passaggio 5. Utilizzare i margini standard
Il margine tipico per un promemoria aziendale è di 1 pollice o 2,54 cm, sebbene alcuni programmi di elaborazione testi abbiano preparato modelli di promemoria con margini leggermente più ampi (ad esempio, 1,25 pollici o 3,18 cm).
Passaggio 6. Selezionare un singolo spazio
I promemoria aziendali di solito non utilizzano spazi doppi. Per mantenere piccola la pagina dell'album, considera la spaziatura singola, ma aggiungi spazio tra paragrafi o sezioni.
I rientri di paragrafo di solito non sono richiesti
Parte 2 di 3: Prepararsi a scrivere un promemoria aziendale
Passaggio 1. Decidere se è necessario inviare il promemoria
Se devi condividere importanti questioni di lavoro con più persone del tuo team, è una buona idea inviare un promemoria. I promemoria possono anche essere inviati anche se si comunica solo con una persona, ad esempio, o si desidera tenere un registro della corrispondenza.
- Tuttavia, in alcuni casi, è più efficiente parlare direttamente con la persona interessata.
- Inoltre, alcune informazioni potrebbero essere troppo riservate per essere inviate in un promemoria.
Passaggio 2. Determinare lo scopo della scrittura del promemoria
Il contenuto e le impostazioni dei promemoria variano a seconda dello scopo. La maggior parte dei tipi di promemoria viene scritta per i seguenti motivi:
- Proporre un'idea o una soluzione. Ad esempio, se sai come risolvere un problema con gli orari degli straordinari, l'idea può essere annotata in un promemoria e inviata al tuo capo.
- Dare ordini. Ad esempio, l'invio di promemoria è anche un modo efficiente per delegare la responsabilità di una conferenza ospitata dal tuo dipartimento.
- Per i rapporti. Puoi anche inviare promemoria per informare i colleghi di eventi recenti, segnalare aggiornamenti su un progetto, fornire rapporti sullo stato di avanzamento o segnalare risultati investigativi.
Passaggio 3. Restringi l'argomento
Potresti gestire più progetti ed essere tentato di inviare promemoria a colleghi, capi o clienti sullo stato di avanzamento delle cose. Tuttavia, ricorda che i promemoria aziendali dovrebbero concentrarsi su un solo problema.
I promemoria dovrebbero essere concisi, chiari e facili da leggere rapidamente per le persone impegnate. Quindi, non lasciare che le informazioni importanti vengano ignorate. Memo mirati aiutano a garantire che il tuo messaggio venga ricevuto e compreso
Passaggio 4. Considera il pubblico
Il contenuto, lo stile e il tono del promemoria aziendale sono determinati dal pubblico di destinazione. Quindi, pensa attentamente a chi riceverà il promemoria.
Ad esempio, un promemoria per un collega sulla pianificazione di una festa a sorpresa per qualcuno in ufficio è diverso da un promemoria per un supervisore sui risultati di un'indagine che hai svolto per mesi
Parte 3 di 3: composizione di un promemoria aziendale
Passaggio 1. Etichettalo
Esistono molti tipi di corrispondenza commerciale. Il modo standard per i memo è etichettare in modo esplicito il documento.
- Ad esempio, scrivi "Memo" o "Memorandum" nella parte superiore della pagina.
- La posizione può essere centrata o allineata a sinistra. Per trarre ispirazione, rivedi i promemoria aziendali che hai ricevuto e copia il formato.
Passaggio 2. Scrivi un titolo
La prima parte del promemoria dovrebbe includere i punti importanti. Le informazioni dettagliate su ciascun componente verranno descritte nel passaggio successivo.
- A: scrivere i nomi ei titoli delle persone che hanno ricevuto il promemoria.
- DA: scrivere nome completo e titolo.
- DATA: scrivere la data completa e precisa, non dimenticare l'anno.
- OGGETTO: scrivere una breve e specifica descrizione del contenuto del memo.
- Si noti che il soggetto è solitamente indicato da "Re:" o "RE:" (entrambi stanno per riguardo).
Passaggio 3. Scegli attentamente l'elenco dei destinatari
Assicurati di includere tutti coloro che hanno bisogno di informazioni o sviluppi. Limitare la distribuzione dei promemoria alle persone che hanno bisogno di sapere.
- Dal punto di vista aziendale, non è saggio inviare promemoria a tutti in ufficio se solo pochi sono interessati o coinvolti.
- Le persone saranno sopraffatte da molti promemoria e potrebbero tendere a ignorare o semplicemente sfogliare promemoria irrilevanti.
Passaggio 4. Utilizzare i nomi, i titoli e i titoli corretti per le persone nell'elenco dei destinatari
Anche se tu e il tuo capo conoscete quotidianamente, è meglio mantenere la corrispondenza scritta formale. Ad esempio, forse saluti il tuo capo per nome solo quando ti incontri nel corridoio dell'ufficio, ma per i promemoria, salutalo con "Signora Riana" o "Dott. Riano".
Ricorda che le informazioni che scrivi sono destinate a tutti nell'elenco dei destinatari. Quindi, scrivi il nome completo e il titolo
Passaggio 5. Scopri il titolo della persona a cui ti stai rivolgendo nel promemoria esterno
Se stai inviando un promemoria a qualcuno al di fuori dell'ufficio, è importante definire il saluto corretto. Prenditi il tempo necessario per cercare il profilo in questione, le informazioni personali sono solitamente descritte sul sito Web della loro azienda.
- Ad esempio, dubiti che la laurea sia un dottorato di ricerca. Se sì, generalmente il saluto corretto è il Dott. X
- Qual è la sua posizione? È il vicedirettore o il preside? In tal caso, assicurati di menzionarlo nel promemoria.
Passaggio 6. Scrivi attentamente l'oggetto
Assicurati che l'argomento sia breve, chiaro e non troppo generico.
- Ad esempio, l'argomento "Nuovi affari" sembra vago e se qualcuno sta cercando il file settimane o giorni prima, potrebbe avere difficoltà a decidere quale dei tuoi promemoria sia.
- Un argomento migliore sarebbe qualcosa del genere, "Relazione sui progressi dell'indagine sull'espansione della base clienti".
Passaggio 7. Considera di saltare il saluto
Sei libero di scegliere se vuoi iniziare il messaggio con un saluto, ad esempio "Caro. Signora Wardani” o “Caro. Colleghi." Tuttavia, ricorda che i saluti non sono previsti in un promemoria aziendale.
I promemoria sono un mezzo rapido ed efficiente per trasmettere informazioni importanti e il pubblico sa chiaramente chi ha ricevuto e inviato il promemoria
Passaggio 8. Componi l'introduzione
Spiega lo scopo per cui hai scritto e inviato il promemoria.
Ad esempio, "Con la presente vi informo che…". L'introduzione dovrebbe fornire una sintesi del contenuto del memo
Passaggio 9. Mantieni breve l'introduzione
Non è necessario fornire tutti i dettagli e/o le prove nella prima sezione.
Bastano poche frasi o un breve paragrafo
Passaggio 10. Definire le impostazioni del corpo del promemoria
Dopo l'introduzione, un promemoria aziendale di solito include da due a quattro paragrafi aggiuntivi prima della conclusione. Il contenuto e le impostazioni dipendono dall'argomento.
Ad esempio, puoi organizzare le informazioni in ordine di importanza. Oppure, se descrivi un processo, dividi il corpo del memo in modo che corrisponda alle fasi del processo
Passaggio 11. Decidi se vuoi includere i sottotitoli
I promemoria aziendali dovrebbero essere composti da sezioni chiare. Di solito i promemoria aziendali sono chiaramente divisi in modo che il destinatario possa leggere e assimilare facilmente le informazioni. Puoi aiutarli a capire i punti elenco etichettando le sottosezioni.
Passaggio 12. Scrivi un sottotitolo specifico
Assicurati che il focus di ogni sottosezione sia chiaro per il destinatario.
Ad esempio, includi le seguenti sottosezioni quando scrivi un promemoria su un trasloco pianificato dell'ufficio: "Nuova posizione per la nostra sede centrale", "Istruzioni importanti per le forniture per ufficio" e "Programma di completamento del trasloco dell'ufficio"
Passaggio 13. Includere la frase tematica nel paragrafo principale
La prima frase di ogni sottosezione o paragrafo dovrebbe trasmettere il punto principale della sezione.
Ogni paragrafo o sezione del promemoria dovrebbe concentrarsi su una sola idea
Passaggio 14. Considera l'utilizzo di elenchi puntati
Se vuoi evidenziare punti importanti, elenchi puntati o elenchi possono essere molto utili. Questo formato incoraggia i lettori a prestare attenzione ai punti importanti e li aiuta a leggere i promemoria in modo più rapido ed efficiente.
Passaggio 15. Mantieni il promemoria breve
In genere, i promemoria aziendali non sono più lunghi di una o due pagine.
Questo limite di pagine standard è generalmente per documenti a interlinea singola senza righe aggiuntive tra le sezioni
Passaggio 16. Decidi se hai bisogno di un paragrafo riassuntivo
In generale, i promemoria non richiedono un riepilogo, soprattutto se sono lunghi meno di una pagina.
Tuttavia, se le informazioni descritte sono complesse o se il promemoria è più lungo del normale, è utile avere un riepilogo dei punti chiave
Passaggio 17. Immettere una sezione o un paragrafo conclusivo
Anche se non hai bisogno di un promemoria riassuntivo, dovresti comunque concluderlo con una frase di chiusura. Pensa a quanto segue:
- Qual è il messaggio centrale del memo? Vuoi che il destinatario faccia qualcosa? Devono rispondere entro un dato giorno? Se sì, indicalo chiaramente.
- Se non è richiesta alcuna azione, includi una semplice frase di chiusura, come "Sarò felice di discutere ulteriormente" o "Per favore contattami per qualsiasi problema o domanda".
Passaggio 18. Firma se vuoi
In genere non è necessario aggiungere un nome o una firma alla fine del memo. Tuttavia, ricorda che è più sicuro seguire altri esempi di promemoria nel tuo campo.
- Se l'altro termina formalmente (ad esempio, "Cordiali saluti, Dr. Sari), segui l'esempio.
- Sebbene non richieda una firma, potresti dover includere le tue iniziali alla fine del documento.
Passaggio 19. Indicare se sono presenti allegati
Se il promemoria include anche allegati, come tabelle, grafici o rapporti, assicurati di menzionare gli allegati alla fine del promemoria. Ad esempio, "Allegato: Tabella 1".
- È inoltre necessario fare riferimento all'allegato nel corpo del memo.
- Ad esempio, per notificare ai dipendenti un promemoria di un imminente trasferimento dell'ufficio, potresti scrivere informazioni come le seguenti: "Intendiamo completare il processo di trasloco entro la fine di questo trimestre. Vedere la Tabella 1 allegata per un programma più dettagliato.
Passaggio 20. Leggi di nuovo il promemoria scritto con cura
Prima di inviare, rileggi e correggi. Assicurati che la grammatica della frase sia corretta, che non ci siano errori di ortografia o uso di segni di punteggiatura e che il contenuto sia di facile comprensione.
- Considera di posticipare la consegna dopo la prima correzione se il tempismo non è un problema. Se rileggi il promemoria un'ora o due dopo, potresti trovare errori che inizialmente erano stati trascurati.
- Se il promemoria contiene informazioni sensibili, controlla le politiche aziendali per vedere chi può rivedere il promemoria per te e dare l'approvazione finale del suo contenuto.
