Pianificare le tue attività quotidiane ti aiuterà a gestire il tuo tempo in modo più efficiente. Puoi fare di più, dimenticare i compiti meno spesso o essere tentato di fare cose che non contano davvero. Anche se inizialmente potresti pensare di poter completare l'attività, potresti finire per sentirti sopraffatto, confuso e dimenticare tutto. Fare e attenersi a un programma richiede un po' di tempo per abituarsi, ma in men che non si dica te ne sarai grato. Un programma ti aiuterà a ridurre lo stress e ti farà sentire più padrone della tua vita. La pianificazione delle attività quotidiane ti consente anche di regolare e monitorare il tuo comportamento tenendo traccia di ciò che devi fare e di ciò che hai fatto.
Fare un passo
Parte 1 di 2: creazione di un programma
Passaggio 1. Acquista un calendario o un'agenda
Assicurati che ci sia spazio nel calendario che può essere riempito con la tua lista di cose da fare. Alcuni calendari sono dotati di agende settimanali, giornaliere o anche orarie. Puoi anche usare un taccuino. Scegli quello più adatto alle tue esigenze e ai tuoi desideri. Qualunque cosa tu scelga, sfruttala al meglio. Non utilizzare 1 agenda per il lavoro, 1 per le attività scolastiche, ecc. Registra tutte le tue attività in un unico posto.
- È disponibile anche un calendario digitale per l'uso su un laptop o un telefono cellulare. Questo calendario può anche essere sincronizzato con tutti i dispositivi elettronici che hai in modo che il tuo calendario degli eventi sia accessibile da qualsiasi luogo. Ci sono anche una serie di app che possono aiutarti a programmare attività accompagnate da promemoria e timer
- I calendari cartacei o digitali che ti consentono di inserire le note nel tuo programma potrebbero funzionare ancora meglio. Un calendario come questo può tenere traccia non solo di ciò che hai fatto, ma anche di come lo hai fatto e/o di come ti senti. Ad esempio, forse oltre a spuntare il programma "vai in palestra" nel tuo calendario, sotto potresti aggiungere una nota "Hai corso 1,5 km in più oggi ed è stato divertente!" in modo che il tuo comportamento possa essere meglio monitorato.
- Se stai passando da un calendario cartaceo a un calendario digitale, i primi 1 o 2 giorni potrebbero sembrare un po' frenetici finché ti stai ancora abituando al nuovo sistema. Porta entrambi i calendari con te per i primi giorni e controlla per assicurarti che nessuna attività programmata venga persa o annotata più e più volte.
Passaggio 2. Organizza le tue attività
I calendari elettronici ti consentono anche di contrassegnare diverse attività con colori diversi. Ad esempio, puoi contrassegnare il lavoro d'ufficio in rosso, i compiti in blu, i compiti in verde, le vacanze in arancione e gli sport in rosa. Puoi anche farlo facilmente con un calendario cartaceo o un'agenda, basta usare una penna colorata o un evidenziatore per contrassegnarlo. Dopo aver contrassegnato varie attività con colori diversi, è possibile determinare l'ordine di priorità.
Organizzare e contrassegnare le attività con colori diversi ti aiuterà anche a visualizzare e capire quanto tempo viene utilizzato. Ad esempio, potresti notare che c'è molto rosso (lavoro) e verde (compiti), ma pochissimo rosa (sport) nel tuo programma. Riconoscere la mancanza di esercizio può aiutarti a motivarti ad aumentare il tuo programma di esercizi
Passaggio 3. Stabilire le priorità
Determinare le attività più importanti e che devono essere eseguite per prime e quali attività possono essere posticipate è molto importante. Quello che segue è un esempio per aiutarti a capire l'impostazione della priorità. Diciamo che ci sono 2 esami, 1 relazione pratica e 1 compito di saggio e presentazione da completare in 1 settimana. Ahia!
- Chiediti di determinare cosa deve essere fatto prima e quanto tempo ci vorrà per completare: quali attività devono essere presentate per prime? quali compiti sono più importanti rispetto ai tuoi voti? Ad esempio, quanto hanno esami, relazioni di laboratorio, saggi e presentazioni sul tuo voto finale? Qual è il compito più difficile da completare?
- In definitiva, sta a te determinare la scadenza per il completamento, il tempo necessario o il valore relativo delle attività pianificate nelle tue priorità. Per questo, devi conoscere te stesso e le tue migliori capacità. Crea un sistema di priorità adatto a te.
Passaggio 4. Contrassegna le attività a cui dai la priorità
Dopo aver determinato come assegnare la priorità alle attività, contrassegnale nella pianificazione. Puoi aprire il tuo programma giornaliero e scrivere la lettera "A" accanto alle attività importanti e che devono essere completate per prime, la lettera "B" accanto alle attività che devono essere completate entro domani e la lettera "C" accanto alle attività che deve essere completato entro venerdì, ecc.
Passaggio 5. Pianifica il tempo per ogni attività
Annota quanto tempo prevedi di impiegare per completare ogni attività. Ad esempio, potresti programmare del tempo durante la giornata per studiare (2 ore), fare esercizio (1 ora), scrivere 2 e-mail (30 minuti) e portare a spasso il cane (30 minuti). Questo è il passaggio principale per dividere il tempo necessario per completare ogni attività. Ti sentirai stressato se stabilisci un programma troppo stretto e non assegni il tempo in modo realistico.
Ricordati di includere i tempi di viaggio nell'itinerario. Ad esempio, devi guidare dalla biblioteca dove studi alla palestra?
Passaggio 6. Consentire più tempo nella pianificazione
La maggior parte delle persone generalmente sottovaluta il tempo necessario per completare un'attività. Prendere in considerazione tutto il tempo necessario per prepararsi a un compito particolare e rilassarsi per un momento dopo ti aiuterà a programmare le tue attività quotidiane in modo più accurato.
- Cerca sempre di aumentare il tempo di completamento dell'attività di alcuni minuti. Prova ad aggiungere il 25% del tempo pianificato per completare un'attività. Ad esempio, pianificare un'attività che può essere tecnicamente completata in 4 minuti per 5 minuti e pianificare un'attività che può essere tecnicamente completata in 8 minuti per 10 minuti e così via. Questi pochi minuti in più si accumuleranno e ti daranno più tempo per evitare ritardi o ritardi.
- Chiediti ci sono piccoli compiti all'interno di un grande compito che dovrebbero essere considerati nella creazione di un programma? Ad esempio, devi fare la doccia dopo l'allenamento? Chiacchieri spesso con gli amici per 15 minuti nello spogliatoio? La maggior parte delle persone sperimenta che un programma di esercizi di 1 ora finirà per essere speso per 2 ore.
Passaggio 7. Pausa nella pianificazione
Concedi un po' di tempo libero alla fine della pianificazione per le attività a bassa priorità. Se hai tempo oggi o in qualsiasi giorno della settimana, puoi iniziare a lavorare su queste attività e iniziare presto. Questi compiti aggiuntivi, ad esempio, organizzare gli armadi o archiviare le ricevute delle tasse a casa. Questi compiti a bassa priorità alla fine saranno completati anche se non sono urgenti o vincolati da un certo limite di tempo.
Parte 2 di 2: attenersi a un programma
Passaggio 1. Controlla il tuo calendario/cose da fare
Prendi l'abitudine di controllare il tuo calendario ogni mattina e ogni sera per prepararti per domani. Dovresti anche programmare alcuni minuti ogni giorno, magari dopo il tuo caffè mattutino o durante il tuo tragitto verso il lavoro, rivedendo ciò che deve essere fatto durante la giornata e aggiungendo nuove attività o cancellando quelle vecchie.
- Controllare e rivedere il tuo programma per alcuni minuti prima di fare qualsiasi cosa può essere un modo efficace per iniziare la giornata di buon umore!
- Usa gli allarmi sul telefono o sul computer come promemoria di determinate attività o appuntamenti. Ad esempio, molti programmi di medici e dentisti vengono preparati con largo anticipo. Quindi l'utilizzo di un promemoria che si attiva con circa una settimana di anticipo potrebbe essere d'aiuto. Pertanto, il tuo piano può essere personalizzato.
Passaggio 2. Completare le attività in ordine di priorità
Dopo aver assegnato un ordine di priorità alla pianificazione, attenersi a quell'ordine.
Passaggio 3. Regolare la pianificazione secondo necessità
Anche se dovresti cercare di rispettare il tuo programma il più possibile, a volte possono accadere cose che ti costringono ad adattarti. Sposta le attività più flessibili o meno urgenti al giorno successivo in caso di emergenza, problema o distrazione.
Basta evitare di accumulare compiti e delegarli troppo spesso al giorno successivo. Se ti capita troppo spesso, prova a concedere più tempo per ogni attività che devi completare in un giorno, piuttosto che dover cambiare il tuo programma per i prossimi giorni
Passaggio 4. Cancellare le attività completate
Questa attività è stata un sollievo per molti! Ricorda di spostare le attività non completate di oggi nella pianificazione di domani.
Passaggio 5. Premiati
È importante darti un incoraggiamento positivo dopo aver completato le attività e aver rispettato un programma. Dopo aver completato le responsabilità di una giornata, premiati immergendoti nella vasca, guardando il tuo programma TV preferito o gustando uno spuntino dolce. Ti sentirai di successo e meriterai la ricompensa per cui hai lavorato.
Passaggio 6. Controllare e regolare la pianificazione secondo necessità
Dovresti controllare il programma di tanto in tanto e accertarti dei benefici del programma per le tue attività. Un modo per farlo è guardare la tua agenda mentre monitori i tuoi sentimenti e stati d'animo. Vedi che la maggior parte del tuo programma è stata cancellata e ti senti positivo e produttivo? Se la risposta è "sì", è probabile che il tuo programma sia utile.
- Tuttavia, se ritieni che troppo del tuo programma sia stato spostato al giorno successivo (e a un altro giorno e così via) e stai solo perdendo la testa, dovresti apportare alcune modifiche al tuo programma.
- Identificare i problemi controllando l'agenda e cercando ciò che è stato lasciato indietro. Potrebbe essere necessario rivalutare e riorganizzare le tue priorità se ciò che ti sei perso è importante per te (es. esercizio). Potrebbe anche essere necessario modificare il tempo assegnato a ciascuna attività. Ad esempio, riduci il tempo per prepararti al mattino da 2 ore a 1 ora 3 giorni alla settimana e pianifica una corsa di 30 minuti utilizzando il tempo rimanente.
- Sappi che la riprogrammazione è comune e normale. Finché non ti abitui all'orario più adatto, ovviamente ci vuole tempo.
Suggerimenti
- Il tuo tempo è molto prezioso. La creazione di un programma ti aiuterà a sfruttarlo al meglio.
- Attenersi a un programma può renderti consapevole di schemi precedentemente non rilevati. Ad esempio, forse sei costantemente stanco quando ti svegli ogni giovedì perché trascorri del tempo al bar dopo il lavoro ogni mercoledì sera. In questo modo, può essere cambiato una volta che te ne rendi conto. Forse, invece di passare del tempo al bar una volta alla settimana, puoi ridurre la frequenza a una volta ogni 2 settimane. Quindi puoi ancora divertirti con i tuoi colleghi ma non devi sentirti esausto ogni giovedì.
- La creazione e il rispetto di un programma può aiutarti a lavorare in modo più efficiente e produttivo perché assegni tempo a ciascuna attività. Ciò significa che puoi evitare "tempo insufficiente!"
