I diagrammi di flusso sono un'utilità ideale per suddividere processi di difficile comprensione in una serie di concetti semplici. La creazione del giusto diagramma di flusso bilancerà le informazioni necessarie per trasmetterlo e la facilità con cui può essere veicolato. Segui questa guida per creare un diagramma di flusso in Excel e Word.
Fare un passo
Metodo 1 di 3: Progettare un concetto
Passaggio 1. Annota il concetto di base
La chiave per un diagramma di flusso di successo è che è facile da leggere. Assicurati che i concetti fondamentali siano scritti e che gli sviluppi tra i concetti siano spiegati in semplici passaggi.
Assicurati di avere un punto finale distintivo sul piano cartografico. Ciò contribuirà a rendere il grafico più facile da leggere
Passaggio 2. Decidi se scegliere il formato standard o corsia
I diagrammi di flusso standard suddividono i processi in base a concetti chiave e azioni richieste. Se sono presenti più gruppi coinvolti nel processo su un diagramma di flusso, un formato swimlane può aiutare a indicare chi dovrebbe farlo. Ogni passaggio del diagramma di flusso è collocato in una "corsia" (aka percorso) il gruppo responsabile del completamento dell'attività (marketing, vendite, risorse umane, ecc.).
- Swimlane di solito ha un formato orizzontale o verticale. Il punto di partenza è l'angolo in alto a sinistra del grafico.
- Swimlane può essere difficile da progettare se ci sono diversi concetti che devono viaggiare avanti e indietro tra i reparti. Questo rovinerà il grafico.
Passaggio 3. Creare un diagramma di flusso
Prima di iniziare a progettare un diagramma di flusso con il software, disegnalo su un pezzo di carta. Posiziona la bozza partendo dall'alto ed espandi il grafico sotto di essa.
- La maggior parte dei diagrammi di flusso opera su principi binari di base. Nel momento in cui si verifica il processo di variazione, al lettore viene presentata una domanda Sì o No (ovvero sì o no). La risposta guiderà il lettore al concetto appropriato.
- Usa forme diverse per rappresentare diversi tipi di concetti o decisioni. L'aggiunta di segnali visivi aiuterà la lettura e la comprensione.
Passaggio 4. Isolare i processi complessi
Se le aree del diagramma di flusso diventano troppo dense, suddividere i processi secondari in un nuovo diagramma di flusso. Aggiungi la casella come riferimento al sottoprocesso nel diagramma di flusso originale e lascia che il lettore torni mentre attraversa la sezione espansa.
Metodo 2 di 3: creazione di un diagramma di flusso in Excel
Passaggio 1. Crea una griglia
I fogli di lavoro di Excel sono formattati per impostazione predefinita per avere celle più larghe che alte. Per renderlo uniforme, imposta la dimensione della cella su quadrata. Per fare ciò, fai clic sul pulsante Seleziona tutte le celle situato nell'angolo in alto a sinistra del foglio di lavoro.
- Fare clic con il pulsante destro del mouse su ciascuna intestazione di colonna e selezionare Larghezza colonna dal menu. Immettere 2.14 nel campo e premere Invio. Questo trasformerà tutte le celle in un quadrato perfetto.
- Attiva Aggancia alla griglia dal menu Allinea nella scheda Layout o Layout di pagina. Ciò ridimensionerà l'oggetto creato in modo che si adatti alla griglia e crei una forma uniforme.
Passaggio 2. Regolare i margini
Se stai esportando il foglio di lavoro in Word o in un altro programma, assicurati che le linee di margine siano allineate. Utilizzare il menu Margini nella scheda Layout di pagina o Layout per regolare i margini in modo che corrispondano al software di esportazione dei grafici.
È possibile regolare l'orientamento del documento (verticale o orizzontale) utilizzando il menu Orientamento nella scheda Layout. Un diagramma di flusso che va da sinistra a destra dovrebbe essere in formato orizzontale
Passaggio 3. Crea la forma
Fare clic sulla scheda Inserisci e selezionare il menu Forme. Seleziona la forma che vuoi creare e poi disegna le dimensioni della scatola usando il mouse. Dopo aver creato una forma, puoi modificarne il colore e lo stile della linea utilizzando gli strumenti nella scheda Formato che si apre.
Passaggio 4. Aggiungi testo
Per aggiungere del testo a una forma, fai clic al centro della forma e inizia a digitare. Puoi impostare il carattere e lo stile dalla scheda Home. Assicurati che il testo sia breve e conciso e assicurati che sia facile da leggere.
Passaggio 5. Collega tutte le forme
Apri il menu Forme dalla scheda Inserisci. Scegli lo stile di linea più adatto alle tue esigenze. Passa il mouse sulla prima forma. Vedrai apparire una piccola casella rossa alla fine che indica dove le linee possono essere collegate.
- Inizia la linea nel quadrato rosso e trascinala sulla seconda forma.
- Le caselle rosse appariranno sulla seconda forma. Posiziona il punto finale sulla linea di una delle caselle.
- Tutti i moduli sono ora collegati. Se sposti la forma, le linee rimarranno collegate e si adatteranno alla giusta angolazione.
- Aggiungi commenti sulla linea di collegamento inserendo la casella di testo, disponibile nella scheda Inserisci.
Passaggio 6. Scarica un modello
Invece di creare un diagramma di flusso da zero, puoi utilizzare una varietà di modelli e procedure guidate di Excel disponibili gratuitamente o a pagamento su Internet. La maggior parte di questi modelli ti farà risparmiare tempo sui grafici.
Metodo 3 di 3: creazione di un diagramma di flusso in Word
Passaggio 1. Inserisci una tela
Il modo più semplice per creare un diagramma di flusso in Word è creare prima una tela. Con una tela sei più libero di lavorare con il disegno di forme e consenti alcune funzionalità normalmente non disponibili, come le linee di collegamento.
Fare clic sulla scheda Inserisci. Seleziona il menu Forme, quindi fai clic su Nuova area di disegno nella parte inferiore del menu. Una linea di tela tratteggiata apparirà nel tuo documento. Puoi regolare le dimensioni della tela modificandone l'angolazione
Passaggio 2. Attiva la griglia
Con una griglia puoi creare una forma uniforme. Per attivarlo, fai clic sulla tela per renderlo attivo. Nella scheda Formato, fare clic su Allinea e quindi selezionare Impostazioni griglia. Seleziona le caselle per visualizzare la griglia e allineare le forme.
Passaggio 3. Crea la forma
Nell'area di disegno attiva, seleziona la scheda Inserisci e fai clic sul menu Forme. Seleziona la forma che vuoi aggiungere. Usa il mouse per disegnare una forma della dimensione desiderata. Dopo aver creato una forma, puoi modificarne il colore e lo stile della linea utilizzando gli strumenti nella scheda Formato che si apre.
Passaggio 4. Aggiungi testo
Per aggiungere testo a una forma in Word 2007, fai clic con il pulsante destro del mouse su di essa e seleziona Aggiungi testo dal menu. Per Word 2010/2013, fai clic sulla forma e inizia a digitarla. Puoi impostare il carattere e lo stile dalla scheda Home.
Passaggio 5. Collega le forme
Apri il menu Forme dalla scheda Inserisci. Scegli lo stile di linea più adatto alle tue esigenze. Passa il mouse sulla prima forma. Vedrai apparire delle piccole caselle alle estremità che indicano dove le linee possono essere collegate.
- Inizia una linea all'interno della casella, quindi trascinala sulla seconda forma.
- Piccoli quadrati appariranno ai bordi della seconda forma. Posiziona il punto finale sulla linea di una delle caselle.
- Tutti i moduli sono ora collegati. Se sposti la forma, le linee rimarranno collegate e si adatteranno alla giusta angolazione.
- Aggiungi commenti sulla linea di collegamento inserendo la casella di testo, disponibile nella scheda Inserisci.
