L'attività del conto corrente è più facile da registrare utilizzando i registri degli assegni creati da Microsoft Excel. È possibile impostare registri di assegni per classificare le spese in modo da poter tenere traccia di tutti gli esborsi in contanti. Puoi creare una formula per scoprire il saldo del denaro nel conto. Oltre ad essere utile, creando un registro di controllo in Excel puoi anche conoscere le basi di Excel.
Fare un passo
Parte 1 di 5: creazione di colonne in Excel
Passaggio 1. Impara a conoscere Excel
Excel è un software per fogli di calcolo utilizzato per gestire i dati ed eseguire calcoli con formule. I fogli di calcolo Excel sono organizzati per colonne e righe.
- La versione desktop di Excel può essere installata su PC o Mac. Ci sono anche app online gratuite per il tuo computer, tablet o telefono. La funzionalità di ogni versione è solo leggermente diversa.
- Excel è in circolazione da molto tempo e c'è sempre una nuova versione ogni anno. Il modo in cui ogni versione funziona è solo leggermente diverso.
- In Excel, le righe sono orizzontali e ordinate per numero. Le colonne sono verticali e ordinate per lettera. I quadrati in cui si incontrano righe e colonne sono chiamati celle. Le celle prendono il nome da righe e colonne. La cella nella quinta riga della colonna D è denominata D5 (colonna D, riga 5).
- Conoscere la differenza tra un foglio di lavoro e una cartella di lavoro. Un foglio di lavoro è un file Excel che contiene uno o più fogli di calcolo. Ogni foglio di calcolo è in schede separate all'interno della cartella di lavoro. Le cartelle di lavoro hanno generalmente tre schede, ma possono essere aggiunte se necessario.
- Puoi semplicemente utilizzare una scheda per creare un registro di controllo di base.
- Utilizzerai le due schede per creare una funzione di categoria di carico nel registro di controllo.
Passaggio 2. Apri un foglio di calcolo vuoto
La modalità di apertura di un foglio di calcolo dipende dal sistema operativo e dal tipo di computer in uso.
- Per i PC con sistema operativo Windows 7, fare clic sul menu Start nell'angolo inferiore sinistro del desktop. Dal menu che appare, fai clic su Programmi. Dal menu che appare dopo, fai clic su Microsoft Office, quindi su Microsoft Office Excel. A questo punto sul desktop appare un foglio di calcolo vuoto.
- Per PC con Windows 7 o versioni successive, fai clic sull'icona di Windows nell'angolo in basso a sinistra dello schermo, quindi fai clic sul riquadro Microsoft Excel per aprire Excel. Ci sarà una pagina che mostra i nuovi file a sinistra e le nuove opzioni del modello di documento a destra. Fare clic sulla prima opzione del modello, Cartella di lavoro vuota per aprire un nuovo foglio di calcolo.
- Per aprire Excel sul Mac, fai clic su Excel nel dock. Fare clic su "File" nella barra dei menu. Fare clic su "Apri", quindi fare clic su "Nuovo". Verrai indirizzato a un nuovo foglio di calcolo vuoto.
Passaggio 3. Crea etichette di colonna
Utilizzare l'etichetta che di solito si trova nel libretto degli assegni del registro. Crea colonne per data, n. assegno, beneficiario e descrizione o promemoria. Quindi creare colonne per addebiti (ad es. pagamenti o prelievi), crediti (ad es. depositi) e saldi a termine.
- Immettere "DATA" nella cella B1 (colonna B, riga 1). La data della transazione viene inserita qui.
- Sposta una cella a destra, cella C1 (colonna C, riga 1). Digita "ARTICOLO #". Qui viene inserito il numero dell'assegno o il tipo di transazione, ad esempio "ATM" o "deposito".
- Sposta una cella a destra, cella D1 (colonna D, riga 1). Digita "BENEFICIARIO". Questo è il nome del destinatario dell'assegno o del beneficiario.
- Sposta una cella a destra, cella E1 (colonna E, riga 1). Digitare "DESCRIZIONE". I dettagli sulla transazione vengono inseriti qui.
- Sposta una cella a destra, cella F1 (colonna F, riga 1). Digita "DEBITO". Il denaro che esce dal conto (uscita) viene registrato qui.
- Sposta una cella a destra, cella G1 (colonna G, riga 1). Digitare "CATEGORIA DI SPESA". Lascia questo vuoto prima. Queste opzioni di colonna verranno create in un passaggio successivo.
- Sposta una cella a destra, cella H1 (colonna H, riga 1). Digita "CREDITO". Il denaro che entra nel conto (afflusso) viene registrato qui.
- Sposta una cella a destra, cella J1 (colonna J, riga 1). Digitare "CATEGORIA DI REDDITO". Queste opzioni di colonna verranno create anche in un passaggio successivo.
- Sposta una cella a destra, cella K1 (colonna K, riga 1). Digitare "BILANCIAMENTO". Questo è l'importo nel conto dopo che tutte le transazioni sono state registrate.
Passaggio 4. Formattare le etichette delle colonne
Aggiungi la formattazione alla colonna dell'etichetta in grassetto e assegna alle righe dell'etichetta del registro un colore di sfondo diverso per una facile lettura. Innanzitutto, seleziona l'intervallo di celle che desideri formattare, quindi seleziona un'opzione di formato.
- Cerca le opzioni di formato nella scheda "HOME" della barra degli strumenti. Questa scheda "HOME" è già aperta quando apri una nuova cartella di lavoro.
- Selezionare la cella B1 (DATA) quindi trascinare il cursore su tutte le etichette fino alla cella K1 (SALDO).
- Nell'angolo in alto a sinistra della barra degli strumenti, fai clic su "B" per selezionare un formato in grassetto.
- Fare clic sull'icona del secchiello per visualizzare la tavolozza dei colori di sfondo per modificare il colore di sfondo.
Passaggio 5. Ridimensiona più colonne
Di solito la dimensione della colonna è troppo piccola per memorizzare i dati inseriti. Ad esempio, le colonne "PAYEE" e "DESCRIPTION" possono contenere nomi lunghi o promemoria lunghi. La colonna A funge solo da separatore, quindi la sua dimensione è molto ridotta.
- Fare clic sull'intestazione della colonna A per selezionare l'intera colonna. Nell'angolo in alto a destra della barra degli strumenti sulla barra multifunzione "HOME", fai clic sul pulsante "FORMAT". Dal menu a discesa, fai clic su "Larghezza colonna", inserisci 2, quindi fai clic su OK. La colonna A sarà molto stretta.
- Espandi la colonna D, "PAYEE". Fare clic sulla sezione dell'intestazione nella colonna D per selezionare quella colonna. Passa il mouse sopra il bordo delle colonne D ed E. Il cursore si trasformerà in un cursore di ridimensionamento, con una forma simile a un segno più con una freccia che punta. Una volta che questo cursore è visibile, fai clic con il tasto sinistro e trascina il mouse verso destra per allargare la colonna quanto desideri.
- Ripetere la stessa procedura per espandere la colonna E, "DESCRIZIONE".
Passaggio 6. Centrare l'etichetta del registro
Seleziona l'intera prima riga. Fare clic con il pulsante sinistro del mouse sul numero uno sul bordo sinistro della pagina. Nella parte in alto a sinistra della barra degli strumenti sulla barra multifunzione "HOME", fai clic sul pulsante di allineamento centrale. Tutti i dati nelle celle selezionate verranno centrati. Le etichette delle colonne in ogni cella sono ora centrate.
Parte 2 di 5: formattazione delle celle
Passaggio 1. Immettere alcuni dati
Per vedere le modifiche al formato apportate, inserisci quattro righe di dati nelle celle. Inizia con il saldo iniziale, quindi inserisci le altre tre transazioni.
- Aggiungere la data per il saldo di apertura nella cella B2, ad esempio 27/09/15. Nella colonna "BENEFICIARIO" nella cella D2, digitare "Saldo di apertura". Nella colonna "SALDO" nella cella K2, inserisci la quantità di denaro nel tuo conto in base alla data nella cella B2.
- Aggiungi altre tre transazioni. Combina transazioni di debito (come pagamenti con assegni o prelievi ATM) e transazioni di credito (come depositi).
- Notare la formattazione incoerente di ogni numero nella cella. Il formato della colonna della data potrebbe cambiare in "2015/09/27" o "27-Sept". La colonna dell'importo in dollari potrebbe visualizzare il numero errato di posizioni decimali. Formattalo in modo che tutto sia pulito.
Passaggio 2. Formattare la data
Assicurati che questa colonna mostri date coerenti. Ci sono molte opzioni per la formattazione delle date in Excel. Scegli quale vuoi.
- Fare clic sull'intestazione nella colonna B, che è "DATA". Verrà selezionata l'intera colonna.
- Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla colonna e selezionare Formato celle. Verrà visualizzata la finestra Formato celle.
- Seleziona la scheda "Numeri". Seleziona "Data" in "Categoria". Seleziona il formato della data desiderato e fai clic su OK nell'angolo in basso a destra della finestra.
- Mentre la colonna è ancora selezionata, centra i dati in queste celle facendo clic sull'icona di allineamento centrale nell'angolo in alto a sinistra della barra degli strumenti, nella barra multifunzione "HOME".
Passaggio 3. Formatta la colonna "ARTICOLO #"
I dati in questa colonna devono essere centrati. Evidenzia l'intera colonna di C facendo clic sull'intestazione della colonna. Fare clic sull'icona di allineamento al centro. Prestare attenzione ai dati che sono stati inseriti in questa colonna. La scrittura deve essere centrata.
Controllare il formato delle colonne D ed E, "PAYEE" e "DESCRIPTION". Excel di solito formatta le celle in modo che i dati vengano lasciati allineati. Questo formato sarà adatto per questa colonna. Ricontrolla la dimensione della colonna. Ora ci sono alcuni dati in queste celle, quindi regola la larghezza della colonna per allargare o restringere la colonna, secondo necessità
Passaggio 4. Formattare la valuta nelle colonne F, H e K o "DEBIT", "CREDIT" e "BALANCE FORWARD"
La valuta utilizza decimali a due cifre. C'è un'opzione per visualizzare un simbolo del dollaro. Il numero di addebito può anche essere reso rosso se lo si desidera.
- Seleziona la colonna F. Fai clic con il pulsante destro del mouse nella colonna F e seleziona Formato celle. Verrà visualizzata la finestra Formato celle. Nella scheda "Numero", seleziona "Contabilità". Seleziona "2" nell'opzione "Posti decimali". Seleziona il simbolo del dollaro in "Simbolo".
- Ripetere i passaggi precedenti per le colonne H e K.
- Per far apparire rosso il numero di addebito, fai clic sull'intestazione nella colonna F per selezionare l'intera colonna. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla colonna e selezionare Formato celle. Seleziona la scheda Carattere quando viene visualizzata la finestra Formato celle. In questa scheda, fai clic sul menu a discesa accanto all'opzione Colore. Dalla tavolozza, fai clic sul colore rosso.
Parte 3 di 5: creazione di formule
Passaggio 1. Creare una formula per calcolare il saldo corrente
Immettere la formula dell'operazione matematica per calcolare il saldo corrente nella colonna K. Non è necessaria la formula nella cella K2. Il tuo saldo iniziale viene inserito qui.
- Fare clic sulla cella K3. Fai clic sulla barra della formula nella parte superiore del foglio di calcolo. Digitare la formula per eseguire il calcolo. Immettere =SOMMA(K2-F3+H3). Questa formula indica al foglio di calcolo di prendere il saldo di apertura (cella K2), sottrarre eventuali debiti (cella F3) e aggiungere eventuali crediti (cella H3).
- Se il saldo di apertura è di $ 200 e la tua prima voce è un assegno di $ 35, registra $ 35 come addebito nella cella F3. La formula che hai inserito nella cella H3 prende il saldo iniziale e sottrae il debito in modo che il saldo sia $ 165.
Passaggio 2. Copia la formula
Seleziona la cella K3. Fare clic con il tasto destro e selezionare Copia. Seleziona le celle K4 e K5, quindi fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona Incolla. Ora la formula viene copiata in queste celle. Ora il saldo corrente è stato calcolato nella colonna K per tutte le righe di dati che sono state inserite.
Passaggio 3. Creare una formula condizionale per cancellare la colonna del saldo corrente
Puoi copiare la formula sopra nella cella K6. Tuttavia, poiché non hai inserito alcun dato, il saldo corrente della cella K5 apparirà anche nella cella K6. Per chiarire, crea una formula condizionale che svuoterà la cella se non vengono immesse transazioni, ma visualizzerà il saldo se ce n'è una.
Nella cella K6, inserisci la formula =SE(ISBLANK(B6), "", SUM(K5-F6+H6)). Questo dirà a Excel che se la cella B6 nella colonna "DATA" è vuota, la cella H6 deve essere vuota, ma se la cella B6 non è vuota, il saldo deve essere calcolato
Passaggio 4. Espandi la formula con il riempimento automatico
La funzione di riempimento automatico riempie la formula delle celle adiacenti, quindi non è necessario immettere ripetutamente la formula "SALDO".
- Cerca la leva di riempimento automatico nella cella attiva. Guarda il piccolo rettangolo scuro nell'angolo in basso a destra della cella attiva. Passa il mouse sopra finché non si trasforma in un cursore di riempimento automatico, che sembra un sottile vantaggio.
- Fare clic sulla cella K6. Passa il mouse sulla leva di riempimento automatico e il cursore si trasformerà in un sottile segno più. Fare clic con il tasto sinistro e tenere premuta la leva di riempimento automatico. Trascina il cursore sulla cella K100 (colonna K, riga 100).
- La formula viene ora copiata in tutte le celle dalla colonna K alla riga 100. I numeri di riga e colonna in ogni cella vengono regolati automaticamente in modo che la formula possa essere calcolata correttamente.
Parte 4 di 5: aggiunta di categorie
Passaggio 1. Creare una categoria di transazione
Le categorie di transazione sono utili per tenere traccia dei flussi di cassa e dei tipi di reddito. Le categorie possono riguardare le imposte sul reddito, come le tasse sulla proprietà o le donazioni di beneficenza. Le categorie possono essere utilizzate anche per creare grafici che visualizzano facilmente l'attività finanziaria di un conto.
Passaggio 2. Crea la scheda "Categorie"
Questa scheda viene utilizzata per memorizzare tutte le potenziali categorie di controlli del registro delle entrate e delle spese. Rinominare una delle schede nella cartella di lavoro "Categorie". Fare doppio clic sul titolo di una scheda esistente in modo che evidenzi il nome. Il nome cambierà in "Foglio2" o "Foglio3". Quando il nome del foglio è evidenziato, digita un nuovo nome per la scheda, ad esempio "Categorie".
Nella cella B4, digita "Categorie". Formatta le celle in grassetto e centrale
Passaggio 3. Creare categorie di reddito
Digita "*** Reddito ***" nella cella B5. Tutte le categorie di reddito di cui hai o di cui puoi beneficiare in futuro sono incluse qui. Inserisci tutte le tue categorie di reddito a partire dalla cella B6 e procedendo verso il basso.
- La categoria di reddito più comune è "Wages" (salari). Scomponi le diverse categorie salariali se c'è più di un lavoro.
- La tua situazione finanziaria è un fattore determinante per altre categorie di reddito. Crea una categoria "Dividendo" se possiedi azioni. Se applicabile, crea anche categorie di mantenimento dei figli. Altre categorie come "Interessi attivi", "Regali" e "Varie".
Passaggio 4. Creare categorie di carico
Cancella le celle nell'ultima categoria di reddito. Scorri di una cella in basso e digita "*** Spese ***". Tutte le categorie di carico sono in questa sezione.
Il numero di categorie di carico è adattato alle tue circostanze, tra cui "Mutuo", "Affitto", "Assicurazione", "Pagamento auto", "Gas", "Elettricità", "Telefono" o "Intrattenimento"
Passaggio 5. Assegna un nome all'intervallo di celle contenente la categoria
Seleziona la cella B5, quindi evidenzia dalla cella B5 a tutte le categorie di entrate e spese. Cerca la casella del nome della cella nell'angolo in alto a sinistra della finestra, che si trova a sinistra della casella della formula. Il nome della prima cella nell'intervallo evidenziato visualizzerà "B5". Fare clic sulla casella del nome della cella e digitare "Categorie". Questo è il nome dell'intervallo di celle che puoi utilizzare nel registro di controllo.
Passaggio 6. Utilizzare le categorie di spesa e di reddito nel registro degli assegni
Torna alla scheda in cui hai creato il registro degli assegni. Ora le colonne "CATEGORIA DI SPESA" e "CATEGORIA DI REDDITO" verranno aggiunte a un menu a discesa.
- Seleziona la cella G2 nel controllo della scheda del registro. Questa è la prima cella nella colonna "CATEGORIA DI SPESA".
- Seleziona la barra multifunzione "DATI" nella barra degli strumenti. Fare clic sul pulsante "Convalida dati". Seleziona "Convalida dati" dal menu a discesa. Si aprirà la finestra "Convalida dati".
- Nella scheda "Impostazioni" della finestra "Convalida dati", trova la casella a discesa "Consenti". Fare clic sulla freccia giù e selezionare "Elenco". Inserisci "=Categorie" in "Sorgente". fare clic su OK.
- Apparirà una piccola freccia accanto alla cella G2. Fare clic su questa freccia per visualizzare un elenco di categorie. Fare clic sulla categoria che corrisponde alla transazione di riga.
- Copia la formula dalla cella G2 alla cella G100 utilizzando il riempimento automatico.
- Vai alla cella J2 per ripetere il processo nella colonna "CATEGORIA DI REDDITO".
Parte 5 di 5: Protezione del registro degli assegni
Passo 1. Blocca le celle della formula e proteggi il foglio di calcolo
Proteggere il foglio di lavoro significa che non puoi sovrascrivere i dati nelle celle bloccate, quindi non devi preoccuparti che i futuri calcoli del saldo siano errati a causa di errori di formula. Puoi anche aggiungere una password per rendere il tuo registro di controllo più protetto dagli altri utenti. Assicurati che la password sia facile da ricordare o annotala in un luogo sicuro. Il foglio di lavoro non sarà accessibile se dimentichi la password.
Passaggio 2. Sblocca la cella
Una volta che il foglio di lavoro è protetto, tutte le celle verranno bloccate. Pertanto, è necessario sbloccare le celle di dati da inserire, anche se il foglio di lavoro è protetto.
- Seleziona le celle da B2 a J100. Queste sono tutte le celle di tutte le colonne del registro di controllo, tranne l'ultima colonna, K, che è la colonna "SALDO". I dati devono comunque essere inseriti in queste celle anche se il foglio di lavoro è protetto.
- Nell'intervallo di celle selezionato, fare clic con il pulsante destro del mouse. Seleziona Formato celle.
- Nella finestra Formato celle, seleziona la scheda Protezione. Deseleziona la casella "Bloccato", quindi fai clic su OK.
Passaggio 3. Abilita la protezione sul foglio di lavoro
Ciò significa che tutte le celle rimarranno bloccate, comprese le celle nella colonna K ("SALDO") in modo che non possano essere sovrascritte.
- Apri la barra multifunzione "REVISIONE" nella barra degli strumenti. Fare clic su "Proteggi foglio" per visualizzare la finestra "Proteggi foglio".
- Se vuoi proteggere il foglio di lavoro, aggiungi la password qui. In caso contrario, lascialo vuoto.
- fare clic su OK. I registri di controllo ora non sono protetti.
Passaggio 4. Rimuovere la protezione del foglio di lavoro per modificare le celle bloccate
Puoi invertire questo processo in un secondo momento se desideri modificare la formula in una cella bloccata. Apri la barra multifunzione "REVISIONE" nella barra degli strumenti. Fare clic su "Rimuovi protezione foglio" finché non viene visualizzata la finestra "Rimuovi protezione foglio". fare clic su OK.
