Sappiamo tutti che essere organizzati al lavoro è importante, ma la maggior parte delle persone ha difficoltà a farlo. Che tu ci creda o no, organizzarsi non è così difficile come sembra. Alcune correzioni e soluzioni ti renderanno più facile diventare una persona organizzata di quanto tu possa pensare.
Fare un passo
Metodo 1 di 4: Impostazione del luogo e dell'ora
Passaggio 1. Monitora le tue attività
Trascorri alcuni giorni scrivendo un diario o tenendo traccia delle tue attività quotidiane. Tenendo un diario, puoi vedere quali cose hai fatto di cui non ti rendevi conto prima. Inoltre, l'inserimento nel diario può anche darti una piccola idea delle tue carenze nell'organizzare le cose e nell'essere produttivo. Questo esercizio dovrebbe essere fatto con un grande obiettivo in mente. Attraverso i registri delle attività, puoi vedere quali attività sono una perdita di tempo e quali attività possono aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi.
Passaggio 2. Determina il tuo tempo produttivo
Alcuni di noi sono mattinieri, altri no. Probabilmente sai già quando è il tuo tempo produttivo. Che tu preferisca la sera, la mattina, l'ora di pranzo, anche prima o dopo le ore di punta della giornata lavorativa, approfitta di questi orari per massimizzare la tua produttività.
Passaggio 3. Dai priorità al tuo lavoro
Sappiamo tutti che alcuni compiti sono più importanti di altri, ma non sempre diamo loro la giusta priorità. Quindi sviluppa un sistema di classificazione contrassegnando le attività come importanti e sii onesto e flessibile. Usa i promemoria, usando un calendario digitale o note adesive sul tuo computer o sulla tua scrivania. Dedica più tempo ed energia alle cose che hanno la massima priorità nella tua lista. Esempi sono le attività urgenti come le attività che devono essere completate oggi o domani. Dovresti anche dare la priorità alla risposta a clienti, capi o chiunque altro paghi il tuo stipendio. Se non sei sicuro della sensibilità e dell'importanza di un compito, è meglio chiedere a qualcuno.
Passaggio 4. Completa immediatamente le piccole attività
Non tutte le attività devono essere prioritarie e pianificate per essere completate entro un determinato periodo di tempo. Alcune attività non richiedono pianificazione o programmazione perché possono essere completate immediatamente. In tal caso, puoi completare rapidamente l'attività immediatamente. Quindi, fallo ora! Eseguendo immediatamente compiti leggeri, non procrastinare.
Passaggio 5. Organizzare strumenti e strumenti di lavoro
Le nostre scrivanie possono facilmente passare da barche disordinate a barche rotte, e questo può impedirti di essere una persona organizzata. Alcune persone hanno persino una politica di "tavola pulita". Anche se non è realmente necessario, è meglio pulire l'area di lavoro.
- Riordina la tavola. Porta fuori tutta la spazzatura e organizza le cose di cui hai bisogno in modo sistematico. Pulisci la scrivania quando possibile: quando non c'è lavoro da fare in ufficio, durante le pause o tra le attività.
- Pulisci immediatamente la spazzatura. In questo modo ti ricorderai sempre di pulire la tua scrivania. Inoltre, puoi evitare di essere infastidito dalla spazzatura che si è accumulata.
- Conserva le cose di cui hai bisogno in un'area facilmente accessibile. Ovviamente non tutto intorno a te è spazzatura. Tenere a portata di mano gli strumenti di cui hai bisogno può anche farti risparmiare tempo prezioso e spazio di lavoro.
Passaggio 6. Pianificare attività e riunioni
Alcune persone pianificano solo riunioni, ma non con le attività nella loro lista di cose da fare. La pianificazione di attività e riunioni importanti può essere molto utile. Ad esempio, puoi raggruppare le tue giornate tenendo riunioni solo il martedì e il giovedì. Fai spazio nel tuo programma per il "tempo creativo" o per l'imprevedibile.
- Utilizzare un gestore di pianificazione e calendario. Puoi creare il tuo gestore di pianificazione utilizzando carta e penna, oppure può essere software e app, come iCalendar o Google Now.
- Classifica le tue attività. Categorizzare o codificare a colori le tue attività può essere il tuo promemoria visivo di ciò che è importante. Ad esempio, le categorie che crei potrebbero essere: corrispondenza, progetti, eventi, riunioni, brainstorming, pause e tempo di esercizio.
- Usa la tecnologia per gestire i tuoi impegni. I gestori di pianificazione online e le piattaforme di posta elettronica, come Outlook, possono combinare elenchi di attività, calendari ed elenchi di indirizzi. Questo gestore di pianificazione non solo migliora la tua efficienza, ma può anche semplificare il tuo pensiero.
- Rivolgiti al lavoro quando possibile. In una giornata lavorativa intensa, tendi a dimenticare che non devi fare tutto da solo. Lascia il tuo lavoro a un assistente o, se sei davvero sommerso dal lavoro, chiedi ai tuoi colleghi di aiutarti con un compito specifico. Puoi restituire il favore per l'aiuto del tuo collega quando il lavoro inizia a rallentare.
Metodo 2 di 4: organizzazione sistematica delle e-mail
Passaggio 1. Controlla la tua email all'ora programmata
Non devi sempre controllare la tua casella di posta perché la maggior parte dei messaggi non è così importante come potresti pensare. Se stai lavorando a un lavoro che non richiede un rapido follow-up, controlla la tua posta a intervalli regolari, circa 3-4 volte al giorno.
Passaggio 2. Organizza la posta elettronica
Approfitta della funzione cartelle e contrassegni invece di lasciare che i tuoi messaggi si accumulino nella tua casella di posta. Ad esempio, la funzionalità di cartelle e sottocartelle in Outlook o le funzionalità multiple di etichette e posta in arrivo in Gmail possono essere redditizie. Se sei un giornalista, i tuoi file possono essere denominati "Ultime notizie", "Notizie future", "Vecchie notizie", "Interviste e risorse" e "Idee".
Elimina e archivia le tue email. Archivia lettere importanti e vecchie, quindi elimina il resto. Come nell'esempio sopra, "Old News" è l'archivio di un giornalista. Quando inizi a eliminare le vecchie e-mail, vedrai quante e-mail vale la pena buttare via piuttosto che archiviare. Alcune persone decidono persino di avere una "posta in arrivo zero", ovvero nessuna e-mail non letta o nessuna e-mail nella tua casella di posta. Oltre a utilizzare file ed etichette, puoi svuotare la posta in arrivo utilizzando lo strumento di archiviazione, eliminando le vecchie email e utilizzando un'app per la pulizia della posta
Passaggio 3. Utilizzare altre forme di comunicazione più efficienti
A volte una telefonata veloce equivale a 10 inviare e ricevere email. Se è così, chiama! Se sai che lo scambio di e-mail può ostacolare la discussione e deve essere fatto avanti e indietro, è meglio comunicare via telefono. Otterrai maggiori dettagli chiamando invece di avere discussioni via e-mail lunghe, prolisse e che richiedono tempo. Potresti inviare un'e-mail ai tuoi colleghi e dire: "Ho molte domande al riguardo. Forse sarebbe più facile parlare al telefono? Posso chiamarti alle 5?"
Passaggio 4. Limitare le interruzioni
Le pause strategiche possono davvero aiutare, ma le interruzioni durante l'orario di lavoro sono l'opposto. Le interruzioni possono rallentare il tuo lavoro, spezzare il ritmo e farti perdere la concentrazione. Quindi, prova a usare la segreteria quando sei occupato. Questi strumenti non sono solo per quando non sei in ufficio; questi strumenti possono essere utilizzati anche quando si è molto impegnati. Molte persone hanno una politica di "porta aperta", ma non devi tenere la porta sempre aperta. Puoi lasciare un messaggio sulla porta che dice "In chiamata" o "La stanza è in uso. Si prega di tornare di nuovo o inviare un'e-mail."
Passaggio 5. Approfitta del cloud
Vale la pena considerare il cloud computing perché è più economico, scalabile, più efficiente e più facile da aggiornare. Il contenuto contenuto nel cloud è molto utile perché è accessibile su vari dispositivi: computer, tablet, smartphone e altri. Il cloud storage funge anche da forma primaria e secondaria di backup digitale. Discuti con il responsabile ICT o con il fornitore del software poiché potresti già disporre di spazio di archiviazione gratuito nel cloud o è disponibile a un basso costo annuale.
Passaggio 6. Usa i segnalibri online
La maggior parte dei browser dispone di una funzione di segnalibro per salvare e organizzare i tuoi indirizzi Web preferiti o quelli che visiti di frequente in modo che sia possibile accedervi facilmente e rapidamente. Approfitta di questa funzione in modo da non dimenticare i siti importanti per controllare le ultime notizie.
Metodo 3 di 4: sfruttare al meglio il tempo
Passaggio 1. Evita di fare più cose contemporaneamente (multitasking)
Tutti gli esperti lo credono. Anche se questo può sembrare veloce e interessante in TV, fare molte cose contemporaneamente è inefficiente e può interferire con l'efficacia dei tuoi sforzi per essere organizzato. Invece, è meglio dedicare prima tutta la tua attenzione a un compito, affrontarlo e passare ad altre cose sulla tua lista.
Passaggio 2. Crea un programma per te stesso
Fortunatamente, la maggior parte dei lavori non richiede la creazione di una pianificazione giornaliera basata sui minuti. Tuttavia, segnare il tuo programma giornaliero e le attività o gli eventi importanti della giornata può mantenerti concentrato sulle tue attività.
- Stabilisci dei limiti di tempo per determinate attività. Alcune attività non richiedono l'impostazione di un limite di tempo, ma altre dovrebbero essere parametrizzate per aumentare la produttività. Pensa ad alcune attività che richiedono più tempo del necessario e fissa un limite di tempo per loro in un secondo momento.
- Assegna tempo extra per altre attività. Alcuni compiti, come imparerai dall'esperienza, di solito richiedono più tempo del dovuto, ma non è una cosa negativa. Per questo tipo di attività, e soprattutto per eventi e riunioni importanti, dedica del tempo extra prima e dopo.
Passaggio 3. Utilizzare un'app timer, cronometro o sveglia
Questi oggetti possono essere efficaci se usati correttamente. Alcune persone scelgono di impostare la sveglia 10, 15 o 30 minuti prima del tempo richiesto per dare loro un avviso sufficiente prima di iniziare un'attività. Puoi anche impostare uno strumento di promemoria (promemoria).
Passaggio 4. Non procrastinare
Chiediti se dovresti davvero rimandare un'attività o se vuoi semplicemente essere pigro. Se hai voglia di rallentare, non procrastinare: fallo! Tuttavia, se ritardare un'attività è inevitabile, assicurati di prendere appunti e riprogrammare l'attività con un piano concreto. Oppure, puoi pensare a un piano improvvisato. Ad esempio, se devi annullare una riunione di persona, potresti voler effettuare una chiamata in conferenza o una conferenza Web.
Metodo 4 di 4: Mantenimento della salute fisica e mentale
Passaggio 1. Prenditi una pausa
Riposare la mente è essenziale per mantenere la produttività e la salute mentale. Di solito siamo troppo impegnati a lavorare per non avere tempo per riposarci. Fare una pausa ci dà una pausa tanto necessaria per aumentare la nostra produttività. Tuttavia, le pause offrono anche l'opportunità di fermarsi e chiedersi se stiamo facendo un buon uso del nostro tempo.
Passaggio 2. Dormi meglio
Senza una buona notte di sonno, il giorno successivo ti sentirai stordito, stanco o letargico. Questo può interferire con il tuo programma e l'efficienza sul lavoro. Stabilisci l'obiettivo di dormire da 7 a 8 ore ininterrotte ogni notte.
Passaggio 3. Non paragonarti ai tuoi colleghi
La maggior parte del lavoro dei tuoi colleghi è diverso dal lavoro che devi fare tu e ognuno ha il proprio metodo per organizzare il proprio lavoro. Un metodo che ha senso ed è efficiente per i tuoi colleghi potrebbe non funzionare per te e viceversa.
Passaggio 4. Accetta che organizzarsi è un processo continuo
Non aspettarti di essere perfetto. L'ordine è un processo lungo che richiede un'attenzione costante. Non sarai organizzato in modo ottimale ogni giorno, ma cercare di essere una persona normale può aumentare la tua efficienza.
