Access è un'interfaccia del gestore di database che consente agli utenti di importare una o più parti di un database Excel nel sistema in modo che possano trovare corrispondenze tra o all'interno dei loro campi (campi). Poiché un singolo file di Access può contenere più fogli di calcolo Excel, questo programma è ottimo anche per raccogliere o analizzare grandi quantità di informazioni su fogli di calcolo Excel in Access. Hai solo bisogno di fare alcuni passaggi chiave.
Fare un passo
Parte 1 di 3: Preparazione all'importazione di Excel in Access
Passaggio 1. Aprire entrambi i programmi sul computer
Dovrai acquistare e scaricare un piano di Microsoft Office che include Excel e Access. Puoi farlo solo tramite il sito Web di Microsoft.
- Al termine del download del programma, fare clic su "Start" in Windows e selezionare "Tutti i programmi".
- Fai clic su "Microsoft Office" e seleziona "Accesso" (o "Excel") dal menu a discesa. Forse il foglio di calcolo di Excel è stato inviato via email o scaricato da un sito. Il file aprirà un programma di Office sul tuo computer.
Passaggio 2. Pulisci il foglio di calcolo di Excel prima di importarlo in Access
Per semplificarti le cose, ti consigliamo di eseguire alcuni semplici passaggi prima di importare il file Excel in Access. La chiave è che i dati tra i fogli di calcolo da importare devono essere coerenti.
- È una buona idea assicurarsi che la prima riga del foglio di calcolo di Excel contenga le intestazioni delle colonne (o i nomi delle celle) e che possano essere comprese in modo chiaro e semplice. Ad esempio, per una colonna contenente i cognomi delle persone, ti consigliamo di assegnare il titolo della colonna "Cognome". Fornisci intestazioni chiare e precise per facilitare l'abbinamento delle intestazioni di colonna di un foglio Excel a un altro.
- Access ti consente di collegare due o più campi tra più fogli di lavoro. Supponiamo che tu abbia un foglio di lavoro Excel che contiene informazioni sul libro paga. Questo foglio di calcolo contiene il nome e il cognome, l'indirizzo e l'importo dello stipendio della persona. Supponi di voler abbinare un foglio in Access a un secondo foglio Excel che contiene informazioni relative a una campagna di contributi finanziari. Questo secondo foglio contiene il nome, l'indirizzo e la donazione della persona. L'accesso ti consente di abbinare un'intestazione di colonna a un'altra. Ad esempio, puoi collegare i titoli dei nomi per vedere le persone con lo stesso nome che appaiono in entrambi i database.
- Scansiona il foglio Excel per assicurarti che ogni tipo di dati sia gestito allo stesso modo e puliscilo prima di importarlo in Access. Questo è ciò che viene chiamato "relazionale" in Access. Ad esempio, se il foglio di calcolo del libro paga contiene il nome, il cognome e il secondo nome in una colonna, ma il secondo foglio di calcolo contiene solo i nomi in colonne separate, Access non visualizzerà le corrispondenze. Le intestazioni di colonna/campo devono corrispondere esattamente.
Passaggio 3. Dividi le informazioni in colonne in Excel
Per ovviare a questo problema, le informazioni devono essere suddivise in colonne in Excel in modo che non risultino "nessuna corrispondenza" in Access.
- Ad esempio, puoi dividere il nome, l'iniziale del secondo nome e il cognome in modo che ognuno abbia la propria colonna. Se il secondo foglio di lavoro è stato strutturato allo stesso modo, quando colleghi, ad esempio, cognome con cognome in Access, i risultati delle corrispondenze vengono visualizzati per gli stessi nomi.
- Per dividere una colonna in Excel, evidenzia la colonna che contiene le informazioni che vuoi dividere. Fare clic sui dati "dati" sulla barra degli strumenti nel programma Excel. Fare clic su "testo in colonne". Di solito si sceglie l'opzione "delimitato". Fare clic su Avanti (avanti).
Passaggio 4. Continuare a utilizzare la procedura guidata per dividere le colonne convergenti
Ora sei pronto per eseguire il processo di divisione delle informazioni concatenate in una colonna in più colonne.
- Scegli come “delimitare” i dati nella colonna. Cioè, ogni informazione in una colonna è separata da qualcosa. Di solito, questo separatore è uno spazio, una virgola o un punto e virgola. Spesso queste informazioni sono semplicemente separate da spazi. Ad esempio, nell'esempio seguente, dire che il nome "Budi A. Dodo" appare in una colonna. Il nome (Budi) e le iniziali A. sono separati da spazi. Anche il cognome e le iniziali A. di Dodo sono separati da spazi. Quindi, scegli uno spazio nella procedura guidata delimitata.
- Fare clic su Avanti, quindi su Fine (finito). Il programma separerà Budi, A. e Dodo in tre colonne. Puoi quindi dare a queste nuove colonne nuovi titoli per indicare il tipo di informazioni che contengono (Cognome, Nome, ecc.) È meglio creare prima alcune colonne vuote a destra dei dati divisi in modo che i dati vengano inseriti in una nuova colonna vuota (invece di -invece di sovrascrivere le colonne che contengono già informazioni).
Parte 2 di 3: importazione di Excel in Access
Passo 1. Apri il programma Access sul tuo computer
Vai al menu del programma del computer. vai al menu Start, seleziona Microsoft Office e fai clic su Microsoft Access. È necessario aprire un nuovo database di Access vuoto per poter importare Excel.
- Selezionare "database desktop vuoto" per creare un nuovo database nel programma Access.
- Dagli un nuovo nome se vuoi. Fare clic su "crea" (crea).
Passaggio 2. Importa il foglio di calcolo Excel in Access
Il passaggio successivo consiste nel trascinare il foglio di calcolo Excel (uno o più) nel database di Access.
- Fare clic su "Dati esterni" nella barra degli strumenti una volta in Gestione database di Access. Seleziona "Eccellere". In alcune versioni di Access, questa funzione può essere trovata facendo clic su "file" nella barra degli strumenti e su "Ottieni dati esterni".
- Quando viene visualizzato "nome file", fai clic su "sfoglia" per trovare il foglio Excel sul tuo computer.
- Mantieni deselezionata la casella che dice "importa i dati di origine in una nuova tabella nel database corrente". Questa impostazione è preimpostata per impostazione predefinita.
- Quando trovi il foglio di calcolo che desideri importare sul tuo computer, fai clic su di esso. Fare clic su "OK". Questo passaggio ti porterà alla procedura guidata per l'importazione di Excel in Access.
Parte 3 di 3: utilizzo della procedura guidata per completare il processo di importazione
Passaggio 1. Eseguire i passaggi della procedura guidata visualizzata in Access
Per completare il processo di importazione del foglio di calcolo, completare i passaggi della procedura guidata.
- Seleziona il foglio di lavoro nel foglio di calcolo di Excel che desideri importare. Tuttavia, a volte le persone creano più pagine in un foglio di calcolo Excel, che può essere visualizzato facendo clic sulle etichette nella parte inferiore del foglio di calcolo. In tal caso, è necessario indicare alla procedura guidata di accesso il foglio di lavoro selezionato. Fare clic su Avanti.
- La pagina successiva ha una casella che chiede se la prima riga del foglio Excel ha intestazioni di colonna. Ciò significa che le righe nel foglio di calcolo che rappresentano i dati in ciascuna colonna (ad esempio cognome, indirizzo, stipendio, ecc.) devono essere pulite per prime per assicurarsi che la prima riga sia l'intestazione della colonna. Quindi, controlla "sì che la prima riga contiene intestazioni di colonna" (sì, la prima riga contiene intestazioni di colonna). Questo è il modo più semplice. Fare clic su Avanti.
- Se la tua prima riga non contiene intestazioni di colonna, la pagina successiva ti chiederà se vuoi nominare quelli che vengono chiamati "campi" in Access (queste sono intestazioni di colonna). Se non hai riempito ciascuno di questi campi con nomi chiari e facili da ricordare prima dell'importazione (consigliato), fallo qui.
Passaggio 2. Completa il processo di importazione
Ci sono alcuni passaggi rimasti nel processo di importazione. La pagina successiva della procedura guidata chiederà se si desidera identificare la chiave primaria.
- Questo passaggio non è obbligatorio, ma può essere eseguito. La chiave primaria significa che il programma per computer assegnerà un numero univoco a ciascuna riga di informazioni. Questo passaggio può essere utile in seguito durante l'ordinamento dei dati. Fare clic su Avanti.
- La schermata finale della procedura guidata ha uno spazio contenente il nome iniziale. Puoi rinominare il foglio Excel importato (il file diventerà una "tabella" in Access sul lato sinistro della pagina al termine dell'importazione).
- Fare clic su "importa", quindi fare clic su "chiudi". Vedrai una tabella sul lato sinistro dello schermo. Il foglio è ora importato in Access.
- Se desideri collegare più di un set di dati, ripeti questo processo con uno o più altri fogli di calcolo. Ora sei pronto per abbinare i dati sul foglio in Access.
Avvertimento
- Se il file Excel proviene da una versione di Office diversa da Access, il processo di importazione potrebbe essere un po' difficile.
- Ancora una volta sottolineiamo che è necessario ripulire il foglio di calcolo prima di importarlo. Uno dei motivi è analizzare l'esistenza di problemi nei dati.
- Conserva sempre una copia del foglio di calcolo originale in modo che questo processo non debba essere ripetuto se commetti un errore.
- Non puoi importare più di 255 celle/caselle in Access.
