Un processo aziendale è un sistema che un'azienda utilizza per raggiungere i propri obiettivi. Questo processo può essere interpretato anche come i passi compiuti per generare valore per i clienti. I manager analizzano i processi aziendali per valutare il loro funzionamento. Il manager prima analizza i processi attualmente in esecuzione. Successivamente, la direzione può determinare le modifiche per migliorare i processi esistenti. I miglioramenti dei processi possono aiutare le aziende a risparmiare tempo, ridurre i costi o creare prodotti più adatti ai clienti.
Fare un passo
Parte 1 di 2: Determinare come vengono creati i processi aziendali
Passaggio 1. Definire i processi aziendali
I processi aziendali si riferiscono alle attività che i dipendenti svolgono quotidianamente per raggiungere gli obiettivi organizzativi. Questo processo riflette le azioni dell'azienda per raggiungere determinati obiettivi. Il processo aziendale deve includere tutte le variazioni o eccezioni al processo. Per comprendere come analizzare un processo aziendale, è necessario considerare come viene creato un processo aziendale.
- Considera la portata del compito. Ad esempio, si aggiorna il processo utilizzato per inviare le fatture ai clienti. L'ambito dell'attività si riferisce all'ampiezza dell'ambito dell'attività da svolgere. In questo caso, supponiamo che l'ambito sia tutte le fatture inviate a un cliente. Stabilisci che in un mese vengono inviate ai clienti una media di 200 fatture.
- Specificare il risultato desiderato. Pensa a cosa sta cercando di ottenere questo processo. In questo caso, desideri che le fatture vengano inviate con precisione a ciascun cliente non appena il prodotto viene spedito. Invierai una copia fisica della fattura al momento dell'inoltro dell'ordine. Invierai anche a ciascun cliente una fattura elettronica via e-mail.
- Elenca i sottoprocessi che sono nel processo. Più un processo è specifico, più facile è analizzarlo e migliorarlo.
- Documentare i processi aziendali. Puoi documentare il processo come un elenco di passaggi e considerare di rappresentarli in un diagramma di flusso. I processi spesso attraversano più reparti in grandi organizzazioni. Il processo di creazione della fattura, ad esempio, coinvolgerebbe i reparti di fatturazione e contabilità.
- Definire i vari reparti o funzioni dell'entità nel processo insieme a tutti gli input e gli output. Ad esempio, la creazione di una busta paga richiede l'input del reparto di produzione per scoprire il numero e le ore di lavoro dei lavoratori, il dipartimento delle risorse umane per scoprire le tariffe e le riduzioni di stipendio, ecc.
- Elenca tutte le eccezioni al processo. Quasi tutte le procedure aziendali avranno eccezioni e variazioni. Ad esempio, potresti essere in grado di fare in modo che alcuni clienti ricevano grandi sconti. Questo cliente ordina prodotti in grandi quantità. Concedendo uno sconto elevato, il personale addetto alla fatturazione sottrae l'importo dello sconto calcolato nel software di fatturazione. Grandi sconti devono essere inseriti manualmente per creare una fattura accurata.
Passaggio 2. Documentare il processo aziendale e pensare a quale tipo di processo aziendale creare
Separare diversi processi aziendali per tipo aiuterà l'analisi dei processi aziendali e il miglioramento dei processi. Se due processi sono dello stesso tipo, gli aggiornamenti del processo potrebbero essere simili. Un particolare processo può essere un processo operativo, di supporto o di gestione.
- I processi operativi si riferiscono alle attività quotidiane di consegna dei prodotti ai clienti. Il processo di creazione delle fatture per i clienti può essere incluso nel processo operativo. È molto importante inviare fatture accurate ai clienti in modo che i pagamenti possano essere riscossi il più rapidamente possibile.
- I processi di supporto si riferiscono alle attività di supporto operativo della tua azienda. La Direzione Risorse Umane è un esempio di area di supporto aziendale. Questo dipartimento supporta i responsabili di dipartimento nell'intervista e nel reclutamento di nuovi dipendenti. Sebbene le risorse umane non siano direttamente coinvolte con i clienti, supportano il dipartimento operativo.
- Ogni organizzazione ha bisogno di una gestione per gestire la direzione aziendale complessiva dell'azienda. Il processo di pianificazione e attuazione del budget è un processo di gestione. Tutte le aziende dovrebbero avere un processo di budgeting formale. Questo processo dovrebbe coinvolgere la direzione che discute il budget dell'azienda con il manager finanziario.
Passaggio 3. Analizzare i processi aziendali per individuare i sintomi dell'inefficienza dei processi
I processi aziendali sono costituiti da input (input) e output (output). Lavoro, energia, materiali e beni strumentali sono considerati input. Gli input sono risorse utilizzate per generare entrate e profitti. D'altra parte, l'output è un prodotto o servizio fisico. Gli input entrano nel processo e producono output. Sarà necessario condurre un'analisi per individuare le inefficienze di questo processo.
- Il tuo processo deve utilizzare gli input in modo efficiente per produrre output. Ad esempio, gestisci una filiale di un'officina di riparazione. Il tuo input è lavoro, attrezzatura e parti. Il tuo output sono i servizi di riparazione del veicolo del cliente.
- Un lungo tempo di riparazione o un arretrato di lavoro è un'indicazione di inefficienza del processo. Il problema potrebbe essere dovuto al fatto che il programma di riparazione di alcuni clienti è troppo vicino.
- Se il costo della sostituzione delle parti supera di gran lunga il budget, si possono vedere anche indicazioni di inefficienza del processo. In questo caso, il problema potrebbe essere specifico dell'ufficio acquisti o delle parti del fornitore.
- Determinare quali processi necessitano di miglioramenti in base ai problemi identificati. Devi dare la priorità a diversi processi aziendali. Scegli il processo che ha il maggior impatto sulla tua attività. Ad esempio, potresti voler correggere prima il runtime. Il lungo tempo di elaborazione comporterà la perdita di clienti da parte dell'azienda. Dai priorità al miglioramento del processo.
Parte 2 di 2: Analisi del processo aziendale
Passaggio 1. Parlare con le persone chiave dei processi all'interno dell'azienda
Una volta determinato il processo da migliorare, discuterne con le persone responsabili della sua attuazione. Prenditi del tempo per intervistare i partecipanti chiave e chiedi miglioramenti che potrebbero essere fatti.
- Chiedi informazioni sulle azioni del personale e sul perché.
- Determinare l'input necessario per eseguire ogni attività e dove si ottiene ogni input. Se l'azienda produce jeans in denim, è necessario sapere chi è il fornitore di denim e la frequenza con cui le materie prime vengono inviate all'azienda.
- Identificare gli output di ogni attività e chi li riceverà. Se gestisci un'officina, il personale dell'officina dovrebbe documentare il proprio lavoro. Il personale addetto alla riparazione deve trasmettere le informazioni all'ufficio fatturazione, che quindi genera una fattura per il cliente.
- Chiedi suggerimenti su come affrontare le inefficienze di processo rilevate dal tuo personale.
Passaggio 2. Creare un diagramma di flusso aziendale per ogni processo
I diagrammi di flusso dei processi possono aiutarti a descrivere i processi aziendali. È possibile utilizzare la documentazione della discussione del processo per creare un diagramma di flusso. Questo diagramma di flusso dovrebbe contenere tutti i passaggi necessari per completare un particolare processo aziendale.
- È importante notare che un diagramma di flusso di un processo aziendale deve contenere solo procedure definite che i dipendenti devono seguire.
- I diagrammi di flusso possono essere disegnati manualmente o con il software. È possibile utilizzare programmi Word e fogli di calcolo con funzionalità di mappatura per creare diagrammi di flusso. Puoi anche trovare software specializzato per la creazione di diagrammi di flusso.
- I diagrammi di flusso sono strumenti molto utili per vedere chiaramente i processi aziendali di fronte a te. Questo strumento renderà molto più facile identificare e correggere le inefficienze.
- Una volta apportate modifiche al processo, rivedi nuovamente i risultati e verifica se il processo è migliorato rispetto alle tue aspettative. In caso contrario, ripetere il processo di analisi e cercare di identificare le aree che necessitano di miglioramenti. L'analisi dei processi aziendali è un'attività in corso nella tua azienda.
Passaggio 3. Condurre una sessione di brainstorming per trovare miglioramenti del processo
Molti processi coinvolgono più di un reparto all'interno della tua azienda. Le sessioni di gruppo identificheranno le inefficienze dei processi che hanno un impatto su più di un dipartimento. Queste sessioni possono anche convalidare le informazioni fornite durante i colloqui personali con i partecipanti.
- Riassumi le informazioni ricevute e condividile con i partecipanti al processo. Ciò includerà i partecipanti che sono stati e non sono stati intervistati prima. Chiedi un feedback a tutti. Questo feedback fornirà una guida aggiuntiva per la tua analisi.
- Le informazioni ricevute dai partecipanti al processo dovrebbero darti un'idea chiara di come funziona il processo e qual è il problema.
- La discussione interpersonale diventa la base per apportare modifiche a un processo. Le modifiche possono essere riduzioni dei costi, riduzioni dei tempi del ciclo di processo, semplificazioni dei processi o miglioramenti del servizio per i clienti.
