Per essere in grado di comunicare in modo più efficace, devi essere in grado di trasmettere le cose in modo specifico (soprattutto per evitare l'ambiguità delle frasi o la confusione dell'altra persona). Informazioni chiare e descrittive – scritte o verbali – non solo ti aiuteranno a trasmettere più chiaramente i punti comunicati, ma renderanno anche più facile per l'altra persona capirli. Non c'è bisogno di affrettarsi; prenditi il tempo per strutturare il tuo messaggio e goditi i vantaggi di una comunicazione più specifica.
Fare un passo
Parte 1 di 2: decidere quali informazioni trasmettere
Passaggio 1. Scegli un argomento in cui sei bravo
Più conosci l'argomento, più facile sarà per te trasmettere fatti e cifre specifici.
- Se non hai familiarità con l'argomento, fai una piccola ricerca (leggi un libro, sfoglia pagine Internet, ecc.) in modo da poter trasmettere o scrivere sull'argomento in modo più dettagliato. Per produrre un materiale scritto o parlato completo, fare una piccola ricerca è ciò che devi fare.
- Se non ti senti sicuro delle tue capacità, prova a collegare l'argomento con qualcosa di familiare. Puoi anche pensare a un sottoargomento che capisci meglio. Ad esempio, se ti viene chiesto di parlare di cambiamento climatico, prova a scegliere un aspetto specifico che comprendi e in cui sei bravo, ma che rientra nell'ambito del tema del cambiamento climatico (come il tuo amore per gli orsi polari e l'impatto dei cambiamenti climatici sul loro habitat).
Passaggio 2. Definisci la tua "call to action"
Questo passaggio può sembrare complicato, ma vale la pena provare a restringere il focus della tua argomentazione ed enfatizzare lo scopo della tua scrittura o del tuo discorso all'ascoltatore o al lettore. In altre parole, indica chiaramente che tipo di azione dovrebbe intraprendere il lettore o l'ascoltatore dopo aver ascoltato o letto la tua argomentazione. Indipendentemente dal tipo di materiale che scegli (finzione o argomento filosofico), assicurati di pensare al tipo di reazione che ti aspetti che l'ascoltatore o il lettore abbia. Non dimenticare questo passaggio durante la stesura del materiale.
- Un "invito all'azione" è un termine comunemente usato nel mondo del marketing, ma può anche essere applicato al processo di composizione di un testo o di un discorso. Qualunque sia il tuo argomento, pensa a come il saggio può essere utilizzato come elemento di marketing per trasmettere un messaggio specifico e incoraggiare le persone ad agire in base alle tue aspettative.
- Alcuni inviti all'azione di carattere generale: informare qualcosa, incoraggiare qualcuno a fare qualcosa, raccomandare qualcosa, discutere qualcosa, sostenere una discussione, spiegare qualcosa, istruire qualcosa e combattere qualcosa.
- Se vuoi scrivere di orsi polari e cambiamenti climatici, il tuo invito all'azione probabilmente riguarderà le azioni che ascoltatori o lettori possono intraprendere per affrontare gli impatti del cambiamento climatico.
Passaggio 3. Assicurati di rispondere alle domande sull'argomento
Qualunque sia il tuo obiettivo (rispondere a una domanda, confutare un argomento o completare un compito), pensa attentamente alle domande specifiche a cui devi rispondere sull'argomento. Naturalmente puoi inserire alcune informazioni aggiuntive che sono ancora rilevanti. Ma prima, assicurati di aver risposto prima alle domande principali.
Considera la parola domanda che inizia la domanda. Ad esempio, se ti viene chiesto di descrivere cosa fai al lavoro, potresti essere tentato di spiegare altre cose relative all'argomento, come come ti sei comportato al lavoro o perché hai scelto quel lavoro. Queste informazioni, sebbene interessanti e importanti da ascoltare, non sono le informazioni fondamentali che devi presentare. Assicurati di rispondere alla domanda principale prima di aggiungere qualsiasi altra informazione
Passaggio 4. Pensa alla lunghezza della tua scrittura o del tuo discorso
Se ti è consentito scrivere solo un massimo di 500 parole o parlare per 15 minuti, assicurati di essere in grado di trasmettere tutte le informazioni e gli argomenti importanti entro questi limiti. Se la durata della scrittura o del parlato non è specificata, pensa attentamente a quale messaggio devi trasmettere, quali argomenti vuoi sollevare e chi è il tuo pubblico di destinazione o lettore. Questo ti aiuterà a determinare la durata del tuo tempo di scrittura o di conversazione. Assicurati che tutte le informazioni importanti possano essere trasmesse senza rendere l'ascoltatore o il lettore annoiato e difficile da ascoltare.
- Prova il principio della piramide invertita. Una piramide invertita posiziona tutte le informazioni importanti in alto e quelle meno importanti in basso. Se ti interessa la capacità di attenzione dell'ascoltatore, impara ad applicare questo principio. Naturalmente, questo principio non si applica a tutti i tipi di scrittura o discorso. Ma almeno, se vuoi imparare a comunicare alcuni punti importanti, vale la pena provare il principio della piramide invertita.
- Se hai tempo (comunicazione verbale) o pagine (comunicazione non verbale), non aggiungere solo parole senza senso. Prova a pensare ad altre informazioni o esempi pertinenti al tuo argomento; trasmettere dettagli utili all'ascoltatore o al lettore.
- Fornire informazioni di base pertinenti. I dettagli irrilevanti renderanno la tua discussione meno mirata.
Passaggio 5. Fai un esempio
Che siano verbali o non verbali, entrambi richiedono di costruire un argomento e fornire esempi a sostegno di tale argomento. Ricorda, le informazioni specifiche richiedono sempre la verifica.
- In un discorso politico o in un lavoro accademico, ad esempio, gli esempi dovrebbero essere presentati in un formato diretto e specifico come "Esempio…". Mentre in generi più casuali, come la scrittura creativa, gli esempi vengono forniti in un formato più implicito. Ad esempio, per spiegare che il tuo personaggio è molto esperto di moda, devi descrivere che tipo di vestiti indossa o qual è il suo negozio di abbigliamento preferito.
- Non esagerare con gli esempi. Se fornisci troppi esempi non correlati, è probabile che i tuoi ascoltatori o lettori dimenticheranno il tuo argomento principale. Evita questa possibilità valutando tutti i dettagli dell'esempio che stai per presentare; assicurati che ci sia una chiara connessione tra l'esempio che fornisci e il tuo argomento principale.
Passaggio 6. Per quanto possibile, spiega tutte le parole della domanda
A meno che il tuo materiale non sia molto breve, considera di chiarire le domande su chi, cosa, quando e dove nel tuo materiale. Questo metodo è particolarmente importante da applicare nella comunicazione aziendale. Se vuoi qualcosa da qualcuno, ovviamente devi trasmettere ciò di cui hai bisogno, chi ne ha bisogno, quando deve essere soddisfatto e dove può essere soddisfatto.
Le parole della domanda "come" e "perché" possono o meno essere importanti (a seconda del contenuto del tuo messaggio). Pensa attentamente a come gli ascoltatori oi lettori interpreteranno il tuo messaggio; non dare mai per scontato che capiranno se non glielo dici
Passaggio 7. Non generalizzare l'argomento
Le generalizzazioni sono spesso fatte quando non sai cos'altro dire (di solito accade nella comunicazione non verbale/scritta). Alcuni esempi comuni sono le frasi "Da molto tempo fa…" o "Molte persone pensano…". Si può dire che queste frasi siano troppo astratte e ampie, quindi è difficile giustificare la verità.
Ad esempio, invece di iniziare il tuo saggio dicendo: "La tecnologia sta peggiorando la vita moderna", potresti dire: "Secondo alcuni esperti, la tecnologia causa problemi di comunicazione tra le persone e aumenta il senso di solitudine di una persona"
Parte 2 di 2: Scegliere le parole
Passaggio 1. Usa aggettivi e avverbi appropriati
Le frasi descrittive di solito rendono più facile per l'ascoltatore o il lettore capire cosa intendi. Inoltre, tali frasi di solito saranno più interessanti da ascoltare o leggere. Tuttavia, non usare frasi descrittive troppo spesso; si teme, queste frasi saranno effettivamente ridondanti e avranno un impatto minore su ascoltatori o lettori.
- Pensa a come l'ascoltatore o il lettore immaginerà la tua scelta di parole. Se le tue parole non creano un'immagine chiara nella loro mente, è probabile che tu stia scegliendo parole troppo ambigue. Ad esempio, se dici semplicemente "Quella persona è andata a casa", l'ascoltatore probabilmente avrà difficoltà a immaginarlo. Prova invece a dire: "Il vecchio stanco è tornato a casa nella sua casa buia e vuota"; una tale descrizione renderà molto più facile per l'ascoltatore o il lettore capire la situazione.
- La frase "Balbetta e balbetta" contiene un avverbio ridondante, perché la parola "balbuzie" può già essere interpretata come un disturbo del linguaggio che fa sì che una persona parli in modo intermittente.
- Se non sei sicuro che il linguaggio utilizzato sia sufficientemente descrittivo, chiedi a qualcuno vicino a te di leggere e valutare i tuoi scritti. Chiedi loro se la tua scrittura è sufficientemente dettagliata e se il linguaggio che usi è abbastanza chiaro.
- Invece di descrivere ogni oggetto che menzioni, concentrati solo sugli oggetti più importanti nel tuo messaggio.
Passaggio 2. Usa il nome corretto
Non lasciare i tuoi lettori o ascoltatori confusi; cerca sempre di menzionare un nome, un titolo e un luogo specifici.
Passaggio 3. Fornire dettagli sull'ora
Assicurati che l'ascoltatore o il lettore sia in grado di capire l'avverbio del tempo che trasmetti; Invece di dire "la prossima settimana" o "presto", usa termini più specifici come "lunedì" o "prima delle cinque e mezza".
Passaggio 4. Usa la tecnica di scrittura "show not tell"
Nella scrittura creativa, l'uso di parole e frasi descrittive si basa sui cinque sensi: vista, olfatto, gusto, udito e tatto. Questo metodo è utile anche per altri tipi di discorso scritto o verbale, soprattutto perché è possibile per gli ascoltatori oi lettori "sperimentare" la situazione e trarre le proprie conclusioni.
- Ad esempio, la frase "Deshawn è molto felice" è ancora carente di dettagli. I lettori non capiranno la felicità come quella che prova Deshawn. Prova invece a scrivere: "Deshawn ha sentito il suo cuore battere forte quando ha finalmente incontrato Erika. Non vede l'ora di condividere la buona notizia che ha appena sentito con il suo vecchio amico." Questi dettagli concreti e specifici sui sentimenti di Deshawn consentono al lettore di comprendere meglio le emozioni di Deshawn.
- Per essere in grado di spiegare meglio le cose, impara ad osservare le cose in modo più dettagliato. Inizia osservando i piccoli dettagli nella tua vita quotidiana; affina i tuoi cinque sensi.
Passaggio 5. Sapere quando parafrasare
Se vuoi citare le parole di qualcun altro, considera di citare la frase vera e propria. Sfortunatamente, questo metodo funziona solo se la citazione è chiara e concisa. Se la frase che citi è troppo complessa o difficile da capire, prendi in considerazione la parafrasi (ri-spiegandola con parole tue) per rendere più facile la comprensione per gli ascoltatori o i lettori.
Il dialogo è un elemento essenziale necessario per sviluppare trama e personaggio nella scrittura creativa. Quindi assicurati di scriverlo in forma di dialogo, non parafrasando
Passaggio 6. Espandi il tuo vocabolario
Un ampio vocabolario può aiutarti a comunicare meglio. Più parole conosci, più facile sarà per te scegliere le parole che meglio corrispondono ai dettagli che vuoi trasmettere.
- In determinate situazioni, potrebbe essere necessario utilizzare scelte di parole complesse. Ma assicurati di evitare parole non comuni e difficili da capire. Ricorda, un elemento importante della comunicazione è il messaggio, non la scelta del vocabolario. Devi anche stare attento nella scelta del gergo tecnico; si teme che il gergo non sia familiare nella mente degli ascoltatori o dei lettori.
- I dizionari linguistici e i thesaurus sono oggetti che ti aiutano davvero a spiegare qualcosa. Se non sei sicuro delle parole che hai scelto, controlla sempre il significato delle parole nel dizionario.
Passaggio 7. Evita strutture di frase eccessivamente complesse
Assicurati di inserire ogni parola nell'ordine corretto. Assicurati inoltre di utilizzare la struttura della frase corretta in modo che il tuo messaggio sia fluido, chiaro e conciso. Prova a confrontare le seguenti frasi:
- "Lo spionaggio industriale, insieme al crescente utilizzo di computer per archiviare ed elaborare le informazioni aziendali, sta crescendo rapidamente". Questo messaggio sembra poco chiaro perché le clausole inserite in realtà confondono l'idea principale della frase.
- "Lo spionaggio industriale sta crescendo rapidamente con l'uso crescente di computer per archiviare ed elaborare le informazioni aziendali". Questo messaggio sembra più chiaro perché l'idea principale è trasmessa all'inizio della frase.
