Una ricevuta di pagamento, o spesso anche una fattura, è un documento contenente i dettagli dei servizi forniti nonché una richiesta di pagamento, che viene presentata alla persona che ha effettuato l'acquisto. Ad esempio, se sei un giardiniere e hai aggiunto piante alla home page di un cliente, includi i dettagli dei tuoi servizi nella fattura per ottenere il pagamento.
Fare un passo
Parte 1 di 3: scelta di un formato
Passaggio 1. Crea una fattura professionale
Se scrivi frequentemente fatture, è una buona idea creare un modello di fattura che puoi modificare ogni volta che invii una nuova fattura a un cliente. Questo modello è particolarmente utile per gli appaltatori o altri che forniscono servizi su base continuativa. Puoi creare modelli di fattura utilizzando il tuo programma di elaborazione testi preferito o cercarli su Internet.
- Una fattura di solito include un titolo con il tuo nome o la tua attività, indirizzo e numero di telefono, nonché un logo aziendale, insieme ai dettagli dei servizi forniti, all'importo da pagare e alle istruzioni di pagamento.
- Le fatture vengono solitamente create elettronicamente, numerate e salvate su un computer. In questo modo, hai sempre una copia della fattura e non devi preoccuparti di perdere la carta di fatturazione. Tuttavia, assicurati di eseguire sempre il backup del file della fattura utilizzando un servizio di archiviazione file online, come Google Drive o Dropbox. In questo modo, se il disco rigido del tuo computer si guasta, avrai comunque una copia delle tue fatture.
- Scegli un sistema di numerazione che ti permetta di organizzare facilmente i tuoi documenti. Un'opzione è utilizzare la data di creazione. Quindi, "FTR311216" è una fattura creata il 31 dicembre 2016. Se crei più di una fattura in un giorno, inserisci le iniziali del fornitore.
Passaggio 2. Selezionare il registro fatture
I libri delle fatture possono essere acquistati nelle librerie o nelle cartolerie. Questo libro ha incluso spazi per elencare i servizi forniti e varie informazioni di pagamento. Ogni volta che scrivi una fattura di pagamento, devi solo riempire lo spazio vuoto fornito.
- I libri delle fatture sono utili per le persone che emettono fatture per le merci che vendono. Ad esempio, se vendi dolci fatti in casa, potrebbe essere più semplice scrivere una ricevuta di pagamento invece di creare una fattura sul tuo computer ogni volta che effettui una vendita.
- Scegli un registro delle fatture che abbia uno strato di carta idem dietro ogni fattura vuota in modo che tu e il tuo cliente possiate ottenere una copia ciascuno.
- Tuttavia, hai ancora bisogno di un'area di archiviazione sicura. Assicurati di conservare una copia della fattura in una cassaforte antincendio.
Passaggio 3. Utilizzare un sistema di pagamento online
PayPal o Square ti consentono di inviare fatture. Tuttavia, il servizio è a pagamento (2,9% + 30 centesimi di USD per fattura a partire da gennaio 2017), ma la comodità del pagamento elettronico rende questo metodo più affidabile.
- Dal tuo conto PayPal, seleziona l'opzione di menu "Invia e richiedi" in alto. Quindi, seleziona "Crea e gestisci fatture" (crea e gestisci fatture). Infine, fai clic sul pulsante "Crea" per creare una nuova fattura.
- Dovrai conoscere l'indirizzo email del cliente per compilare la sezione "Fattura a:" della fattura. PayPal o Square addebiteranno l'account con quell'indirizzo e-mail.
Passaggio 4. Ottieni un'app di fatturazione personalizzata
Le app di fatturazione come Invoice2go ti consentono di inviare e tenere traccia delle fatture dal tuo telefono e di impostare promemoria automatici di pagamento. I clienti possono pagare online utilizzando una carta di credito o di debito.
Passaggio 5. Crea fatture con il software di contabilità
Se utilizzi un software di contabilità per gestire la tua attività, dovrebbe essere incluso un sistema di fatturazione. Ad esempio, QuickBooks ha un pulsante "Fattura" di facile utilizzo sulla dashboard che ti guida attraverso il processo. I tuoi clienti non avranno opzioni di pagamento istantaneo, ma puoi monitorare lo stato della fatturazione insieme ad altri record aziendali.
Parte 2 di 3: comprese le informazioni di base
Passaggio 1. Includi le informazioni sull'azienda
Che tu stia fatturando su un computer o utilizzando un registro delle fatture, scrivi il nome dell'azienda in alto. Includi le seguenti informazioni appena sotto il nome della tua azienda:
- Indirizzo completo dell'azienda
- Numero di telefono dell'azienda
- Indirizzo e-mail o qualsiasi informazione di contatto
Passaggio 2. Annota la data
Tu e il cliente dovete conoscere la data della fattura. Ciò è dovuto al fatto che la data di scadenza del pagamento si basa in genere sulla data di creazione della fattura.
Passaggio 3. Numero di fattura, se richiesto
Avrai bisogno dei numeri di fattura in sequenza in base al numero di transazioni effettuate con il cliente. Ad esempio, se hai venduto una torta allo stesso cliente in 3 eventi diversi, la fattura per la terza vendita sarà numerata #3.
- Se si utilizza una ricevuta della fattura acquistata in negozio stazionaria, la fattura dovrebbe essere già numerata.
- Se utilizzi un software di contabilità o PayPal, anche la fattura verrà numerata automaticamente.
Passaggio 4. Annotare le informazioni sul cliente
Includere il nome del cliente o del cliente o dell'azienda. Se fornisci servizi di appaltatore ai clienti, dovresti includere anche l'indirizzo e il numero di telefono dell'azienda.
Parte 3 di 3: scrivere cose specifiche
Passaggio 1. Scrivi una descrizione dei servizi forniti
Includere qualsiasi lavoro, servizio o prodotto fornito dal cliente. Se fornisci più di un servizio, elencali in un elenco. Includere le seguenti informazioni relative al servizio o al prodotto nell'elenco correlato:
- Servizi o prodotti forniti. Ad esempio, "1 torta di compleanno con decorazioni Thomas".
- Data di consegna del servizio
- Costo del servizio
- Dopo che ogni prodotto o servizio è stato elencato, calcola il totale e includi l'importo finale fatturato.
Passaggio 2. Specificare i termini di pagamento specifici
Se vuoi che la fattura venga pagata prima di una certa data, includi queste informazioni. Inserisci i dettagli relativi al tipo di pagamento accettato, se contanti, assegno o carta di credito.
Calcola anche l'imposta che verrà aggiunta al costo. Cerca le aliquote fiscali applicabili nel tuo paese in modo da poter determinare con precisione l'importo fatturato
Passaggio 3. Fornire informazioni aggiuntive
In fondo alla fattura, scrivi una descrizione della politica di restituzione. Puoi anche cogliere l'occasione per ringraziare il cliente ed elencare altri prodotti o servizi che offri.
