Per quelli di voi che lavorano nel dipartimento delle risorse umane (HR), dover rifiutare candidati qualificati a favore di assumere candidati migliori è sicuramente una responsabilità difficile. Tuttavia, non preoccuparti perché in realtà ci sono alcuni semplici suggerimenti che puoi applicare per rendere il processo più semplice. Ad esempio, se il candidato in questione ha superato la fase del colloquio, è meglio comunicare telefonicamente il rifiuto. In caso contrario, non fa mai male informare il rifiuto tramite e-mail ufficiale. Qualunque mezzo tu scelga, mantieni la tua decisione diritta senza compromettere la cortesia.
Fare un passo
Metodo 1 di 2: contattare il candidato per telefono
Passaggio 1. Contattare telefonicamente il richiedente
Mentre rifiutare una domanda di lavoro via e-mail ti fa sentire più a tuo agio, soprattutto per evitare ogni possibile imbarazzo, in realtà parlare al telefono sembra ancora più educato e professionale. Pertanto, scegli questa opzione per rifiutare i candidati che hai incontrato di persona durante il processo di intervista.
Chiamare il richiedente in questione durante l'orario di ufficio per assicurarsi che non stia cenando quando viene chiamato
Passaggio 2. Non usare mezzi termini
Mantieni la conversazione breve e al punto, idealmente meno di 5 minuti. Dimostra che apprezzi il tuo tempo e non vuoi sprecarlo non menzionando la sua vita personale, facendo battute o chiedendo del tempo!
Ad esempio, ovviamente sarebbe scortese dire: "Ciao Beni! Questa è Susan di Vitamin World. È stato un piacere intervistarti ieri. Oh sì, com'è il tempo lì adesso? Ha detto che c'era un'allerta per vento forte? Il tuo territorio è sicuro, non è vero?"
Passaggio 3. Spiega che l'azienda ha deciso di cedere la posizione a un altro candidato
Spiega educatamente che sei felice di aver incontrato il candidato durante il colloquio e che lo hai effettivamente considerato per la posizione, anche se hai deciso di passare la posizione a un altro candidato. È una buona idea dire tutto questo non appena dici "Ciao", in modo che la conversazione non finisca troppo a lungo.
Prova a dire: "Ciao Ruth, sono Dika Firza di AAA Technology Company. Personalmente, vorrei ringraziarti per aver accettato di partecipare al colloquio di lavoro della scorsa settimana. Abbiamo apprezzato molto l'incontro e siamo d'accordo sul fatto che la tua storia lavorativa sia davvero impressionante. Purtroppo abbiamo deciso di cedere l'incarico ad un altro candidato"
Passaggio 4. Descrivi i punti di forza specifici oi punti di forza del candidato che alla fine hai selezionato
In generale, molti candidati vogliono davvero conoscere i meriti del candidato selezionato rispetto a ciò che hanno da offrire all'azienda. Sebbene spiegare in dettaglio la storia lavorativa del candidato selezionato sia in realtà una perdita di tempo, è comunque necessario spiegare alcuni degli importanti vantaggi posseduti dal candidato selezionato in modo che diventi un materiale per la loro contemplazione.
- Ad esempio, potresti dire: "Anche se apprezziamo molto la tua vasta esperienza, il candidato che abbiamo selezionato ha un master e il livello di istruzione del candidato è un fattore determinante per noi".
- Oppure, "Il candidato che abbiamo selezionato ha lavorato nella stessa posizione in un'altra azienda, quindi riteniamo che il processo di transizione sarà più semplice in futuro".
Passaggio 5. Spiega che oltre ai candidati in questione, ci sono ancora molti candidati che non sono meno qualificati
Fondamentalmente, i candidati che sanno di essere qualificati possono sentirsi traditi quando vengono respinti dall'azienda per cui stanno facendo domanda. In alcuni casi, ci sono anche richiedenti che pensano che il rifiuto sia personale. Per ovviare a questo, non dimenticare di ricordare al candidato interessato che sono in competizione con molte persone non meno qualificate!
Prova a dire: "Anche se sei un candidato molto forte per ricoprire questa posizione, dobbiamo ammettere che la competizione per i candidati questa volta è molto serrata. Mi dispiace che tu non sia riuscito a vincere questa competizione, ok?"
Passaggio 6. Invitali a connettersi con la tua azienda sui social media
Dal momento che il rifiuto è un argomento così spiacevole di cui parlare, cerca di alleggerire l'atmosfera invitandoli a connettersi con la tua azienda online. In questo modo, confermi anche che il rifiuto è professionale, non personale.
- Potresti dire: "Ti prenderemo in considerazione di nuovo se ci sarà un altro posto vacante nell'azienda. Ti dispiacerebbe inviare un invito di amicizia al nostro account LinkedIn delle risorse umane?"
- Oppure, potresti anche dire: “In realtà, la nostra azienda sta progettando alcuni programmi interessanti da implementare nel prossimo futuro. Per non perdere le informazioni, puoi continuare a controllare i caricamenti sul nostro Facebook o Twitter, ok!”
Passaggio 7. Termina la conversazione se il candidato in questione cerca di discutere con la tua decisione
In alcuni casi, i candidati respinti possono dire: "Dammi un'altra possibilità di intervistare. Ti garantisco che la tua decisione cambierà!” o "La tua azienda ha commesso un errore perché ero il miglior candidato". Se si verifica una situazione del genere, non impegnarsi in un lungo processo di discussione sulle decisioni dell'azienda o sui punti di forza e di debolezza della storia lavorativa del candidato.
Per terminare la conversazione in modo educato, prova a dire: "Anche se abbiamo assunto qualcun altro, ciò non significa che ci sia qualcosa che non va in te. Sono sicuro che troverai il lavoro giusto nel prossimo futuro.”
Passaggio 8. Incoraggia i candidati altamente qualificati a ripresentare la domanda in un secondo momento
Solo perché il candidato non è idoneo a ricoprire la posizione che stai cercando, non significa che non sarà idoneo a ricoprire tutte le posizioni nella tua azienda, giusto? Per non sprecare il rapporto che si è instaurato con lui, prova a spiegargli che anche se non è idoneo alla posizione richiesta, vuoi comunque instaurare con lui un buon rapporto professionale. Spiega anche che in futuro si apriranno di nuovo migliori opportunità di lavoro all'interno della tua azienda.
Una frase che puoi dire è: “Non esitare a ripresentare la domanda, se la nostra azienda apre un'altra offerta di lavoro in futuro! Ti sei avvicinato all'essere accettato per questa posizione, quindi dovrai riprovare se l'opportunità si apre di nuovo.”
Metodo 2 di 2: scrivere un'e-mail di rifiuto
Passaggio 1. Invia un'e-mail di rifiuto al candidato in questione non appena decidi di assumere un altro candidato
Una volta che tu o un altro professionista avete selezionato un candidato per ricoprire la posizione pertinente, inviate immediatamente un'e-mail di rifiuto al candidato rifiutato in seguito. Così facendo, il candidato in questione riceverà certezze e potrà immediatamente cercare nuove opportunità di lavoro.
Idealmente, le lettere di rifiuto vengono inviate un giorno lavorativo dopo la decisione
Passaggio 2. Componi un'email che non sia più lunga di 3-4 frasi
Poiché il richiedente in questione non ha ancora sostenuto la fase del colloquio, non è necessario esitare a esprimere un rifiuto breve e diretto. Nello specifico, inizia l'e-mail con il nome completo del richiedente, quindi scrivi una dichiarazione come "Grazie per aver fatto domanda come direttore creativo presso l'agenzia pubblicitaria ABC. Nonostante la tua impressionante storia lavorativa, abbiamo deciso di trasferire la posizione a un altro candidato. Vi auguriamo tutto il meglio per la vostra futura carriera".
Includi il tuo nome completo alla fine dell'e-mail, quindi invia l'e-mail una volta che sei sicuro che non contenga errori significativi
Passaggio 3. Non c'è bisogno di scusarsi per il rifiuto che hai dato
Accettare un rifiuto dall'azienda per cui ti stai candidando non è facile, ma per dare priorità alla professionalità, non scusarti o comportarti come se non fossi d'accordo con la decisione dell'azienda di non assumere il candidato in questione. Anche se c'è una divergenza di opinioni all'interno dei circoli interni dell'azienda, non informarne il richiedente.
Ad esempio, non scrivere: "Anche se mi piacerebbe assumerti, sfortunatamente il responsabile del reparto risorse umane ha un'opinione diversa"
Passaggio 4. Fornire una risposta breve e diretta quando il richiedente pone una domanda nell'e-mail di risposta
Se il candidato risponde alla tua email con una domanda sulle qualità del candidato selezionato che non ha, rispondi alla domanda in 3-4 brevi frasi. Ricorda, il corpo della tua email dovrebbe essere breve, diretto e obiettivo in modo che il processo di scambio di email non richieda troppo tempo.
Ad esempio, dai una risposta del tipo: "Anche se la tua storia lavorativa e la tua esperienza sono molto promettenti, sfortunatamente sei spesso disoccupato per lunghi periodi di tempo e questo è il motivo per cui i datori di lavoro assumono altri candidati"
Suggerimenti
- Non lasciare che la conversazione telefonica duri troppo a lungo. Ricorda solo ai candidati che in realtà sono in competizione con molti concorrenti e anche se questa volta falliscono, possono comunque candidarsi per altre posizioni che verranno aperte in futuro. In altre parole, mantieni la conversazione telefonica breve e precisa, quindi concludi la conversazione educatamente in meno di 5 minuti.
- Ogni volta che la tua azienda apre un'opportunità di lavoro, è meglio intervistare solo 5-6 persone. In questo modo è sufficiente contattare telefonicamente 4-5 persone per esprimere un rifiuto.
- Non mentire mai ai candidati sui motivi del loro rifiuto. Quindi, cosa succede se la persona in questione viene respinta perché la sua performance durante l'intervista è pessima? Continua a cercare di trasmettere le informazioni in modo più civile.
