Devi aver avuto a che fare con banche, compagnie assicurative, agenzie governative, datori di lavoro in aziende o persino scuole. Se è così, devi persuadere qualcuno a fare o aiutarti a fare qualcosa. Come scrivere una lettera persuasiva o persuasiva che produca risultati? Ecco alcune idee chiave da utilizzare nella tua lettera di persuasione.
Fare un passo
Parte 1 di 4: Prepararsi a scrivere una lettera
Passaggio 1. Stimolare le buone idee
Prima di scrivere una lettera, indica cosa vuoi, perché lo vuoi, i motivi per cui dovrebbe essere passato, così come gli argomenti contro di esso. Sottolineare tutte le idee a portata di mano può aiutarti a redigere la lettera e comprendere appieno la tua posizione sull'argomento.
- Inizia con questo: voglio convincere i "miei lettori" a essere il mio "obiettivo". Scambia "i miei lettori" con ciò che vuoi persuadere e "il mio obiettivo" con ciò che li convinci a fare.
- Una volta che quanto sopra è chiaro e inequivocabile, chiediti: perché? Elenca i motivi per cui vuoi che i tuoi lettori facciano ciò che vuoi.
- Dopo aver mappato i motivi, ordinali in base a quale livello è più importante. Metti tutti i dettagli importanti in una colonna, poi quelli meno importanti in un'altra. Questo ti aiuterà a restringere la tua mente ai punti di enfasi più rilevanti e salienti.
Passaggio 2. Conosci i tuoi obiettivi
Assicurati di sapere esattamente cosa vuoi o di cui hai bisogno. Cosa vuoi ottenere? Come dovrebbe agire questo ufficio?
Quando definisci gli obiettivi, pensa a tutte le possibili soluzioni che puoi offrire
Passaggio 3. Conosci i tuoi lettori
Analizzare e comprendere i tuoi lettori ti aiuterà a decidere come inquadrare la tua lettera. Se possibile, decidi se il lettore sarà d'accordo con te, non sarà d'accordo o sarà neutrale. Questo ti aiuterà a decidere quanto peso assegnare a ciascun lato della tua argomentazione.
- Prova a trovare una persona a cui puoi rivolgerti nella lettera. Chi sono, che potere hanno per aiutarti? Ignoreranno semplicemente la tua denuncia? Come dovresti salutarli? Sono in posizioni dirigenziali o funzionali? Parla in base alla loro posizione.
- Cerca di scoprire le convinzioni e i pregiudizi dei lettori sul tuo argomento. Che tipo di controversie potrebbero sorgere tra te e i tuoi lettori? Come presentare una contro-argomentazione in modo rispettoso?
- Scopri cosa sono preoccupati i lettori per il tuo argomento. Hanno fondi limitati da spendere? Sono direttamente interessati dal tuo argomento? Quanto tempo hanno per considerare il tuo documento?
- Pensa al tipo di prove di cui i tuoi lettori avranno bisogno in una discussione per persuaderli.
Passaggio 4. Ricerca l'argomento
Una lettera di persuasione efficace contiene prove e informazioni fattuali che supportano la posizione. Assicurati di considerare più punti di vista. Non solo ricercare il tuo punto di vista; Menzionare anche opinioni opposte e i fatti che le circondano.
- Usa fatti, logica, statistiche e prove aneddotiche per supportare le tue affermazioni.
- Non dire subito che l'opposizione è sbagliata. Invece, sii rispettoso quando spieghi perché la tua posizione è più forte e merita attenzione.
Parte 2 di 4: formattazione delle lettere
Passaggio 1. Utilizzare il formato a blocchi
Le lettere commerciali hanno un formato speciale. Se il formato è pulito e corretto, non cambierà minimamente l'opinione dei lettori. Tuttavia, se il formato non è corretto e disordinato, ti faranno una brutta impressione e potrebbero essere gettati via.
- Inizia utilizzando paragrafi di blocco con spaziatura doppia.
- Allinea a sinistra ogni paragrafo; in altre parole, non indentare i paragrafi come in prosa o saggi.
- Lascia uno spazio di riga dopo ogni paragrafo.
- Usa un carattere standard, di solito Times New Roman o Arial, dimensione 12.
Passaggio 2. Indirizzare correttamente la carta intestata
Inizia digitando il tuo indirizzo nell'angolo in alto a sinistra. Non mettere il tuo nome: scrivi solo il nome della via, la città, la zona e il codice postale. Puoi anche includere un numero di telefono e un indirizzo e-mail, ciascuno su una riga separata. Se vivi nel Regno Unito, l'indirizzo deve essere scritto a destra. Completa una riga.
- Digita la data. Scrivi la data completa, il nome del mese e l'anno. Completa una riga.
- “4 giugno 2013”
- Scrivi il nome e l'indirizzo del destinatario. Prova a trovare una persona specifica a cui inviare la lettera. Completa una riga.
Passaggio 3. Inizia la lettera con un saluto o un saluto
Di solito nella forma della parola "Caro" seguita dal nome della persona a cui si rivolge. Assicurati di aver digitato correttamente il nome durante la digitazione. Il nome qui deve essere lo stesso del nome scritto sulla carta intestata dell'indirizzo.
- Quando saluti qualcuno, usa il titolo o il grado corretto (Pak/Madam/Dr./etc) seguito dal cognome. Se non sei sicuro di come una donna preferisce essere chiamata, scrivi semplicemente "Miss".
- Segui sempre dopo questo con i due punti.
- Completa una riga tra il saluto e il primo paragrafo.
- "Caro dottore. Marrone:"
Passaggio 4. Chiudi la lettera con una dichiarazione di chiusura
Pensa e considera il tono del tuo saggio quando scegli una dichiarazione di chiusura. Detti come "Grazie" sono piuttosto comuni, mentre altre forme come "Saluti" sono più intime. Decidi se vuoi che la tua lettera di presentazione sia formale o intima. Qualunque sia la tua scelta, la prima parola deve essere in maiuscolo, mentre la parola successiva è semplice. Segui la chiusura con una virgola.
- Scegli la parola "Con rispetto", se vuoi che sia più formale. "Saluti", "Saluti", "Grazie" o "Cordiali saluti" sono note di chiusura standard per le e-mail aziendali. Mentre le parole "Saluti", "Saluti" o "Ci vediamo" sembrano più rilassate e intime.
- Salta le prossime 4 righe per lasciare spazio alla tua firma prima di digitare il tuo nome.
- "Grazie,"
Parte 3 di 4: scrivere lettere
Passaggio 1. Conciso e conciso
Una lettera o una persuasione persuasiva dovrebbe essere concisa ed educata. Le persone impegnate raramente leggono lettere lunghe più di una pagina o quando il tono è duro. Non essere parole troppo fiorite. Cerca di usare frasi chiare e pulite. Non presentare informazioni distorte e non necessarie, inclusi aneddoti.
- Evita frasi troppo lunghe. Assicurati di usare frasi dichiarative forti. La tua scrittura dovrebbe essere concisa, concisa, al punto e di facile lettura.
- Non trascinare i paragrafi troppo a lungo. Non stipare così tante informazioni che il lettore perde interesse, si allontana dal punto principale o rende il tuo punto difficile da capire. Attieniti alle informazioni pertinenti e cambia paragrafo ogni volta che vuoi trasmettere una nuova idea o punto.
Passaggio 2. Indica il tuo punto principale nelle prime frasi
Inizia con una frase di apertura amichevole, poi vai al punto. Indica la tua esigenza (lo scopo principale di scrivere la lettera) nelle prime due frasi.
Questo paragrafo può consistere solo di 2-4 frasi
Passaggio 3. Sottolinea l'importanza della tua richiesta nel secondo paragrafo
In questo paragrafo, riassumi la tua preoccupazione, richiesta o reclamo. In questa fase non hai fornito alcun motivo specifico, supporto o punti principali; in questa fase spieghi completamente la tua posizione, i parametri della preoccupazione o della richiesta e i motivi per cui è abbastanza importante agire.
Ricorda di mantenere il corpo della lettera logico, educato e fattuale. Evita un linguaggio eccessivamente emotivo, non pretendere azioni o parlare duramente contro la persona o l'azienda a cui è indirizzata la lettera, o l'opposizione
Passaggio 4. Supporta la tua applicazione nel paragrafo successivo
I prossimi paragrafi dovrebbero essere in grado di giustificare la tua posizione fornendo informazioni di base e dettagliate. Assicurati che queste informazioni siano logiche, fattuali, motivate, pratiche e legittime. Non basare la tua richiesta esclusivamente su emozioni, convinzioni o desideri personali. Non annoiare il lettore con storie lunghe; arrivare al punto in modo rapido e preciso. Ci sono diverse strategie che puoi adottare per raggiungere questo obiettivo:
- Fornisci frammenti di statistiche e fatti per attirare la simpatia e la logica dei lettori. Assicurati che le statistiche e i fatti provengano da fonti credibili e rispettabili e che utilizzi i dati in modo sincero, senza estrarli dal contesto.
- Suggerisci citazioni di esperti sull'argomento, che supportano la tua posizione o confutano l'opposizione. Questi esperti devono essere figure rispettate nei loro campi e anzi avere le qualifiche adeguate per avere un'opinione sull'argomento in discussione.
- Presenta i motivi per cui la tua richiesta dovrebbe essere accolta. Forzare le persone a fare ciò che vuoi non è una tecnica di persuasione efficace, ma se spieghi perché credi che qualcosa debba essere fatto, può aiutare a cambiare idea. Spiega la situazione attuale e perché dovrebbe cambiare.
- Presenta i dettagli, le specifiche e i limiti della tua posizione e della tua candidatura. Discutere gli sforzi che sono stati fatti in precedenza, per quanto riguarda l'applicazione, o anche se non c'è o non c'è azione al riguardo.
- Fornisci esempi di testimonianze che si riferiscono alla tua posizione. Pensa ad altre prove che potrebbero essere presentate sul motivo per cui la tua posizione è importante.
- Ricorda di limitare ciò che puoi e desideri includere in un paragrafo. Metti in chiaro il tuo punto e la tua situazione. Non esagerare con troppi dettagli, ma includi tutti i punti importanti. Scegli solo le statistiche, gli esperti e le testimonianze più rilevanti.
Passaggio 5. Chiama l'opposizione
Uno dei modi più efficaci di persuasione o persuasione è fare appello all'opposizione. Devi essere in grado di prevedere eventuali obiezioni, obiezioni o domande dei lettori, in modo da poterle rispondere nella lettera. Trova il tuo terreno comune con l'opposizione o presenta un forte sostegno per la tua posizione.
- Assicurati di riconoscere pubblicamente le differenze tra la tua posizione e l'opposizione. Non nasconderlo, perché indebolirà la tua argomentazione. Enfatizza i tuoi valori condivisi, esperienze e problemi con l'opposizione.
- Evita dichiarazioni accusatorie. Ciò renderà la lettera eccessivamente emotiva e indebolirà il tuo fascino logico. Un atteggiamento eccessivamente negativo e accusatorio impedirà anche all'opposizione di accettare la tua tesi.
Passaggio 6. Chiudi la lettera riaffermando la tua domanda
Ripeti la tua richiesta o opinione alla fine della lettera. Questo è il paragrafo in cui si presenta una soluzione o si chiede l'azione. Dì al lettore che seguirai questa corrispondenza per telefono, e-mail o di persona.
- Termina la lettera con una frase forte che aiuterà a convincere il lettore a schierarsi dalla tua parte, o almeno a vedere più chiaramente dal tuo punto di vista.
- Offri le tue soluzioni o aiuto. Accetta un compromesso o incontrati nel mezzo. Dimostra che hai fatto o sei pronto a gestire la situazione.
Parte 4 di 4: dare gli ultimi ritocchi
Passaggio 1. Verificare la presenza di eventuali errori
Errori di grammatica, pronuncia e ortografia delle parole daranno una cattiva impressione. Vuoi che il lettore si concentri sulla tua idea e richiesta, non sull'errore di battitura. Rileggi la tua lettera più volte prima di inviarla. Leggilo ad alta voce per sentire come suona.
Se necessario, chiedi a qualcuno di controllare la tua scrittura per errori di ortografia (o usa la funzione di controllo ortografico del software)
Passaggio 2. Metti la tua firma
Se preferisci inviare le lettere per posta all'e-mail, dovrai firmare. Personalizza e certifica la tua lettera.
Passaggio 3. Fornisci copie della tua lettera formale ad altre parti chiave, se necessario
Se anche qualcun altro nella società o organizzazione target dovesse leggere la tua lettera, fornisci loro una copia. Ciò significa stampare e inviare più di una lettera, con firme originali.
Passaggio 4. Conserva una copia per te
Conserva sempre una copia delle tue lettere e prendi appunti personali, completi di note su quando è stata inviata la lettera ea chi. Prendi nota del follow-up che hai fatto fino a quando il problema non è stato risolto.
Suggerimenti
- Rimani in tema. Fai attenzione a non aggiungere informazioni casuali che non sono correlate al problema di cui stai discutendo. Attieniti a fatti rilevanti e mantienilo semplice. Usa questi fatti per essere più descrittivo.
- Usa i punti elenco nel mezzo del paragrafo solo se sei assolutamente sicuro e chiaro sui passaggi, le azioni o i consigli.
- Personalizza i tuoi punti elenco in base al tipo di azienda o organizzazione target. Le istituzioni senza scopo di lucro hanno un modo di pensare diverso dalle grandi aziende.
- Scrivi in forma scritta standard indonesiana. Questo non è sms o social media; ma una lettera formale. L'uso di stenografia, slang ed emoticon può farti ignorare.
- Non trattare i tuoi lettori come se ti dovessero qualcosa e poi ti senti in diritto di fare causa. Rassicurali mantenendo il tono della lettera amichevole e professionale.
