A volte, la direzione aziendale chiede ai dipendenti di redigere i propri rapporti sulle prestazioni. In questo modo, gli imprenditori possono avere un'idea di come i dipendenti valutano il proprio lavoro. Se ti viene chiesto di fare il rapporto, non preoccuparti. Cogli questa opportunità per dimostrare il tuo successo sul lavoro riportando i progressi del lavoro, i risultati e le prestazioni nel miglior modo possibile.
Fare un passo
Parte 1 di 3: Prepararsi a scrivere un rapporto
Passaggio 1. Verificare prima il formato del report utilizzato dall'azienda
I formati dei rapporti sulle prestazioni variano a seconda delle necessità. Alcune aziende richiedono che le segnalazioni vengano inviate via e-mail. Altre società determinano la politica per i rapporti da preparare sulla base di determinati criteri per ulteriori discussioni.
- Se l'azienda fornisce un formato standard, creare un report in base a tale formato. Segui le linee guida nel miglior modo possibile in modo da fornire un rapporto completo in modo da non apparire sciatto. A volte, le aziende chiedono ai dipendenti di compilare moduli o preparare relazioni scritte sotto forma di saggi.
- Cerca di capire cosa segnalare prima della scadenza per la presentazione del rapporto. In questo modo, puoi segnalare tutti i risultati per un anno secondo i criteri specificati. Assicurati che la tua performance soddisfi i criteri specificati.
Passaggio 2. Non affrettare il rapporto
Per mostrare le migliori prestazioni, prova a preparare rapporti con una buona grammatica e correggili senza errori di battitura. Dovresti preparare diverse bozze e poi scegliere la migliore.
- Prendi sul serio le richieste dell'azienda perché i risultati della valutazione del lavoro saranno una parte importante della storia lavorativa di ciascun dipendente. Se ci sono determinati record nella tua storia lavorativa e devi competere con altri dipendenti, il rapporto sulle prestazioni sarà decisivo.
- Fai un breve rapporto sulle prestazioni in uno stile linguistico professionale. Per creare un rapporto conciso, riassumi tutti i tuoi migliori risultati durante l'anno in modo che il tuo rapporto non superi le due pagine, invece di descrivere ogni elemento in dettaglio. Dai priorità alle prestazioni che ritieni più importanti e fornisci prove a sostegno. Tuttavia, scegli le informazioni veramente utili perché nessuno vuole leggere un rapporto di 30 pagine.
Passaggio 3. Prendi l'abitudine di fare un buon styling mentre lavori
Per rendere più facile la scrittura di un rapporto, raccogli prima tutti i documenti importanti. È una buona idea iniziare a raccogliere i documenti all'inizio dell'anno.
- Allegare diversi documenti che dimostrino il successo del lavoro, purché nel formato determinato dall'azienda. Scegli il campione di documento giusto in modo da poter mostrare le migliori prestazioni. Prepara anche gli obiettivi che sono stati fissati quando hai sostenuto la valutazione precedente.
- Raccogli note di suggerimenti e feedback dai superiori quando esegui una valutazione dei progressi di metà anno (se l'azienda conduce una valutazione). L'input che ottieni durante l'anno può essere utilizzato durante la creazione di rapporti per rendere le informazioni che presenti più specifiche e più utili.
Passaggio 4. Sapere cosa si aspetta l'azienda da te
Prima di iniziare a scrivere un rapporto, dovresti essere in grado di rispondere alla domanda: "Cosa si aspetta l'azienda da te?" Chiedi al tuo capo se non conosci la risposta. Cerca di capire la relazione tra la valutazione delle prestazioni e gli obiettivi che devi raggiungere affinché gli obiettivi aziendali possano essere realizzati.
- Crea rapporti sulle prestazioni basati sulle descrizioni dei lavori in modo da poterli scrivere sistematicamente. Tuttavia, assicurati prima che una delle descrizioni del lavoro sia cambiata e che tutti gli obiettivi di lavoro siano elencati nelle descrizioni del lavoro.
- Descrivi ogni attività in base alle azioni che devi intraprendere e poi spiega che sei riuscito a raggiungere gli obiettivi richiesti dall'azienda. Per questo, hai diritto a una spiegazione di ciò che l'azienda si aspetta da te. In caso contrario, le valutazioni delle prestazioni tendono ad essere soggettive e portano a critiche infondate.
Parte 2 di 3: scrivi le informazioni corrette nel rapporto
Passaggio 1. Informare i migliori risultati
Non fare rapporti sulle prestazioni mediocri. Cogli l'occasione per segnalare tutte le attività che hai completato con i migliori risultati. Dimmi tutto e sii orgoglioso dei tuoi successi!
- Riportare prima i migliori risultati che hanno il maggior impatto sulle prestazioni dell'azienda, in particolare le cose importanti che supportano il raggiungimento degli obiettivi aziendali e sono state discusse durante l'ultima valutazione delle prestazioni. Non descrivere tutto il lavoro che hai fatto in un anno.
- Tuttavia, cerca di trasmettere le informazioni in modo educato e professionale. Usa parole positive e non insultare o umiliare i colleghi. Concentrati sulla tua performance.
- Non dimenticare di segnalare i risultati all'inizio del periodo da valutare. I dipendenti di solito sono più concentrati sulle cose che fanno alla fine del periodo.
Passaggio 2. Rivela i vantaggi tangibili del tuo lavoro
Chiunque può fare un rapporto contenente cliché e cose banali, ma un rapporto sarà di qualità superiore se supportato da prove reali.
- Presenta fatti, cifre, date e altri dati di supporto specifici. Ad esempio: se lavori come account manager dei social media per un'azienda, fornisci un rapporto sotto forma di dati quantitativi (numero di account che hanno fatto clic su "Mi piace", commenti lasciati, ecc.). Cerca altri dati che possono aumentare la tua credibilità.
- Confronta i tuoi risultati con gli obiettivi e gli obiettivi aziendali per dimostrare che sei un dipendente degno.
Passaggio 3. Elenca e discuti gli obiettivi di lavoro
Devi preparare un rapporto molto specifico come base per determinare gli obiettivi di lavoro per il prossimo anno. Trasmetti anche un piano di autosviluppo, ovvero le cose che vuoi ottenere.
- Spiega come raggiungere questo obiettivo. Elenca gli obiettivi che devi raggiungere in base ai risultati della valutazione delle prestazioni condotta all'inizio del periodo e quanto bene hai raggiunto.
- Scrivi anche nel rapporto se ti viene chiesto di svolgere un'attività al di fuori della descrizione del lavoro o prendi l'iniziativa di lavorare di più.
Passaggio 4. Discuti le tue competenze di base
In generale, l'azienda ha determinato le competenze di base che ogni dipendente deve avere per lavorare bene. Informalo e spiegalo in dettaglio.
- Dimostra che la tua competenza è superiore agli standard fissati dall'azienda.
- Usa la parola "competenza" secondo i termini standard dell'azienda per dimostrare che esiste una correlazione concreta tra i tuoi risultati e gli obiettivi aziendali. Descrivi la tua performance negli stessi termini.
Passaggio 5. Valutare saggiamente
Prima di sottoporsi a una valutazione delle prestazioni, ti potrebbe essere chiesto di valutare te stesso. Per determinare il valore corretto, devi capire cosa significa.
- Di solito viene assegnata una A ai dipendenti che dimostrano leadership e sono in grado di apportare cambiamenti all'interno dell'azienda. Di solito viene assegnato un voto B ai dipendenti che si comportano al di sopra dell'obiettivo e il cui comportamento è esemplare.
- Di solito viene assegnato un voto C ai dipendenti che raggiungono gli obiettivi e si comportano bene. Il valore di D indica che la performance è inferiore al target ed è considerata insoddisfacente. Il valore di E riflette prestazioni scadenti perché i dipendenti non lavorano bene. Cerca informazioni complete per garantire la definizione di ciascun valore e come determinare il valore in base alle normative aziendali.
Passaggio 6. Compila il rapporto nel miglior modo possibile
A volte, le aziende chiedono ai dipendenti di redigere rapporti sulle prestazioni in un certo ordine. Se non specificato, generare il report nel seguente ordine:
- Inizia con una frase di apertura positiva e convincente. Questa frase è la parte più importante della relazione annuale sulla performance.
- Successivamente, annota i tuoi risultati insieme a dati di supporto dettagliati. Per ogni risultato, poni la domanda "perché?" In questo modo, puoi dimostrare che il tuo contributo è rilevante e degno di rispetto. Non fare mai un rapporto sulle prestazioni con parole negative.
- Se ci sono obiettivi che non vengono raggiunti o alcuni aspetti che devi migliorare, non scriverli alla fine del report in modo che l'inizio e la fine del report contengano cose positive. L'ultima parte del report è la parte più importante perché è la più facile da ricordare. Quindi, elenca le cose che devi migliorare nel mezzo del rapporto.
Parte 3 di 3: usare le parole giuste
Passaggio 1. Concentrati sulla creazione di un rapporto che descriva le tue prestazioni lavorative
Come sappiamo, hai creato questo rapporto perché ti è stato chiesto di valutare te stesso. Tuttavia, molte persone includono cose negative e parlano di altre persone.
- Non utilizzare i rapporti sulle prestazioni per legittima difesa. Sii positivo al meglio che puoi, ad esempio dicendo: "Ho sempre fissato un programma di riunioni dopo aver conferito con colleghi, colleghi e clienti perché apprezzo davvero il loro tempo e la loro attività". Apprezzare il tempo può dare un'impressione positiva e mostrare una mentalità saggia.
- Non discutere di altre persone perché questo rapporto non ha lo scopo di criticare il lavoro o la personalità di altre persone.
- Inoltre, non devi confrontarti con gli altri quando riporti i risultati. Spiega cosa hai fatto senza abbattere i colleghi che non hanno raggiunto lo stesso livello di prestazioni.
Passaggio 2. Scrivi critiche costruttive sui tuoi punti deboli
Un rapporto che contiene solo le cose buone può sembrare irrealistico, ma dovresti stare molto attento quando ammetti errori.
- Regalati una critica in una sezione separata per mostrare la tua sincerità nell'affrontare questo problema. Ad esempio: “Do così tanta priorità al lavoro e voglio ottenere i migliori risultati che penso che mi importi meno dei miei colleghi. Continuerò a migliorare le mie capacità di comunicazione per affrontare questo problema”. Queste affermazioni possono dare un'immagine positiva dell'autore (un perfezionista che si concentra sul lavoro è una buona cosa) e mostra la capacità di essere consapevoli delle proprie debolezze.
- Menzionare gli aspetti che necessitano di miglioramenti. Non riempire l'intero rapporto con piani di miglioramento. Concentrati sulla spiegazione dei risultati, ma devi elencare alcuni aspetti che devono essere migliorati o migliorati. Tuttavia, non criticarti eccessivamente perché verrai percepito come privo di autostima.
- Dimostrare una mentalità positiva presentando piani di miglioramento. Sii positivo e orientato all'azione. Descrivi il tuo piano con parole costruttive. Invece di raccontare semplicemente una storia sul tuo fallimento, dì che vuoi migliorare su un certo aspetto e quali azioni intraprendere.
Passaggio 3. Proporre opportunità di sviluppo professionale
Se vuoi avere la possibilità di partecipare a un corso di formazione o essere invitato a una riunione, un rapporto sulle prestazioni è un ottimo modo per trasmetterlo. Non proporre compensi attraverso questo rapporto.
- Condividi anche i tuoi pensieri su come realizzare progetti innovativi che siano vantaggiosi per l'azienda.
- Prova a scoprire perché il tuo capo ti ha chiesto di fare una segnalazione, se discutere con altri, determinare la distribuzione dei bonus e così via.
Passaggio 4. Usa frasi complete
Molti dipendenti cercano di annotare quante più informazioni possibili in modo che i rapporti sembrino disordinati. Non lasciare che il tuo rapporto sembri una nota confusa.
- Ad esempio, evita di utilizzare la frase "contenuto modificato" perché è troppo breve. È una buona idea usare frasi complete per spiegare l'argomento di cui stai discutendo o trasmettere informazioni punto per punto.
- Oltre al tuo supervisore diretto, la tua relazione potrebbe essere letta da qualcun altro, ad esempio da un manager di livello superiore. Pertanto, dovresti fornire informazioni chiare e dettagliate, invece di presumere che tutti sappiano già cosa stai cercando di dire o fare.
Passaggio 5. Sii positivo e onesto
Anche se ci sono cose che devono essere aggiustate, puoi farle accadere in seguito. Concentrati sul futuro, non sui fallimenti passati.
- Non dare un'impressione negativa, lamentosa, scontrosa o arrogante. Mostra un atteggiamento positivo, sii in grado di lavorare in squadra e spiega i tuoi risultati con umiltà.
- Se ci sono cose che non ti piacciono dell'azienda, non scriverle nel rapporto. Cogli questa opportunità per dimostrare perché l'azienda ha bisogno di te.
Passaggio 6. Dimostralo, non limitarti a parlare
Cerca di fornire informazioni specifiche nella tua relazione, non solo affermazioni generali.
- Ad esempio: invece di dire: “Sono un dipendente affidabile. Sono arrivato in ufficio e sono arrivato in sala riunioni in tempo.” è meglio fornire dati di presenza accurati e prove specifiche che sei degno di rispetto.
- Fornisci prove (inclusi numeri) a sostegno di dichiarazioni generali per rendere la tua segnalazione più utile e credibile.
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Suggerimenti
- Fare segnalazioni in anticipo. Non procrastinare fino allo scadere del tempo.
- Mostra un atteggiamento positivo!
- Rileggi il rapporto sul rendimento dell'anno scorso in modo da essere in grado di ricordare chiaramente gli obiettivi e gli obiettivi di lavoro che ti sei prefissato.
Avvertimento
- Non fingere o mentire.
- Non fornire informazioni negative sui colleghi nei rapporti sul rendimento.
