Poiché è spesso utilizzato per scopi personali e informali, scrivere un'e-mail formale può essere scoraggiante. Tuttavia, se devi scrivere un'e-mail formale a un insegnante, un capo, un partner commerciale, un'agenzia governativa o un'altra persona che ha bisogno di formalità, segui queste semplici linee guida. Esprimi il tuo punto di vista in modo breve e chiaro e segui le regole di scrittura, stile e formato formale della lettera. Infine, controlla e correggi la tua email prima di inviarla.
Fare un passo
Metodo 1 di 3: formattazione dell'e-mail
Passaggio 1. Utilizza un indirizzo email professionale
Idealmente, l'indirizzo email è una variazione del tuo vero nome, non un nome utente o un soprannome. Usa punti, trattini o trattini bassi, senza numeri o altre lettere, se possibile.
Ad esempio [email protected] sembrerebbe poco professionale. Nel frattempo, [email protected] sarebbe più appropriato da usare
Passaggio 2. Usa un carattere professionale
La maggior parte dei servizi di posta elettronica oggi ti consente di scrivere in una varietà di caratteri e testi. Tuttavia, per le e-mail ufficiali, è meglio attenersi a caratteri ufficiali come Times New Roman e Arial. Evita i caratteri decorativi come Comic Sans o Old English. Inoltre:
- Scrivi la tua email con un carattere di facile lettura, come la dimensione 12.
- Evita scritte speciali come corsivo, grassetto o caratteri multicolori a meno che non si adattino al contenuto e allo scopo dell'e-mail.
- Non scrivere l'e-mail interamente in maiuscolo. Scrivere in questo modo ti farà sembrare che stai urlando contro il destinatario.
Passaggio 3. Assegna all'e-mail un titolo (oggetto) breve e preciso
Usa alcune parole chiave che si riferiscono al contenuto dell'email nel titolo. Ciò eviterà che il destinatario ignori la tua email. Le e-mail inviate senza titolo o con un titolo oscuro non appariranno importanti al destinatario.
- I titoli delle e-mail come "Domande rapide", "Come contattarti" o "Aspetti importanti" appariranno oscuri al destinatario.
- Nel frattempo, il titolo dell'e-mail "Programma, elenco degli invitati, invito al pranzo e riepilogo della riunione per il 12 marzo" sembrerebbe troppo lungo e conterrebbe più argomenti contemporaneamente.
- D'altra parte, il titolo dell'e-mail "Meeting About Escalator Damage on March 12th" è piuttosto breve e chiaro. Questo titolo può fornire al destinatario una panoramica dell'argomento principale, nonché una data chiara.
Metodo 2 di 3: scrittura di contenuti
Passaggio 1. Utilizzare un saluto appropriato
Inizia sempre un'e-mail formale con un saluto. Puoi scrivere direttamente il nome del destinatario (se lo conosci). Completa il nome del destinatario con il suo titolo o titolo (Mr., Ms., Dr., ecc.). Se preferisci, puoi anche scrivere "Caro" prima del nome e del titolo del destinatario.
- Se non conosci il nome del destinatario dell'email, scrivi semplicemente "Gentile Signore/Signora", oppure "Agli interessati".
- Non usare "Ciao" o "Ciao" o altri saluti informali.
Passaggio 2. Presentati nel primo paragrafo (se necessario)
Se stai scrivendo a qualcuno che non hai mai contattato prima, come un nuovo cliente, un responsabile delle risorse umane o un funzionario governativo, presentati e spiega perché stai inviando un'e-mail. Scrivilo nella prima o nella seconda frase della tua email.
Ad esempio, quando invii una domanda di lavoro tramite e-mail, potresti scrivere: "Mi chiamo Maria Isabella. Ti ho contattato per fare domanda per un lavoro come assistente amministrativo pubblicizzato sul sito Web JobXYZ.com"
Passaggio 3. Dai priorità alle informazioni più importanti
Dopo esserti presentato e aver indicato lo scopo principale dell'invio dell'e-mail, puoi procedere con il corpo dell'e-mail. Elenca le informazioni più importanti in alto. In questo modo, apprezzerai di più il tempo del destinatario e renderai più chiaro lo scopo dell'e-mail.
Quando si scrive un'e-mail a un funzionario del governo, ad esempio, si può iniziare con: "Mi chiamo Maria Isabella. Ho ricevuto il tuo indirizzo e-mail dal sito web ufficiale del Tribunale di Salatiga. Ti invio questa lettera per esprimere la mia obiezione al biglietto che ho ricevuto il 29 febbraio 2015."
Passaggio 4. Raggiungi direttamente il punto della lettera
In una lettera formale, puoi esprimere direttamente il tuo punto. Le chiacchiere renderanno solo il lettore confuso e difficile da capire di cosa hai bisogno o di cui hai bisogno da loro.
- Ad esempio, quando scrivi una lettera a un professore del campus, non hai bisogno di girare in tondo e scrivere cose come: "Sono Maria Isabella. Mi conosci? Chimica 221 è il mio corso preferito in questo momento perché il tuo i materiali didattici sono molto ben organizzati. Così, posso sempre seguire e sapere cosa verrà testato. Per quanto riguarda l'esame, mi viene in mente l'esame imminente."
- D'altra parte, scrivere un'e-mail come questa potrebbe rendere più chiaro: "Sono Maria Isabella. Sono una studentessa di Chimica 221, e volevo parlarti di un possibile conflitto di orari degli esami".
Passaggio 5. Scrivi una breve email
Sebbene non ci sia un limite di lunghezza specifico, è una buona idea creare un'e-mail lunga quanto lo schermo di un laptop o di un computer.
Se la tua email è abbastanza lunga, suddividila in diversi brevi paragrafi. Lascia una riga vuota tra ogni paragrafo invece di scriverlo rientrato
Passaggio 6. Usa la lingua ufficiale
Poiché le e-mail formali sono fatte per scopi professionali, devi fare una buona impressione. Usa frasi complete e frasi educate. Evita quanto segue:
- Gergo
- Abbreviazioni inutili
- Uso di emoticon ed emoji
- Parole irrispettose
- Scherzo
Passaggio 7. Utilizzare un saluto di chiusura appropriato
Proprio come i saluti di apertura, ci sono diverse opzioni per i saluti di chiusura che possono essere utilizzati nelle lettere formali. Assicurati di includere il tuo nome completo e titolo, così come qualsiasi altro titolo (se presente). Esempi di saluti di chiusura che possono essere utilizzati includono:
- "Distinti saluti,"
- "Distinti saluti,"
- "Grazie,"
- "Saluti,"
- "Il tuo studente,"
Metodo 3 di 3: Prepararsi a inviare lettere
Passaggio 1. Includere gli allegati richiesti
Se devi includere un allegato, assicurati di includerlo nel corpo dell'e-mail in modo che le persone che lo leggono possano vederlo. Cerca di limitare il numero di allegati e le dimensioni dei file e utilizza tipi di file comuni e ampiamente utilizzati.
Ad esempio, includi un avviso come "Allego una copia PDF del mio curriculum vitae e portfolio"
Passaggio 2. Migliora il contenuto, l'ortografia e la grammatica dell'e-mail
Non fare affidamento esclusivamente sui servizi di posta elettronica per rilevare i tuoi errori di ortografia e grammatica. Leggi la tua email ad alta voce o chiedi a qualcuno di controllarla e risolverla. In questo modo, puoi trovare facilmente errori di ortografia e frasi poco chiare.
Passaggio 3. Assicurati che la tua email non contenga informazioni sensibili
Ricorda sempre che la posta elettronica non è un modo sicuro di comunicare. Tieni presente che i server di posta elettronica possono essere violati o il destinatario può condividere, intenzionalmente o meno, informazioni che non vuoi rivelare.
