Rispondere alle chiamate è un'abilità importante nella vita di tutti i giorni. Situazioni professionali, come una chiamata di lavoro o una chiamata dall'azienda per la quale stai facendo domanda per un lavoro, possono chiamarti in un ambiente più formale. Se ricevi una chiamata da un amico, una cotta o un familiare, è meglio rispondere con più disinvoltura e naturalezza. Se rispondi a una chiamata da un numero sconosciuto o privato, è meglio prenderla in modo più educato e attento.
Fare un passo
Metodo 1 di 3: ricevere una chiamata in ufficio
Passaggio 1. Mantienilo professionale
Quando ricevi una chiamata al lavoro, non sempre sai chi ti sta chiamando. Ricevere una chiamata in modo professionale avvierà la conversazione nel modo giusto.
- In caso di dubbio, rispondi con un semplice saluto: "Ciao, con la Parola qui".
- Anche se riesci a vedere il numero di telefono in arrivo, potrebbe essere il tuo capo che chiama sul cellulare del tuo collega! Ho ricevuto una chiamata che diceva: "Ehi, che diavolo?" può dare un'impressione negativa e non seria.
Passaggio 2. Concentrati sulla conversazione
Sii veramente "dentro" la conversazione. Interrompi qualunque cosa tu stia facendo e prenditi un po' di tempo per prepararti.
- Indossa il viso che vuoi proiettare prima di alzare il telefono. Farai la differenza se sorridi, accigliato o ti senti annoiato perché il chiamante può sentirlo nel tuo tono di voce.
- Cerca di non fare clic su nulla su Internet o di distrarti durante una chiamata. Se non ascolti, il chiamante può scoprirlo.
Passaggio 3. Prima nomina te stesso
In una situazione aziendale, la procedura per ricevere una chiamata inizia indicando il tuo nome e l'azienda per cui lavori: “Buongiorno, grazie per aver contattato PT. A B C. Con Danza. Posso aiutare qualcosa?"
- Se la chiamata in arrivo proviene dall'interno dell'azienda, e tu lo sai, puoi accettarla indicando il tuo reparto e il tuo nome: “Ciao, con la finanza, Balla qui. Posso aiutare qualcosa?" Questo saluto mostrerà che il chiamante è connesso alla persona giusta e che sei pronto ad aiutare. Mantieni un tono di voce amichevole in modo che la chiamata sia più piacevole per entrambe le parti.
- In molte situazioni d'ufficio, ci sono linee guida per rispondere alle chiamate che ogni dipendente deve seguire. Dimostra sempre che sei sincero, non importa quanto sciocchi siano i tuoi saluti: i consumatori saranno in grado di dire se sembri eccitato o semplicemente leggendo quei saluti: "Benvenuto alla Tofu House, la casa di tutto il tofu!" sembrerà ridicolo se non lo dici con convinzione.
Passaggio 4. Accettalo con il livello di cortesia appropriato
Sii paziente, rispettoso e piacevole. Fai del tuo meglio per aiutare il chiamante. Cerca di non parlare troppo casualmente finché non capisci chi sta chiamando.
- Se il chiamante non si presenta, dire: "Posso sapere con chi sto parlando?". È importante sapere chi sta chiamando nel caso in cui dovessi richiamarlo o collegarlo a un altro telefono. Questa espressione consente anche al chiamante di sapere che viene trattato in modo educato e che è una persona importante. È importante costruire buoni rapporti di lavoro con le persone che ti contattano più di una volta.
- Cerca di non sembrare scortese, anche se sei arrabbiato. Ricorda che nelle situazioni lavorative, le tue parole e le tue azioni riflettono l'azienda per cui lavori. Se danneggi il nome della tua azienda, la tua attività potrebbe fallire e il tuo capo non la prenderà alla leggera.
Passaggio 5. Preparati a prendere nota del messaggio
Se qualcuno chiama per parlare con il tuo capo o collega, ma sei l'unico presente a rispondere, chiedi educatamente chi sta chiamando e chiedi cosa succede. Ascolta attentamente e registra quante più informazioni pertinenti possibili:
- Se la persona che desiderano contattare non può rispondere alla chiamata, dire: "Scusa, ma Pak Bambang non è nel suo ufficio in questo momento. Posso annotare il messaggio?"
- Assicurati di annotare il nome, il numero di telefono e il motivo della chiamata. Misura l'urgenza della chiamata: il chiamante sembra che abbia degli affari da sbrigare nelle prossime due ore o tra una settimana? Se la chiamata è una chiamata di lavoro importante, dovresti gestire la questione nel modo più rapido ed efficiente possibile, quindi assicurati di trasmettere il messaggio il prima possibile.
Passaggio 6. Diffida delle chiamate che cercano informazioni sull'azienda
Se non riconosci il chiamante e ti chiede dettagli su di te e su un altro collega, fai attenzione a non divulgare troppe informazioni interne della tua azienda.
- Anche se il chiamante ti dice il suo nome e la compagnia, dovresti comunque stare attento a meno che non sia un chiamante fidato. Se non sei sicuro, rimanda la chiamata per un minuto e chiedi consiglio al tuo collega: “Abbiamo avuto affari con il signor Haris prima? Ha fatto molte domande sul processo lavorativo e sulle capacità di questa azienda e volevo assicurarmi che fosse una persona di fiducia".
- In una situazione di lavoro, dire "Mi dispiace, signore/signora. La nostra politica aziendale ci vieta di fornire tali informazioni. Posso sapere perché ne hai bisogno?" e da lì esprimi il tuo giudizio sulla persona.
Metodo 2 di 3: Ricezione di telefonate private
Passaggio 1. Personalizza i saluti in base a chi sta chiamando
Se sai chi ti sta chiamando, in base al nome sul telefono e alla tua esperienza, rivolgiti alla persona come se ti stessi incontrando di persona. Se non sai chi sta chiamando, rispondi alla chiamata in modo più formale e attendi che il chiamante dica cosa intendeva.
- Per il saluto standard accettato a livello internazionale, dire "Ciao?". Solleva il telefono con voce leggermente alzata alla fine del tuo saluto, come un tono interrogativo. "Ciao?" Ciò farà sì che il chiamante risponda al tuo saluto e, nella maggior parte dei casi, spiegherà perché ha chiamato.
- Se il tuo amico sta chiamando, salutalo casualmente: "Ehi, Jono! Come stai amico?"
- Se il tuo supervisore, conoscente o potenziale datore di lavoro chiama, salutalo in modo più educato, ma con un po' di familiarità: “Buon pomeriggio, signor Sungkar. Come stai?"
- Se non sai chi sta chiamando, dì qualcosa di semplice come "Pronto?"
Passaggio 2. Dopo aver detto "Ciao?
", attendi la risposta. Quando dici "Ciao?", stai chiedendo al chiamante di presentarsi. Dai un'occhiata all'esempio qui sotto (le tue parole grassetto, e le parole del chiamante sono in corsivo:
- "Ciao?"
- "Ciao, Jono, sono Tono."
- "Oh, ciao Tono! Perché, amico?"
- "No, volevo solo chiederti se hai un evento stasera? Voglio vedere il film di "Star Wars", qui."
- "Ti piacerebbe guardare "Star Wars"! È pazzesco se non lo fai!"
Passaggio 3. Crea il tuo saluto
Man mano che diventi più esperto con la ricezione di telefonate, puoi iniziare a sviluppare schemi di saluto e frasi che usi più e più volte.
- Considera di identificarti con un saluto come: "Ciao, questo è Jono" o "Jono è qui".
- Prendi in considerazione la possibilità di essere creativo con variazioni informali di "Ciao?": "Ehi!", "Haiyah!", "Ehi, come stai?" o "Ehi, dove sei stato?". Questo saluto informale è adatto per ricevere chiamate da amici e conoscenti non professionisti.
Passaggio 4. Configura la segreteria da utilizzare quando non puoi rispondere alle chiamate
Chiunque, dagli amici alla famiglia al tuo capo, probabilmente sentirà la tua segreteria di tanto in tanto, quindi assicurati di registrarla educatamente e senza ulteriori indugi. Stai lontano da scherzi o scherzi a meno che tu non sia sicuro che solo i tuoi amici chiameranno.
- Dì: "Questo è il messaggio vocale di Jono. Mi dispiace non poter rispondere al telefono in questo momento. Per favore lascia un messaggio e ti richiamerò il prima possibile.”
- Considera la possibilità di impostare registrazioni vocali di famiglia se usi un telefono fisso. Dì: "Ciao, questo è con la famiglia Jono. Mi dispiace non possiamo rispondere al telefono in questo momento. Per favore lascia un messaggio e ti richiameremo il prima possibile!”. Puoi divertirti con queste registrazioni di famiglia: prova a far parlare tutti i membri della tua famiglia contemporaneamente o chiedi ai membri della tua famiglia di dire parte del messaggio individualmente.
- Considera la possibilità di chiedere al chiamante di fornire dettagli su se stesso, piuttosto che chiedergli semplicemente di lasciare un messaggio: "Per favore, indica il tuo nome, numero di telefono e scopo della chiamata e ti richiamerò il prima possibile". Questo metodo più specifico è più adatto al tuo numero di telefono che di solito riceve molte chiamate di lavoro.
Metodo 3 di 3: Ricezione di telefonate da numeri sconosciuti
Passaggio 1. Pensa a chi potrebbe chiamarti
Se stai aspettando una chiamata da qualcuno, un nuovo conoscente, la tua organizzazione o un potenziale datore di lavoro, rispondi alla chiamata con un pensiero. Valuta se la chiamata è un po' più formale o meno formale, ma scegli di essere formale, per ogni evenienza.
- Rispondi educatamente e semi-formalmente, in questo caso. Saluti semplici come "Ciao?" può essere utilizzato. Non devi identificarti direttamente: se il chiamante ti conosce personalmente o ha il tuo nome nell'elenco, potrebbe chiedere: "Ciao, posso parlare con Jono?"
- Se la chiamata dice "sconosciuto" o "bloccato", non è necessario rispondere alla chiamata. Rispondi al telefono, se preferisci, oppure attendi per vedere se il chiamante ha lasciato un messaggio in segreteria o meno. Puoi richiamarlo se hai affari importanti.
Passaggio 2. Attenzione alle chiamate ficcanaso
Se ricevi una chiamata e la chiamata si rivela sciocca e offensiva, probabilmente è solo uno scherzo. Alcuni chiamanti ficcanaso sono generalmente volgari e ovvi, ma altri chiamanti ficcanaso cercheranno di indurti a pensare che la chiamata sia molto importante. Tratta i chiamanti ficcanaso nello stesso modo in cui gestisci i bulli: se stai zitto e segui i loro brontolii, si sentiranno come se avessero vinto. Potrebbe essere utile tacere e fingere di essere in trappola, se riesci a indovinare chi sta chiamando. Alcune compagnie telefoniche in America offrono servizi di tracciamento delle chiamate: se componi *69 dopo aver riagganciato, il servizio di messaggistica automatizzata invierà informazioni pubbliche sull'ultimo numero che ti ha chiamato.
Passaggio 3. Attenzione ai telemarketing
Se ricevi una chiamata da un numero sconosciuto e la persona che ti chiama inizia a chiedere di te, è possibile che stia cercando di ottenere i tuoi soldi.
- Gli operatori di telemarketing chiamano dozzine di persone ogni giorno e la maggior parte di loro non è interessata a ciò che sta vendendo l'operatore di telemarketing. Non sentirti in colpa dicendo: “Grazie, ma non sono interessato. Buon pomeriggio”, quindi riagganciare il telefono. Non perdere tempo e tempo.
- Se non desideri ricevere chiamate da questa azienda, chiedi al venditore di inserire il tuo numero nell'elenco "Non chiamare". La maggior parte delle aziende farà quello che vuoi e non ti daranno più fastidio.
- Se sei interessato a ciò che sta vendendo il venditore, rispondi alla chiamata e ascolta il tono. Ricorda che più a lungo rispondi a loro, più cercheranno di venderti il loro prodotto!
- Se vuole parlare con te o con un altro membro della famiglia, chiedigli di indicare il suo nome e la sua organizzazione prima di dire qualsiasi cosa, per non dare troppe informazioni al venditore! Se è riservato e non rivelerà la sua identità, tienilo a mente: non devi rispondere.
Suggerimenti
- "Ciao?" è il saluto numero uno. Il tuo saluto sembrerà sempre educato dicendo "Ciao?", indipendentemente dal fatto che il chiamante sia un amico, un amante, una madre, un capo, un agente di polizia locale o uno sconosciuto.
- "ID chiamante" può essere utile. Se riesci a scoprire chi sta chiamando prima di rispondere, puoi essere meglio preparato per la chiamata.
- " Che cosa ?" o "Eh?" Non è un buon modo per rispondere a una chiamata, anche se non ti piace chi ti chiama o sei di cattivo umore. Sii educato quando sei al telefono.
