Ti capita spesso di guardare fuori dalla finestra per minuti anche se hai del lavoro da fare? Cerchi informazioni inutili o giochi su Internet anche se ci sono compiti più importanti da svolgere subito? Sembra che tu debba ammettere che hai la tendenza a procrastinare. La chiave per gestire il tempo in modo più efficace è ridurre al minimo le distrazioni, concentrarsi sulle attività più importanti da svolgere e trovare modi più affidabili per aumentare la produttività.
Fare un passo
Metodo 1 di 2: Evita l'abitudine di perdere tempo
Passaggio 1. Stai lontano da Internet
Al giorno d'oggi è così facile accedere a Internet e quindi siamo spesso tentati di accedervi. Quando ti rendi conto che devi smettere di perdere tempo e fare qualcosa, evitare Internet diventa un modo semplice per rompere l'abitudine di procrastinare.
Se la tua determinazione non può aiutarti a rimanere fuori da Internet, o peggio, il lavoro che devi fare richiede l'utilizzo di Internet, puoi installare app di blocco del sito per vari browser. Devi solo attivare questa app se hai bisogno di rimanere concentrato e lasciare che questo programma ti aiuti
Passaggio 2. Chiudi la tua casella di posta elettronica
Un sondaggio tra i dipendenti Microsoft ha mostrato che hanno impiegato circa dieci minuti a rispondere alle e-mail e poi altri quindici minuti a concentrarsi sull'attività da svolgere. Se devi davvero concentrarti su un'attività, puoi impostare la tua casella vocale in modo che risponda automaticamente e provare a trattenerti dal controllarla fino a quando non avrai finito il tuo lavoro.
Puoi fare lo stesso con messaggi di testo, messaggi istantanei, notifiche push, avvisi mobili e così via. Queste distrazioni possono farci procrastinare perché spesso si sentono più produttive di altre cose che fanno perdere tempo, ma spesso sono altrettanto improduttive. Spegni il cellulare il più possibile
Passaggio 3. Eseguire l'intero lavoro su un dispositivo
Se utilizzi un computer portatile per lavorare su fogli di calcolo, un telefono cellulare per controllare la posta elettronica e un tablet per fare presentazioni, avrai difficoltà anche a te. Ogni volta che cambi dispositivo, ci saranno sicuramente una o due distrazioni che dovrai affrontare e dopodiché avrai bisogno di un po' di tempo per rifocalizzarti. Cerca di raccogliere tutto ciò di cui hai bisogno su un dispositivo mentre ti prepari prima di iniziare il lavoro in modo da poter utilizzare un solo dispositivo al lavoro.
Passaggio 4. Creare un programma
Alla maggior parte delle persone non piace fare un programma, ma non è necessario fare un programma completo. Prima di iniziare a lavorare su un'attività, prenditi cinque minuti per creare un elenco o altre cose necessarie per completare l'attività. Creando un buon lasso di tempo, puoi anche garantire progressi nel tuo lavoro.
- Utilizzare "griglie temporali" o segmenti di tempo definiti per attività specifiche in modo da poter suddividere più facilmente questa attività in parti lavorabili. Questo metodo può essere applicato a tutti i tipi di cose, dai compiti a casa, alle attività d'ufficio o ai lavori di ristrutturazione della casa.
- Se possibile, prova a raggruppare le tue attività e i tuoi lavori. Ad esempio, se devi andare al supermercato e fare rifornimento alla tua auto, prova a fare entrambe le cose in un unico viaggio. In questo modo, puoi risparmiare tempo andando due volte per cose che possono essere fatte contemporaneamente.
Passaggio 5. Fallo più lentamente
Può sembrare improduttivo, ma cerca di lavorare più lentamente perché se lavori troppo velocemente o svolgi più di un compito alla volta, potresti finire per perdere tempo. Gli studi dimostrano che solo il 2% delle persone che svolgono un'attività alla volta può essere veramente efficace e risparmiare tempo.
Lavorare più lentamente offre anche un'opportunità per assicurarti di completare ogni attività in modo corretto e chiaro, quindi è meno probabile che torni all'attività per correggere eventuali errori, che di solito richiedono più tempo
Passaggio 6. Continua a lavorare sull'attività corrente
Spesso rimandiamo perché stiamo svolgendo altri compiti importanti (ma non urgenti) invece dei compiti importanti che dobbiamo completare in questo momento. Trascorrere del tempo in attività meno importanti è un passo indietro e una perdita di tempo se hai altre attività più urgenti. Scopri se l'attività su cui stai lavorando è la priorità assoluta nella tua lista di cose da fare o meno.
Prova a dare la priorità ai tuoi compiti. Inizia con alcuni piccoli compiti per motivarti, quindi concentrati sui compiti più importanti o urgenti per te in questo momento
Passaggio 7. Concediti il tempo di fare una pausa
Lavorare senza sosta può renderti stanco e frustrato. Puoi concederti una pausa alla fine della tua giornata lavorativa o a cena per aiutarti a evitare il superlavoro che potrebbe influire sulla qualità del tuo lavoro.
Anche se hai difficoltà con i compiti che devono essere consegnati domani, concediti il tempo di fare una pausa prima di lavorarci di nuovo
Metodo 2 di 2: utilizzo di Ripeti
Passaggio 1. Crea una tabella per gestire il tuo tempo durante la giornata
Finora hai coperto molti passaggi per aiutarti a rimanere concentrato dal Metodo 1 e questo test iterativo è un buon modo per testare l'efficacia con cui lo stai usando. Inizia creando un foglio di calcolo oppure puoi creare una tabella su carta o una lavagna. Crea una colonna per l'orologio e crea una colonna ancora più ampia a destra di essa.
Passaggio 2. Interrompere il lavoro all'inizio di ogni ora
Questo test richiede di riposare per un minuto o due all'inizio di ogni ora per valutare come hai utilizzato l'ora precedente. Puoi impostare un timer per assicurarti di fermarti abbastanza a lungo da riempire questa tabella.
Passaggio 3. Pensa a come hai trascorso l'ora precedente
Durante il periodo di valutazione, pensa a cosa hai fatto nell'ora precedente. Le cose che fai variano dall'esercizio fisico allo studio per un test o al passare un'ora davanti alla televisione. Cerca di essere onesto con te stesso quando valuti quest'ora.
Passaggio 4. Chiediti se desideri ripetere l'ora
Pertanto questo test è indicato come un nuovo test. Una volta che sai cosa hai fatto un'ora prima, prova a chiederti se vuoi farlo di nuovo o no. Questa domanda ti aiuta a chiederti se ritieni di aver trascorso l'ora precedente in modo produttivo. Se la risposta è no, è meno probabile che tu voglia ripetere l'orologio.
Passaggio 5. Riassumi ciò che hai fatto in un'ora e scrivi la tua valutazione nella colonna a destra
Tenere traccia di come sta andando la tua giornata e vedere quante ore vuoi ripetere e quante ore non vuoi ripetere può essere anche un efficace strumento motivazionale. Scrivi nella colonna di destra qualche parola di ciò che hai fatto nell'ora precedente e valuta anche se vuoi ripeterlo o meno.
Passaggio 6. Conosci le parti della tua giornata che puoi controllare
Uno degli svantaggi di questo nuovo test è che puoi giudicare rapidamente ogni ora dalla sua utilità. Lezioni in cui l'insegnante non insegna nuovo materiale, riunioni di lavoro improduttive e altre parti della giornata possono sembrare fastidiose perdite di tempo. Cerca di ricordare che a volte non hai il controllo completo su ogni ora della tua giornata e devi occuparti di cose che ti sembrano improduttive come riunioni di lavoro che per te sono una perdita di tempo.
Essere flessibili è importante in tutti gli aspetti della vita, compreso il tempo per il divertimento e il relax
Suggerimenti
- Assicurati di dormire a sufficienza la notte in modo da non sentirti pigro e pigro durante il giorno.
- Cerca di essere onesto con te stesso quando cerchi di essere produttivo sul lavoro. A volte la cosa migliore che puoi fare è fermarti per una breve passeggiata, mangiare qualcosa o parlare con un amico per qualche minuto quando senti il bisogno di rinfrescarti dopo una dura giornata di lavoro.
