La Procedura Operativa Standard (SOP) è un documento che consiste in informazioni sui passaggi per eseguire un'attività. Potrebbe essere necessario modificare e aggiornare una SOP esistente oppure potresti trovarti in uno scenario in cui devi scrivere da zero. Può sembrare un sacco di lavoro, ma in realtà è solo un elenco molto, molto, "molto" esaustivo. Vedi il passaggio 1 per iniziare.
Fare un passo
Parte 1 di 3: creazione del formato SOP
Passaggio 1. Scegli il tuo formato
Non c'è giusto o sbagliato nello scrivere SOP. Tuttavia, la tua azienda potrebbe avere una serie di SOP a cui puoi fare riferimento come guida per la formattazione, delineando il modo preferito di svolgere un'attività. Se questo è il tuo caso, usa una SOP esistente come modello. In caso contrario, hai diverse opzioni:
- Formato semplici passaggi. Questo è per una procedura di routine che è breve, ha diversi esiti possibili ed è diretta al punto. Oltre alla documentazione necessaria e alle linee guida di sicurezza, questo documento è semplicemente un elenco di semplici frasi contenenti ordini di esecuzione per il lettore.
- Formato passo passo. Questo è generalmente per le procedure lunghe - procedure che sono più di dieci passaggi, che comportano alcune decisioni, chiarimenti e terminologia. Questo elenco è generalmente i passaggi principali con i passaggi secondari in un ordine particolare.
- Formato del diagramma di flusso. Se la procedura è più simile a una mappa con infiniti risultati possibili, un diagramma di flusso potrebbe essere la soluzione migliore. Questo è il formato da scegliere se i risultati non sono sempre prevedibili.
Passaggio 2. Considera i tuoi lettori
Ci sono tre fattori principali da considerare prima di scrivere la SOP:
- Le conoscenze pregresse dei tuoi lettori. Hanno familiarità con la vostra organizzazione e le sue procedure? Conoscono la terminologia? La tua lingua deve corrispondere alla conoscenza e all'investimento del lettore.
- Le abilità linguistiche del tuo lettore. C'è una possibilità che le persone che non capiscono la tua lingua "leggano" la tua SOP? Se ciò è possibile, è una buona idea includere immagini e diagrammi con didascalie.
- I tuoi lettori. Se molte persone stanno leggendo la tua SOP contemporaneamente (ognuna con un ruolo diverso), devi formattare il documento come una conversazione in un gioco: l'utente 1 esegue l'azione, seguito dall'utente 2 e così via. In questo modo, ogni lettore può vedere come diventano parte integrante di un motore aziendale che funziona senza problemi.
Passaggio 3. Considera le tue conoscenze
La linea di fondo è: sei la persona giusta per scrivere questo? Sapete cosa comporta questo processo? C'è una possibilità di errore? Come renderlo sicuro? In caso contrario, potrebbe essere meglio darlo a qualcun altro. SOP scritte male, o addirittura imprecise, non solo ridurranno la produttività e possono portare al fallimento organizzativo, ma possono anche essere pericolose e avere un impatto negativo su tutto, dal tuo team all'ambiente. In breve, questo non è un rischio che dovresti correre.
Se questo è un progetto che ti è stato affidato e ritieni di doverlo (o sei obbligato) a portarlo a termine, non esitare a chiedere aiuto a coloro che completano le procedure quotidiane. La conduzione delle interviste è una parte comune del processo di creazione delle SOP
Passaggio 4. Decidi tra SOP brevi o lunghe
Se stai scrivendo o aggiornando una POS per un gruppo di persone che hanno familiarità con i protocolli, la terminologia ecc. e trarresti beneficio da una SOP breve e concisa che è più di una lista di controllo, puoi scriverla in forma abbreviata.
A parte gli obiettivi di base e le informazioni rilevanti (data, autore, numero ID, ecc.), questo è solo un breve elenco di passaggi. Se non sono necessari dettagli o chiarimenti, ecco come dovresti farlo
Passaggio 5. Ricorda lo scopo della tua SOP
Ciò che è chiaro è che hai procedure nella tua organizzazione che vengono ripetute più e più volte. Ma c'è un motivo specifico per cui questa SOP è utile? Si dovrebbe porre l'accento sulla sicurezza? Misure di conformità? Questa POS viene utilizzata per l'allenamento o nelle attività quotidiane? Ecco alcuni motivi per cui le tue SOP sono importanti per il successo del tuo team:
- Per garantire il rispetto degli standard di conformità
- Per massimizzare i requisiti di produzione
- Per garantire che la procedura non abbia una cattiva influenza sull'ambiente
- Per garantire la sicurezza
- Per assicurarci che tutto vada secondo il programma
- Per prevenire guasti nella produzione
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Da utilizzare come documento di formazione
Se sai cosa deve enfatizzare la tua SOP, sarà più facile costruire la tua scrittura attorno a questi punti. Sarà anche più facile vedere quanto sia importante la tua SOP
Parte 2 di 3: Scrivi la tua SOP
Passaggio 1. Coprire il materiale richiesto
In generale, le SOP tecniche sono costituite da quattro elementi "separati" dalla procedura stessa:
- Pagina del titolo. Ciò include 1) il titolo della procedura, 2) il numero di identificazione della POS, 3) la data di emissione o revisione, 4) il nome dell'agenzia/divisione/filiale in cui è stata applicata la POS, e 5) la firma di coloro che hanno preparato e approvato il SOP. Questa sezione può utilizzare qualsiasi formato, purché le informazioni trasmesse siano chiare.
- lista dei contenuti. Questo è necessario solo se il tuo SOP è abbastanza lungo, per un facile riferimento. Quello che troverai qui è un semplice framework standard.
- Garanzia di qualità/Controllo di qualità. Una procedura non è una buona procedura se non può essere esaminata. Prepara i materiali e i dettagli necessari in modo che i lettori possano assicurarsi di ottenere i risultati desiderati. Questo materiale può includere altri documenti, come campioni di valutazione delle prestazioni.
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Riferimento. Assicurati di annotare tutti i riferimenti utilizzati o importanti. Se utilizzi altri riferimenti SOP, assicurati di allegare le informazioni richieste nell'appendice.
La tua organizzazione potrebbe avere un protocollo diverso da questo SOP. Se è possibile utilizzare una SOP precedente, ignorare questa struttura e seguire la procedura che è stata eseguita
Passaggio 2. Per la procedura stessa, assicurati di includere quanto segue:
- Portata e applicazione. In altre parole, descrive lo scopo del processo, i suoi limiti e come viene utilizzato il processo. Copre standard, requisiti normativi, ruoli e responsabilità, nonché input e output.
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Metodologia e procedure.
Il nocciolo della questione: elenca in dettaglio i passaggi che sono importanti, inclusa l'attrezzatura necessaria. Includere procedure sequenziali e fattori decisionali. Indicare il "presupposto" e le possibili interferenze o considerazioni sulla sicurezza.
- Chiarimento terminologico. Spiegare acronimi, abbreviazioni e tutte le frasi che non sono termini comuni.
- Avviso per la salute e la sicurezza. Da scrivere in una sezione separata e insieme ai passaggi quando si verifica un problema. Non saltare questa sezione.
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Attrezzature e forniture.
Elenco completo delle cose necessarie e quando e dove trovare le attrezzature, gli standard delle attrezzature, ecc.
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Avvertenze e interruzioni. Fondamentalmente, la parte di risoluzione dei problemi. Elenca i possibili problemi che potrebbero verificarsi, cosa cercare e cosa potrebbe influenzare il prodotto finale ideale.
- Assegna a ciascuno di questi argomenti una propria sezione (generalmente indicata da numeri o lettere) in modo che il tuo SOP non contenga frasi lunghe e confuse e per un facile riferimento.
- Questo non è un elenco completo, ma solo una piccola parte delle fasi procedurali. La tua organizzazione può menzionare altri aspetti che richiedono attenzione.
Passaggio 3. Mantieni la tua scrittura concisa e facile da leggere
È probabile che i tuoi lettori non abbiano scelto di leggere questo SOP per divertimento. Ti consigliamo di mantenere questo documento breve e chiaro, altrimenti la loro attenzione si sposterà e troveranno il documento spaventoso e difficile da capire. In generale, mantieni le frasi il più brevi possibile.
- Ecco un cattivo esempio: Assicurarsi di eliminare tutta la polvere dall'uscita dell'aria prima di iniziare a utilizzarlo.
- Un buon esempio è il seguente: Rimuovere tutta la polvere dall'uscita dell'aria prima dell'uso.
- In generale, non usare la parola "tu". Questa parola dovrebbe essere implicita. Parla con voce attiva e inizia le frasi con i verbi di comando.
Passaggio 4. Se necessario, intervistare gli ufficiali coinvolti nel processo di completamento di un'attività
L'ultima cosa che vuoi fare è scrivere una SOP completamente imprecisa. Stai mettendo a repentaglio la sicurezza, l'efficacia e il tempo della squadra e stai spiegando il processo senza la dovuta considerazione, qualcosa che i tuoi compagni di squadra potrebbero trovare offensivo. Se necessario, fai domande! Dovrai scrivere la procedura esatta, ovviamente.
Puoi chiedere a varie fonti se non lo sai, in modo da coprire tutti i ruoli e le responsabilità. Un membro del team può non seguire le procedure operative standard o un altro membro può essere coinvolto solo in una parte della procedura
Passaggio 5. Suddividere il testo lungo in diagrammi e diagrammi di flusso
Se includi uno o due passaggi specifici che ti spaventano, crea un grafico o un diagramma per renderlo più semplice per i lettori. Ciò renderà il documento più facile da leggere e darà alla mente una pausa dopo aver cercato di capire tutto. Inoltre, i tuoi documenti saranno più completi e ben scritti.
Non includere grafici o diagrammi solo per rafforzare il tuo SOP; fallo solo quando necessario o se stai cercando di superare la barriera linguistica
Passaggio 6. Assicurati che ogni pagina abbia una notazione del documento di controllo
Il tuo SOP è molto probabilmente uno dei tanti, quindi la tua organizzazione probabilmente ha una sorta di database di grandi dimensioni che cataloga tutto con un sistema di riferimento specifico. La tua SOP fa parte di questo sistema di riferimento e quindi richiede un certo tipo di codice per essere trovato. Qui è dove troverai utile la notazione.
Ogni pagina dovrebbe avere un breve titolo o numero ID, numero di revisione, data e "pagina # di #" nell'angolo in alto a destra (nella maggior parte dei formati). Potrebbe essere necessaria una nota a piè di pagina (o scrivere la notazione sopra in una nota a piè di pagina), a seconda delle preferenze della tua organizzazione
Parte 3 di 3: Garantire successo e accuratezza
Passaggio 1. Testare la procedura
Se non vuoi testare la tua procedura, probabilmente non l'hai scritta bene. Chiedi a qualcuno con una conoscenza limitata del processo (o un rappresentante generico del lettore) di utilizzare la tua SOP per guidarli. Quali problemi hanno riscontrato? In tal caso, risolvere il problema ed effettuare le riparazioni necessarie.
- È meglio far testare la tua SOP a più persone. Individui diversi sperimenteranno problemi diversi, consentendo diversi tipi di risposte (che dovrebbero essere utili)
- Assicurati di testare la procedura su qualcuno che non ha mai eseguito la procedura prima. Tutti coloro che hanno una conoscenza precedente faranno affidamento sulla propria conoscenza per eseguire i passaggi dell'attività e non attraverso la SOP, quindi il tuo obiettivo non viene raggiunto.
Passaggio 2. Fai revisionare la tua SOP dalle persone che eseguono la procedura
Alla fine, l'opinione del tuo capo sulla SOP non ha molta importanza. Questa POS è importante per coloro che svolgono effettivamente il lavoro correlato. Quindi, prima di inviare la SOP al capo, mostra il lavoro alle persone che svolgeranno (o avranno svolto) il lavoro correlato. Cosa pensano?
Coinvolgerli e farli sentire parte del processo li renderà più propensi ad accettare le tue SOP. E potrebbero anche avere delle grandi idee
Passaggio 3. Chiedi al tuo consulente e al team di controllo della qualità di esaminare la SOP
Una volta che il team ti dà il via libera, invialo al tuo consulente. L'input che danno al contenuto effettivo potrebbe essere inferiore, ma ti diranno se la tua SOP soddisfa i requisiti di formato, se ti sei perso qualcosa, così come il protocollo per formalizzare la SOP e inserirla nel sistema.
- SOP diretti per l'approvazione utilizzando un sistema di gestione dei documenti per garantire un audit trail di tali approvazioni. Questo processo può variare da un'organizzazione all'altra. Fondamentalmente, vuoi che le cose soddisfino le linee guida e le regole.
- Le firme autorizzate sono necessarie sebbene la maggior parte delle organizzazioni ora non si preoccupi di accettare firme elettroniche.
Passaggio 4. Una volta approvato, avvia l'esecuzione della SOP
Può trattarsi di una formazione formale per il dipendente in questione (formazione in aula, formazione basata su computer, ecc.) o può significare che la carta SOP è appesa in bagno. Qualunque cosa sia, diffondi il tuo lavoro! Hai lavorato duramente per farcela. È ora di ricevere complimenti!
Assicurati che le tue SOP rimangano aggiornate. Se questa SOP non è aggiornata, aggiornala, ottieni gli aggiornamenti riapprovati e documentati, quindi ridistribuisci la SOP secondo necessità. La sicurezza, la produttività e il successo del tuo team dipendono da queste SOP
Suggerimenti
- Ricorda di coinvolgere sempre le parti interessate, in modo che il processo documentato sia il processo effettivo.
- Controlla per chiarezza. Assicurati che non ci siano doppie interpretazioni. Mostra la procedura a qualcuno che non ha familiarità con il processo e chiedi loro di dire cosa pensano della procedura; Potresti essere sorpreso.
- Usa diagrammi di flusso e rappresentazioni di immagini in modo che i lettori possano vedere chiaramente il processo.
- Usa un semplice indonesiano per spiegare i passaggi.
- Chiedi alle persone di rivedere il tuo documento prima di ottenere l'approvazione.
- Assicurati che la cronologia del documento sia registrata per ogni modifica della versione.
