Se devi lasciare l'ufficio per un po' o hai intenzione di andare in vacanza, potresti lasciare che le persone ti dicano che sei via via email. Se hai un account Exchange, Outlook è dotato di funzioni integrate. Se non disponi di un account Exchange, puoi comunque rispondere automaticamente alle email creando alcune regole. Segui questa guida per impostare le tue risposte automatiche, indipendentemente dal fatto che tu disponga o meno di un account Exchange.
Fare un passo
Metodo 1 di 4: Outlook 2010/2013
Passaggio 1. Abilita le risposte automatiche
Seleziona una cartella Exchange. Seleziona la cartella dal tuo archivio messaggi. È necessario selezionare una cartella Exchange per visualizzare l'opzione Risposte automatiche. Aprire il menu Risposte automatiche (fuori sede). Puoi trovare questo menu facendo clic sulla scheda File e quindi selezionando la scheda Informazioni.
Passaggio 2. Configura la tua risposta
Nel menu Risposte automatiche, seleziona la casella Invia risposte automatiche. È possibile impostare l'ora attiva per l'assistente selezionando la casella e impostando l'intervallo di tempo e data.
Passaggio 3. Scrivi la tua risposta
Per le email inviate dal tuo server di scambio, usa la scheda Dentro la mia organizzazione. Per rispondere alle e-mail ricevute da altre persone, utilizza la scheda Fuori dalla mia organizzazione. Una volta che sei soddisfatto della tua risposta, fai clic su OK.
Passaggio 4. Disabilita le risposte automatiche
Se imposti un intervallo di date per la tua risposta automatica, l'assistente terminerà automaticamente al termine dell'intervallo di date. Se non imposti un intervallo di date, continuerà finché non apri il menu Risposte automatiche e selezioni "Non inviare risposte automatiche".
Metodo 2 di 4: Outlook 2007
Passaggio 1. Attivare l'Assistente di Office
Fare clic sulla scheda Strumenti. Dal menu Strumenti, selezionare Regole fuori sede. Seleziona la casella "Invia risposte automatiche fuori sede". È possibile impostare l'ora attiva per l'assistente selezionando la casella e impostando l'intervallo di tempo e data.
Passaggio 2. Scrivi la tua risposta
Per le email inviate dal tuo server di scambio, usa la scheda Dentro la mia organizzazione. Per rispondere alle e-mail ricevute da altre persone, utilizza la scheda Fuori dalla mia organizzazione. Una volta che sei soddisfatto della tua risposta, fai clic su OK.
Passaggio 3. Disattiva Assistente fuori sede
Se imposti un intervallo di date per la tua risposta automatica, l'assistente terminerà automaticamente al termine dell'intervallo di date. Se non imposti un intervallo di date, continuerà finché non apri il menu Risposte automatiche e selezioni "Non inviare risposte automatiche".
Metodo 3 di 4: Outlook 2003
Passaggio 1. Attivare l'Assistente di Office
Dal menu Strumenti, selezionare Regole fuori sede. Seleziona la casella che dice "Sono attualmente fuori ufficio".
Passaggio 2. Scrivi la tua risposta
Nella casella denominata "Risposta automatica solo una volta a ciascun mittente con il seguente testo:" inserisci la risposta che desideri utilizzare come risposta e-mail.
Passaggio 3. Aggiungi regole
Puoi aggiungere regole all'assistente, ad esempio inoltrare messaggi da determinati mittenti ad altri destinatari. Fare clic sul pulsante Aggiungi regola… per configurare la regola definita. Ad esempio, puoi creare una regola che inoltrerà le e-mail da un cliente specifico ai tuoi colleghi in modo che le e-mail importanti non vengano perse quando non ci sei.
Passaggio 4. Disabilita Assistente fuori sede
L'Assistente fuori sede continuerà finché non si apre il menu Risposte automatiche e si seleziona "Non inviare risposte automatiche Fuori sede".
Metodo 4 di 4: Invio di risposte automatiche senza un account Exchange
Passaggio 1. Crea un modello
Senza un account Exchange, l'opzione Risposta automatica non è disponibile. Ma è ancora possibile impostare risposte automatiche utilizzando un modello e alcune regole. Inizia creando una nuova email. Questo sarà il modello per la tua risposta automatica.
- Scegli un Soggetto che descriva brevemente la situazione. Ad esempio “Fuori sede fino a”. Puoi anche scrivere le parole "risposta automatica" nell'Oggetto in modo che i destinatari sappiano immediatamente che ciò che ricevono è una risposta automatica.
- Scrivi un breve messaggio. Nel corpo dell'e-mail, scrivi un messaggio generale che può essere applicato a chiunque lo riceva. Dì al destinatario come contattarti o a qualcun altro che può contattare.
Passaggio 2. Salva il tuo modello
Quando sei soddisfatto del messaggio, fai clic su Salva con nome… Nel menu a discesa "Salva come", seleziona Modello di Outlook. Questo salverà il file come un modello che viene caricato in Outlook.
Passaggio 3. Crea una regola
Affinché la risposta automatica funzioni correttamente, dovrai definire alcune regole per automatizzare il processo. In Office 2003/2007, fare clic sul menu Strumenti e selezionare Regole e avvisi. In Office 2010/2013, fare clic sulla scheda File, selezionare Informazioni e quindi fare clic su Regole e avvisi. Si aprirà il menu Regole posta elettronica.
- Fare clic sul pulsante Nuova regola. Ti verrà chiesto di selezionare un modello. Nella sezione "Inizia da una regola vuota", seleziona "Controlla i messaggi quando arrivano". Fare clic su Avanti.
- Decidi a quale messaggio rispondere. Se vuoi rispondere a tutti i messaggi che ricevi nella tua casella di posta, seleziona la casella "dove si trova il mio nome nella casella A". Puoi restringere il campo designando una consegna o un'e-mail specifica con determinate parole nell'oggetto o nel corpo dell'e-mail. Fare clic su Avanti dopo aver effettuato la selezione.
- Carica il tuo modello. Seleziona la casella "Rispondi utilizzando un modello specifico" nella finestra successiva per caricare il messaggio creato in precedenza. Fare clic sul collegamento nella casella della descrizione per "un modello specifico". Si aprirà una finestra di dialogo che ti chiederà dove salvare il modello. Seleziona "Modelli utente nel file system". Apri il messaggio che hai creato in precedenza.
- Imposta le tue eccezioni. Una volta caricato il modello, puoi specificare le istanze se non desideri che la risposta venga inviata, ad esempio per destinatari specifici o per determinati tipi di messaggi. Fare clic su Avanti dopo aver effettuato la selezione.
- Dai un nome alla tua regola. Prima di poter finire, devi assegnare un nome alla tua regola. Usa qualcosa di facile da ricordare in modo da poter disabilitare rapidamente la regola in futuro. Seleziona la casella "Attiva questa regola" per abilitare la regola, quindi fai clic su Fine.
Passaggio 4. Disabilitare la regola
Quando torni al lavoro, puoi disabilitare la regola riaprendo il menu Regole e avvisi. Seleziona la regola Fuori sede che hai creato dall'elenco delle regole attive, quindi fai clic sul pulsante Elimina.
Suggerimenti
- Un'organizzazione è generalmente definita come la tua azienda e contiene persone che hanno account Exchange Server sul tuo sistema di posta elettronica.
- Il menu Strumenti viene visualizzato nella finestra principale di Outlook. La finestra principale è la stessa finestra che appare all'avvio di Outlook e contiene i menu File, Modifica, Visualizza, Vai, Strumenti, Azioni e Guida. Non c'è nessun menu Strumenti nella finestra che usi per creare o visualizzare elementi come messaggi di posta elettronica, contatti o attività.
- Se selezioni la casella Riproduci automaticamente per le persone esterne alla mia organizzazione, la scheda Fuori dalla mia organizzazione verrà visualizzata (Attivo) accanto al nome della scheda.
- Il contatto deve trovarsi nella cartella Contatti di Exchange Server. Se il contatto si trova solo in una cartella che fa parte di un file delle cartelle personali (pst), il messaggio di risposta automatica non verrà inviato.
