Ci sono molti eventi nella vita che richiedono di chiedere un'estensione del tempo. Forse hai bisogno di tempo per fare i compiti o hai problemi a completare i progetti di lavoro in tempo. In tali momenti, dovresti essere in grado di scrivere una lettera che richiede una proroga del tempo in modo efficace e appropriato. Pensa alla tua richiesta, ad esempio quanto tempo hai bisogno e perché? Quindi, scrivi la lettera in uno stile formale e inviala con un tracker per mantenere la calma.
Fare un passo
Metodo 1 di 3: Compilazione del contenuto della lettera
Passaggio 1. Scrivi il prima possibile
Una volta che sai di aver bisogno di un'estensione, prepara immediatamente una lettera. Dovresti dare al destinatario più tempo possibile per decidere sulla tua situazione. Devi anche apparire pronto nonostante il fatto che stai chiedendo un aggiustamento del programma.
Passaggio 2. Determina il tempo extra di cui hai bisogno
Considera tutti i fattori e fai una richiesta realistica. Se il tempo richiesto è troppo breve, potrebbe essere necessario chiedere un'estensione in un secondo momento. Quando possibile, le scadenze non dovrebbero essere perse. Quindi, è meglio se i tuoi calcoli sono un po' esagerati.
- A seconda della situazione, potresti considerare questa lettera come parte delle trattative. In questo caso, è una buona idea chiedere più tempo in modo che ci sia ancora spazio per un compromesso e trovare una via di mezzo.
- Misura la tua velocità in base ai tuoi progressi attuali e a quale parte deve ancora essere completata. Ad esempio, se stai lavorando a un progetto di consulenza da tre mesi, dovresti essere in grado di stimare quanto lavoro è ancora incompiuto.
- Tieni presente che anche il destinatario della lettera può avere un limite di tempo. Forse hanno anche una scadenza che ora dovrebbe essere posticipata. Ad esempio, i docenti di solito devono dare alla facoltà i voti di metà semestre e devono programmare la consegna dei compiti degli studenti secondo la scadenza.
Passaggio 3. Conoscere le regole
Conosci la scadenza esatta prima di chiedere un adeguamento. Non dare l'impressione di non poter gestire il tuo tempo chiedendo una proroga senza conoscere la situazione attuale. Ad esempio, alcune agenzie governative richiedono di inviare una richiesta entro 24 ore dal contatto iniziale. Se non riesci a rispettarlo, puoi dire che il programma è troppo stretto.
Passaggio 4. Includi una spiegazione plausibile
Dedichi tempo alla stesura della lettera e anche il destinatario si prende il tempo di leggerla. Quindi, rendi significativa questa lettera. Pensa alla tua vera ragione e comunicala onestamente al destinatario. Non mentire o esagerare le ragioni perché ti perderai.
- Una buona ragione potrebbe essere avanzata è il desiderio di lavorare a fondo e con attenzione. Ad esempio, se stai completando un progetto che riguarda la sicurezza di un gran numero di persone, affermare questo fatto nella tua spiegazione ti sarà di beneficio.
- Se ci sono diversi motivi, scegli il migliore. Ad esempio, se rimandi un'offerta di lavoro, dì che vuoi fare ulteriori ricerche sui costi di trasloco (se è vero), non dire che stai anche aspettando un'altra offerta.
Passaggio 5. Fornire alcuni dettagli selezionati
I dettagli daranno un tocco di autenticità e abilità nella scrittura. Questo è particolarmente importante se scrivi al governo o a un gruppo di persone che non hai mai incontrato personalmente.
- Ad esempio, se tuo nonno è morto due giorni prima della scadenza del saggio universitario, potresti descrivere l'evento come un'"emergenza familiare", non solo una "questione di emergenza". Dovrai anche menzionare la partenza di tuo nonno e alcune informazioni sul tuo viaggio di ritorno a casa.
- Preparare i documenti prima di inviare una richiesta. Potrebbe essere necessario descrivere la tua precedente domanda o impiego, soprattutto se hai a che fare con il governo o altri organismi ufficiali. Dimostrare di aver seguito tutti i passaggi del processo fino a questo punto andrà a beneficio del tuo caso.
Passaggio 6. Scegli uno stile e un contenuto positivi
Nessuno vuole leggere una lettera contenente un reclamo. Invece, descrivi l'evento negativo rapidamente e livella, quindi passa alla soluzione positiva che hai chiesto. Ad esempio, se ritieni che la tua offerta di stipendio iniziale sia troppo bassa, potresti scrivere: "Ho bisogno di un po' di tempo per considerare la tua offerta. Tuttavia, ritengo che lo stipendio più alto mi permetta di lavorare in modo più efficiente".
Passaggio 7. Ricerca la lettera prima di inviarla
Prenditi qualche minuto per rileggere la tua lettera prima di inviarla. Cerca errori editoriali e di battitura. Eseguire un programma di controllo grammaticale e ortografico sul computer. Chiedi al tuo amico fidato di leggerlo. Non avere fretta e non saltare questo passaggio perché se commetti un errore ti sembrerà disattento e questo potrebbe influire sul risultato finale.
Metodo 2 di 3: seguire le regole formali di scrittura della lettera
Passaggio 1. Preparare la sezione del titolo
La data dovrebbe essere nell'angolo in alto a destra della pagina. Salta una riga sotto di essa, quindi scrivi l'indirizzo, sempre allineato a destra. Quindi, salta un'altra riga e annota l'indirizzo completo del destinatario allineato a sinistra.
Se la richiesta viene inviata via email, puoi omettere la parte data e indirizzo, e andare direttamente al saluto. Tuttavia, assicurati di utilizzare un soggetto efficace e chiaro. Ad esempio, se stai inviando una lettera a un docente, scrivi come oggetto "Richiesta di estensione del documento di storia giavanese di Andi Widodo"
Passaggio 2. Utilizzare un saluto formale e completo
Inizia con "Caro". Poi segui per titolo e nome. Ad esempio, "Caro. Signor Baskoro" o "Caro. signora Darmawati". A volte devi anche usare un titolo complicato, come "Caro. Professor Abdurrahman" o "Caro. Raden Wiraningrat".
- Anche se conosci il destinatario in modo informale, questa lettera è comunque una richiesta formale, quindi lo stile e il contenuto dovrebbero essere formali. Non scrivere "Ciao, Don", per esempio.
- Prova a trovare una persona specifica che riceverà la tua lettera. Altrimenti, la tua lettera sembrerà una lettera in formato. Ad esempio, "Caro. Raden Wiraningrat" è meglio di "Agli interessati".
Passaggio 3. Utilizzare la formattazione breve del paragrafo
Il corpo della lettera dovrebbe essere composto solo da 1-3 paragrafi. Nella maggior parte dei casi, puoi aprire con 1-2 righe, spiegare la richiesta in 2-4 righe e concludere con 1-2 righe. Se devi sviluppare fino a tre paragrafi interi, separa l'introduzione, il corpo e la conclusione.
Per aprire la lettera, puoi dire: "Sono Andi Widodo, uno studente che ogni lunedì mattina frequenta la lezione di storia giavanese nell'aula III-C". Questo risveglierà la memoria del docente e non dovrà cercare chi sei
Passaggio 4. Presta attenzione alle parole di conclusione
Non trascurare l'importanza di conclusioni solide. Usa quest'ultima frase per riaffermare il tuo caso (in una riga) e ringrazia il destinatario per il tempo. Potresti scrivere: "Grazie per il tuo tempo e la tua considerazione".
- Chiudi la lettera con un saluto formale prima del tuo nome. Alcuni di loro sono "Cordiali saluti", "Cordiali saluti" o "Con tutto il rispetto".
- Se hai bisogno di una risposta entro un certo tempo, includi queste informazioni alla fine. Puoi metterlo nella riga di ringraziamento. Ad esempio, "Grazie per la tua considerazione e non vedo l'ora di sentirti la prossima settimana". Quando scrivi questa sezione, cerca di non dare l'impressione di fare pressioni o inseguire il destinatario.
Passaggio 5. Inserisci il tuo nome completo e la tua firma
Sotto il saluto "Cordiali saluti", lascia 3-4 righe vuote. Quindi, scrivi il nome completo allineato a sinistra. Usa la riga vuota per aggiungere la firma originale. Se questa lettera verrà inviata via e-mail, puoi eliminare la riga vuota e digitare semplicemente il nome.
Metodo 3 di 3: Invio di lettere ai destinatari
Passaggio 1. Crea o salva una copia della tua lettera
Dopo aver riletto la bozza e prima di inviarla, scatta una foto della lettera (trasferita in PDF), salva la bozza online o fotocopiala. Potrebbe essere necessario annotare la data di consegna se non è la stessa della data della lettera. Conserva questa copia in un luogo sicuro per i file personali.
Passaggio 2. Spedire con spedizione standard
Porta la lettera all'ufficio postale, consegnala all'impiegato o mettila nella cassetta della posta. Se vuoi avere la certezza che la posta sia stata ricevuta, chiedi un servizio di tracciamento.
Se la lettera viene inviata per posta, assicurati che sia stampata su una stampante di alta qualità con un buon inchiostro. Le lettere di richiesta scritte a mano non sono generalmente accettate
Passaggio 3. Invialo tramite e-mail
Questo è probabilmente il modo migliore per inviare una richiesta in quanto non richiede molto tempo ed è molto affidabile. Assicurati che l'indirizzo email del destinatario sia corretto e includi il tuo numero di identificazione, se pertinente, nell'oggetto.
- Il destinatario può vedere il giorno e l'ora in cui hai inviato l'e-mail. Tienilo presente se invii spesso e-mail a tarda notte.
- Assicurati che la tua email sia formale con l'indirizzo che usi. Invia da un account dall'aspetto professionale. Un esempio di account di posta elettronica appropriato per il lavoro è "[email protected]".
- Se stai inviando una lettera via fax, assicurati di attendere la pagina di conferma che indica che la tua lettera è stata inviata e ricevuta con successo.
Passaggio 4. Fai una richiesta per telefono anziché per lettera
Se la tua richiesta è urgente o vicina all'ultimo minuto, potrebbe essere una buona idea chiedere di persona al telefono. Se questo è il caso, mantieni un atteggiamento formale e esponi il tuo caso in modo coerente.
Suggerimenti
- Prova a scrivere una lettera di una pagina o meno. Una lettera come questa sembra completa, ma facile da leggere.
- Sapere se il destinatario invierà una risposta, ad esempio una lettera di conferma.
Avvertimento
- Prometti qualcosa di realistico. Non lasciare che il tuo tempo extra venga speso in attività aggiuntive.
- Sfrutta al massimo questa estensione. Non farti chiedere di nuovo un'estensione.
- Assicurati di aver incluso tutti i formati richiesti. Alcune organizzazioni richiedono l'utilizzo di un formato lettera che hanno definito.
