Con l'aumento della popolarità dell'e-mail come alternativa più semplice, economica e veloce al ruolo delle lettere, aumenta anche il numero di inviti per matrimoni, feste di compleanno e persino incontri sociali inviati tramite questi media online. Generalmente, gli invitati invieranno un'e-mail con il sistema RSVP per misurare il numero di ospiti che possono partecipare all'evento. Ma sfortunatamente, il sistema RSVP non è molto popolare in Indonesia, quindi è probabile che troverai difficile rispondere. Non preoccuparti! Questo articolo contiene vari suggerimenti su come determinare il modo e il tempo giusti per rispondere, creare la risposta giusta e verificare se la tua risposta è stata ricevuta o meno dall'invitato.
Fare un passo
Parte 1 di 3: Determinare il modo giusto e il tempo per rispondere
Passaggio 1. Prendi una decisione
Il primo passo che devi compiere è prendere una decisione se partecipare o meno all'evento elencato nell'invito. Pensaci non appena ricevi l'e-mail RSVP.
- Pensa al luogo dell'evento e valuta se devi spostarti fuori città o meno. Ad esempio, per partecipare a un evento che si tiene fuori città, ovviamente devi spendere di più per acquistare un biglietto aereo, giusto?
- Assicurati di non dover partecipare a un altro evento al momento dell'evento.
- Assicurati che anche il tuo partner e i parenti più stretti possano partecipare. Ricorda, la disponibilità delle persone a te più vicine influenzerà anche il tuo processo decisionale.
Passaggio 2. Identificare la natura dell'evento
Infatti, la natura dei diversi eventi richiederà diversi toni di risposta e livelli di formalità. Pertanto, è necessario prima comprendere la natura dell'evento prima di inviare una risposta per evitare che si verifichino errori indesiderati.
- Se l'evento è informale, come un invito a un barbecue a casa di un vicino, in genere dovrai dare una risposta informale. Inoltre, il tempo necessario per inviare una risposta tende a essere più breve.
- Se l'evento è formale, come un invito a un matrimonio, una festa di compleanno o un'altra celebrazione importante, in genere è necessario dare una risposta che sia anche formale.
Passaggio 3. Fornire una risposta efficace
Dopo aver letto i dettagli dell'evento e aver preso una decisione, fornire immediatamente una risposta efficace. In altre parole, attraverso la risposta che dai, conferma se rispetterai o meno l'invito.
- Leggi la data di RSVP elencata dall'invitante. Ricorda, sei tenuto a rispondere prima della scadenza!
- Rispondi il prima possibile. Anche se l'invitante ti concede un mese o due per rispondere, ciò non significa che dovresti cogliere l'opportunità di temporeggiare per una risposta! Invece, rispondi subito dopo aver deciso di accettare o rifiutare l'invito.
Parte 2 di 3: Risposte di creazione
Passaggio 1. Specificare l'oggetto dell'e-mail
Dopo aver determinato come e quando rispondere, struttura il tuo messaggio. Per iniziare, includi un oggetto nell'e-mail che indichi la tua risposta ed è appropriato alla natura dell'evento.
- Per gli inviti formali, usa frasi che siano anche formali. Ad esempio, scrivi "Roger e Anna rifiutano gli inviti al ballo e alla cena dell'11 maggio".
- Per gli inviti non formali, come gli inviti congelati ai tuoi vicini complessi, scrivi semplicemente "Non posso venire all'11° Barbecue".
Passaggio 2. Includi un saluto
È importante aprire l'e-mail con un saluto appropriato perché è il saluto che darà il tono alla tua risposta. Inoltre, il saluto giusto enfatizzerà anche i tuoi sentimenti e la tua prospettiva sull'invitato.
- Alcuni esempi di saluti appropriati sono "A", "Al mio migliore amico" o saluti semplici come "Buongiorno/pomeriggio/sera/sera",
- Per eventi informali, pronuncia semplicemente un breve e semplice saluto come "A John e Marcy".
Passaggio 3. Componi il messaggio nel corpo dell'e-mail
Il messaggio scritto nel corpo dell'e-mail può essere la parte più importante della tua risposta, soprattutto perché concluderà la tua risposta e rifletterà la natura dell'evento. Alcuni esempi di frasi che puoi utilizzare per accettare o rifiutare un invito:
- Fornire una risposta informale a tale invito. Ad esempio, "Grazie per l'invito al barbecue, Tom. Ma mi dispiace, non siamo stati in grado di partecipare perché dovevamo essere fuori città quel giorno”.
- Dare una risposta formale a un invito di questa natura. Ad esempio, "Gli Higginson hanno ricevuto un invito a partecipare al matrimonio di Josh e Belinda il 5 novembre 2019". Un altro esempio è: "John e Sarah Appleby sono lieti di accettare il tuo invito alla festa di compleanno di Marta Rodriguez".
- Un esempio di una sentenza di rifiuto formale potrebbe essere: "La famiglia Parker non ha potuto partecipare al matrimonio di Josh e Belinda il 5 novembre 2019".
Passaggio 4. Scrivi un saluto di chiusura e includi il tuo nome
Dopo aver scritto il messaggio, terminare la risposta con un saluto di chiusura appropriato. Scrivere un saluto conclusivo, infatti, non è solo una formalità, ma può rappresentare allo stesso tempo il tipo di rapporto che hai con la persona e come ti senti nei suoi confronti.
- Scegli un saluto formale di chiusura come "Saluti" o "Grazie".
- Scegli un saluto di chiusura informale come "Saluti" o "Saluti".
- Abbina il saluto di chiusura alla tua risposta. Ad esempio, scrivi "Con grande rammarico" se devi rifiutare l'invito o "Grazie" se accetti l'invito.
- Scrivi il tuo nome alla fine dell'e-mail. Per eventi informali basta scrivere il proprio nickname e quelli delle altre persone invitate. Tuttavia, per un evento più formale, è una buona idea scrivere il tuo nome completo e quello degli altri ospiti invitati. Se tu e l'invitato avete una relazione molto stretta, scrivi semplicemente "Famiglia Smith".
Parte 3 di 3: gestione delle e-mail automatizzate e risoluzione dei possibili problemi
Passaggio 1. Fare clic su "rifiuta" o "accetta", se è presente un pulsante automatico nell'e-mail
Oggi, molte persone sono più interessate a utilizzare un servizio RSVP automatizzato che viene inviato sotto forma di e-mail per inviti formali. Molto probabilmente, l'e-mail RSVP automatizzata è stata inoltrata tramite una terza parte e contiene un pulsante con un'opzione "rifiuta" o accetta".
- Se ricevi tale e-mail, non è necessario inviare un'e-mail privata all'invitato.
- Una volta accettato o rifiutato un invito, la risposta verrà inviata a una terza parte e inoltrata all'invitante.
- I servizi di posta elettronica automatici sono spesso utilizzati per eventi semi-formali come feste di compleanno, riunioni, incontri sociali, ecc.
Passaggio 2. Fare clic sull'opzione "ricevuta di ritorno" nel corpo dell'e-mail
Fallo in modo che il tuo provider di posta elettronica ti invii un'email di conferma se la persona in questione ha ricevuto o aperto la tua risposta. In questo modo saprai se il messaggio è stato inviato.
- Tieni presente che diversi provider di posta elettronica possono anche avere politiche diverse per quanto riguarda l'opzione "ricevuta di ritorno".
- Alcuni provider di servizi di posta elettronica non forniscono nemmeno questa opzione.
Passaggio 3. Invia un'e-mail di follow-up se i tuoi piani cambiano
In effetti, un cambiamento di programma è una possibilità inevitabile. Se devi rifiutare un invito che è stato precedentemente accettato o viceversa, assicurati di trasmettere la modifica in risposta direttamente all'invitante.
- Se hai premuto accidentalmente l'opzione "Accetta" su un'e-mail automatica, chiarisci l'errore tramite e-mail privata alla persona interessata.
- Se vuoi rifiutare un invito che hai ricevuto in precedenza, comunica il rifiuto direttamente all'invitante. Ad esempio, invia un'e-mail con oggetto "Modifiche RSVP" che dice "Scusa, per un motivo o per l'altro, Sarah e io non siamo stati in grado di partecipare al tuo 20° anniversario di matrimonio il 14. Speriamo di poterci incontrare di nuovo nel prossimo futuro, ok!”
- Se desideri accettare un invito che hai precedentemente rifiutato, comunica anche le modifiche direttamente all'invitante. Ad esempio, invia un'e-mail con oggetto "Modifiche RSVP" che dice "Ciao! Se la quota di inviti è ancora disponibile, sarei felice di partecipare al tuo evento".
- Eventuali modifiche alla risposta dovrebbero essere comunicate il prima possibile. Se l'evento imminente è informale o semi-formale, è più probabile che tu abbia cambiato la tua risposta con un po' di tempo in anticipo. Tuttavia, se l'evento è formale (ad esempio un matrimonio), è necessario apportare modifiche alla risposta in anticipo, almeno un mese prima.
