Una fattura è un elenco di prezzi per beni venduti o servizi resi. Microsoft Word ti consente di creare fatture con modelli esistenti o con il tuo design. I passaggi seguenti ti guidano alla creazione di fatture in Word 2003, 2007 e 2010.
Fare un passo
Metodo 1 di 1: download di modelli già pronti
Passaggio 1. Crea un nuovo documento
Anche se un modello già pronto non è un nuovo documento, inizia a fatturare come se stessi creando un nuovo documento.
- In Word 2003, seleziona "Nuovo" dal menu File.
- In Word 2007, fai clic sul pulsante Office nell'angolo in alto a sinistra della finestra, quindi seleziona "Nuovo" dal menu File.
- In Word 2010, fare clic sulla scheda File, quindi selezionare l'opzione Nuovo dall'elenco di opzioni a sinistra della finestra.
- Non fare clic sulla barra degli strumenti Nuova in Word 2003 o sul pulsante Nuovo nella barra degli strumenti di accesso rapido in Word 2007/2010. Il pulsante consente solo di creare un nuovo documento con il modello Normal.dot o Normal.dotx. Utilizzare questo metodo se si desidera creare una fattura da un documento vuoto.
Passaggio 2. Trova il modello che desideri
- In Word 2003 e 2007, seleziona Fatture dall'opzione "Modelli Office disponibili" a sinistra del riquadro attività Nuovo documento. Seleziona un tipo di modello dall'elenco nella finestra centrale, quindi seleziona uno dei modelli di fatturazione visualizzati.
- In Word 2010, seleziona Fatture dalla sezione Modelli Office disponibili di Modelli Office.com. Fare doppio clic sulla cartella del modello che si desidera creare, quindi selezionare uno dei modelli di fatturazione visualizzati.
Passaggio 3. Scarica il modello facendo clic sul pulsante "Download" al centro dello schermo
Quindi, puoi apportare modifiche alla fattura, con le informazioni disponibili in fondo a questo articolo. Dopo aver apportato le modifiche, salvare l'addebito.
È inoltre possibile accedere ai modelli di fatturazione per Word ed Excel direttamente dal sito Web Microsoft, all'indirizzo https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1.. Assicurarsi di selezionare l'appropriato fattura con la tua versione di Word
Passaggio 4. Secondo modo:
Creazione di fatture da documenti vuoti
Passaggio 5. Creare l'intestazione della fattura
Annota il nome della tua azienda e includi la descrizione "Fatturazione" appropriata. Ad esempio, puoi elencare "Offerte" se il documento serve solo come preventivo, non come fattura.
- Puoi includere l'intestazione nella parte superiore della pagina o utilizzare la funzione di intestazione di Word. Se stai utilizzando la funzione di intestazione di Word e prevedi che la fattura supererà un foglio, puoi utilizzare l'opzione Prima pagina diversa per elencare le intestazioni complete nella prima pagina e le intestazioni di riepilogo nelle pagine successive.
- Il nome dell'azienda deve avere lo stesso carattere tipografico degli altri materiali dell'azienda.
- L'estratto conto deve essere scritto in un formato sufficientemente grande da consentire al destinatario del documento di identificarlo.
Passaggio 6. Scrivi la data di fatturazione nella parte superiore del documento, a destra dell'estratto conto
Tuttavia, non è necessario includere una data grande quanto la descrizione.
Word ha una funzione di data automatica che può inserire la data odierna per te. Sebbene abbastanza utile, non utilizzare questa funzione per le fatture inviate elettronicamente perché la data continuerà a cambiare all'apertura del documento. Sebbene la data di conservazione non cambierà, la fatturazione esaminerà la data sulla fattura per vedere quando sei stato pagato
Passaggio 7. Numera il conto
Questo numero dovrebbe apparire anche nella parte superiore del conto. La numerazione delle fatture ti consentirà di tenere più facilmente traccia delle tue fatture se hai più fatture aperte. Puoi numerare la tua bolletta nei seguenti due modi:
- Numerazione globale non correlata al cliente. Pertanto, puoi archiviare tutti i documenti di fatturazione in un'unica cartella.
- Numerazione speciale per ogni cliente. Utilizzare questa numerazione se si desidera creare una cartella separata per ogni cliente. Potresti voler includere parte del nome del cliente nel numero di fatturazione, ad esempio "Swithin1".
Passaggio 8. Visualizza l'indirizzo del mittente e del destinatario
Includi il tuo indirizzo e nome, nonché l'indirizzo del cliente sulla fattura.
Le informazioni di contatto dovrebbero includere il nome dell'azienda, il nome del beneficiario, l'indirizzo del cliente e, se necessario, l'indirizzo di telefono, fax ed e-mail
Passaggio 9. Annotare le informazioni di fatturazione
La funzione tabella in Microsoft Word semplifica la creazione di righe e colonne per le informazioni di fatturazione, come la quantità dell'articolo, la descrizione dell'articolo/servizio, il prezzo unitario/il costo del servizio e il prezzo totale per l'articolo acquistato.
La funzione tabella in Word ti consente anche di eseguire calcoli. Invece di calcolare manualmente il prezzo totale di un articolo acquistato, puoi semplicemente moltiplicare la quantità per il prezzo. Successivamente, puoi calcolare tutti i subtotali per trovare il conto totale
Passaggio 10. Scrivi la fattura totale sul lato destro della fattura, appena sotto il prezzo per articolo
Puoi visualizzare in grassetto la fatturazione totale per una visualizzazione più semplice.
Se stai addebitando l'imposta sulle vendite, mostra un subtotale di tutti i beni/servizi, quindi annota l'imposta fatturata e includi la percentuale d'imposta a sinistra del valore dell'imposta. Successivamente, scrivi il conto totale sotto di esso
Passaggio 11. Includi le regole di pagamento
Puoi visualizzare le regole di pagamento nella parte superiore o inferiore delle informazioni di fatturazione. Una regola di pagamento comunemente usata è "paga quando arriva il conto". "scadenza tra 14 giorni", "scadenza tra 30 giorni" o "scadenza tra 60 giorni".
Potresti voler includere un promemoria in fondo alla fattura che spieghi come pagare, informazioni generali o un cliente di ringraziamento per aver utilizzato il tuo servizio
Passaggio 12. Salvare la fattura con un nome facile da capire e che descriva il tipo di fattura
Puoi anche includere il nome dell'azienda, il numero di fatturazione e il nome del cliente.
Suggerimenti
- Dopo aver salvato il documento di fattura, è possibile utilizzare il documento come modello per creare un'altra fattura utilizzando la funzione "Nuovo da esistente" durante la creazione di una nuova fattura. Puoi anche salvare le fatture in un formato modello.dot o.dotx per un uso futuro.
- Un altro modo per visualizzare le fatture e altre informazioni consiste nel creare una cartella di lavoro di Microsoft Excel e incollare un collegamento al file dalla fattura in formato Word. Quando aggiorni la cartella di lavoro, fai clic con il pulsante destro del mouse sul foglio di lavoro incollato e seleziona "Aggiorna collegamento" per visualizzare le modifiche.
