Scrivere e-mail di promemoria amichevoli può essere complicato. Non vuoi sembrare invadente o impaziente, ma il tuo messaggio deve passare. Usa un tono amichevole nelle e-mail con saluti ed espressioni gentili. Includi il motivo per cui stai inviando l'email di promemoria in modo che i destinatari sappiano cosa vuoi. Assicurati che non ci siano errori nell'e-mail in modo da apparire non solo amichevole, ma anche professionale.
Fare un passo
Parte 1 di 3: usare un tono amichevole
Passaggio 1. Saluta il destinatario
In una situazione aziendale, potresti "dovresti" usare un saluto formale, come "Caro". Tuttavia, l'e-mail personalizzata viene utilizzata sempre più spesso. Alcuni saluti e-mail che possono aiutare a creare un tono amichevole includono:
- Ciao!
- Ciao amico
- È molto tempo che non ci si vede
- Hey!
Passaggio 2. Allude alla tua relazione con il destinatario
Se ti concentri solo sul promemoria, il tuo messaggio apparirà freddo. Alludere a una relazione personale con il destinatario includendo frasi che riflettono amicizie ed esperienze condivise. Ciò comprende:
- Com'è la scuola?
- Ciao amico come stai?
- Lo scorso fine settimana è stato molto divertente.
- Quand'è stata l'ultima volta che abbiamo parlato, un mese fa?
- Il nostro ultimo viaggio è stato davvero divertente! Dobbiamo farlo di nuovo.
Passaggio 3. Perfeziona la tua espressione
Ciò è particolarmente importante per la sezione promemoria dell'e-mail. Se non sei stato in contatto con il destinatario per molto tempo, è meglio scusarsi o fornire una scusa per chiamarlo solo per ricordarglielo. Alcuni esempi di espressioni sottili includono:
- So che non ci parliamo da molto tempo, ma volevo ricordarti…
- L'arrivo di un nuovo bambino mi ha tenuto occupato, mi sono appena ricordato di ricordarti…
- So che sei impegnato, quindi non voglio disturbarti, ma volevo inviarti un promemoria…
Passaggio 4. Sii educato
Se il promemoria è importante, potresti sembrare invadente. Ricorda che il destinatario è impegnato con la sua vita. Dì sempre "per favore" e "grazie" con espressioni appropriate. Potresti voler includere frasi educate come:
- scusa se ti disturbo, ma volevo essere sicuro…
- Si prega di rispondere a questa email il prima possibile…
- Grazie per aver dedicato del tempo a leggere e rispondere a questa email di promemoria. Lo apprezzo molto.
- Sto aspettando la tua risposta.
Parte 2 di 3: Requisiti per la quotazione
Passaggio 1. Utilizzare le intestazioni delle colonne
Non è necessario scrivere una colonna di intestazione intelligente. Intestazioni di colonna chiare e inequivocabili saranno più utili. In questo modo, il destinatario può conoscere a colpo d'occhio lo scopo dell'e-mail. Alcune scelte comuni per le email di promemoria amichevoli includono:
- Dai un'occhiata
- Promemoria rapido su…
- Prossimi viaggi/eventi.
- Conteggio dei partecipanti a viaggi/eventi.
Passaggio 2. Ricordati di includere un promemoria
Quando ti sforzi così tanto di essere educato e amichevole, potresti dimenticare qualcosa di importante, come un promemoria. Scrivi un promemoria del pacchetto all'inizio dell'e-mail, dopo il saluto e una frase di relazione personale. Per esempio:
- "Ciao amico, Non ci parliamo da molto tempo, Ben. Come stanno tua moglie e i tuoi figli? Mia moglie e mio figlio mi hanno tenuto occupato, ma volevo chiederti di…”
-
Ciao!
Nonna, ho intenzione di inviare questo messaggio da molto tempo. Mi dispiace essere troppo occupato. Voglio ricordare alla nonna del nostro pranzo…”
Passaggio 3. Usa un linguaggio conciso
È vero che un linguaggio educato richiede frasi più lunghe. Ad esempio, la frase "Lavora di più" sarebbe più educata se scrivessi "Sarebbe meglio se lavorassi di più".
Usa una struttura più semplice per le tue email. Forse qualcosa del genere: Saluto (apertura) → Relazioni personali → Promemoria → Saluto di chiusura (chiusura)
Passaggio 4. Modifica le informazioni non necessarie
Per ogni frase e parte della frase, chiediti: "È necessario?" In alcuni casi, "necessario" può avere un significato ampio come "Questo è necessario affinché la mia email non sembri fredda". dall'e-mail.
In generale, gli avverbi (come "molto", "molto", "veramente", "una volta" e "ovviamente") possono essere rimossi per rendere la tua email più concisa
Passaggio 5. Termina l'e-mail con un saluto di chiusura
"Benedizioni" significa dire "arrivederci". Il saluto di chiusura include espressioni come "Saluti", "Cordiali saluti", "Cordiali saluti" e "Saluti". La tua firma dovrebbe essere scritta dopo il saluto di chiusura. Un saluto di chiusura generale come questo potrebbe sembrare formale. Potresti provare qualcosa come:
- tuo amico
- tuo amico
- inviare saluti per il successo
- Buona giornata
- il tuo turno
- Aspetto tue notizie
Parte 3 di 3: assicurarsi che non ci siano errori nell'e-mail
Passaggio 1. Ricontrolla la tua email
Anche sfogliare un'e-mail una o due volte ridurrà eventuali errori di base che potrebbero apparire mentre li scrivi. Dopo aver composto la tua email, ricontrolla l'ortografia e la grammatica nella tua email.
- Molti provider di posta elettronica dispongono di funzionalità di controllo ortografico e grammaticale. La qualità della funzionalità dipende dal provider di posta elettronica. In alcuni casi, questa funzione potrebbe non essere molto accurata.
- Ricordati di controllare i campi titolo, saluto e chiusura (chiusura). Probabilmente te ne dimenticherai e ti concentrerai solo sul contenuto dell'e-mail.
Passaggio 2. Leggi l'e-mail ad alta voce
Se stai scrivendo un'e-mail importante o se vuoi apparire gentile e amichevole con qualcuno, leggi la tua e-mail dall'inizio alla fine ad alta voce. Sembra una conversazione? In tal caso, la tua email è pronta per essere inviata.
Riscrivi frasi o passaggi che sembrano imbarazzanti. Usa il tuo miglior giudizio quando valuti questo. Ogni persona avrà una visione diversa a seconda di come parli
Passaggio 3. Chiedi a qualcun altro di leggere la tua email
Per comunicazioni importanti, ad esempio per motivi di lavoro, potresti chiedere a qualcun altro di controllare l'e-mail di promemoria prima di inviarla. Se la tua email è concisa, di solito richiede solo poco tempo ed è facile individuare anche il più piccolo degli errori.
- Controlla i servizi di messaggistica online. Invia email agli amici online e fai domande come "Ciao, puoi leggere la breve email che devo inviare? Non ci vorrà molto".
- Ricordati di ringraziare sempre tutti coloro che leggono la tua email. Dopotutto, ti aiutano.
