Un tono scritto che attiri l'interesse per la tua organizzazione renderà efficace la tua email di richiesta di donazione. L'uso della posta elettronica come mezzo di raccolta fondi sta guadagnando popolarità perché è relativamente più economico della posta fisica e del telefono. La posta elettronica velocizza la comunicazione. Ci sono diversi passaggi che puoi intraprendere per creare un'e-mail convincente a cui i lettori rispondono e ottieni un grande ricavato dalla donazione.
Fare un passo
Parte 1 di 3: Configurazione di una struttura di posta elettronica
Passaggio 1. Crea un titolo forte
Il titolo è la prima riga di un'e-mail che funge da titolo. Di tutte le email inviate, solo il 15% delle email è stato aperto. Un titolo accattivante attirerà l'attenzione di quel 15% di persone e le incoraggerà a continuare a leggere. Sulla maggior parte degli account e-mail, puoi leggere la prima riga (titolo) dell'e-mail accanto alla riga dell'oggetto. Questi titoli incoraggiano le persone ad aprire le tue e-mail e continuare a leggere
- Usa verbi e nomi attivi per attirare l'attenzione. Utilizzare anche le funzioni di dimensione del carattere in grassetto, centrato e più grande.
- Mantieni il titolo breve in modo che renda chiaro fin dall'inizio lo scopo della tua email. Incoraggia i lettori a pensare che leggere questa email sarà utile, appropriato e pertinente.
- Rispondi alla domanda del lettore: cosa otterrò?
- Le righe dell'oggetto possono invitare i lettori a fare varie cose, come rispondere alla tua email, richiedere la loro partecipazione a un particolare evento o condividere un luogo o un evento della comunità locale.
- Un esempio di un buon titolo è "Riau contro la legge sul gas naturale in tribunale"
Passaggio 2. Racconta tutta la storia nel primo paragrafo
Dichiara i tuoi obiettivi fin dall'inizio. Non far leggere al destinatario metà della tua email senza capire cosa significa. Potrebbero eliminare la tua email senza fare una donazione. Scrivi chiaramente in questo paragrafo qual è la tua richiesta e perché stai inviando l'e-mail.
- Richiedi donazioni nel primo paragrafo. Se parli direttamente, dovresti chiedere con attenzione. Tuttavia, se stai utilizzando l'e-mail, chiedilo in primo luogo. Rendi questa richiesta di facile lettura scrivendola in grassetto o in caratteri più grandi.
- Nella tua richiesta, dì al lettore cosa farai con i loro soldi. Se una piccola donazione ti permette di fare qualcosa, dillo. Ad esempio, se $ 5000 possono sfamare 100 bambini, dillo. Scriverlo ti darà più risposte che scrivere di cui hai bisogno Rp. 15.000.000 per costruire una capanna.
- Dì ai lettori che hanno il diritto di rifiutare. Le statistiche mostrano che le persone sono più propense a donare quando si sentono libere di scegliere rispetto a quando si sentono costrette.
- Spiega e descrivi la tua missione nel primo paragrafo in modo che il lettore sappia immediatamente per cosa verrà utilizzato il denaro. Dimostra che non stai solo raccogliendo denaro.
Passaggio 3. Usa saggiamente i microcontenuti
I microcontenuti sono le brevi frasi e i sottotitoli che adornano le e-mail. Usa i microcontenuti per evidenziare i tuoi punti principali in modo che i lettori abituati a scremare trovino interessante leggere il tuo testo.
- I microcontenuti includono titoli, sottotitoli, righe dell'oggetto, collegamenti e pulsanti.
- Usa verbi attivi, avverbi descrittivi e nomi. Il tuo obiettivo è che leggano l'intero testo.
- Un esempio di un buon titolo è: "Dona 500.000 IDR per salvare i delfini"
- Rendi il testo più in grassetto o più grande in modo che risalti. Questo sottotitolo appare prima di un paragrafo o all'inizio di una nuova sezione.
- Scrivi un semplice sottotitolo. Puoi usare o meno i sottotitoli, ma sono utili quando il tuo titolo è troppo corto. Usa gli stessi principi: breve, fruibile, audace.
Passaggio 4. Scrivi una storia
Scrivere una storia in un'e-mail attirerà più attenzione dei lettori. Scrivi la storia nel corpo della tua email. Ricorda che le storie hanno un inizio, una parte centrale e una fine. Puoi usare storie emotive per incoraggiare i lettori a donare. Scrivi una storia vera dei risultati delle tue attività.
Passaggio 5. Scrivi un breve paragrafo
Scrivi la tua email usando paragrafi brevi e chiari. I lettori saranno stanchi di ricevere molte email. Limitare la lunghezza della tua email ti farà risaltare.
- Fai uno o due punti principali.
- Mantieni la tua email concisa anche se devi modificare e rivedere molte volte
- Non includere una cronologia del motivo per cui stai richiedendo una donazione. La frase nel paragrafo di apertura e la tua storia nel paragrafo del corpo sono sufficienti per spiegare il tuo ragionamento.
Passaggio 6. Fornire collegamenti e pulsanti, ma non allontanarsi dal messaggio
Potresti voler includere centinaia di link, ma questo può distrarre i lettori dal tuo messaggio principale, che richiede donazioni. Un modo semplice per fornire informazioni senza distrarti è includere tutte le informazioni sul tuo sito web e includere solo un link nell'e-mail, il link al tuo sito web. Ad esempio, se esiste uno studio che supporta la tua affermazione, non includere nell'e-mail un collegamento a uno studio lungo e complesso. Inserisci il link di ricerca sul tuo sito web (e assicurati che la scelta di fare una donazione risalti).
Passaggio 7. Aggiungi l'immagine con attenzione
Potresti voler aggiungere un'immagine o due per enfatizzare il tuo punto, ma questo non è necessario. In effetti, i colori e le immagini possono far sembrare le tue e-mail spam. Se includi un'immagine, posizionala nella parte superiore o inferiore dell'e-mail e usala solo quando è assolutamente necessario per comunicare il tuo punto o generare simpatia.
- Un esempio di immagine utile potrebbe essere il tuo obiettivo di raccolta fondi che riceve donazioni, come la foto di un bambino che riceve per la prima volta vestiti nuovi.
- In via eccezionale, puoi inserire il tuo logo in un luogo discreto, come l'angolo inferiore di un'e-mail. Questo logo può far riconoscere ai lettori la tua organizzazione.
Passaggio 8. Scrivere le informazioni sui passaggi successivi/successivi
La fine dell'e-mail è informazioni su come seguire. Metti in evidenza queste informazioni in modo che i lettori possano vederle prima di leggere i motivi per cui dovrebbero donare. Questa informazione dice al lettore perché hai inviato l'e-mail. Scrivi chiaramente su come fare una donazione.
- Se un lettore non capisce il contenuto della tua email, è probabile che lo butti via.
- Assicurati che questa "richiesta" finale si distingua e dichiari chiaramente cosa stai chiedendo. Dedica un paragrafo a questo, usando il grassetto o un carattere più grande o un carattere tipografico diverso. Scrivi un collegamento o crea un pulsante con un colore diverso.
- Se il lettore deve premere un determinato pulsante o collegamento o se il lettore deve rispondere a un'e-mail per ulteriori istruzioni, digli chiaramente: "Fai clic su questo pulsante per salvare subito una scimmia!" o "Premi il pulsante di risposta e digita "informazioni sulla donazione" nel corpo dell'e-mail."
- Sarà più facile se il lettore può premere subito il pulsante. Riceverai anche più donazioni in questo modo. Quindi fornisci un link o un pulsante alla tua organizzazione.
- Crea un sito web o una pagina di donazione online in modo che i lettori possano donare online. Dopotutto, questo è qualcosa che i lettori si aspettano da un'e-mail di donazione.
Passaggio 9. Sii breve
Se la tua email è lunga, sarà difficile per i lettori leggerla. Scrivere paragrafi e titoli brevi renderà la tua email facile da leggere a colpo d'occhio prima che i lettori decidano di continuare a leggere.
Parte 2 di 3: Considerare i lettori
Passaggio 1. Rendi il tono della tua scrittura più casual di una lettera
Una lettera inviata da un'organizzazione a un individuo spesso suona formale e impersonale a causa del mezzo di comunicazione utilizzato. Tuttavia, la posta elettronica, come i blog, ha un tono più casual.
- Usa i pronomi di seconda persona per il lettore.
- Usa espressioni quotidiane per far sentire il lettore vicino a te, come "Sta lavorando sodo" o "Non stare a guardare".
- Usa un linguaggio chiaro, onesto e aperto quando parli con i lettori in modo che si sentano vicini a te e pensino che la tua richiesta sia sincera.
Passaggio 2. Rendi le tue parole facili da leggere
Usa un carattere semplice e un aspetto visivo. Non usare il corsivo: usa i caratteri Serif e non usare un carattere diverso per titoli e testo. Variare la dimensione del grassetto o del carattere per dare enfasi.
La tua email dovrebbe essere facile da capire da un punto di vista linguistico: è meglio usare un linguaggio che gli studenti delle scuole medie possano capire. Non creare un'e-mail eccessivamente complessa. La tua scrittura dovrebbe essere chiara, priva di errori (struttura linguistica o ortografia) e facile da leggere
Passaggio 3. Utilizzare il servizio di un provider di posta elettronica
Se vuoi assicurarti che le tue e-mail siano aperte o determinare che tipo di persone leggono le tue e-mail, non devi aspettare per ottenere queste informazioni insieme a risposte o donazioni. Se utilizzi un servizio come MailChimp, puoi utilizzare i dati delle metriche generati da questo servizio per creare e-mail che risuonano con il tuo pubblico di destinazione.
- Puoi visualizzare i dati delle metriche, come il numero di clic, il numero di e-mail aperte e il numero di e-mail lette.
- Il numero di dati delle e-mail aperte aiuta a determinare le intestazioni degli argomenti popolari e ad aumentare il numero di persone che leggono le tue e-mail.
- Un altro motivo per utilizzare i servizi di un provider di posta elettronica è evitare di essere sospettato di essere uno spammer. Passerai anche molto tempo a creare un elenco di indirizzi e-mail, suddividendoli per raggiungere il numero massimo di indirizzi (la maggior parte delle e-mail ha un limite massimo di 50 destinatari per e-mail), rispondendo a un'e-mail alla volta e gestendo email che sono rimbalzate perché l'indirizzo non era più attivo.
Passaggio 4. Assicurati che le persone nell'elenco e-mail si preoccupino della tua missione
Controlla periodicamente la tua lista di e-mail per assicurarti che le persone su di essa leggano le tue e-mail, in particolare le persone che esprimono il loro interesse in modo esplicito. I risultati dei dati delle metriche saranno migliori e utilizzerai il tuo tempo in modo più efficiente.
Passaggio 5. Crea un'email personalizzata per segmento
Utilizzare toni diversi a seconda del gruppo donatore. Ad esempio, se hai un gruppo di persone che rispondono regolarmente alle tue e-mail, invia l'e-mail con un tono personale. Crea un altro elenco con i nomi delle persone che di solito non aprono le tue email. Invia l'e-mail con un tono meno casuale. Crea anche e-mail con un tono "esplicativo" per le persone che ricevono la tua e-mail per la prima volta.
Un fornitore di servizi di posta elettronica ti aiuterà a personalizzare la tua posta elettronica includendo il nome del lettore, ad esempio "Caro signor Henry"
Passaggio 6. Inserisci i dati che supportano la tua raccolta fondi
Per far sentire coinvolti i tuoi lettori, fornisci dati su come vengono utilizzati o verranno utilizzati i tuoi fondi. Queste informazioni possono essere inserite nel paragrafo di apertura o nella sezione in cui richiedi il follow-up del lettore o in entrambe le sezioni. Le persone sono più propense a donare quando sanno che i loro fondi sono stati utilizzati per una buona causa.
Passaggio 7. Dire grazie dopo aver ricevuto la donazione
Non dimenticare di inviare una nota di ringraziamento personale dopo aver ricevuto la tua donazione. Questo tipo di semplice atto può garantire donazioni ripetute in futuro. Dovresti inviare questo saluto il prima possibile; pensa a questo saluto come a una ricevuta di denaro.
Se ricevi una grande donazione ogni mese, crea un modello che puoi copiare in modo da poterlo incollare nella bozza di email e personalizzarlo rapidamente
Parte 3 di 3: creazione di un elenco di indirizzi e-mail
Passaggio 1. Non acquistare un elenco di indirizzi e-mail
La vendita e l'acquisto di un elenco di indirizzi e-mail di potenziali donatori è un'attività illegale secondo il regolamento del governo della Repubblica di Indonesia numero 82 del 2012 relativo all'implementazione di sistemi e transazioni elettronici. Ci sono aziende che ti permetteranno di "affittare" elenchi di posta elettronica per l'uso una tantum, ma sono molto costosi. Migliaia di indirizzi e-mail di solito ottengono scarsi risultati. Meglio spendere i tuoi soldi in qualcos'altro e trovare un modo migliore per creare un elenco di indirizzi e-mail.
Passaggio 2. Raccogli nomi e indirizzi ai tuoi eventi
Ogni volta che la tua organizzazione non profit è coinvolta in un evento, assicurati di fornire alle persone un modo per inserire il loro indirizzo e-mail nella tua lista di e-mail. Assicurati che il documento di registrazione indichi chiaramente che sono disposti ad essere aggiunti al tuo elenco di indirizzi e-mail.
Prova a organizzare una lotteria o un concorso per ottenere più nomi. A un evento, organizza una lotteria o un concorso per le persone che registrano i loro indirizzi e-mail
Passaggio 3. Usa i social network
Assicurati che la tua organizzazione non profit abbia un profilo forte sui social media, da Twitter a Facebook a Instagram. È facile raggiungere le persone attraverso i social media e se hai materiale interessante, le persone possono condividere i tuoi scritti o iniziare ad aiutarti a chiedere donazioni. Chiedi alla tua rete sui social media di registrare i loro indirizzi e-mail in modo che non perdano annunci importanti.
Passaggio 4. Semplifica la registrazione
Il tuo sito web dovrebbe dire ai visitatori come registrare il loro indirizzo email. Il sito non deve essere appariscente, ma dovrebbe essere facile da trovare e da usare.
Suggerimenti
- Leggi le vecchie lettere (cartacee ed elettroniche) utilizzate per la raccolta fondi. Usa frasi simili se pensi che le lettere siano efficaci. Molte organizzazioni usano vecchie lettere come esempi per creare nuove lettere.
- Usa il tuo logo per riconoscere immediatamente le email. I lettori spesso associano organizzazioni o aziende ai loro loghi.
- Utilizza i servizi di un provider di posta elettronica per creare e-mail più coinvolgenti e generare metriche che miglioreranno le prestazioni delle tue e-mail in futuro. MailChimp è una buona scelta.
- Assicurati che la tua email sia in white label prima di inviarla. Se utilizzi una piattaforma di raccolta fondi online, come Fundraise.com, questa piattaforma lo farà automaticamente.
