Le ore di lavoro sono una parte importante per realizzare un'offerta di progetto redditizia e determinare il costo del lavoro completato. Poiché la forza lavoro costituisce gran parte della maggior parte del lavoro a contratto, stimare e riportare accuratamente le ore di lavoro è fondamentale per il successo della tua attività.
Fare un passo
Parte 1 di 2: Stima dell'orario di lavoro per le offerte di progetto
Passaggio 1. Dividere il progetto in componenti
La prima parte del calcolo delle ore lavorate per un lavoro consiste nel dividere il progetto in componenti più piccoli. Quindi, stima il numero di ore necessarie per completare ogni componente. Questi componenti dovrebbero essere designati in base al tipo di forza lavoro coinvolta. Se stai costruendo un complesso di appartamenti, avrai bisogno di manodopera nello scavo, nella costruzione, nell'elettricità, nell'impianto idraulico e così via. Assicurati di stimare ogni componente che fa parte del progetto.
Passaggio 2. Determinare il tipo di forza lavoro necessaria
Il tipo di forza lavoro è fortemente dipendente dalle attività che devono essere completate. Non hai bisogno di un caposquadra per ogni lavoro. Compiti semplici possono essere eseguiti da assistenti o stagisti. Questo processo di determinazione è più difficile per i lavori che coinvolgono un mix di diversi tipi di forza lavoro, che vanno dal semplice al complesso.
Passaggio 3. Stimare il tempo necessario per completare ciascun componente
Una volta determinati i componenti e il tipo di manodopera per ciascun componente, stimare il numero totale di ore di lavoro necessarie per completare ogni fase dall'inizio alla fine. Non includere pause. Il numero di ore lavorate dovrebbe riflettere la durata del lavoro dedicato al completamento di una fase.
- Se conosci bene il tipo di lavoro per ogni fase, prova a utilizzare i progetti passati come riferimento per la stima del tempo di lavoro. Ad esempio, se sai che un lavoratore impiega dieci ore per installare quattro nuove finestre o 2,5 ore per finestra, il tuo progetto attuale potrebbe non essere molto diverso.
- Se una fase del progetto coinvolge un diverso tipo di forza lavoro, no una volta che ti sei familiarizzato, fai qualche ricerca per preparare l'orario di lavoro stimato. a seconda del progetto, potresti trovare preziose informazioni su Internet o altri appaltatori. Puoi anche utilizzare i servizi di un consulente che ha familiarità con il tipo di forza lavoro di cui hai bisogno. Un consulente può aiutarti a stimare le ore di lavoro necessarie per completare una determinata fase.
- Considerare anche fattori come il grado di difficoltà del lavoro quando si effettuano stime. Se la finestra del tuo progetto futuro è al settimo piano e la finestra su cui hai lavorato nel progetto precedente è al primo piano, aumenta il rapporto ore per finestra per tenere conto di questa differenza.
- Includere stime per il tempo impiegato per le attività amministrative richieste dal contratto.
Passaggio 4. Includere le ore del supervisore
Puoi anche includere le ore di progetto per il caposquadra o il manager, che guiderà un team di lavoratori e gestirà report dettagliati e conformità alla pianificazione del progetto. Alcuni progetti possono impiegare più di un supervisore o caposquadra e gestire le diverse componenti del progetto. Altri progetti possono utilizzare diversi livelli di supervisione. Potresti avere un caposquadra per gestire i lavoratori in diverse componenti di un progetto e un supervisore principale che gestisce tutti i caposquadra.
Passaggio 5. Usa le tue stime per preparare una timeline del progetto
Il tuo cliente determinerà il tempo di completamento del progetto. Forse il cliente ti chiederà di specificare quanto tempo impiegherai per completare il progetto. È possibile utilizzare fasi e ore calcolate per sviluppare una sequenza temporale del progetto. Determinare i componenti che possono essere completati simultaneamente e i componenti che devono essere completati in più fasi (l'output di un processo diventa l'input del processo successivo). Se sai quando ogni fase deve essere completata, puoi dividere il numero di ore necessarie per completare una fase per la giornata lavorativa di 8 ore nel periodo di tempo del progetto. Potresti essere in grado di allungare o accorciare la tempistica del progetto aggiungendo o riducendo la forza lavoro. Più lavoratori hai, più velocemente una fase può essere completata.
- Alcuni progetti richiedono più di 8 ore al giorno o 40 ore alla settimana per completare le fasi nei tempi previsti. Hanno bisogno di straordinari che vanno incentivati.
- Ad esempio, se hai un mese per costruire le fondamenta di una nuova casa e sai che la costruzione delle fondamenta richiede 1.000 ore di lavoro, dividi 1.000 per la giornata lavorativa di 8 ore in un mese per determinare la quantità di lavoro richiesta per completare quella fase all'ora esatta (1000 ore di lavoro a progetto / 20 giorni lavorativi in un mese = 50 ore al giorno; 50 ore al giorno / 8 ore per lavoro = 6,25 lavoro richiesto).
- Sii realistico riguardo al numero di lavoratori impiegati nel periodo di tempo specificato. Non sarebbe realistico aver bisogno di 7 elettricisti per completare l'installazione del circuito in una settimana, a seconda della disponibilità di elettricisti nella tua zona. Potrebbe essere necessario estendere la tempistica per soddisfare la disponibilità della forza lavoro per il progetto.
- Se prevedi di completare più fasi contemporaneamente, dovrai dividere la forza lavoro per completare ciascuna fase.
Passaggio 6. Prepara e invia la tua offerta
Aggiungi le ore lavorate per ogni forza lavoro necessaria in modo da avere le ore lavorate totali per ogni tipo di forza lavoro. Se hai bisogno di un solo tipo di forza lavoro, combina tutte le ore del progetto in un unico numero. Se hai bisogno di diversi tipi di forza lavoro, la tua offerta dovrebbe specificare il numero di ore lavorate per ogni tipo di forza lavoro. Ti consigliamo di includere tutti i costi del lavoro, comprese tasse e benefici. Alcuni contratti possono specificare un salario minimo per ogni tipo di forza lavoro. Inoltre, includi qualsiasi markup (parte di profitto) che desideri addebitare.
Ad esempio, supponiamo che tu sia stato selezionato per installare una nuova cucina per una casa di medie dimensioni. Dovrai dividere il progetto in più fasi, costituite da lavori idraulici, elettrici e di costruzione generale. La tua offerta dovrebbe riflettere le ore totali lavorate per elettricisti, idraulici e lavori di costruzione in generale, nonché le tariffe salariali per ciascun tipo di forza lavoro
Passaggio 7. Modificare le ore lavorative stimate man mano che il progetto avanza
Poiché le stime temporali sono solo stime, è necessario aggiornare le stime man mano che il progetto avanza. Potrebbe essere necessario fatturare al cliente in base alle ore lavorate effettive del team, quindi è necessario fornire periodicamente stime aggiornate delle ore lavorate. Ciò impedisce al cliente di essere sorpreso dall'eccessivo sfruttamento dell'orario di lavoro.
- Includere un "fattore fudge", che è l'aumento del tempo approssimativo dovuto all'ignoto. La quantità di fattore fudge dipende dalla complessità del lavoro, dalla disponibilità di manodopera, dalla dipendenza da agenti esterni e dalla relazione tra un processo e l'altro.
- La maggior parte degli appaltatori spiega che le loro offerte sono stime. Le ore effettive lavorate varieranno e i clienti pagheranno in base alle ore effettive lavorate man mano che il progetto avanza. Tuttavia, è possibile che il cliente voglia pagare una somma forfettaria basata su stime e non pagare le ore effettivamente lavorate. Prestare molta attenzione a tutto il linguaggio contrattuale che indica questo accordo perché in un accordo come questo, l'appaltatore deve stimare i costi con attenzione.
- Se il cliente pagherà in base alle ore lavorate effettive, non dimenticare che la tua offerta riflette le stime e non dovresti addebitare ore lavorate significativamente più alte a meno che non ci sia un motivo convincente e dimostrabile. Se riscontri un problema ed è confermato che superi l'orario di lavoro stimato, informa il cliente per evitare malintesi
- Fai un accordo scritto che affermi il lavoro che è più probabile che appaia ed è al di fuori dell'ambito del lavoro. Includere processi per l'identificazione e l'approvazione di queste modifiche, come permessi e documentazione richiesta.
Parte 2 di 2: Report dell'orario di lavoro per il lavoro a contratto
Passaggio 1. Raccogli informazioni sulla tua forza lavoro
Assicurati che i file dei dipendenti per tutta la forza lavoro del tuo progetto siano accurati e mantienili. Ciò include i registri delle buste paga e tutti i documenti legali. Se utilizzi ingegneri, tecnici elettrici, idraulici o altri lavoratori autorizzati, dovrai conservare la prova dei loro file di certificazione attivi. È richiesto per la maggior parte dei lavori di ingegneria e costruzione per scoprire se il lavoro è contratto dallo stato. Hai la responsabilità di garantire che tutti coloro che lavorano per te siano adeguatamente certificati, inclusi i subappaltatori.
- Puoi pagare uno stipendio da non dipendente per lavorare su un progetto. Questi subappaltatori lavorano per te, l'appaltatore, e tu addebiti al cliente i loro stipendi. Anche se il subappaltatore non è un tuo dipendente, le sue informazioni sulla certificazione devono essere raccolte e conservate in archivio. In qualità di appaltatore, è tua responsabilità garantire che tutti coloro che lavorano al progetto abbiano le qualifiche appropriate, a meno che non sia indicato nel contratto.
- I contratti governativi di solito richiedono informazioni aggiuntive su dipendenti e subappaltatori per garantire la conformità alla legge. Ciò include la segnalazione dell'etnia e dei tassi salariali per garantire che non vi siano pratiche discriminatorie. Se hai un contratto governativo, leggi attentamente e segui tutte le istruzioni relative all'assunzione e alla segnalazione per prevenire problemi di stipendio.
Passaggio 2. Monitorare il tempo di lavoro
Per poter produrre report accurati per i clienti, è necessario un metodo per monitorare l'orario di lavoro dei dipendenti che lavorano al progetto. È possibile utilizzare un orologio o un foglio presenze, ma questi record devono essere verificati per garantire l'accuratezza. A seconda del contratto concordato, potrebbe essere richiesto di condurre audit periodici e dimostrare la validità del numero di ore lavorate riportato
- Un modo per garantire l'accuratezza dei rapporti sull'orario di lavoro consiste nell'affidare un supervisore a ciascun dipendente o gruppo di dipendenti. Alla fine di ogni settimana, quando il dipendente presenta il cartellino, il supervisore può rivedere e firmare il cartellino, per dimostrare che è corretto. Ciò impedisce ai dipendenti di aggiungere ore lavorate fittizie.
- Puoi anche provare a utilizzare un sistema di schede orarie di lavoro elettrico per monitorare l'orario di lavoro dei dipendenti. Assicurarsi che il sistema sia ben controllato per prevenire usi impropri. Se il rapporto sulle ore lavorate è discutibile, devi essere in grado di dimostrarlo.
- I clienti del governo sono tenuti per legge a raccogliere tutte le informazioni prima di pagare gli appaltatori perché i salari sono pagati dalle tasse. Il livello di supervisione quando si riportano le scadenze dei progetti governativi sarà molto alto. Seguire tutte le istruzioni di segnalazione attentamente e in dettaglio come concordato.
Passaggio 3. Invia regolarmente i rapporti sui salari ai clienti
Il tuo contratto dovrebbe specificare la frequenza con cui devi comunicare al cliente il numero di ore lavorate per ricevere uno stipendio. Quando invii questo rapporto, trasferirai le informazioni dalle tue buste paga e dai documenti di timbratura a un rapporto specifico del cliente che confronta il numero di ore fatturate con le ore lavorate stimate al momento dell'offerta. Se c'è una grande discrepanza tra il numero stimato e il numero effettivo di ore lavorate, devi essere in grado di fornire una spiegazione forte al cliente.
Passaggio 4. Usa le note per preparare le stime per il tuo prossimo progetto
Alla fine del progetto, le informazioni sul monitoraggio dell'orario di lavoro saranno preziose in quanto forniscono dettagli sulla durata del completamento di determinati lavori. Puoi utilizzare questi dati per fare delle stime, come il numero di ore lavorate per numero di piastrelle installate o il tempo di attesa dopo aver livellato il cemento fresco. Queste informazioni miglioreranno le tue offerte future e manterranno redditizia la tua attività.
