Tutte le aziende, grandi o piccole, devono monitorare tutte le loro transazioni. Esistono molti semplici sistemi software finanziari in vendita, ma è comunque necessario avere una chiara comprensione di come funzionano le transazioni contabili. Inserirai tutte le transazioni commerciali, come la ricezione di entrate o il pagamento di fatture, in un giornale di contabilità simile a un libro mastro. Qui, ti viene richiesto di raccogliere varie categorie chiamate conti e registrerai su un debito o un credito (in base all'aumento o alla diminuzione). Gli esempi verranno forniti in seguito. Anche i produttori di software di contabilità seguono questa formula nella creazione dei loro programmi, ma il processo è stato reso più semplice per gli utenti occasionali.
Fare un passo
Parte 1 di 3: Inserimento di transazioni
Passaggio 1. Raccogliere tutti i documenti relativi alle transazioni commerciali
Questi documenti in genere includono ricevute dei fornitori, bollette (come acqua ed elettricità), note di credito emesse ai clienti, dichiarazioni fiscali, assegni emessi e informazioni sui salari. Controllare che ogni fattura e pagamento ricevuti siano accurati e verificati prima di registrare il giornale di registrazione. Assicurati che tutto sia stato riconosciuto dal supervisore o dal proprietario dell'azienda prima di inserire le transazioni nel sistema.
Passaggio 2. Imposta diversi account o categorie per ogni tipo di transazione
Conti registrati ad esempio Contanti, Inventario, Spese e così via. Pensa a questi account come pagine separate in un taccuino o riga di elementi elencati in un budget personale. Imposta i seguenti tipi di account:
- Il conto vendite, o ricavi, registra tutte le vendite ai clienti.
- Un conto spese registra tutti i soldi che un'azienda spende, ad esempio per gestire una struttura aziendale, realizzare prodotti e vendere prodotti.
- Inoltre, le aziende sono anche tenute a registrare i loro beni, come contanti, crediti (vendite non pagate) e immobili, impianti e macchinari come edifici e attrezzature.
- Un conto del passivo registra tutto il denaro che l'azienda prende in prestito da parti esterne, come prestiti bancari, debiti commerciali (ad es. verso fornitori) e stipendi pagabili (stipendi che sono già dovuti ai dipendenti ma non sono stati pagati).
- Queste grandi categorie sono generalmente suddivise in conti più piccoli e specifici.
Passaggio 3. Determinare se il conto viene addebitato o accreditato
È importante ricordare che ogni transazione riguarda conti di addebito e accredito e il numero totale di addebiti e accrediti deve essere lo stesso. Ad esempio, quando ricevi un pagamento da un cliente, registrerai Contanti come dare e Contabilità clienti come credito. Quando paghi per la pubblicità, registrerai Spese pubblicitarie su un debito e Contanti su un credito.
- Registrare eventuali aumenti di spese, beni (come contanti e attrezzature) e conti dividendi come debiti e registrare le diminuzioni come crediti. In altri conti, come passività e ricavi, gli aumenti sono registrati come crediti e le diminuzioni come debiti. Questo sistema di contabilità ha una sua logica e inizia a ricordare mentre usi la tua logica per determinare le cause di "aumento" e "diminuzione" nei conti.
- Tieni presente che i numeri che vengono registrati su addebiti e accrediti potrebbero non essere gli stessi, ma i totali devono essere gli stessi. Ad esempio, se un cliente paga un prodotto in parte in contanti e in parte a credito, vengono registrati due conti in addebito, ovvero Contanti e Contabilità clienti. Mentre il conto che viene registrato a credito è uno solo, ovvero Vendite.
- Tutti i sistemi software per computer renderanno facile la registrazione dei giornali contabili inserendo tutti i conti nelle posizioni corrette nel diario.
- Potrebbe essere necessario creare un nuovo nome account nel diario se si dispone di una transazione straordinaria come una vendita di azioni o l'acquisto di un terreno.
Passaggio 4. Controllare almeno due volte tutte le registrazioni contabili inserite nel giornale
Ogni transazione apparirà nella propria categoria: ad esempio, dare su un lato del giornale e l'importo deve essere uguale all'importo che appare sul lato avere del giornale.
Ad esempio, registrerai una transazione di pagamento di una bolletta elettrica inserendo Contabilità fornitori a debito di Rp. 500.000 e Contanti di Rp. 500.000 a credito. assicurati di includere il numero della ricevuta e una breve descrizione nella sezione delle note
Passaggio 5. Spostare periodicamente i conti nel giornale di registrazione nella contabilità generale
La contabilità generale è una raccolta di tutti i tuoi account. Ad esempio, nella contabilità generale sono presenti pagine per ogni categoria di contanti, crediti, debiti, spese e così via. Quindi, sarai in grado di vedere l'importo totale per ogni account per un periodo di tempo.
- Un libro mastro generale registra le informazioni per conto, a differenza di un giornale che registra le transazioni. In altre parole, una transazione che viene spostata nella contabilità generale sarà in almeno due posizioni (conti) nella contabilità.
- Ad esempio, gli incassi dei clienti sulle vendite verrebbero registrati nel giornale di registrazione come un'unica transazione e verranno riconosciuti i contanti a debito e i proventi a credito. quando trasferite alla contabilità generale, queste voci sono registrate in posizioni separate: conti di cassa e entrate. In questo modo, puoi vedere come le transazioni influiscono su ogni singolo account.
- Le registrazioni nella contabilità generale devono essere datate in modo da poter identificare la fonte della transazione. Alcuni contabili includono anche un numero di riferimento, ad esempio sotto forma di numero di serie, in modo che le transazioni possano essere facilmente monitorate nel giornale.
Parte 2 di 3: Bilanciamento delle transazioni contabili
Passaggio 1. Saldare la contabilità generale prima di chiudere ogni volta che si inserisce una transazione contabile
Prepara bilanci di verifica e altri rapporti per assicurarti che i numeri e i conti registrati per ogni transazione siano corretti. Indipendentemente dal numero di transazioni registrate, i debiti totali devono essere uguali ai crediti totali.
Se prendi appunti manualmente o con un programma per computer, verranno sommati tutti i numeri degli addebiti e degli accrediti, indipendentemente dalla categoria. L'importo totale degli addebiti e degli accrediti deve essere lo stesso
Passaggio 2. Verificare la presenza di errori nel Bilancio di verifica
Se i debiti non sono uguali ai crediti, dovrai trovare errori nelle tue registrazioni a giornale. Infatti, gli errori possono comunque verificarsi anche se gli importi in dare e in avere sono gli stessi, ad esempio a causa di doppie registrazioni o transazioni inserite in un conto errato.
- Ad esempio, quando si riceve un pagamento da un cliente, è possibile che sia stato registrato Contanti ma si sia dimenticato di registrare Contabilità clienti in modo che il giornale sembri che i crediti non siano ancora stati pagati. Pertanto, l'importo dell'addebito sarà diverso dall'accredito.
- In alcuni casi, potrebbe essere necessario tracciare i record fino alla voce iniziale nel giornale per trovare errori. Questo è il motivo per cui la data della transazione e/o il numero di riferimento devono essere registrati nel giornale in modo che la tracciabilità sia facile.
Passaggio 3. Eseguire report per conto economico, stato patrimoniale e report sulle variazioni di capitale
Questi report finanziari possono essere eseguiti manualmente o con un sistema software di contabilità. È da questi rapporti che ottieni un quadro completo della tua attività.
- Ad esempio, il conto economico sottrarrà il reddito guadagnato dalle spese sostenute durante un certo periodo di tempo e da questo rapporto saprai che l'azienda ha realizzato un utile o una perdita.
- Lo stato patrimoniale mostra tutte le attività e le passività della società. I beni della società includono contanti, attrezzature, terreni e crediti. Le passività includono i debiti e gli effetti passivi.
- Se hai pagato dividendi (premi) agli azionisti in periodi precedenti, avrai bisogno anche di un rendiconto delle variazioni del patrimonio netto. Questo report mostra l'importo del profitto generato (non il reddito netto) meno i dividendi pagati. Gli utili non distribuiti rappresentano gli utili che vengono reinvestiti nella società.
Parte 3 di 3: Conservazione di registrazioni dettagliate delle transazioni contabili
Passaggio 1. Includere una breve descrizione di ogni transazione inserita nel giornale
Ad esempio, "pagamenti pubblicitari televisivi in contanti, febbraio 2016". Pertanto, l'importo, la causa e il processo di registrazione di ciascuna transazione saranno più chiari.
Passaggio 2. Conserva un backup del tuo diario delle transazioni
I backup devono essere effettuati in caso di errori o domande future. La documentazione di tutti i record può essere archiviata inserendo un numero di record e la data di un giornale in un unico pacchetto. Tutti dovrebbero essere in grado di cercare le voci del diario nella contabilità generale e quindi accedere facilmente alla documentazione di backup
Passaggio 3. Conservare copie cartacee di tutta la documentazione per almeno un anno
Ciò include registrazioni prima nota e libri mastri, insieme a tutte le fatture e altri documenti di transazione. Tutti questi documenti sono richiesti per ragioni di controllo e fiscali.
Passaggio 4. Conservare la documentazione in formato elettronico per almeno sette anni
Scansiona i tuoi documenti cartacei, avanti e indietro, e conservali in due custodie elettroniche: una per l'archiviazione in ufficio e una altrove per l'uso in caso di emergenza. C'è sempre la possibilità che le imposte sulle società vengano verificate negli ultimi anni, quindi questi documenti devono essere conservati.
Suggerimenti
- Bilancia il tuo diario ogni giorno. Monitora tutti gli errori e correggili immediatamente. Questo è così importante che diventa una delle prime lezioni per gli studenti di contabilità.
- Fornire ai dipendenti una formazione incrociata in modo che la comprensione del sistema contabile e di come inserire le transazioni possa essere nota a più di un dipendente.
