La posta elettronica è una delle forme di comunicazione più comuni nel mondo moderno. Sapere come presentarsi agli altri via e-mail può migliorare la tua carriera e la tua rete. Scrivere un'e-mail introduttiva concisa e chiara aumenterà le possibilità che l'e-mail venga letta e il lettore interagisca con te. Evita alcuni degli errori più comuni per assicurarti che la tua email si distingua dal resto.
Fare un passo
Metodo 1 di 3: avviare l'e-mail in modo forte
Passaggio 1. Assicurati che l'oggetto dell'e-mail sia chiaro
I destinatari devono conoscere la struttura dell'e-mail prima ancora di aprirla. Assicurati che sia breve; perché le cose lunghe possono complicarsi. Per un'e-mail introduttiva, puoi scrivere "Introduzione - Il tuo nome".
- Assicurati di scrivere prima l'argomento! L'errore che capita spesso è dimenticare di scrivere l'e-mail.
- I dispositivi mobili di solito visualizzano solo circa 25-30 caratteri nell'oggetto, quindi assicurati di mantenerlo breve.
Passaggio 2. Apri con un saluto aziendale
Non iniziare con "Ciao" o "Ciao". Saluti così solo se conosci già la persona. Inizia con i saluti aziendali giusti. Evita di usare il nome del destinatario.
- "To Miss/Sir/Madam" - Se non sei sicuro dello stato civile della donna destinataria, usa sempre Miss per essere più educato.
- "Agli interessati" - Questo saluto deve essere utilizzato solo se non si è sicuri di chi riceverà il messaggio.
Passaggio 3. Presentati
La prima frase dovrebbe presentarti al destinatario. Ciò consente loro di associare il nome al resto del messaggio di posta elettronica.
- "Me …"
- Dare titolo se disponibile. Se hai più lauree, seleziona quella più importante o rilevante.
Metodo 2 di 3: mantenere le email concise
Passaggio 1. Spiega come puoi ottenere l'indirizzo email del destinatario
Spiega ai destinatari come hai trovato le loro informazioni di contatto. Questo aiuta a dimostrare che stai seguendo la strada giusta per raggiungerli.
- "Il tuo capo ufficio mi ha dato questo indirizzo email"
- "Ho trovato questo indirizzo email sul tuo sito web"
- "Il tale e il tale hanno detto che avrei dovuto chiamarti"
Passaggio 2. Parla dell'ultima volta che ti sei visto (se presente)
Risvegliare la memoria di qualcuno creerà più coinvolgimento.
- "Abbiamo parlato brevemente alla conferenza la scorsa settimana"
- "Abbiamo parlato al telefono ieri"
- "Ho visto la tua presentazione su…"
Passaggio 3. Condividi interessi comuni
Questo ti aiuta a entrare in contatto con i tuoi destinatari e rende la tua email aziendale meno ampollosa. Per determinare gli interessi comuni, puoi fare una piccola ricerca sul destinatario dell'e-mail. Guarda anche Facebook, Twitter e LinkedIn.
- Assicurati di dire dove hai trovato questo interesse comune, altrimenti potresti essere visto come uno stalker.
- Se possibile, mantieni il contenuto dell'e-mail relativo a un'attività che riguarda un interesse comune, ad esempio qualcosa nel tuo campo o una passione professionale condivisa che desideri condividere.
Passaggio 4. Fornisci i motivi per cui desideri connetterti
Non aspettare troppo a lungo per arrivare al nocciolo dell'e-mail. Nessuno leggerà un'e-mail qualche paragrafo più avanti prima di arrivare al punto della tua e-mail. Spiega in modo chiaro e conciso cosa vuoi e perché stai contattando la persona. Se stai chiedendo consigli o facendo qualche altra richiesta, assicurati che la richiesta sia ben gestita, soprattutto se questo è il tuo primo contatto.
- "Sono interessato a saperne di più su…"
- "Vorrei incontrarti per discutere…"
- "Voglio la tua opinione su…"
Passaggio 5. Assicurati che la tua email sia focalizzata su un argomento
Un'e-mail storta farà perdere interesse al destinatario o dimenticherà il motivo per cui hai inviato l'e-mail. Mantieni la tua email introduttiva semplice e chiedi solo una cosa al destinatario.
Metodo 3 di 3: terminare l'e-mail
Passaggio 1. Ringrazia il destinatario per il suo tempo
Leggere un'intera email richiede una certa serietà, quindi assicurati di ringraziare il destinatario per aver dedicato del tempo a leggerla. Questa semplice cortesia migliorerà drasticamente l'umore del destinatario e aumenterà le tue possibilità di ottenere una risposta.
- "Apprezzo che tu abbia dedicato del tempo a leggere questa email."
- "Grazie per aver dedicato del tempo al tuo programma per leggere questo."
Passaggio 2. Preparare un invito all'azione
Chiedi al destinatario di rispondere a un'e-mail, chiamare, pensare alla tua proposta o qualsiasi altra cosa per coinvolgerlo. Un altro modo per aumentare il legame è fare domande.
- "Chiamami quando hai tempo libero"
- "Ci vediamo presto per pranzo"
- "Che cosa ne pensi…?"
- "Attendo la tua risposta"
Passaggio 3. Termina l'e-mail
Quando termini un'e-mail professionale, assicurati di ringraziare in modo conciso. Un semplice saluto finale manterrà l'e-mail professionale ma esprimerà comunque la tua gratitudine.
- "Saluti",
- "Grazie",
- "Cordiali saluti",
- Evita di dire "Saluti e saluti", "Cordiali saluti", "Saluti!", "Saluti di pace", "Grazie per la considerazione".
Passaggio 4. Includi la firma
Se non hai configurato il tuo servizio di posta elettronica per includere una firma, assicurati di terminare l'email con il tuo nome, titolo e informazioni di contatto. Non sovraccaricare questa sezione con cinque numeri di telefono, due indirizzi e-mail e tre siti web. Mantieni le cose semplici in modo che il destinatario conosca il modo migliore per riconnetterti con te. Evita di includere citazioni nella tua firma.
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- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
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Passaggio 5. Controllare l'ortografia dell'e-mail
Prima di fare clic sul pulsante "Invia", prenditi un momento per leggere la tua email alcune volte e correggere eventuali errori che trovi. Questa email sarà probabilmente il tuo primo contatto con il destinatario, quindi assicurati di lasciare la migliore impressione. Errori ortografici e grammaticali renderanno immediatamente le tue e-mail molto meno professionali.
