Scrivere un'e-mail è in realtà abbastanza semplice, ma c'è un formato generale a cui dovresti prestare attenzione. Inoltre, conosci la differenza tra e-mail ufficiali e informali. Ecco le cose che dovresti sapere.
Fare un passo
Metodo 1 di 5: passaggi di base per l'invio di e-mail
Passaggio 1. Crea un indirizzo email
Se non disponi ancora di un indirizzo email, dovrai registrarti presso un provider di servizi email prima di procedere. Fortunatamente, molti servizi di posta elettronica gratuiti basati sul Web ti consentono di ottenere un indirizzo e-mail senza spendere soldi. Alcuni dei servizi di posta elettronica Web più popolari includono:
- Gmail
- Hotmail
- Yahoo Mail
Passaggio 2. Fare clic su "Componi" o "Nuovo
"Prima di comporre un'e-mail, devi aprire una nuova casella di posta vuota da comporre. Il modo per aprire la casella di posta varia a seconda del servizio che stai utilizzando, ma di solito nella parte superiore della pagina è presente un pulsante con un'etichetta come "Componi", "Nuovo" o "Nuovo messaggio".
Se non sai come creare un nuovo messaggio, controlla la pagina di supporto del tuo servizio di posta elettronica per sapere come farlo in dettaglio
Passaggio 3. Annota l'indirizzo email del destinatario
Non è necessario annotare il tuo indirizzo e-mail, ma dovresti annotare l'indirizzo e-mail della persona che riceverà la tua e-mail.
- Di solito, puoi semplicemente utilizzare uno spazio per separare più indirizzi e-mail, ma alcuni servizi richiedono di separare più indirizzi e-mail con una virgola o un altro segno di punteggiatura. Se il servizio che stai utilizzando richiede l'uso di questi segni di punteggiatura, il fornitore del servizio dovrebbe aver fornito indicazioni.
- Inserisci l'indirizzo email del destinatario principale nel campo "A:". Il destinatario principale è in genere la persona a cui è destinato il messaggio o a cui si fa riferimento nel corpo dell'e-mail.
- Digita un altro indirizzo email nel campo "CC:". Questa colonna è la colonna "copia". I destinatari vengono solitamente inseriti nel campo della copia se l'e-mail non è specificamente indirizzata al destinatario della copia, ma contiene cose che lui o lei dovrebbe sapere.
- Usa il campo "Ccn:" per nascondere gli indirizzi email. Se non vuoi che i destinatari vedano a chi è indirizzata un'email, digita l'indirizzo del destinatario nel campo "copia nascosta".
Passaggio 4. Scrivi un titolo informativo
Ogni servizio di posta elettronica ti consente di scrivere il titolo/oggetto della tua email nella casella "Oggetto".
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Il titolo della tua email dovrebbe essere breve, ma dare al destinatario un'idea del contenuto dell'email.
- Ad esempio, un'e-mail informale a un amico potrebbe essere intitolata "Come stai?", ma se hai inviato un compito tramite e-mail, l'e-mail potrebbe essere intitolata "Compito di matematica".
- Le domande ai docenti o ai superiori possono anche essere intitolate "Domande su…", seguite poi da una breve etichetta contenente una spiegazione dell'argomento che si sta ponendo.
- Tieni presente che i messaggi senza titolo verranno visualizzati nelle caselle di posta dei destinatari con l'etichetta "(nessun oggetto)".
Passaggio 5. Scrivi il corpo della tua email
Il corpo dell'e-mail deve essere scritto nella casella di testo grande sotto il campo del titolo.
- Un'e-mail dovrebbe generalmente contenere un saluto, un messaggio e una chiusura.
- Poiché l'e-mail è concepita per una comunicazione rapida, in genere dovresti assicurarti che la tua e-mail non sia troppo lunga.
Passaggio 6. Premere il pulsante "Invia"
Dopo aver finito di scrivere l'e-mail, rileggi l'e-mail per assicurarti di non aver commesso errori grammaticali o di ortografia e che il messaggio riporti l'argomento che vuoi trattare. Quando la tua e-mail è pronta per essere inviata, fai clic su "Invia" nella casella del messaggio per inviare l'e-mail al destinatario.
Metodo 2 di 5: scrivere un'e-mail non ufficiale
Passaggio 1. Sapere quando inviare e-mail informali
Le e-mail non ufficiali dovrebbero essere indirizzate alle persone a cui tieni, inclusi amici, familiari e partner. Se la tua e-mail non è ufficiale e la stai inviando a qualcuno che conosci bene, puoi inviare un'e-mail informale.
L'unico momento buono per inviare un'e-mail formale ad amici o familiari è quando invii un messaggio di gruppo con un tono formale, come una richiesta di donazioni o un annuncio pubblicitario. Poiché l'e-mail verrà inviata anche a persone che non ti sono molto vicine, dovrai regolare il tono per compiacere quelle persone
Passaggio 2. Scrivi un titolo informale
Non devi scrivere un titolo, ma dovresti dare un titolo alla tua email. Scrivi un titolo breve, conciso e amichevole.
- Ad esempio, se stai scrivendo un'e-mail a un vecchio amico, potresti usare un titolo che ti faccia ridere o un titolo semplice come "È da tanto che non ci vediamo!".
- Se stai scrivendo un'e-mail con uno scopo specifico, scrivi il tuo scopo. Ad esempio, se stai scrivendo un'e-mail su una riunione, intitola la tua e-mail con un titolo che menzioni l'evento.
Passaggio 3. Considera di menzionare il nome del destinatario nell'e-mail
Per le e-mail informali, questo non è strettamente necessario, ma può comunque essere un modo educato per iniziare un messaggio.
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Il tuo saluto può essere semplice come il nome del destinatario:
"Bob",
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Puoi anche includere un saluto amichevole:
- "Ciao Bob!"
- "Signor Bob,"
- "Buongiorno Bob!"
Passaggio 4. Scrivi l'e-mail in modo chiaro, ma usa uno stile di linguaggio informale
Il contenuto della tua email dovrebbe essere facile da capire, ma in un tono colloquiale informale.
- Leggi l'e-mail e chiediti, questa e-mail è simile a quella che direi se parlassi di persona? Se la risposta è sì, hai trovato il tono giusto per le email informali.
- Usa le abbreviazioni. Le abbreviazioni non fanno parte della scrittura formale. ma comunemente usato nella conversazione quotidiana. Quindi, l'abbreviazione è adatta per e-mail informali.
- Usa lo slang se lo desideri. Puoi usare lo slang di Internet, come: "thx" per "grazie". "Titi DJ" per "fai attenzione sulla strada", "s7" per "d'accordo", ecc.
- Usa anche le emoticon se necessario:).
Passaggio 5. Considera di scrivere il tuo nome alla fine dell'e-mail
Come un saluto, la chiusura o la firma non sono realmente necessari per le e-mail informali, possono essere un buon modo per chiudere un messaggio.
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La tua email di chiusura può essere solo un nome:
- "Jen"
- "-Jen"
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Puoi anche essere un po' creativo con le chiusure e-mail:
- "È passato tanto tempo! Jen."
- "Questa email verrà eliminata automaticamente. 3…2…1…"
Metodo 3 di 5: scrivere un'e-mail ufficiale
Passaggio 1. Sapere quando è il momento di inviare un'e-mail ufficiale
Dovresti utilizzare un'e-mail formale quando scrivi messaggi a persone che non conosci bene, come capi, colleghi, clienti e clienti, istruttori e leader politici/comunitari.
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Tieni presente che potresti ritenere che un'e-mail formale non sia necessaria quando scrivi e-mail alle persone di cui sopra, una volta che hai una relazione con quella persona. Quando un'e-mail formale sembra troppo rigida, scrivi un'e-mail "semi-formale".
- Nelle e-mail semi-formali, il tuo stile può essere un po' più rilassato, ma non ti è ancora permesso usare lo slang di Internet.
- Dovresti comunque includere una firma sulle e-mail semi-formali, ma non è necessario fornire tutte le informazioni di contatto sotto il tuo nome.
Passaggio 2. Scrivi un titolo informativo
Il titolo della tua email dovrebbe essere breve ma accurato. Vai direttamente al problema che stai sollevando.
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Per esempio:
- Quando invii un'email al tuo professore riguardo a un compito, scrivi "Domande sul saggio".
- Quando ti candidi per un lavoro che conosci dall'annuncio, scrivi "Domanda per posizione dirigenziale (dall'annuncio)".
- Se stai scrivendo un'e-mail chiedendo aiuto al servizio clienti o segnalando un problema tecnico, scrivi "Problema con parte #000000".
Passaggio 3. Scrivi un saluto formale
Il saluto formale deve includere "Caro/Caro", seguito dal nome del destinatario. Usa il cognome del destinatario e il titolo appropriato, quindi termina il saluto con un punto.
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Per esempio:
- "Egregio Signor Smith"
- "Cara signora Jones"
- "Caro dottor Evans"
Passaggio 4. Assicurati che il contenuto dell'e-mail sia corretto e preciso
Assicurati che non siano più lunghi di pochi paragrafi e che il contenuto sia davvero pensato per coprire l'oggetto dell'e-mail. Usa un linguaggio formale e assicurati che l'ortografia e la grammatica siano corrette.
- Evita di usare abbreviazioni.
- Non usare il gergo di Internet o le emoticon.
Passaggio 5. Utilizzare un saluto di chiusura appropriato
Il saluto di chiusura più comune è "Saluti", ma ci sono anche molti altri saluti di chiusura che puoi usare. Usa un saluto di chiusura educato e termina con una virgola.
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Altri saluti di chiusura che puoi usare includono:
- Distinti saluti,
- Grazie,
- Auguri,
Passaggio 6. Fornisci le informazioni di contatto nella tua firma, se richiesto
Includi il tuo nome completo sotto il saluto di chiusura dell'e-mail. Sotto il tuo nome, potresti voler includere il tuo titolo e le informazioni di contatto che potrebbero essere richieste.
- La tua posizione, se presente, deve includere la posizione e il nome dell'azienda/istituzione in cui lavori.
- Includere almeno un numero di telefono, un numero di fax e un indirizzo e-mail. Potresti anche voler includere un indirizzo postale e un sito web.
Metodo 4 di 5: tipi di e-mail non ufficiali
Passaggio 1. Scrivi un'e-mail a un amico che ha cambiato casa
Se i tuoi amici, la tua famiglia o il tuo partner hanno cambiato casa di recente, scrivi un'e-mail per chiedere informazioni sulle loro condizioni. Chiedi come sta andando il loro processo di migrazione, come è il loro nuovo ambiente e così via.
Passaggio 2. Invia un'email a un amico che non ti ha mai fornito un indirizzo email
Se ricevi l'indirizzo e-mail di un amico da qualcun altro, è molto importante scrivere l'e-mail e assicurarti che l'e-mail del tuo amico sia corretta. Non dimenticare di spiegare anche chi sei.
Passaggio 3. Impara a scrivere e-mail agli uomini
Se sei una donna ed è la prima volta che scrivi un'email a un ragazzo, potresti sentirti ansioso, soprattutto se il ragazzo è un ragazzo che potrebbe piacerti. Prova a scrivere un'e-mail che sembri rilassata ma comunque intelligente e calma.
Anche se sembra pericoloso, puoi scrivere un'e-mail per esprimere il tuo amore
Passaggio 4. Impara a scrivere e-mail alle donne
Se sei un ragazzo che invia un'email a una donna per la prima volta, potresti trovare il processo troppo difficile. Calmati e scrivi un messaggio che sembri casual ma pulito.
Passaggio 5. Scrivi un'email di sollecitazione
Se vuoi apparire divertente al destinatario dell'e-mail, usa la stessa lingua del linguaggio seducente che usi di fronte al destinatario. Puoi anche usare emoticon o espressioni come "baci e abbracci".
Puoi anche scrivere e-mail di seduzione a persone che conosci su siti di incontri. Se stai scrivendo questa email, devi apparire seducente oltre che informativo, in modo che sappia chi sei
Passaggio 6. Scrivi un'e-mail d'amore
In questa era digitale, le e-mail d'amore sono importanti tanto quanto le lettere d'amore. Se il tuo partner è là fuori e vuoi esprimere il tuo amore, il modo più rapido per farlo è tramite e-mail.
Metodo 5 di 5: tipi di email formali
Passaggio 1. Invia la tua domanda di lavoro via e-mail
Quando invii la tua candidatura e il tuo curriculum via email, dovresti spiegare quale posto vacante ti stai candidando, perché vuoi il lavoro e quali qualifiche hai che ti renderebbero adatto per il lavoro. Dovresti anche includere il tuo curriculum come allegato.
- Puoi anche scrivere una mail per richiedere uno stage. Spiega che tipo di tirocinio desideri e come può aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di carriera. Includi anche i motivi per cui dovresti essere selezionato per il tirocinio.
- Invia un'e-mail di follow-up se non ricevi una risposta sulla posizione per cui ti stai candidando.
Passaggio 2. Sapere come inviare e-mail ai docenti
Inviare email ai professori può essere scoraggiante, ma è comunque difficile quanto inviare qualsiasi altra email formale. Il tuo professore potrebbe essere una persona impegnata, quindi rendi le domande il più chiare possibile.
Se sei ben conosciuto dal docente, puoi anche inviargli una richiesta di lettera di raccomandazione via email
Passaggio 3. Invia un'e-mail di "richiesta"
Questa email è una richiesta via email all'editore per l'accettazione di un'opera per la pubblicazione. Devi spiegare il tuo lavoro in modo che il tuo editore capisca il lavoro.
Passaggio 4. Utilizzare l'e-mail per contattare il personale
Se ritieni che ci sia qualcosa che non va nelle risorse umane della tua azienda, il modo più rapido per risolverlo è inviare un'e-mail alla persona appropriata del personale. Assicurati che la tua email descriva bene il problema.
Avvertimento
Non fornire password, nomi utente o informazioni personali come numeri di carta di credito e TIN nelle e-mail.
