I report settimanali sono comunemente usati in molte aziende e negli ambienti di vendita al dettaglio, o in progetti di ricerca e stage. Scrivi rapporti settimanali brevi e concisi in modo che il tuo capo abbia un quadro chiaro dei progressi che hai fatto.
Fare un passo
Parte 1 di 3: organizzazione delle informazioni
Passaggio 1. Identificare lo scopo del report
Sebbene sia necessario inviare rapporti settimanali come parte dell'incarico, lo scopo del rapporto stesso non è mantenere il lavoro. Conoscere i motivi per cui il tuo capo richiede un rapporto settimanale ti aiuterà a determinare esattamente quali informazioni dovrebbero essere incluse nel rapporto e quali sono le più importanti.
- Di solito, i rapporti vengono scritti per tenere aggiornati i manager sullo stato del progetto su cui si sta lavorando o per aiutarli a prendere decisioni.
- Ad esempio, se sei un gestore di un negozio al dettaglio, ti potrebbe essere chiesto di inviare un rapporto settimanale che riepiloga le vendite della settimana. I datori di lavoro utilizzano questi rapporti per valutare le prestazioni del negozio, i livelli di prezzo e gli ordini ricevuti.
- Se invii un rapporto settimanale per uno stage o un progetto di ricerca, lo scopo del rapporto è mostrare al tuo capo o istruttore quanto stai progredendo e condividere eventuali scoperte e scoperte importanti.
Passaggio 2. Decidi chi leggerà il rapporto
Sapere chi è il tuo pubblico è essenziale per pianificare un rapporto. Se non sai chi leggerà il rapporto (e perché), non hai modo di sapere quali sono le informazioni più importanti.
- Identificare il tuo pubblico ti aiuterà anche a capire come dovrebbe essere strutturato il tuo rapporto e quale linguaggio usare. Ad esempio, potresti scrivere un rapporto vero se il pubblico è un gruppo di bambini di cinque anni piuttosto che se lo stessi scrivendo per i dirigenti di una grande azienda.
- Avrai anche un'immagine più chiara di ciò che il tuo pubblico già conosce e di ciò che devi spiegare in modo più dettagliato o se devi fornire ulteriori fonti di riferimento. Ad esempio, se stai scrivendo un rapporto settimanale su una questione legale e verrà letto da un gruppo di avvocati, non è necessario fornire un riassunto dettagliato della legge. Tuttavia, tale riepilogo potrebbe essere necessario se si sta scrivendo una relazione sull'argomento per dirigenti o amministratori che non hanno conoscenze legali.
- Se la relazione è richiesta per uno stage, un progetto di ricerca o un'altra attività accademica, tieni presente che il pubblico non è il tuo docente o istruttore, anche se la relazione verrà inviata a loro. Per trovare un pubblico in questo contesto, concentrati sulla natura del tuo progetto e sulla tua disciplina nel suo insieme.
Passaggio 3. Dai priorità ai punti principali del rapporto
Anche se dovresti cercare di mantenere il tuo rapporto il più conciso possibile, è possibile che il tuo pubblico non lo legga tutto. Per rispondere a questo, dovresti inserire le informazioni più importanti, o il risultato finale, all'inizio del rapporto.
- Ad esempio, se il report mira a confrontare e contrapporre tre diverse marche di apparecchiature e consigliare quella che si ritiene più adatta alle esigenze dell'azienda, la conclusione va scritta all'inizio. Quindi, puoi fornire una spiegazione del perché.
- In generale, la prima pagina del rapporto dovrebbe contenere una sintesi dei risultati, delle raccomandazioni o delle conclusioni. Usa il resto del rapporto per approfondire e i lettori leggeranno ulteriormente se sentono il bisogno o vogliono ampliare la loro comprensione delle tue scoperte.
Passaggio 4. Sii consapevole del "destino" che di solito subisce una relazione
Nella maggior parte dei casi, vengono generati report settimanali per i requisiti di conservazione dei dati e verranno archiviati negli archivi appropriati. I rapporti settimanali vengono raramente letti nella loro interezza nella maggior parte dei contesti e non dovresti aspettarti il contrario.
- Tuttavia, non usare questo fatto come scusa per falsificare i rapporti o lavorarci sopra in modo che siano di bassa qualità. I report devono riflettere te stesso e la tua etica del lavoro. È probabile che un rapporto elaborato in modo approssimativo venga notato e dire "Sapevo che non lo avresti letto" non è una scusa per produrre un prodotto di lavoro scadente.
- Anche se il rapporto nel suo insieme dovrebbe essere di alta qualità e ben scritto, concentrati sulle parti del rapporto che è più probabile che il pubblico legga. Questa sezione è solitamente un sommario esecutivo o una raccomandazione. Dovresti scriverlo senza il minimo errore.
- Tieni presente che i superiori non leggono l'intero contenuto della relazione non perché non siano interessati o perché non sono importanti. Le persone in posizioni dirigenziali o esecutive sono molto impegnate e sono abili nel raccogliere le informazioni necessarie per un processo decisionale efficiente. Non leggeranno l'intero rapporto a meno che non sia assolutamente necessario, ma lo salveranno nel caso in cui vogliano leggerlo di nuovo in seguito.
Parte 2 di 3: formattazione dei rapporti
Passaggio 1. Richiedi un campione
Molte aziende hanno un formato standard per i report settimanali e manager o dirigenti potrebbero essere abituati a ricevere informazioni in questo modo. L'utilizzo di formati diversi può portare a frustrazione e confusione.
- Questo è molto importante nella preparazione dei rapporti di vendita. I manager sono abituati a guardare i report a colpo d'occhio e sapere dove nella pagina troveranno determinati numeri o informazioni. L'uso di formati diversi diventa una misura inefficace perché sono costretti a leggere l'intero report per trovare le informazioni di cui hanno bisogno.
- Verificare con l'assistente amministrativo per vedere se esiste un modello che è possibile utilizzare per scrivere un rapporto. In questo modo, non devi crearlo da zero con un'app di elaborazione testi. Molte aziende dispongono di modelli di documenti con le impostazioni corrette, inclusi margini, tabelle, stili di paragrafo e caratteri.
Passaggio 2. Considera i metodi di spedizione
Se invii il rapporto come documento cartaceo o come allegato di posta elettronica, il formato sarà diverso rispetto a quando lo hai scritto come parte del testo dell'e-mail.
- Ad esempio, se si invia il report come allegato di posta elettronica, è necessario includere un riepilogo esecutivo nel testo del messaggio di posta elettronica. In questo modo, i lettori non devono aprire l'appendice per comprendere gli aspetti principali del tuo report.
- Se invii la tua segnalazione come documento fisico, molto probabilmente dovrai includere una lettera di accompagnamento o un frontespizio in modo che la segnalazione possa essere correttamente identificata e archiviata.
- Indipendentemente da come invii la tua segnalazione, assicurati che il tuo nome sia incluso su tutte le pagine e che tutte le pagine siano numerate nel formato "X di Y" (leggi: pagina X di Y totale). I fogli dei rapporti possono essere facilmente sparpagliati e con una rapida occhiata si dovrebbe essere in grado di dire se il rapporto è completo e chi lo ha fatto.
- Puoi facilmente includere le informazioni richieste come intestazione (intestazione) in ogni pagina. Ad esempio, l'intestazione potrebbe essere la seguente: "Sarita Hakim Sales Report, Sunday 23, p. 3 di 7".
Passaggio 3. Includere un riepilogo esecutivo
Il sommario esecutivo è un breve riassunto dell'intero rapporto, di solito solo un paragrafo o due, con poche frasi per ogni sezione del rapporto. L'idea generale è che un dirigente possa leggere questo riassunto e, fintanto che si allinea con le sue aspettative iniziali sul problema in questione, può agire senza leggere ulteriormente.
- Quando si crea un sommario esecutivo, è molto importante utilizzare un linguaggio chiaro e conciso in modo che sia facile da capire. Evita il gergo o i termini specifici che richiedono una spiegazione, anche se sai che il tuo pubblico ha molta familiarità con quei termini.
- Scrivi il sommario esecutivo alla fine, dopo aver completato tutte le altre sezioni del rapporto. Dopotutto, non puoi riassumere qualcosa che non è stato ancora scritto. Anche se hai già uno schema dettagliato di cosa scrivere nel tuo rapporto, le cose possono cambiare durante il processo di scrittura.
Passaggio 4. Creare una struttura per i paragrafi e le sezioni del report
Una volta compreso il formato che verrà utilizzato per scrivere il rapporto, creare uno schema per le sezioni del rapporto che si adatti allo scopo del rapporto.
- Controlla la struttura per assicurarti che tutto scorra in modo logico da una sezione all'altra e assicurati che la struttura sia progettata per adattarsi al pubblico che è stato identificato per il rapporto.
- In generale, il rapporto includerà un sommario esecutivo, un'introduzione, conclusioni e raccomandazioni, risultati e discussione e un elenco di riferimenti. È possibile includere allegati contenenti dati rilevanti, nonché un sommario per rapporti più lunghi. Tuttavia, i rapporti settimanali di solito non sono così lunghi.
- Ogni sezione del rapporto affronta un argomento specifico. In quella sezione, ogni paragrafo affronta un'idea. Ad esempio, se una sezione del report ha il titolo "Kids Popular Brands", potresti scrivere un paragrafo separato per ogni marchio. Se stai facendo una distinzione tra abbigliamento per ragazzi e ragazze, crea una sottosezione (con sottotitoli appropriati) per ogni marchio, quindi un paragrafo che discute l'abbigliamento per ragazzi che il marchio offre e un altro paragrafo per l'abbigliamento per ragazze.
Passaggio 5. Crea un frontespizio o una lettera di presentazione, se necessario
I rapporti più brevi potrebbero non richiedere un frontespizio separato, ma i rapporti più lunghi dovrebbero includere una pagina dedicata che ti identifichi come l'autore del rapporto e ne spieghi brevemente lo scopo.
- Il frontespizio è diverso dal sommario esecutivo e in sostanza include le informazioni necessarie per adempiere agli scopi amministrativi affinché la relazione possa essere archiviata correttamente.
- I datori di lavoro possono avere una pagina introduttiva speciale necessaria per i rapporti settimanali. In tal caso, assicurati di utilizzare il formato corretto.
- Come minimo, la pagina del titolo dovrebbe includere il titolo o la descrizione del rapporto (ad es. "Rapporto sulle vendite settimanali"), il tuo nome e i nomi di altri contributori, il nome dell'azienda e la data in cui hai completato o inviato il rapporto.
Parte 3 di 3: utilizzo di un linguaggio forte
Passaggio 1. Crea titoli e sottotitoli efficaci
I titoli e i sottotitoli consentono ai lettori di trovare rapidamente sezioni specifiche del rapporto che li interessano o che desiderano leggere per ottenere ulteriori informazioni di supporto sulle conclusioni o sui consigli.
- Assicurati che il titolo e il sottotitolo descrivano il contenuto della sezione o della sottosezione in modo diretto e accurato.
- Ad esempio, quando si redige un rapporto sulle vendite settimanali, è possibile includere sezioni che trattano "Tendenze abbigliamento donna", "Tendenze moda uomo" e "Marchi popolari per bambini". All'interno di queste sezioni, puoi inserire i sottotitoli per evidenziare determinate tendenze o marchi popolari.
- Usa la stessa costruzione grammaticale per tutte le intestazioni in modo che i rapporti sembrino logici e coerenti. Ad esempio, se il primo titolo recita "Costruire un punto d'appoggio nell'abbigliamento maschile", il secondo titolo dovrebbe essere "In testa alla tendenza dell'abbigliamento femminile" e non qualcosa come "Cifre di vendita dell'abbigliamento femminile".
Passaggio 2. Scrivere un rapporto utilizzando frasi chiare e semplici
La scrittura concisa con frasi strutturate in un ordine standard "soggetto-verbo-oggetto" fornisce chiarezza di pensiero e dà credibilità alle tue raccomandazioni e conclusioni.
- Dopo aver scritto la prima versione del rapporto, leggetela attentamente ed eliminate tutto il linguaggio non necessario. Trova l'azione per ogni frase e posiziona chi ha eseguito l'azione accanto al verbo. Pensa a ogni frase come se dicesse "chi ha fatto cosa".
- Rimuovi le frasi non necessarie e usa frasi di pausa come "a parte", "con uno scopo" o "in ordine".
- Potresti pensare che questo stile di scrittura sia noioso, ma lo scopo di scrivere rapporti settimanali non è quello di intrattenere. Questo stile è più efficace per trasmettere il tuo punto di vista e trasmettere informazioni al lettore.
Passaggio 3. Assicurati che la tua scrittura sia obiettiva e imparziale
Le tue raccomandazioni dovrebbero essere basate su prove concrete, non opinioni o sentimenti. Convinci il lettore con fatti forti e chiaramente scritti.
- Evita aggettivi e altre parole non necessarie e frasi che hanno connotazioni negative o positive. Invece, concentrati sullo scrivere argomenti basati sui fatti.
- Ad esempio, supponiamo che tu consigli una promozione per uno dei venditori nel tuo rapporto settimanale. Supporta la raccomandazione con fatti che dimostrano che il dipendente è degno, piuttosto che scrivere dettagli soggettivi o emotivi. La frase "Sari ha vendite costantemente elevate nel nostro negozio, anche se lavora solo 15 ore a settimana" sarebbe meglio di "Sari è la mia dipendente più amichevole e fa sempre del suo meglio, anche se deve limitare le sue ore per prendersi cura di lei madre malata».
Passaggio 4. Usa parole forti
Quando scrivi con la voce attiva, usi l'unica parola che dice al lettore quale azione sta avvenendo nella frase, vale a dire il verbo. Usa verbi brevi e forti che descrivano chiaramente l'azione che sta avvenendo.
- Scegli verbi semplici. Ad esempio, "usare" è meglio di "usare".
- I verbi che descrivono processi, come pensare, conoscere, comprendere e credere, sono talvolta necessari, ma generalmente sono meno potenti dei verbi che descrivono l'azione. Potrebbe essere necessario scavare più a fondo in una dichiarazione e trasformarla in azione. Ad esempio, potresti scrivere "Credo che le nostre vendite aumenteranno nei prossimi mesi". Modifica l'affermazione e scopri perché ci credi. Quindi, puoi scrivere una frase che porti all'azione come: "Storicamente, le vendite aumentano durante le festività natalizie. Prevedo che le vendite aumenteranno a novembre e dicembre".
- Per mantenere una scrittura orientata all'azione, controlla il rapporto e prova a rimuovere le preposizioni e sostituirle con verbi più forti. Ad esempio, il "consenso generale" può essere semplificato in "consenso" e se qualcuno "fornisce protezione", l'impressione è resa ancora più forte dicendo che sta "proteggendo".
Passaggio 5. Evita la voce passiva
Quando scrivi con la voce passiva, poni meno stress sulla persona che lo fa e poni più enfasi sull'oggetto dell'azione. Sebbene in alcuni casi sia necessario per ragioni politiche o diplomatiche, l'uso della voce passiva spesso risulta in una scrittura poco chiara e confusa.
- La voce attiva premia la persona che ha compiuto l'azione e mostra al lettore della segnalazione chi è responsabile dell'azione. Per capire perché questo è importante, immagina di leggere un articolo su un incendio che dice: "Fortunatamente, tutti i bambini sono stati salvati". L'identità della persona (o delle persone) che ha salvato i bambini è importante. Se la frase recita “Il prete locale, padre Johan, è andato avanti e indietro attraverso il fuoco che circondava l'orfanotrofio e ha salvato tutti i bambini”, ora sapete a chi va il merito di essere un eroe in quella situazione.
- Le frasi attive sono importanti anche per assumersi la responsabilità di azioni che possono avere conseguenze negative. Se scrivi "Si è verificato un errore" nel tuo rapporto, il tuo capo vorrà sapere chi ha commesso l'errore in modo che possa infliggere la penalità appropriata. Se commetti un errore, ammettere e assumerti la responsabilità dell'atto ti aiuterà davvero.
- Per trovare ed eliminare frasi passive scritte, cerca i verbi che iniziano con "di-". Quando lo trovi, identifica l'azione nella frase, scopri chi l'ha fatto e spostalo all'inizio e al centro della frase.
Passaggio 6. Trasmettere informazioni utilizzando elementi visivi
Tabelle e grafici sono molto più facili da leggere e da seguire rispetto ai paragrafi che forniscono le stesse informazioni, soprattutto se le informazioni da trasmettere sono costituite da molti numeri.
- Scegli gli elementi visivi giusti per trasmettere le informazioni ai lettori in un modo che sia loro utile e rifletta lo scopo del rapporto.
- Ad esempio, puoi scegliere un grafico a linee per mostrare la tendenza all'aumento delle vendite di giacche di lana. Questo modo di presentare le informazioni sarà più efficace nel mostrare l'aumento rispetto a una tabella con il numero di giacche di lana vendute ogni mese perché la tabella richiede al lettore di guardare tutti i numeri, confrontarli e riconoscere che c'è un aumento. Tutto ciò che può essere fatto semplicemente visualizzando un semplice grafico a linee.
- Tieni presente che l'occhio è attratto dagli elementi visivi. Assicurati che questi elementi siano ordinati e organizzati e che siano posizionati nella posizione corretta nella parte superiore della pagina. Presentate semplicemente gli elementi visivi che sono importanti per la vostra raccomandazione o conclusione.
Passaggio 7. Elimina il gergo
Ogni settore o disciplina accademica ha determinati termini inevitabili, nonché parole d'ordine che guadagnano popolarità da libri o articoli noti. Sebbene a volte siano utili, queste parole di solito non aggiungono valore o non riescono a trasmettere il messaggio in modo efficace.
- Può essere utile scrivere un elenco di parole chiave comuni del settore in modo da non abusarne nei rapporti. Quando il rapporto è completo, puoi cercare queste parole nel documento e sostituirle se necessario.
- Tieni presente che per il lettore, l'uso eccessivo di parole chiave alla moda non significa che sei "ben informato" nel campo, ma piuttosto crea l'impressione opposta. In generale, dirigenti e manager sono più anziani e hanno visto centinaia di tali parole andare e venire. Se lo usi troppo, penseranno che sei pigro e non sai di cosa stai parlando, o stanno solo cercando di impressionarli.
- Dovresti anche evitare di usare termini troppo complessi. Ad esempio, se stai scrivendo un rapporto che riassume un problema legale, ciò non significa che devi condirlo con un sacco di gergo legale.
Passaggio 8. Eseguire un accurato controllo del carattere
I resoconti pieni di errori tipografici e grammaticali possono essere scomodi per i lettori e riflettere un'immagine negativa di te. Redigi il rapporto con largo anticipo rispetto alla scadenza in modo da avere abbastanza tempo per fare un corretto controllo del carattere.
- Esegui un programma di controllo grammaticale e ortografico sull'applicazione di elaborazione testi che stai utilizzando. Questo programma salterà molti errori, specialmente refusi che risultano in errori omofonici (es. digitando “carico”, quando si vuole scrivere “condizione”).
- Fare un'attenta verifica dei caratteri al contrario (dalla parte posteriore alla parte anteriore) è un buon modo per assicurarsi di non perdere errori. Inoltre, se hai familiarità con ciò che vuoi scrivere, passerai errori come parole mancanti perché il cervello le completa automaticamente. Questo non accadrà se lo controlli da dietro in avanti.
- Leggere i rapporti ad alta voce è un altro modo efficace per rilevare errori e modificare lo stile di scrittura. Se trovi difficile leggere una determinata frase o paragrafo, è probabile che quella parte sia difficile da capire perché anche i lettori avranno la stessa difficoltà. Correggi le parti difficili in modo che possano fluire meglio.
