Se ti senti sopraffatto dalle attività quotidiane, avere un programma ti aiuterà a essere più produttivo, efficiente e organizzato. Sperimenta con un taccuino, un pianificatore o un'app per gestire il tuo tempo e attieniti al metodo che ritieni funzioni meglio. Assicurati di impostare risultati realistici e di dare priorità a un equilibrio tra responsabilità e tempo libero. Per rimanere in pista, rendi la pianificazione una parte della tua routine e premiati ogni volta che riesci a spuntare un'attività nella tua lista di cose da fare.
Fare un passo
Parte 1 di 3: creazione di un programma
Passaggio 1. Registra il tempo in cui svolgi le attività di routine
Tieni un registro del tempo in cui ti prepari al mattino, fai il bucato mattutino, vai a fare la spesa, rispondi alle e-mail, fai i lavori di casa e completa altre attività di routine. Esaminalo per una settimana e scrivilo su un taccuino, un foglio di lavoro o un'app Blocco note.
- Seguendo la tua routine per un'intera settimana, sarai in grado di stimare il tempo che devi dedicare a determinate attività.
- Forse troverai un modo per essere più produttivo. Ad esempio, potresti scoprire di aver trascorso 10 ore a giocare a un videogioco e di dover dedicare più tempo allo studio.
Passaggio 2. Prova a creare un programma utilizzando una varietà di strumenti, dai taccuini alle agende alle app
Approfitta di una varietà di metodi scritti a mano o digitali quando imposti per la prima volta un programma. Se vuoi iniziare con un foglio bianco, usa un taccuino o un'app Blocco note. Se desideri utilizzare un foglio che includa la data e la fascia oraria, utilizza un'app agenda o calendario.
- Scegli un metodo adatto a te. Se non ti piace la carta, usa un'app digitale. Se la scrittura a mano ti aiuta a rimanere concentrato, usa una matita e un taccuino.
- Saprai cosa ti piace e cosa non ti piace quando usi il programma. Quando trovi il metodo giusto, continua a usarlo. Riunisci tutte le tue attività in un unico posto, che si tratti di un notebook, di un'attività o di un'app.
Passaggio 3. Annotare la data e il giorno, se necessario
Se la data e il giorno non sono disponibili sul tuo dispositivo, scrivili nella parte superiore della pagina della pianificazione. Usa una pagina solo per 1 giorno in modo da poterti concentrare sull'attività corrente. Se necessario, fai ulteriori note.
- Elencare i giorni sul tuo programma ti aiuterà a tenere traccia delle attività che si svolgono in un determinato giorno, come le lezioni di musica il lunedì e il mercoledì.
- Se stai usando un semplice taccuino, approfitta della pagina di sinistra per l'ordine del programma e poi scrivi le tue priorità quotidiane e altre note sulla pagina di destra.
Passaggio 4. Immettere prima le attività definite
Lezioni, riunioni regolari e altri incarichi definiti formano lo schema del tuo programma. Inizia compilando una colonna di attività fissa come "08.30 - Introduzione alla psicologia" o "16.00 - Lezione di yoga".
- Se stai utilizzando un taccuino o un foglio di lavoro vuoto, posiziona un intervallo di tempo a sinistra della pagina utilizzando un intervallo di tempo ogni 30 minuti. Questo metodo sarà molto utile. Assegna a ciascuno una fascia oraria in modo che ci sia spazio sufficiente per aggiungere note sotto un compito.
- Se stai utilizzando un'app di agenda o di pianificazione, di solito è disponibile una fascia oraria.
Parte 2 di 3: tempismo
Passaggio 1. Crea un elenco di cose da fare su un foglio di carta separato
È facile includere attività di routine, ma organizzare il tempo rimanente non lo è. Inizia scrivendo tutto ciò che devi completare su un foglio di carta bianco o su un nuovo documento sul tuo telefono o computer. indicare la priorità dell'attività scrivendo un numero o una lettera accanto all'attività.
- Ad esempio, scrivi 1 (o A) accanto alle attività più importanti, Queste sono le attività che dovrai includere per prime nella tua pianificazione. Scrivi 2 (o B) accanto alle attività di priorità media e 3 (o C) per le attività di priorità bassa.
- Quando scrivi un'attività nella tua pianificazione, puoi contrassegnare il livello di priorità accanto ad essa o semplicemente aggiungere un asterisco o un punto esclamativo accanto alle attività con priorità massima.
- Se hai in programma una settimana, usa un elenco di cose da fare settimanale. Annota un'attività quotidiana se vuoi fare un programma per un giorno.
Passaggio 2. Pianifica le tue attività più importanti per i momenti in cui ti senti più produttivo
Inizia a riempire il tuo programma con le attività più importanti. Stima quanto tempo ci vorrà per completare ogni attività e pianifica le attività prioritarie per i momenti in cui sei più energico e privo di distrazioni. Per evidenziare le attività prioritarie, aggiungi un asterisco, sottolinea o evidenzia utilizzando Evidenziatore.
- Ad esempio, se ti senti più produttivo al mattino, pianifica progetti importanti prima di pranzo. L'organizzazione dei file e l'eliminazione delle e-mail possono essere eseguite in seguito.
- Prova a fare una stima ragionevole del tempo. Non cercare di cronometrare i compiti o l'incontro con un cliente in tempi brevi, diciamo 30 minuti, quando sai che 1 ora dovrebbe essere un'ora.
- Dopo aver inserito le attività più importanti, è il momento per le attività più semplici, come lavare o fare la spesa.
Passaggio 3. Includi dettagli che ti aiutino a ricordare cosa fare
Quando inserisci un compito, includi informazioni specifiche in modo da poter ricordare il significato del compito. Se prendi solo brevi note, come "Riunione" o "Cerca dati", avrai difficoltà a ricordare cosa significa.
- Se è necessario partecipare a una riunione, includere anche l'ora, il luogo e i partecipanti alla riunione. Puoi anche aggiungere elenchi puntati ai compiti delle riunioni.
- Ricorda, non devi scrivere un intero saggio per ogni compito. Basta inserire i dettagli richiesti in modo da non confondersi durante la lettura.
Passaggio 4. Annotare l'ora di inizio e di fine per ogni attività
Indipendentemente dallo strumento che utilizzi per pianificare, app o Blocco note, annotare l'ora di inizio e di fine ti aiuterà a mantenere tutte le attività della giornata nei tempi previsti. Avrai un'idea di come sarà la tua giornata domani e di dove sarai in un dato momento.
- Ad esempio, forse devi fare una panoramica dalle 9:30 alle 10:30, seguire le lezioni dalle 11:00 alle 12:15, pranzare alle 12:30 e partecipare alle riunioni dalle 13:00 alle 13:45.
- Ricorda sempre di impostare il tempo stimato in modo ragionevole. Presta attenzione alle note che prendi mentre ripercorri il passato per essere in grado di stimare con precisione quanto tempo ci vorrà per completare un'attività.
Passaggio 5. Trova anche il tempo per il divertimento, la famiglia e il relax
Non puoi essere produttivo tutto il tempo. Quindi, trova il tempo per le persone che ami, esci fuori e divertiti. Se sei il tipo di persona che dimentica spesso di riposare, è importante includere dei promemoria per rilassarsi e divertirsi.
Ad esempio, inserisci voci come "Martedì, 18:30 - Cena con la signora Raras e Tanaya (finisci il lavoro 17:45!)" o "Sabato, 12:00 - Porta Aurora al parco"
Passaggio 6. Lascia inattivo il 25% del tuo tempo
Avrai difficoltà a perfezionare il tuo programma se lo riempi con più attività in sequenza. Meglio ancora, prenditi il tempo necessario per gestire eventuali interruzioni o ritardi. Spaziare almeno 15 minuti tra ogni attività è un ottimo modo per completare qualsiasi cambiamento di orario nel tuo piano.
- se devi andare da qualche parte, aggiungi sempre 10-15 minuti (o anche di più, a seconda di dove vivi) nel caso in cui rimani bloccato nel traffico.
- Anche se non sei in ritardo o non ci sono distrazioni, puoi usare il tempo in eccesso per riposarti, fare esercizio o anche svolgere altre attività.
Parte 3 di 3: attenersi a un programma
Passaggio 1. Imposta il tuo programma alla stessa ora ogni giorno
Se imposti un programma a un orario fisso, questa attività entrerà a far parte della tua routine quotidiana. Puoi controllare la tua lista di cose da fare durante il caffè mattutino o la sera prima. Devi solo rendere le attività di pianificazione un'abitudine quotidiana.
Potrebbe essere più facile pianificare un programma settimanale la domenica sera, quindi apportare modifiche e impostare un programma giornaliero ogni sera o mattina
Passaggio 2. Salva il tuo programma dove puoi vederlo
Che sia nel tuo taccuino, nelle cose da fare o nell'app, assicurati sempre che il tuo programma sia facile da portare in giro. Se tocchi raramente il tuo programma, avrai difficoltà a rispettare questo obiettivo di tempistica.
- Se utilizzi l'app, installa e sincronizza il tuo account su tutti i dispositivi elettronici che utilizzi. Prova a utilizzare un computer desktop o un widget della schermata iniziale per appuntare le attività sul display principale di un dispositivo elettronico.
- L'installazione di una lavagna o di un calendario nell'area di lavoro sarà molto utile. Annota a colpo d'occhio informazioni di facile comprensione, come date importanti e obiettivi settimanali.
Passaggio 3. Contrassegna le attività completate per mantenerti motivato
È semplice, mettere un segno di spunta accanto a un'attività completata è molto divertente. Dare questi voti porterà una certa soddisfazione perché sei riuscito a ottenere un progresso mentre cercavi di rimanere responsabile.
Non c'è bisogno di andare nel panico se non riesci a completare tutte le attività. Se succede qualcosa di imprevisto, rivedi il programma e rendilo una priorità il giorno successivo
Passaggio 4. Premiati quando completi tutte le attività
Quando c'è una ricompensa attesa, i compiti sembrano più facili da completare, specialmente quelli noiosi. Ad esempio, se la tua giornata è piena di presentazioni, riunioni e scadenze, premiati con una pausa extra, un gelato o qualche altro semplice premio.
Oltre a un piccolo regalo come celebrazione del completamento di un compito, prepara un grande regalo per te stesso dopo una giornata impegnativa. Goditi più tempo nella vasca, giocando ai videogiochi, guardando film o facendo un'attività preferita
Passaggio 5. Usa le app di produttività per bloccare le distrazioni
Se tendi a navigare sul Web o ad accedere ai social media, scarica un'app come StayFocused o Focusbar. Questi tipi di app bloccano i siti Web che compaiono e ti distraggono nei tempi che hai assegnato al lavoro.
È ancora più utile tenere il telefono in tasca o in borsa anziché sulla scrivania. In questo modo, puoi ancora usarlo ogni volta che ne hai bisogno, ma relativamente libero da distrazioni tenendolo lontano dalla vista
Passaggio 6. Pianifica pause regolari per evitare l'affaticamento
Un programma serrato senza pause di riposo si sentirà stancante e potrebbe persino innescare la procrastinazione. Ovviamente non puoi fare del tuo meglio se ti tratti così. Prenditi del tempo libero in modo che il lavoro sia più gestibile mentre rinfreschi il corpo e la mente.
- Ad esempio, è bene approfittare del fine settimana per portare a termine varie faccende domestiche. Tuttavia, se falci il prato, fai il bucato e pulisci la casa il sabato, programma la domenica per riposarti di più.
- Ogni sera, programma un momento di relax per 1-2 ore prima di andare a letto. Usa questo tempo per leggere un libro divertente, immergerti nella vasca o ascoltare musica rilassante.
Suggerimenti
- Organizza tutte le tue attività in un solo programma, sia nel Blocco note, nelle cose da fare o in un'app. Ti confonderai se le diverse attività sono distribuite su pianificazioni diverse.
- Rimani flessibile, scrivi a matita e rivedi il tuo programma secondo necessità. Niente panico quando la realtà non va secondo i piani.
- Approfitta del tempo rimanente. Invece di andare sui social media per trascorrere 15 minuti prima di una riunione, prova a svolgere le tue attività quotidiane a rate. Puoi anche usare questo tempo per mangiare cibi sani, fare stretching o camminare a passo svelto.
- Includi possibili distrazioni nel tuo programma, ma fai del tuo meglio per aggirarle. Se qualcuno viene a trovarti al lavoro o hai bisogno di prendere il telefono, dì "Scusa, posso chattare solo per un minuto" o "Grazie per la domanda, ma mi dispiace, sarò in grado di rispondere più tardi."
- Non tardare! I compiti continueranno ad accumularsi se continui a ignorarli e il tuo programma diventerà sempre più difficile su cui lavorare.
- Se non puoi lavorare nei tempi previsti, non scoraggiarti. Cambialo un po' in base alle tue circostanze e cerca di mantenerlo il più possibile.
