Le conferenze sono il posto giusto per le persone che hanno gli stessi interessi per incontrarsi e scambiare le ultime idee nei rispettivi campi. Le conferenze sono di solito tenute regolarmente da istituzioni educative, aziende, gruppi di marketing a più livelli, comunità religiose e altri. Se vuoi tenere una conferenza, inizia preparando un piano di lavoro completo insieme a una serie di attività che devono essere svolte, ad esempio determinare il luogo della conferenza, fare un elenco dei partecipanti, compilare materiali, preparare l'attrezzatura per le presentazioni, fornendo pasti, e varie altre necessità che devono essere pensate e pianificate nel miglior modo possibile. Se incontri dei problemi mentre metti in atto i tuoi piani, calmati e abbi fiducia che puoi permetterti la conferenza. Un aspetto importante che determina il successo di una conferenza è l'implementazione delle attività una per una mentre si fa un elenco delle attività che sono state completate e di quelle che devono ancora essere svolte.
Fare un passo
Parte 1 di 4: Pianificazione della conferenza: fase iniziale
Passaggio 1. Prepararsi in anticipo
La pianificazione della conferenza dovrebbe iniziare con almeno otto mesi di anticipo, anche prima se la conferenza sarà grande o di grandi dimensioni.
- Tieni presente che molte sale conferenze e strutture di ristorazione devono essere prenotate con diversi mesi di anticipo. Inoltre, i partecipanti che vivono fuori città devono organizzare i programmi di viaggio in modo da poter partecipare alla conferenza.
- Inoltre, gli sponsor e le grandi aziende potrebbero dover pianificare il proprio budget annuale con diversi mesi di anticipo. Quindi, il supporto finanziario e non finanziario da parte loro per il tuo evento dovrebbe essere negoziato in anticipo.
Passaggio 2. Formare un comitato
Molte questioni importanti devono essere decise quando ci si prepara per una conferenza. Formando un comitato, riceverai input da diverse persone prima di prendere una decisione. Ti aiuteranno anche a pensare attraverso i dettagli.
- Assumi coordinatori, ovvero personale chiave che prenderà decisioni importanti e dedicherà molto tempo al coordinamento. Se disponi di fondi sufficienti, assumi un coordinatore in modo che possa aiutarti a pianificare e condividere le attività.
- Scopri se ci sono state conferenze sullo stesso argomento. In tal caso, invita il coordinatore che ha tenuto la conferenza a unirsi al comitato. Se non può partecipare, chiedi se puoi richiedere materiale già trattato per facilitare la preparazione della conferenza.
Passaggio 3. Stabilisci obiettivi e crea un'agenda di lavoro
Scrivi per cosa stai tenendo la conferenza che costituirà la base per ogni decisione. Sapere cosa vuoi dare ea chi prima di prepararti per la conferenza ti renderà più facile mettere in atto i tuoi piani.
Se non hai mai tenuto una conferenza, inizia pianificando una piccola e breve conferenza. Considera di tenere una conferenza di 1-2 giorni con una capacità di 250-300 partecipanti
Passaggio 4. Determinare il luogo e la data della conferenza
Sebbene nuove date e luoghi possano essere determinati dopo aver fatto un piano dettagliato, dovrai stimare quanto tempo avrai a disposizione per la preparazione.
- Prima di fissare una data, informarsi in anticipo su quale mese e giorno si tiene solitamente la conferenza in modo che l'attuazione non sia ostacolata. Ad esempio, in Europa, le conferenze si tengono di solito tra marzo e giugno o settembre e novembre dal lunedì al martedì o dal giovedì al venerdì perché i partecipanti sono meno interessati a partecipare alle conferenze in altri momenti. Scopri il programma esatto nella tua posizione prima di decidere la data della conferenza.
- La durata della conferenza dipende dal numero stimato di partecipanti e da tutte le necessità che devono essere fornite durante la conferenza. Per 250-300 persone, pianifica una conferenza che durerà 2 giorni interi.
- Considera la possibilità di tenere una conferenza all'interno della città, ma assicurati che ci sia accesso all'aeroporto più vicino, alloggi e strutture adeguate. Ti consigliamo di tenere una conferenza in una grande città o destinazione turistica per attirare più persone che desiderano partecipare alla conferenza.
Passaggio 5. Determinare il titolo della conferenza
Dopo aver determinato il titolo, si può pubblicare e fare progetti perché c'è già certezza sul materiale come base per la diffusione delle informazioni attraverso i social.
Scegli un titolo che implichi lo scopo e/o il background dei partecipanti alla conferenza. Cerca ispirazione usando i titoli delle conferenze che si sono tenute, ma assicurati di decidere da solo
Parte 2 di 4: Preparazione per la conferenza
Passaggio 1. Crea un budget finanziario
Nessuna attività può essere svolta senza calcolare nel dettaglio l'ammontare dei fondi che devono essere spesi, ad esempio per affittare un edificio, preparare i materiali, pagare le tariffe dei relatori. Tutte le spese devono fare riferimento al budget finanziario. Se stai delegando delle responsabilità, assicurati che il tuo assistente si attenga al limite di budget che hai impostato.
L'importo del budget è influenzato dalla presenza o meno di sponsor. Puoi chiedere allo sponsor di fornire fondi per finanziare la conferenza. Tuttavia, lo sponsor ha anche il diritto di determinare alcune cose durante la conferenza. Ad esempio: determinare chi terrà una presentazione o proporre un relatore come uno dei relatori, ad esempio: un uomo d'affari di successo in un'azienda sponsor e introdurre un marchio inserendo un logo su tutti i materiali della conferenza. Il vantaggio, lo sponsor fornirà fondi in anticipo in modo che tu possa utilizzarli immediatamente per realizzare il piano
Passaggio 2. Determinare il prezzo e il metodo di vendita dei biglietti
Alcune conferenze sono gratuite, altre sono molto costose. Prima di determinare i prezzi dei biglietti e come venderli, considera i seguenti aspetti:
- Quali sono i costi per la preparazione della conferenza? Se vuoi tenere una conferenza su piccola scala che non costa molti soldi, ti consigliamo di non addebitare costi ai partecipanti. In alternativa, i partecipanti sono tenuti a pagare i biglietti per coprire i costi di preparazione della conferenza.
- Determinare la quota di iscrizione se si desidera tenere una conferenza per più giorni o fornire pasti. Le quote di iscrizione alle conferenze nelle principali città dell'Indonesia variano da diverse centinaia di migliaia a milioni di rupie.
- Molte conferenze addebitano commissioni a più livelli in base alla posizione o allo stato del partecipante. Ad esempio: le conferenze accademiche di solito fanno pagare agli studenti meno degli insegnanti. Anche i dipendenti degli sponsor pagano meno dei partecipanti regolari.
Passaggio 3. Decidere il luogo della conferenza
Quando si sceglie una location, considerare il numero di partecipanti, la facilità di raggiungere la location, la disponibilità di parcheggio, la distanza da e per i mezzi pubblici, aeroporti e hotel. Oltre a trovare un luogo adatto per la conferenza, assicurati che tutti i partecipanti possano raggiungerlo facilmente.
Cerca informazioni su edifici o hotel che forniscono sale conferenze all'interno della città. Per piccole conferenze, affitta una stanza in una chiesa o in un'altra casa di riunione
Passaggio 4. Approfitta dell'assistenza del personale che lavora come personale di gestione della casa di riunione
Se sono disponibili risorse nell'edificio che scegli per la conferenza, sfruttale al meglio. Il personale ha familiarità con i propri doveri quotidiani ed è pronto a rispondere a domande, risolvere problemi o fornire consigli quando necessario.
È possibile avvalersi dei servizi del personale addetto alla gestione delle attività nella sala riunioni, ad esempio per l'organizzazione di convegni dettagliati. Anche se c'è una tassa, non devi fare tutte queste attività da solo poiché richiederà molto tempo per diverse settimane
Passaggio 5. Determinare il menu di consumo
Tieni presente che i partecipanti devono trovare cibo durante la conferenza ed è probabile che molti partecipanti non sappiano quale cibo è disponibile intorno alla sede della conferenza. Valuta se hai bisogno di utilizzare un servizio di catering per fornire colazione, pranzo e spuntini o scopri se il responsabile della sala conferenze può preparare i pasti per tutti i partecipanti.
Quando scegli un menu, tieni presente che molte persone non dovrebbero mangiare determinati alimenti a causa di allergie o preferenze. Gli imprenditori esperti di servizi di catering possono fornire diverse opzioni, ad esempio: menu vegetariano, senza noci, senza glutine, cibo halal o altre opzioni di menu
Passaggio 6. Prenditi il tempo per fare un controllo del sito
Dopo esserti preso cura di tutte le cose che devono essere preparate, prenditi il tempo per visitare la sede della conferenza un giorno prima. Non aspettare che arrivi il tuo nuovo D-day con i partecipanti che si uniranno alla conferenza.
Con un giorno di anticipo, vieni nella sede del convegno e fai un incontro con tutto il personale coinvolto per assicurarti che tutto sia ben preparato nei minimi dettagli
Parte 3 di 4: creazione del programma della conferenza
Passaggio 1. Pianificare la conferenza
Dopo aver ottenuto un quadro generale degli argomenti da discutere e aver determinato il titolo della conferenza, preparare un programma a partire dall'apertura della conferenza fino alla chiusura. Le conferenze possono essere tenute in vari modi a seconda del settore di attività in discussione. Per facilitare la programmazione, le conferenze si tengono solitamente nel seguente ordine:
- Inizia la conferenza con un'introduzione o un discorso di apertura che di solito viene pronunciato da una persona nota in un particolare settore aziendale ed è diventato un oratore famoso. Puoi tenere l'evento la sera e poi concludere con la cena o come prima sessione al mattino per iniziare la conferenza.
- Dividi il resto del programma in sessioni più brevi. Se la conferenza si tiene su richiesta dei partecipanti secondo le loro proposte, adeguare il materiale alle esigenze dei partecipanti. Tuttavia, puoi anche includere programmi di workshop, filmati o altro materiale nel programma della conferenza. A seconda del numero di partecipanti presenti, determinare se ogni sessione può essere frequentata da tutti i partecipanti (denominati “plenum”) o se i partecipanti devono essere suddivisi in più gruppi e ciascun gruppo parteciperà a diverse sessioni in parallelo secondo la loro scelta (definiti “gruppi ").
- Chiudi la conferenza invitando i relatori a presentare materiale che motiva o sfida i partecipanti.
Passaggio 2. Decidi come condurre la sessione
Puoi scegliere come condurre la sessione in base alle esigenze dell'azienda, ad esempio insegnando, discutendo casi, tenendo seminari, presentando le ultime politiche o risultati di ricerca, ponendo domande o presentando utilizzando diapositive.
- La scelta di come consegnare il materiale influenzerà la strategia di pubblicazione. Quindi, preparate il prima possibile materiale che sia molto utile per i partecipanti.
- La durata di ogni sessione può partire da 45 minuti a 3 ore a seconda del numero di presentazioni e dei contenuti consegnati.
Passaggio 3. Valuta se vuoi includere altre attività
Pensa ad attività utili che potrebbero essere incluse nel programma e svolgere un ruolo importante nel supportare il successo della conferenza, ad esempio:
- Pianificare attività a beneficio dell'organizzazione dei partecipanti alla conferenza, come un incontro di lavoro o la presentazione di un premio.
- Fornire cibo se ai partecipanti viene addebitata una quota di iscrizione. Se non è previsto alcun addebito, chiedi ai partecipanti di portare il pranzo (come ultima opzione). I partecipanti di solito si aspettano di mangiare almeno un pasto. Se la sede della conferenza è in città, prevedere una pausa in modo che i partecipanti possano pranzare in un ristorante nelle vicinanze.
- Chiedi se i partecipanti desiderano programmare un evento di intrattenimento, ad esempio: fare un tour della città, guardare uno spettacolo comico di notte, guardare un film o assistere a uno spettacolo a teatro. L'evento può essere più appropriato per un convegno tenuto in una grande città o per un'azienda, ma non sempre.
Parte 4 di 4: Pubblicazione
Passaggio 1. Determinare i partecipanti che parteciperanno
Le conferenze sono molto diverse, ad esempio le conferenze accademiche, religiose e aziendali con partecipanti diversi. Prima di pianificare, assicurati che un numero sufficiente di partecipanti sia interessato a partecipare alla conferenza.
Non è necessario fare molta pubblicità se si desidera tenere conferenze per piccoli gruppi, come dipendenti di aziende o comunità ecclesiali. Puoi informare i piani della conferenza inviando un'e-mail, annunciando nella newsletter aziendale e/o notificando a una riunione amministrativa
Passaggio 2. Chiedi ai leader dell'azienda di partecipare
Per convincere le persone nella tua azienda, devi inventare un titolo accattivante o invitare un grande oratore.
Dopo aver ricevuto la conferma da relatori noti, includere le informazioni nei materiali della conferenza e informare i potenziali partecipanti
Passaggio 3. Crea un sito web
Oggi i media digitali sono uno strumento molto importante per il successo delle conferenze. Creare un nome di sito Web con collegamenti facili da trovare se si cerca la parola chiave del titolo della conferenza o altre parole correlate alla conferenza. Scrivere informazioni dettagliate sulla conferenza sul sito Web e includere un collegamento a tutti i materiali stampati e pubblicitari relativi alla conferenza.
- Includi la data, l'ora e l'indirizzo del luogo della conferenza sul sito web, inclusi i nomi di oratori famosi. Informa anche il trasporto, l'alloggio, i luoghi interessanti e gli orari delle conferenze, se ce ne sono.
- Includere un collegamento al sito Web se i partecipanti sono in grado di registrarsi.
Passaggio 4. Inserisci un annuncio
Iniziare a pubblicizzare con largo anticipo (un anno in anticipo) in modo che i relatori possano presentare proposte contenenti materiale da presentare alla conferenza. Scegli il modo giusto di pubblicare in base alle dimensioni della conferenza e al background dei partecipanti. Considera dove i potenziali partecipanti ottengono le loro informazioni, magari da:
- Social media, ad esempio dagli account Facebook e Twitter dell'organizzazione sponsor
- Elenco dei contatti su Listserv e indirizzi email
- Blog, rivista, giornale o giornale di affari
- Poster, volantini o altri avvisi inviati a gruppi, organizzazioni o società pertinenti
Passaggio 5. Richiedi proposte
Quando si prepara una bozza di annuncio, indicare che si è aperti alla registrazione o in attesa della presentazione di proposte individuali o di gruppo sotto forma di documenti, proposte di panel o materiali di laboratorio.
È possibile determinare la durata della proposta in base al ramo di attività. Nel campo dell'istruzione, le conferenze su piccola scala di solito richiedono abstract di poche centinaia di parole, mentre le conferenze su larga scala richiedono manoscritti completi
Passaggio 6. Inizia ad accettare le registrazioni
Preparare le strutture in modo che i partecipanti possano registrarsi prima della conferenza, anche se è ancora con qualche mese di anticipo. In questo modo, puoi stimare il numero di partecipanti che parteciperanno.
- Creare un sito Web che colleghi al sito Web della conferenza per la registrazione. Se non hai le competenze tecniche per creare un sito web, utilizza un servizio esistente. Ad esempio, utilizza i servizi a pagamento di RegOnline, che è una società che si occupa della registrazione online per vari eventi, elabora i dati e te li invia facilitando l'accesso agli utenti.
- I partecipanti possono anche registrarsi per telefono o fax se si dispone della possibilità di elaborare le ricevute di pagamento utilizzando una carta di credito.
- Se non accetti la registrazione via Internet o telefonica, crea un modulo di domanda PDF e caricalo sul sito web. Informa i partecipanti che possono stampare il modulo, compilarlo e inviarlo con un assegno o una prova di trasferimento all'indirizzo e-mail della tua azienda.
- Affinché i partecipanti si registrino in anticipo, offri sconti ai partecipanti che effettuano i pagamenti con almeno un mese di anticipo. I prezzi dei biglietti sono leggermente più alti se i partecipanti pagano presso la sede della conferenza.
Suggerimenti
- Chiedi all'oratore se ha bisogno di attrezzature aggiuntive per la presentazione, come un palco, un televisore, un grande schermo o un computer.
- Quando si sceglie un menu alimentare, assicurarsi che ci siano partecipanti che devono seguire una dieta di determinati alimenti.
- Quando si confrontano i costi di noleggio, chiedere i prezzi per cibo, acqua, bibite, ecc. perché può essere molto costoso.
- Quando si sceglie una stanza, considerare lo scopo della conferenza e decidere se si desidera utilizzare l'auditorium o sedie e tavoli per prendere appunti.
