All'inizio, scrivere un rapporto di lavoro può sembrare difficile, ma in realtà è più facile di quanto pensi. I rapporti di lavoro vengono solitamente utilizzati per spiegare lo stato di avanzamento di un particolare progetto o fornire conclusioni e raccomandazioni su determinate questioni sul posto di lavoro. Per scrivere facilmente un rapporto di lavoro efficace, inizia considerando il tuo scopo, il pubblico, la ricerca e il messaggio. Redigere un report utilizzando il formato del report aziendale. Apportare revisioni in modo che il rapporto diventi effettivo.
Fare un passo
Parte 1 di 3: Pianificazione di un rapporto di lavoro
Passaggio 1. Identificare lo scopo e l'argomento del report
A volte, ti potrebbe essere chiesto di fare una segnalazione. Lo scopo o l'argomento del rapporto sarà molto probabilmente indicato nella richiesta. Se non sei sicuro di un obiettivo o di un argomento, considera il messaggio che vuoi trasmettere ai tuoi lettori. Puoi anche chiarire con il tuo supervisore o superiore.
Ad esempio, il tuo obiettivo potrebbe essere quello di analizzare un problema aziendale, spiegare i risultati di un progetto su cui stai lavorando o fornire a un supervisore una descrizione dell'avanzamento del tuo lavoro
Passaggio 2. Scegli un tono e una lingua adatti al lettore
Considera la conoscenza del lettore e i gerghi che conosce. Quando scrivi un rapporto, puoi usare un gergo e un linguaggio più professionale rispetto a quando scrivi per il pubblico.
- Chi leggerà il rapporto? Considera tutti i lettori che probabilmente utilizzeranno il tuo rapporto.
- Se i tuoi lettori sono eterogenei, scrivi tutte le informazioni per il lettore che ha la minima conoscenza di ciò che stai scrivendo. Tuttavia, usa i titoli per ogni sezione in modo che i lettori più istruiti possano saltare le informazioni che non ritengono necessarie. Puoi anche scrivere sezioni specifiche per indirizzare gruppi specifici di lettori.
Passaggio 3. Raccogliere dati e materiali di supporto, se presenti
Includi il materiale che hai usato come base per le tue conclusioni o raccomandazioni. Farete riferimento a questi materiali durante la preparazione del rapporto. Potrebbe anche essere necessario includere questi materiali nell'appendice al rapporto. Di seguito sono riportati i tipi di materiale che è possibile includere durante la preparazione di un report:
- Informazioni finanziarie
- Diagramma
- Grafico
- Informazioni statistiche
- Indagine
- Questionario
- Risultati delle interviste con esperti, colleghi, clienti, ecc.
Passaggio 4. Rivedi i tuoi progressi se stai scrivendo un rapporto sui progressi
Invece, dai una descrizione del lavoro che hai svolto, del lavoro che farai e se il lavoro è stato conforme all'obiettivo iniziale. Pensa al rapporto come a una risposta alle domande che le persone potrebbero avere sul tuo progetto. Di seguito sono riportate le domande a cui dovresti rispondere nel rapporto:
- È cambiato lo scopo del lavoro?
- Che lavoro hai completato dall'ultimo rapporto?
- Che lavoro farai?
- Il tuo progetto sarà completato in tempo? Se no, perché?
- Che problema hai riscontrato e come lo hai risolto?
- Quali lezioni hai imparato questo mese?
Passaggio 5. Descrivi le informazioni che dovresti includere nel rapporto
Scrivi uno schema della tua idea come guida. Quando si delinea, sviluppare intestazioni di report per aiutare a organizzare ciò che si sta per dire. Questo schema non ha bisogno di essere pulito o ben scritto perché solo tu lo utilizzerai.
- In genere, il rapporto inizia con una spiegazione dei risultati, delle conclusioni o delle raccomandazioni. Dopodiché, spiega come sei arrivato a quella conclusione e il tuo modo di pensare, se possibile.
- Se hai intenzione di trarre una conclusione o una raccomandazione controversa, spiega il tuo processo e il tuo ragionamento in modo che il lettore capisca le ragioni dietro le tue conclusioni e raccomandazioni.
Parte 2 di 3: Redazione di un rapporto di lavoro
Passaggio 1. Utilizzare una pagina di copertina o un frontespizio
Il frontespizio deve contenere il nome del rapporto seguito dalla data di presentazione su una riga separata. Sulla terza riga, scrivi i nomi di tutti gli autori del report. Successivamente, scrivi il nome dell'organizzazione sulla quarta riga.
- In alcuni casi, potresti includere una lettera di presentazione che spieghi perché stai scrivendo il rapporto, cosa contiene e cosa fare dopo. Questo tipo di lettera è comunemente usato quando il processo di scrittura di un rapporto richiede molto tempo o l'autore ritiene che il lettore abbia bisogno di ulteriori spiegazioni prima di approfondire il rapporto.
- Per i rapporti sui progressi, scrivi il tuo nome, il nome del progetto, la data e il periodo del rapporto sulla pagina del titolo. Scrivili su righe diverse. Puoi etichettare ogni riga con parole come "nome", "nome progetto", "data" e "periodo del rapporto". Puoi anche scrivere informazioni su queste cose senza etichette.
- Chiedi al tuo capo se ci sono raccomandazioni specifiche sul rapporto di lavoro. Queste raccomandazioni sono la migliore fonte di materiale per la preparazione dei rapporti.
Passaggio 2. Creare un riepilogo esecutivo contenente le informazioni chiave
Includi le tue conclusioni, giustificazioni e raccomandazioni. Il lettore comprenderà i punti chiave del rapporto senza doverlo leggere nella sua interezza. Non è necessario entrare troppo nei dettagli, ma il lettore dovrebbe comprendere la descrizione del tuo rapporto. Il sommario esecutivo dovrebbe essere da metà a una pagina.
- Non è necessario riassumere l'intero rapporto. Concentrati sulle idee importanti del rapporto, come la tua raccomandazione o conclusione principale.
- Se stai scrivendo un rapporto sui progressi, salta questa sezione.
Passaggio 3. Creare un sommario
Elencare tutte le intestazioni di sezione del rapporto e i relativi numeri di pagina. Questo elenco renderà più facile per i lettori utilizzare il tuo rapporto e trovare le informazioni di cui hanno bisogno.
- Usa titoli e titoli per ogni sezione in modo che il rapporto sia facile da leggere.
- Se stai scrivendo un rapporto sui progressi, di solito non è necessario creare un sommario a meno che il tuo capo non te lo chieda. Tuttavia, includi un titolo e un'intestazione per ogni sezione per rendere il rapporto di facile lettura.
Passaggio 4. Scrivi un'introduzione per dare un'idea del tuo rapporto
Spiega al lettore perché hai scritto il rapporto. Riassumi il contesto alla base del rapporto e spiega il tuo scopo. Indica le domande a cui risponderai nel rapporto o i problemi che risolverai. Descrivere l'ambito e l'organizzazione del report.
- L'introduzione non deve essere lunga. Scrivi in modo chiaro e specifico in modo che i lettori conoscano il contesto e lo scopo senza dover leggere una spiegazione troppo lunga.
- Scrivi 2-4 paragrafi per l'introduzione.
- Per una relazione sullo stato di avanzamento è sufficiente una sezione introduttiva di 1-2 paragrafi. L'introduzione dovrebbe riassumere il tuo progetto e i tuoi obiettivi. Puoi anche menzionare il lavoro che hai completato e i tuoi prossimi piani.
Passaggio 5. Spiega i risultati o le conclusioni che hai menzionato
Delinea qualsiasi ricerca o valutazione che hai completato riguardo al progetto. Scrivere una discussione e un'interpretazione dei risultati e la loro relazione con l'argomento del rapporto.
- Generalmente, questa sezione consiste in un paragrafo introduttivo e un elenco delle tue conclusioni.
- La conclusione può essere scritta così, “1. La popolazione sta invecchiando, quindi i rischi per la salute dei nostri clienti sono in aumento”.
- Se scrivi un rapporto sui progressi, non hai risultati o conclusioni. Annota i risultati o il lavoro che hai completato dopo l'introduzione. Puoi scrivere 2-4 paragrafi per questa sezione. Tuttavia, di solito è sufficiente un elenco. Scrivi: "Raccolta IDR 200.000.000 per affittare tende per festival", "Firmato un contratto con la Party Planning Company per pianificare il festival" e "Ha condotto un sondaggio su 1.500 residenti per raccogliere l'opinione pubblica".
Passaggio 6. Fornire consigli per i passaggi futuri
Le raccomandazioni dovrebbero spiegare cosa accadrà in futuro. Descrivi quale problema potrebbe essere risolto utilizzando la tua soluzione e come si collega alla conclusione che hai tratto. Dopo aver scritto la spiegazione, elenca le raccomandazioni per numero. Inizia ogni frase con un verbo. Fai un elenco di consigli e inizia con i più importanti.
- Ad esempio, potresti scrivere "1. Fornire formazione alla rianimazione cardiopolmonare ai dipendenti”.
- Se stai scrivendo un rapporto sui progressi, dovresti fare un elenco di lavori o obiettivi su cui lavorerai/conseguirai nel prossimo periodo. Ad esempio, potresti scrivere "Trova un venditore per il festival", "Determina il design del festival" e "Ordina un poster promozionale".
Passaggio 7. Discutere il processo e la struttura alla base della conclusione
Descrivi l'approccio che hai utilizzato per analizzare l'argomento, il problema o il problema. Rivedi i tuoi risultati, quindi spiega come sono stati utilizzati come base per le raccomandazioni. Suddividi la discussione in sezioni. Intitola le sezioni in base al loro contenuto.
- Questa sezione contiene anche una discussione più lunga sulla ricerca e la valutazione.
- Questa dovrebbe essere la sezione più lunga del tuo rapporto.
- Se stai scrivendo un rapporto sui progressi, puoi saltare questa sezione. Puoi sostituirlo con una sezione sui colli di bottiglia mentre lavori su un progetto e su come superarli. Potresti scrivere: "Molti residenti non restituiscono i sondaggi perché non vengono forniti con affrancatura prepagata. Successivamente, includeremo l'affrancatura prepagata o forniremo un'opzione di sondaggio digitale".
Passaggio 8. Elenca i riferimenti utilizzati per preparare il rapporto
I riferimenti possono essere sotto forma di articoli di riviste, notizie, interviste, sondaggi, questionari, risultati statistici e altre informazioni correlate. Citare questi riferimenti alla fine del rapporto. Intitolalo "Bibliografia".
- A meno che non ti venga chiesto di utilizzare uno stile di citazione specifico, usa il formato APA nei rapporti aziendali.
- Salta questo passaggio se stai preparando un rapporto sui progressi.
Passaggio 9. Allegare allegati a materiali come sondaggi, questionari o e-mail
Non tutti i report richiedono un allegato. Tuttavia, puoi includerli se desideri fornire materiale che hai citato o informazioni aggiuntive che potrebbero aiutarli a comprendere più facilmente il tuo argomento o i tuoi risultati. Etichetta ogni allegato usando una lettera diversa.
- Ad esempio, potresti avere "Appendice A", "Appendice B" e "Appendice C".
- Se stai scrivendo un rapporto sui progressi, non è necessario includere questa sezione.
Passaggio 10. Scrivi una breve conclusione che riassuma tutti i tuoi risultati o progressi
Potrebbe non essere necessario scrivere una conclusione, ma una conclusione può evidenziare gli sforzi che hai fatto. Concludi 3-4 frasi per riassumere tutte le informazioni che hai presentato nel rapporto.
Potresti scrivere: “Il progetto di pianificazione del festival d'arte è stato portato avanti come previsto. Abbiamo completato il 90% delle attività di pianificazione e siamo passati al processo di acquisto dei materiali. Attualmente, il progetto non sta affrontando alcun ostacolo, ma ci occuperemo di eventuali problemi che potrebbero verificarsi in futuro"
Parte 3 di 3: scrivere rapporti efficaci
Passaggio 1. Utilizzare un titolo chiaro per rendere il rapporto facile da usare
Rendi il titolo chiaro e non prolisso. Guardando il titolo, il lettore dovrebbe capire immediatamente di cosa tratta il tuo rapporto.
- I titoli di cui potresti aver bisogno includono: Introduzione, Lavoro completato, Obiettivo del prossimo periodo, Barriere e soluzioni e Conclusione.
- Crea un titolo che corrisponda alle informazioni nel rapporto.
- Per i rapporti sui progressi, è probabile che i tuoi lettori siano supervisori, team o clienti.
Passaggio 2. Usa un linguaggio semplice e diretto per trasmettere le idee
I rapporti di lavoro non richiedono parole complicate e frasi fiorite. Hai solo bisogno di trasmettere i punti importanti al lettore. Trasmetti idee usando le parole più semplici possibili e vai al cuore dell'idea.
Scrivi "I ricavi sono aumentati del 50% nel quarto trimestre" anziché "I ricavi sono aumentati del 50% e hanno reso brillanti i guadagni del quarto trimestre"
Passaggio 3. Utilizza una scrittura concisa per mantenere la tua relazione breve
Scrivere troppo a lungo è solo una perdita di tempo per te e per il lettore. Elimina le parole non necessarie e vai dritto al punto della tua affermazione.
- Alcuni rapporti di lavoro sono naturalmente lunghi perché contengono molte informazioni. Tuttavia, il modo in cui lo scrivi dovrebbe rimanere conciso.
- È meglio scrivere "Le vendite sono aumentate nell'ultimo trimestre dopo che il personale ha svolto attività di marketing telefonico", piuttosto che "I ricavi sono aumentati notevolmente nell'ultimo trimestre poiché la nostra forza vendita di talento e dedicata ha commercializzato potenziali clienti per telefono per convincerli ad acquistare. prodotti."
Passaggio 4. Presentare idee utilizzando un linguaggio obiettivo e non emotivo
Annota i fatti e lascia che i lettori costruiscano le proprie conclusioni sulla base di un punto di vista oggettivo. Puoi dare consigli su come gestire un problema particolare, ma non cercare di provocare le emozioni del lettore per persuaderlo. Consenti ai lettori di costruire idee e decisioni basate su una prospettiva oggettiva.
Invece di scrivere: "Il personale infelice di solito manca di morale, quindi l'ufficio sembra una macchina senz'anima", potresti scrivere: "Il personale con una produttività relativamente bassa dice di sentirsi infelice"
Passaggio 5. Non utilizzare un linguaggio informale e le parole "I" o "I
Potresti essere in grado di usare la parola "I" in un rapporto sullo stato di avanzamento se stai lavorando al progetto da solo. Altrimenti, non usare la parola "io" o parole molto informali nei rapporti di lavoro. Tuttavia, puoi usare la parola "tu" quando dirigi determinate frasi al tuo pubblico di destinazione.
Usa un linguaggio professionale nei rapporti
Passaggio 6. Rileggi il rapporto per assicurarti che non ci siano errori
Errori grammaticali e di ortografia ridurranno la reputazione della professionalità del report. Leggilo di nuovo per assicurarti che non ci siano errori di ortografia, brutte frasi o scelte di parole errate. Sarebbe meglio se potessi rileggere il rapporto due volte.
- Se possibile, chiedi a qualcun altro di leggere il rapporto poiché a volte può essere difficile trovare difetti in te stesso.
- Se hai tempo, lascia il rapporto per 24 ore prima di rileggerlo.
Suggerimenti
- Dopo aver scritto il primo rapporto di lavoro, utilizzalo come modello per i rapporti successivi.
- Il tuo posto di lavoro potrebbe avere un modello di rapporto di lavoro. Chiedi al tuo supervisore se puoi utilizzare il modello dell'ufficio.
- Se puoi farlo, usa il formato del rapporto di lavoro esistente dell'organizzazione per cui lavori. Controlla i file in ufficio o chiedi a un supervisore o a un collega una copia del rapporto.
