Richiesto o meno, scrivere un rapporto sullo stato può essere un ottimo modo per comunicare i risultati. Un buon rapporto sullo stato aiuterà il capo, così come te, a tenere traccia delle attività e dei risultati del lavoro. Quella che segue è una guida per scrivere rapporti di stato di facile lettura.
Fare un passo
Metodo 1 di 1: scrivere un rapporto di stato
Passaggio 1. Assegna un titolo e una data al rapporto
Un titolo contenente una data (ad esempio, "Risultati della prima settimana di dicembre") è un'opzione efficace per il titolo. Assicurati di scrivere la data sul rapporto.
- Se il rapporto verrà inviato via email, puoi utilizzare il nome e la data come intestazione.
- Se il report è un documento, inserisci il titolo e la data come testata del documento.
Passaggio 2. Annotare informazioni dettagliate sul progetto, come nome del progetto, data di inizio/fine e nomi del personale
Passaggio 3. Descrivi i risultati con i titoli "Obiettivi", "Attività completata" e simili
- Assicurati di menzionare il periodo di riferimento, ad esempio settimana, mese, trimestre, ecc.
- Usa i verbi attivi per iniziare il rapporto, come "finire", "spiegare", "progettare", "migliorare", "perfezionare", ecc.
- Per i rapporti settimanali, puoi semplicemente includere 3-6 punti, ciascuno lungo una frase.
Passaggio 4. Annotare ciò che deve essere realizzato nel prossimo periodo di rendicontazione, intitolando "Piano successivo", "Attività successiva", "PR", ecc
- Calcola il tempo necessario per completare un'attività, se possibile, ad esempio "Documenta una modifica del progetto (tempo stimato: 2 giorni)".
- Abbina l'attività successiva alla pianificazione del tuo progetto.
- Per i rapporti settimanali, puoi semplicemente includere 3-6 punti, ciascuno lungo una frase.
Passaggio 5. Annota anche i problemi che stai attualmente riscontrando o che riscontrerai con le intestazioni "Problemi" o "Problemi e commenti"
Per questa sezione, puoi scrivere 1-2 brevi paragrafi.
- Ad esempio, se hai problemi a contattare il tuo fornitore perché non c'è nessuno in ufficio questa settimana o hai suggerimenti per migliorare il modo in cui lavora la tua azienda, annotali nella sezione "Problemi e commenti".
- Se stai solo segnalando un problema, ma non hai bisogno di aiuto quando è scritto, non dimenticare di menzionarlo. Commenti come "Problema risolto entro 2 giorni" diranno al tuo supervisore di non interferire, ma tieni d'occhio il problema che stai riscontrando.
- Se il tuo problema lavorativo non viene risolto, il supervisore non può dire che non glielo hai detto.
Passaggio 6. Leggere di nuovo il rapporto, quindi inviarlo alle parti interessate
Esempio
Ecco un esempio di rapporto sullo stato dall'editor di wikiHow. Abbina lo stile, il formato e l'elenco delle realizzazioni in questo esempio con i dati del tuo lavoro, ma tieni presente che ogni passaggio inizia con un verbo attivo.
Rapporto sullo stato del 26 settembre 2011.
Finito
- Avviati 3 articoli: 1 articolo dalla tua idea, 2 articoli per soddisfare le richieste.
- Sviluppa 2 articoli
- Riscrivi 1 articolo
- Controlla quasi 400 modifiche e controlla le richieste di modifica per errori di ortografia/duplicazioni.
Il prossimo piano
- Aggiunta di un'immagine a 1 articolo.
- Rileggi e modifica 1 articolo.
- Chiedi a un editore con esperienza medica o di primo soccorso di rivedere articoli sulle fratture. L'autore non ha un background medico, quindi dubita dei risultati della sua ricerca.
- Recensire 1 articolo che è già buono, ma richiede miglioramenti stilistici e informazioni aggiuntive.
Problemi/Commenti
- Grazie ai programmatori, perché si sono assicurati che l'aggiornamento del software di questa settimana si svolgesse senza problemi. I problemi che si verificano verranno segnalati in seguito.
- Un volontario è triste perché il suo gatto è morto. Ai volontari è stato chiesto di riposare prima.
Suggerimenti
- Se possibile, scrivi un rapporto positivo. I rapporti non sono il posto giusto per lamentarsi, arrabbiarsi o trovare scuse. Un modo per scrivere una segnalazione positiva è dare suggerimenti, o almeno indicazioni per risolvere un problema, se si segnala un problema. Il tuo suggerimento è la prova che hai preso l'iniziativa per risolvere il problema.
- Ringrazia nel posto giusto, ad esempio a un collega che ti ha aiutato. Se aiuti un altro collega, menziona anche questo nel rapporto.
- Sii onesto nella segnalazione. Non segnalare cose che non fai.
- Scrivi una breve relazione. Il tuo manager è una persona impegnata, non ha molto tempo per leggere il tuo rapporto. Se il manager ha bisogno di ulteriori informazioni, chiederà.
- Se scrivi un rapporto il venerdì pomeriggio, saprai a che punto sta procedendo il tuo lavoro quando tornerai al lavoro lunedì mattina.
- Se hai molte cose da monitorare (richieste di acquisto, richieste di modifica, richieste di lavoro, note, ecc.), la creazione di una tabella o di un database può essere un buon modo per tenerne traccia.
- Scrivi rapporti specifici.
- Fai una copia del rapporto per te stesso. La copia può aiutarti quando scrivi un curriculum o quando scrivi risultati quando è il momento di un aumento.
- Se vuoi scrivere un rapporto sullo stato, scrivi un rapporto regolarmente o almeno scrivi un risultato, in modo da non passare ore a monitorare ciò che hai fatto. Ogni giorno, annota i risultati durante la compilazione della scheda di presenza.
- Questo metodo di scrittura di un rapporto di stato può essere utilizzato anche quando si riporta lo stato di un progetto in una riunione.
- Riportare qualcosa che hai appena iniziato, un libro che hai appena letto o qualcosa su cui stai facendo ricerche va bene. Non tutto può essere fatto in una settimana e la preparazione che fai potrebbe richiedere molto tempo e aggiungere valore al progetto.
Avvertimento
- Scrivere rapporti in modo professionale. Il tuo rapporto potrebbe essere letto da più persone di quanto pensi, specialmente se viene inviato via email.
- Se invii al tuo capo un rapporto non richiesto, preparati a scrivere lo stesso rapporto la prossima settimana!
- In generale, non fare troppe promesse. Dimmi solo cosa puoi fare.
