Dire di no a una richiesta può essere difficile, soprattutto se la persona che fa la richiesta è il tuo capo. Anche se fai del tuo meglio per fare tutto ciò che il tuo capo ti chiede, ci sono momenti in cui non puoi e devi dire di no. Pensa alle tue ragioni e capisci cosa vuoi dire prima di incontrare il tuo capo. Invece di dire "no" apertamente, prova a proporre suggerimenti alternativi positivi.
Fare un passo
Parte 1 di 3: preparazione delle risposte
Passaggio 1. Scrivi un elenco di motivi per cui non puoi effettuare una richiesta
Se il tuo capo ti chiede di svolgere un lavoro aggiuntivo o di svolgere un incarico quando non hai tempo o l'attività è al di fuori della descrizione del tuo lavoro, è utile elencare i motivi per cui dovresti dire di no all'attività. Pensa al problema con calma e razionalmente ed elenca le ragioni. Queste note ti aiuteranno a preparare una risposta al tuo capo.
- Ci sono semplici ragioni per cui non puoi svolgere un compito, come l'impegno a prenderti cura dei tuoi figli o la pianificazione di una vacanza.
- Se non sei sicuro che l'incarico sia adatto a te, ricontrolla la descrizione del tuo lavoro.
- Se hai già un carico di lavoro pesante e non puoi accettare un altro lavoro, devi pensare attentamente a come affrontarlo.
Passaggio 2. Analizza le tue priorità di lavoro
Se il tuo programma di lavoro è un problema e non sei sicuro di poter svolgere incarichi aggiuntivi, prova ad analizzare le tue priorità. Considera un nuovo incarico con un altro e valuta se puoi spostare il lavoro esistente. Dire semplicemente "Non ho tempo" può far dubitare il tuo capo della tua efficacia ed efficienza, quindi se il tempo è un problema, devi dimostrare che puoi dare priorità alle attività e completarle in tempo.
- Crea una lista di cose da fare e ordinala per priorità e scadenza.
- Fai una stima di quanto tempo impiegherà ogni attività e vedi se c'è la possibilità che tu possa lavorare su una nuova.
- Crea documenti ordinati e chiari che possono essere utilizzati quando parli con i superiori.
- Questo è un modo per "mostrare" al tuo capo che non puoi fare quello che ti viene chiesto, e non solo "dire".
Passaggio 3. Mettiti nei panni del capo
Prima di parlare con il tuo capo, è importante che tu provi a metterti nei suoi panni e capisca lui e le priorità dell'azienda. Comprendere la motivazione del tuo capo ti aiuterà a formulare una risposta migliore. Se non stai eseguendo un'attività specifica perché è probabile che costi in modo significativo le entrate dell'azienda, hai bisogno di un argomento molto persuasivo e di un'alternativa in modo che l'azienda non perda le sue entrate.
- Se vuoi semplicemente riprogrammare una riunione a causa di un impegno precedente, pensa a come questa riprogrammazione avrà un impatto sul tuo capo.
- Cercare di metterti nei suoi panni ti aiuterà a prevedere come reagirà il tuo capo.
Passaggio 4. Pensa alla lingua da utilizzare
Usare il tono di voce e il linguaggio giusti per dire no senza dire no è importante. Ricorda, è importante usare sempre un linguaggio neutro ed evitare di cambiare la situazione. Non si tratta di te o del tuo capo, o della relazione che hai, che sia una buona o una cattiva relazione. Indica sempre l'azienda e come ottenere i migliori risultati per il business.
- Dì qualcosa di neutrale e obiettivo come: "Se svolgo questo compito, non avrò il tempo di finire il rapporto principale di questa settimana".
- Evita le risposte soggettive e personali. Non dire "Non posso farlo, è troppo lavoro per me".
Parte 2 di 3: parlare con il capo
Passaggio 1. Trova il momento giusto per il capo
Prima di parlare con il tuo capo, devi trovare il momento giusto per lui o lei. Certamente non vorrai vederlo in un momento stressante o pieno di impegni. Potresti avere una buona idea di come lavora, ma controlla il suo programma giornaliero sul computer, se possibile. Dovresti chiedere se ha tempo libero perché vuoi discutere di qualcosa, a seconda della cultura e dei costumi nel tuo ufficio.
- Fai una conversazione privata se la tua situazione lavorativa ti consente di parlare da solo con il tuo capo.
- Presta attenzione alla pressione e allo stile di lavoro del tuo capo. Se è una persona a cui piace essere attivo al mattino, prova a parlargli prima di pranzo.
- Se sai che viene sempre per primo, puoi venire una mattina presto per vederlo prima che arrivino gli altri dipendenti.
Passaggio 2. Parla in modo chiaro e conciso
Quando parli con il tuo capo, è importante esprimere rapidamente il tuo punto di vista e non evitare problemi. Devi assicurarti di esprimere il tuo punto di vista in modo chiaro e conciso. Non girarci intorno perché il tuo capo penserà che stai sprecando il tuo tempo e perderai la sua simpatia.
- Evita di dire "sì, ma…" perché il capo potrebbe semplicemente sentire "sì" e pensare che puoi fare il lavoro, se riesci a gestire meglio il tuo tempo.
- Invece di usare parole negative come "ma", prova a usare parole più positive.
- Ad esempio, invece di dire "So che mi hai chiesto di fare questo rapporto, ma ho molto altro lavoro da fare", prova a dire qualcosa come "Ho un'idea per riorganizzare il carico di lavoro su questo progetto".
Passaggio 3. Descrivi la tua condizione
È molto importante che spieghiate le ragioni in modo chiaro ed efficace. Se non riesci a fare un argomento solido, probabilmente il tuo capo non capisce perché non puoi fare il lavoro. Ad esempio, se ti viene chiesto di fare qualcosa al di fuori della tua descrizione del lavoro, dovresti spiegarlo ed essere pronto a spiegare la tua descrizione del lavoro, se necessario. Non rivelare immediatamente la descrizione del tuo lavoro, ma preparati a spiegarlo.
- Se il tempo è un problema, hai bisogno di un motivo reale e innegabile per cui non puoi svolgere il compito a portata di mano.
- Rivela altro lavoro che viene svolto ed è una priorità. Dì qualcosa come: "Ho una scadenza per completare il mio rapporto di primavera la prossima settimana, quindi questo compito potrebbe essere un freno".
- Cerca di sottolineare che se il tuo capo riassegna il compito a qualcun altro, andrà a beneficio di quella persona e dell'azienda, sottolineando che il lavoro che stai facendo è più importante.
- Spiega la tua situazione in modo chiaro e diretto, ma mai in modo conflittuale o emotivo.
Passaggio 4. Non lasciarlo troppo a lungo
Se scopri subito che non puoi svolgere un determinato compito o che non è adatto a te, non aspettare troppo a lungo per programmare una conversazione con il tuo capo. Se lo lasci, è più difficile riorganizzare il lavoro che deve ancora essere fatto in tempo. Se aspetti fino all'ultimo minuto, è quasi impossibile rispettare la scadenza. Il tuo capo non simpatizzerà con te.
Parte 3 di 3: offrire proposte alternative positive
Passaggio 1. Proponi di riallineare le tue priorità
Quando parli con il tuo capo, è importante non dire "no" apertamente se puoi evitarlo. Invece, cerca di trovare modi per proporre alternative positive che non richiedano di svolgere un'attività che ritieni di non poter svolgere. Un buon modo per farlo è proporre al tuo capo di aiutarti a riorganizzare le tue priorità. In questo modo, dimostrerai al tuo capo che vuoi lavorare nel modo più produttivo possibile e sarà chiaro che il carico di lavoro non è costante.
- Prendi nota del tuo eccezionale lavoro e di quanto tempo hai impiegato per completare ogni attività per dimostrare che ci hai pensato.
- Chiedere al capo dicendo "Puoi aiutarmi a riorganizzare le mie priorità?" mostrerà che vuoi coinvolgerlo nella gestione del tuo lavoro.
- Ciò dimostrerà che apprezzi la loro opinione e cerchi aiuto per lavorare in modo più efficiente.
Passaggio 2. Consiglia un collega
Un altro modo per suggerire alternative positive al semplice dire di no è consigliare un collega che potrebbe svolgere un lavoro aggiuntivo. In questo modo dimostrerai che hai pensato al compito e chi è più adatto per esso. Il tuo capo sarà impressionato dal fatto che hai pensato a lui e alla necessità dell'azienda di portare a termine il lavoro e di non preoccuparsi del superlavoro.
- Dimostrare di avere buon senso e dare la priorità alle esigenze dell'azienda renderà più facile per il tuo capo fidarsi del tuo giudizio la prossima volta.
- Dimostrerà anche che capisci cosa sta succedendo in ufficio e sei interessato allo sviluppo dei tuoi colleghi.
Passaggio 3. Proponi un nuovo accordo di lavoro
Se ti viene dato molto lavoro da completare entro l'orario concordato, questa potrebbe essere un'opportunità per parlare con il tuo capo di nuovi accordi di lavoro. Ad esempio, se devi fare lunghi spostamenti per andare al lavoro che riducono la tua produttività, potresti suggerire di lavorare da casa un giorno alla settimana, riducendo così i tempi di spostamento.
- Se pensi che un modello di lavoro più flessibile ti renderà più facile adattarti alle esigenze del posto di lavoro, non aver paura di farne menzione.
- Pensa sempre alla cultura del tuo posto di lavoro e se lavorare in modo più flessibile è un'idea praticabile.
- Pensa a tutte le proposte prima di inviarle. Non proporre idee non del tutto chiare.
Avvertimento
- Se il tuo capo ti chiede di fare qualcosa di illegale, hai il diritto di dire di no. Contatta le autorità.
- Sii calmo e parla con un tono di voce normale.
