Il sommario esecutivo è la parte più importante di un documento aziendale. È la prima (a volte anche l'unica) cosa che la gente leggerà e l'ultima cosa che dovresti scrivere. Questo riepilogo è un breve riassunto di un documento, fornito in modo che i dirigenti impegnati che leggeranno il documento sappiano esattamente quanto leggere e quale azione intraprendere.
Fare un passo
Metodo 1 di 2: Le basi
Passaggio 1. Comprendere che un riepilogo esecutivo è un breve riassunto di un documento aziendale
In questo caso, le parole chiave sono "breve" e "riassunto". Il sommario esecutivo non è affatto completo, né sostituisce l'originale. Il sommario esecutivo non deve superare il 10% dell'originale. Obiettivo in modo da poter scrivere tra il 5-10 percento.
Un sommario esecutivo è diverso da un abstract. L'abstract offre al lettore uno sguardo e un orientamento, mentre il sommario esecutivo fornisce al lettore una panoramica. Gli abstract sono più comunemente scritti nel mondo accademico, mentre i riassunti esecutivi sono utilizzati più per scopi aziendali
Passaggio 2. Assicurati che questo riassunto aderisca a determinate linee guida strutturali e stilistiche
Le fonti più autorevoli che hanno scritto sintesi esecutive concordano sulla necessità di applicare alcune linee guida strutturali e stilistiche. Questa guida include:
- I paragrafi devono essere brevi e concisi.
- Il sommario esecutivo dovrebbe avere senso anche se non hai letto il rapporto originale.
- Il sommario esecutivo dovrebbe essere scritto in una lingua appropriata per il pubblico di destinazione.
Passaggio 3. Definire il problema
Il sommario esecutivo deve definire chiaramente il problema, che si tratti della gestione della catena di approvvigionamento o di una campagna di marketing all'estero. Il sommario esecutivo, in particolare, richiede una chiara definizione del problema perché il documento su cui si basa, Requests For Proposals (RFP), è spesso scritto da tecnici che hanno una scarsa comprensione delle questioni concettuali. Assicurati che il problema sia definito in termini chiari e di facile comprensione.
Passaggio 4. Fornire una soluzione
Un problema ha sempre bisogno di una soluzione. Per presentare una dichiarazione di intenti (e ragioni per finanziare l'impresa), è necessario trovare una soluzione che possa affrontare efficacemente il problema. Se il tuo problema non è scritto chiaramente, la tua soluzione non avrà senso.
Passaggio 5. Utilizzare grafici, puntatori e titoli se il documento è più facile da leggere a colpo d'occhio in questo modo
Un sommario esecutivo non è un saggio che richiede lunghi blocchi di testo. Se puoi migliorare la comprensione o fai un riassunto più leggibile a colpo d'occhio, va bene usare:
- Grafico. Un grafico ben posizionato che illustri accuratamente le caratteristiche del problema del cliente può enfatizzare una parte importante del riepilogo. Stimolare i loro sensi visivi è spesso altrettanto efficace quanto stimolare i loro sensi analitici.
- Dettagli punti. Lunghe liste di informazioni possono essere suddivise in dettagli più digeribili.
- Titolo. Sviluppa un tema riassuntivo, se necessario, utilizzando un titolo. Questo aiuterà ad orientare il lettore mentre sprofonda nel riassunto.
Passaggio 6. Mantieni la tua scrittura fresca e senza gergo
Il gergo è nemico della comprensione. Per inciso, il gergo è molto popolare nel mondo degli affari. Parole come "interfaccia", "leva", "competenza di base" e "fondamentale per la piattaforma" sono parole che dovresti cercare di evitare. Queste parole oscurano il loro vero significato e possono far sembrare il tuo riassunto vago e inutile.
Metodo 2 di 2: Dettagli specifici
Passaggio 1. Inizia con il documento originale
Poiché il sommario esecutivo è un riassunto di un altro documento, dovrai familiarizzare con l'originale per poterlo condensare in una versione informativa e pratica. Che si tratti di un report, un business plan, una proposta, un manuale o un altro documento, esamina l'originale e cerca le idee principali.
Passaggio 2. Scrivi un breve riassunto
Qual è lo scopo dell'azienda che sponsorizza il documento o il documento originale stesso? Qual è la copertura?
Esempio: "Women WorldWide è un'organizzazione senza scopo di lucro che mette in contatto le donne di tutto il mondo con soluzioni efficaci alla violenza domestica, offrendo al contempo una rete di supporto per coloro che sono vittime di violenza domestica. Sebbene operi dalla sua sede centrale ad Alberta, in Canada, ha ricevere segnalazioni da donne in 170 paesi in tutto il mondo"
Passaggio 3. Fai risaltare il "core"
Questa sezione è probabilmente la parte più importante dell'intero sommario esecutivo. In due o tre frasi, devi dire al lettore perché la tua attività è speciale. Perché vale la pena controllare l'attività, ottenere un'offerta commerciale o una collaborazione dalla persona che legge il riepilogo?
- Forse hai Michael Jordan come cliente e ha promosso il tuo prodotto su Twitter gratuitamente. Forse hai appena firmato una partnership con Google. È anche possibile che ti sia appena stato concesso un brevetto o che tu abbia appena effettuato la tua prima grande vendita.
- A volte basta una semplice citazione o una testimonianza. La chiave è catturare l'attenzione del lettore, rendere la tua reputazione aziendale la migliore possibile e invogliare il lettore a leggere fino alla fine del documento.
Passaggio 4. Definire il grande problema
Il primo ingrediente tangibile del sommario esecutivo è una discussione del problema, quindi descrivi il problema affrontato dal tuo prodotto/servizio. Assicurati che il problema sia definito il più chiaramente possibile. I problemi che non sono descritti in dettaglio non sembreranno convincenti e non renderanno la tua soluzione significativa come vorresti che fosse.
Esempio: "Los Angeles è paralizzata dagli ingorghi. A parte l'area della metropolitana di Washington, Los Angeles ha i peggiori ingorghi del paese. Non solo lo smog e l'inquinamento causati dagli ingorghi riducono la produttività del lavoro, aumentano i tassi di asma e lentamente crea seri problemi di salute. A Los Angeles ci sono più auto che persone abbastanza grandi da guidare"
Passaggio 5. Presenta la tua soluzione unica
Il grosso problema è la parte facile. Ora devi convincere i tuoi lettori che hai una soluzione unica a questo grosso problema. Se riesci a consegnare questi due materiali, hai il materiale per avere una grande idea.
Esempio: "Innotech ha creato un innovativo sistema di controllo del traffico che può ridurre i tempi di viaggio installando "smart grid" brevettate sui segnali di stop in grado di leggere il numero di auto in una determinata corsia e dirigere il traffico in base alle condizioni. I conducenti americani no. dovrà aspettare di nuovo al semaforo rosso per minuti quando il semaforo verde lampeggerà indicando che non ci sono auto nella direzione opposta."
Passaggio 6. Parlare del potenziale di mercato
Descrivi il grande problema fornendo statistiche per il tuo settore. Fai attenzione a non fingere di controllare un mercato più grande di quello che sei in realtà! Il fatto che l'industria dei dispositivi medici valga 100 miliardi di dollari all'anno non significa nulla perché il tuo nuovo dispositivo medico servirà solo un certo segmento del settore. Restringi il campo a un potenziale di mercato realistico.
Passaggio 7. Inserisci la tua proposta di vendita unica
Questo è il momento in cui descrivi la tua soluzione unica. Che cosa dà specificamente al tuo prodotto o servizio un vantaggio rispetto alla concorrenza? Forse il tuo servizio di assistenza domiciliare invia effettivamente medici a domicilio anziché solo infermieri, o forse garantisci visite in giornata in modo da non dover programmare in anticipo. Mostra perché la tua attività è speciale.
Esempio: "Intellilight ha l'ulteriore vantaggio di essere in grado di rilevare quando non c'è nessuno in casa. Se una luce viene lasciata accesa in una stanza vuota, si spegne e si riaccende automaticamente quando rileva un movimento nella stanza. i consumatori pagano le bollette dell'elettricità e sprecano meno energia."
Passaggio 8. Parla del tuo modello di business, se necessario
Alcuni riepiloghi esecutivi non richiedono un modello di business. (Le organizzazioni non profit, non commerciali e le ONG potrebbero non aver bisogno di un business plan.) Ma se la tua azienda ne ha uno, il tuo modello di business deve essere chiaro e facile da seguire. In sostanza, stai rispondendo alla domanda: "Come fai a convincere le persone a prelevare soldi dai loro portafogli e a darteli?" Mantieni il modello semplice, soprattutto nel sommario esecutivo. Un breve riassunto è più che sufficiente.
Passaggio 9. Discutere con il team di gestione, se necessario
A seconda del tuo settore, questa può essere una delle parti più importanti del tuo riepilogo esecutivo. Il tuo investitore o banchiere si fida della tua squadra, non dell'idea che proponi. Le idee sono facili da proporre, ma per realizzarle è necessaria una squadra forte. Indica brevemente perché il tuo team ha l'esperienza e le conoscenze per eseguire bene il tuo business plan.
Passaggio 10. Fornisci proiezioni finanziarie a sostegno della tua dichiarazione
In base al tuo mercato, modello di business e performance storica, dovrai sviluppare una previsione finanziaria dal basso verso l'alto. Il punto della tua proiezione è semplicemente dimostrare la tua competenza e la tua capacità di costruire proiezioni finanziarie basate su una serie convincente di ipotesi.
Se il tuo piano è per un gruppo di investitori, non dedicare troppo tempo a questa sezione perché sanno che non hai idea di quanti soldi potresti guadagnare. Gli investitori generalmente non prenderanno una decisione sì o no in base alle tue proiezioni finanziarie. Fondamentalmente faranno le proprie proiezioni finanziarie
Passaggio 11. Appianare il percorso alla tua richiesta
Ora è il momento di inviare una richiesta di investimento o prestito, a seconda degli obiettivi del riepilogo esecutivo. Devi riaffermare il motivo per cui la tua azienda fornisce un certo valore. Ricorda ai lettori un problema importante che stai risolvendo con il tuo prodotto/servizio e il tuo mercato potenziale. Alla fine, enfatizza nuovamente la tua squadra e la loro capacità di portare a termine il lavoro. Chiedi la quantità di denaro necessaria per raggiungere il tuo prossimo traguardo importante. Non rivelare quanto capitale sei disposto a rinunciare o il tasso di interesse che sei disposto a pagare. Questo dovrebbe essere fatto in seguito attraverso negoziati faccia a faccia.
Passaggio 12. Rileggi il riepilogo
Se hai scritto le basi, rileggile attentamente. Devi rileggere il riassunto con molta attenzione. Quando rileggete, considerate anche il lettore del documento. Assicurati che i nuovi riferimenti siano ben spiegati e che il linguaggio sia chiaro per le persone che non hanno familiarità con l'argomento. Riscrivi se necessario.
- Chiedi ad altri con una mente fresca di leggere il tuo sommario esecutivo, prestando attenzione a:
- Chiarezza. Le parole usate sono chiare, le idee chiare e il riassunto non usa il gergo?
- Errore. Possono verificarsi errori di grammatica, punteggiatura e ortografia. È anche una buona idea chiedere a qualcun altro di verificare i numeri e le statistiche.
- costrizione. Le idee nel sommario suonano come una promozione eccessiva? Dov'è la mancanza di promozione, se c'è?
- Coerenza. Quali parti non combaciano? Quale parte è appropriata?
Suggerimenti
- Più il dirigente è impegnato, meno leggerà. Scrivi abbastanza.
- Per iniziare, prova i modelli di documenti forniti con la maggior parte dei software di elaborazione testi.
- I documenti di sintesi esecutiva possono variare in lunghezza, ma dovrebbero essere brevi. Il tuo obiettivo è trasmettere quante più informazioni possibili in una quantità di lettura da piccola a moderata. Se includi dettagli nel riepilogo, includi prima i punti più importanti, come conclusioni e raccomandazioni.
- Queste stesse quattro aree possono essere utilizzate per riepiloghi esecutivi per vari rapporti commerciali.
