Molte aziende chiedono ai propri dipendenti di redigere rapporti sul rendimento lavorativo valutando se stessi in modo da poter segnalare ciò che hanno fatto in un determinato periodo. Se lavori come verbalizzatore di una riunione, ti potrebbe anche essere chiesto di fare il rapporto. Questo articolo spiega come preparare un buon rapporto sul rendimento perché svolge un ruolo importante nel determinare il successo o il fallimento della tua carriera.
Fare un passo
Parte 1 di 3: Comprensione del formato del rapporto sul rendimento del lavoro
Passaggio 1. Inizia a preparare il rapporto scrivendo un breve riassunto dei tuoi risultati
Nella parte superiore del rapporto, presenta un riepilogo delle informazioni che hai inviato per fornire un quadro generale delle tue prestazioni lavorative.
- Ad esempio: lavori per un'organizzazione senza scopo di lucro e il tuo capo ti chiede di fare un rapporto sulle prestazioni. Riporta brevemente in un paragrafo tutte le attività completate, ad esempio: hai organizzato attività vantaggiose per il proprietario dell'organizzazione, sei riuscito a ottenere il riconoscimento nel settore e hai costruito relazioni con i partner commerciali.
- Non includere cose specifiche nel riepilogo perché devi solo presentare informazioni importanti per dare una panoramica dei risultati del lavoro in generale. Come guida, i rapporti dovrebbero essere presentati in 2 pagine, a meno che il datore di lavoro non specifichi un formato diverso. Assicurati prima se devi fare un rapporto secondo un certo formato.
Passaggio 2. Fornire fatti di supporto dettagliati
Per supportare ogni informazione nel sommario presentato all'inizio del rapporto, annotare i dettagli secondo le seguenti istruzioni:
- Usa un formato elenco. Preparare report per ogni attività separatamente. Includere l'attività come titolo del report seguito da una descrizione dell'attività sotto il titolo. Ad esempio: l'attività che svolgi è "Preparazione ed esecuzione dell'evento".
- Sotto il titolo, crea un elenco utilizzando numeri o lettere per descrivere brevemente e in modo specifico l'evento che stai organizzando, inclusi il suo scopo e i vantaggi nel supportare il raggiungimento della missione dell'organizzazione.
Passaggio 3. Crea un rapporto in un formato standard per renderlo professionale
Non presentare rapporti casuali. Invece, prepara un rapporto ben digitato in caratteri professionali utilizzando carta di dimensioni standard.
- Metti il titolo del rapporto al centro del foglio in grassetto in modo che le informazioni siano organizzate in modo ordinato.
- Nella parte superiore del rapporto, scrivi la data in cui è stato completato. Includere anche il nome, il titolo e il titolo della persona che ha preparato il rapporto.
Passaggio 4. Pubblica il tuo giornale durante il periodo di riferimento
Sarà più facile per te compilare report se prendi immediatamente appunti quando le attività sono in esecuzione.
- Prepara un taccuino o una cartella per registrare i risultati del lavoro in un determinato periodo. In questo modo sarà più facile preparare i rapporti se il tuo capo te lo chiede.
- In caso contrario, i risultati importanti all'inizio del periodo di rendicontazione potrebbero essere dimenticati.
Parte 2 di 3: fornitura di contenuti di qualità
Passaggio 1. Descrivi l'obiettivo che vuoi raggiungere e le aspettative lavorative che devi soddisfare
Ricorda ai lettori che all'inizio del periodo di rendicontazione c'è un obiettivo che vuoi raggiungere. Assicurati di conoscere gli obiettivi dell'organizzazione e il contributo di lavoro che ci si aspetta da te. Se non lo sai ancora, chiedi al datore di lavoro di queste cose.
- Quindi, spiega che hai raggiunto il tuo obiettivo fornendo dati reali. Fare un report che presenti un confronto dei dati tra l'obiettivo e la sua realizzazione.
- Ad esempio: sei riuscito a raccogliere più fondi del previsto e questo risultato è positivo per investitori e datori di lavoro. Tuttavia, i risultati di questo lavoro non possono essere considerati un successo ed è difficile determinare quanto sia alto il tuo successo se non ci sono dati di confronto.
Passaggio 2. Includere informazioni visive nel report
Allega alcune tabelle o grafici che rendano più facile per i lettori visualizzare i dati che stai presentando.
- Tieni presente che i lettori impegnati di solito sfogliano solo i rapporti. A volte, i mezzi visivi sono in grado di trasmettere le informazioni in modo più efficace.
- Tuttavia, non presentare troppe grafiche. Scegli 1-2 grafici che possono spiegare informazioni importanti.
Passaggio 3. Concentrati su "AUTO"
CAR sta per: Sfida (sfida), Azione (azione), Risultati (risultati). Puoi fare un rapporto sistematico sui risultati del lavoro discutendo queste tre cose.
- Determina le sfide che devi affrontare. Descrivi le azioni che hai intrapreso per superare le sfide e quali sono stati i risultati. Ad esempio: come manager di un ristorante, scrivi in un rapporto: "Sfida: le code si allungano durante l'ora di punta a cena e i clienti che si lamentano sono aumentati del 10%. Azione: chiedere a 1 cameriere di iniziare a lavorare 1 ora prima per migliorare la qualità del servizio durante le ore di punta. Risultato: i clienti che si sono lamentati sono scesi a 2 persone o sono diminuiti dell'80%”.
- Fare una segnalazione fornendo informazioni specifiche. I successi non misurabili, ad esempio: “So lavorare bene in squadra” sono inutili perché tutti possono dire la stessa cosa. Quindi, devi essere in grado di mostrare la relazione tra risultati e problemi da affrontare e riportare le prestazioni fornendo dati e informazioni specifici.
Passaggio 4. Descrivi la metodologia che hai utilizzato
Se hai bisogno di raccogliere dati come base per scrivere un rapporto, descrivi brevemente la metodologia di raccolta dati che stai applicando.
- Informare il lettore delle ragioni della scelta del metodo di indagine, dei suoi vantaggi e risultati. Spiega anche perché il metodo è considerato credibile. Continuando lo scenario del ristorante nell'esempio sopra, spiega perché stai utilizzando i dati sui reclami dei clienti come metodo di indagine.
- Includi la data o il periodo del sondaggio e cosa vorresti ottenere dal sondaggio.
Passaggio 5. Concentrarsi sulla segnalazione dei risultati del lavoro
Per mantenere le informazioni nel rapporto incentrate sui risultati del lavoro, pensa a ciò di cui eri più orgoglioso durante il periodo di riferimento, ad esempio: essere in grado di calmare un ospite ansioso o fornire formazione a un subordinato. Non dare informazioni troppo dettagliate al lettore.
- Un altro modo è utilizzare il metodo "STAR", che sta per: Situation (problema), Task (task), Action (action), Results (risultato). Descrivi brevemente la situazione in cui ti trovavi, l'attività che dovevi svolgere, le azioni che hai intrapreso per completare l'attività e i risultati che hai ottenuto. Proprio come il metodo "CAR", l'obiettivo è mostrare la relazione tra "problema" e "risultato" e spiegare come raggiungerlo.
- Concentrati sulla creazione di report in grado di mostrare quanto segue: difficoltà, privilegio, priorità, alta visibilità, scadenze, innovazione, descrizione del lavoro e l'impatto che il tuo lavoro ha sull'organizzazione.
- Ad esempio: afferma nel rapporto che il fatturato annuo dei dipendenti era del 35% quando sei stato promosso a direttore di filiale. Dopo aver condotto sondaggi sulla soddisfazione dei dipendenti, tutorato i dipendenti e tenuto riunioni settimanali con l'intero personale, il turnover dei dipendenti scende al 15%. Questo esempio mostra che il rapporto sui risultati non ha bisogno di usare frasi lunghe finché il lettore può capire correttamente la relazione.
Passaggio 6. Spiega i meriti della tua azione
Non limitarti a fornire i risultati. È inoltre necessario spiegare perché il risultato è vantaggioso per l'organizzazione.
- Ad esempio: hai una riunione con lo staff. Spiegare cos'è il follow-up e i suoi vantaggi per l'organizzazione? Pensa attentamente a ciò che vuoi segnalare. Se non è utile, dovresti segnalare altri lavori.
- Se l'incontro con il personale è in grado di aumentare la motivazione al lavoro in modo che l'assenteismo dei dipendenti migliori e risparmi i soldi dei proprietari dell'azienda. Questo è il risultato di un lavoro ritenuto utile.
Passaggio 7. Controllare il rapporto prima di inviarlo
Gli obiettivi di scrittura del report non sono stati raggiunti se si invia un report che contiene molti errori e formati di scrittura non professionali.
- Controlla la grammatica, la punteggiatura e l'ortografia delle parole. Salva il tuo rapporto per 1 notte e poi rileggilo al mattino. Non fare rapporti dell'ultimo minuto.
- Stampa il rapporto su carta e controlla se c'è qualcos'altro che deve essere corretto. A volte, i nostri occhi sono così stanchi di fissare lo schermo di un computer per troppo tempo che gli errori vengono ignorati.
Parte 3 di 3: usare le parole giuste
Passaggio 1. Dire cose negative in modo positivo
Se c'è un obiettivo che non viene raggiunto, meglio non segnalarlo. Invece di mantenere il lettore concentrato su questo, cerca di informarlo in un altro modo.
- Descrivi i risultati di lavoro insoddisfacenti usando frasi positive, ad esempio focalizzando la spiegazione su passi concreti che farai per risolvere il problema, invece di incolpare altre persone o trovare scuse.
- Non incolpare le altre persone. Concentrati sulla spiegazione delle azioni che hai intrapreso e dimostra che sei una persona positiva. Condividi le cose che tu o il tuo team avete fatto bene. Focus report sul lavoro di cui essere orgogliosi.
Passaggio 2. Presentare i numeri e utilizzare le metriche nei report
Se sei in grado di presentare dati molto specifici, i risultati del tuo lavoro saranno più credibili. Completa le informazioni che trasmetti con qualcosa di misurabile come prova a sostegno.
- Le parole superlative che si usano molto, ad esempio: "migliore" o "affidabile" sono meno utili. Tutti possono dire "La mia prestazione lavorativa è stata molto buona quest'anno".
- Ricorda questa frase: "Dimostralo, non limitarti a parlare!" Invece di dire ad altre persone che quest'anno sei stato in grado di fare un buon lavoro, mostra cosa hai fatto bene in dettaglio con dati e metriche. Non limitarti a dire che puoi costruire buone relazioni con i clienti. Invece, cita i risultati di un sondaggio sulla soddisfazione del cliente, allega una lettera che hai ricevuto da un cliente e fornisci dati sulla riduzione del numero di clienti che si lamentano.
- Numeri attuali. Dire che sei in grado di guidare più staff è inutile se i lettori non sanno quante persone hai nello staff. Presenta i dati in forma numerica in modo che i lettori sappiano quante persone chiami “molte” e spiega una descrizione del lavoro che hai svolto.
Passaggio 3. Dì la verità in ogni caso
Non esagerare o mentire. Sarai in grossi guai se vieni scoperto.
- Anche se è totalmente involontario, sarai in grossi guai se menti. Ti sentirai insicuro e il tuo percorso professionale sarà bloccato.
- Fai un'autovalutazione onesta per segnalare i tuoi punti di forza e di debolezza così come sono. Cerca di superare le carenze in modo positivo.
Passaggio 4. Riconosci il lavoro degli altri
I corsi di scrittura di report aziendali e di ingegneria suggeriscono di non utilizzare la parola "io", ma in alcuni casi può essere utilizzata nei report sulle prestazioni.
- Ad esempio: se riporti: “Ho assunto 100 dipendenti”, non dimenticare di spiegare che il tuo successo è supportato dai contributi di altre persone o dal team.
- Otterrai un valore extra se non sarai arrogante. Disponi le varie frasi in modo che non inizino sempre con la parola "io".
Suggerimenti
- Non usare mai parole che esprimono rabbia in un rapporto sulle prestazioni. Farai una buona impressione se sarai sempre positivo.
- Usa parole professionali. Non usare uno stile di linguaggio informale.
