Tutti devono essersi sentiti delusi perché hanno acquistato o ordinato qualcosa ma non hanno ottenuto ciò che volevano. Incidenti come questo a volte non vale la pena preoccuparsi, ma ci sono momenti in cui presentare un reclamo è la cosa giusta da fare. Se vuoi presentare un reclamo, assicurati che il reclamo venga ripagato, che si tratti di un rimborso, di un articolo sostitutivo o di scuse. Leggi la guida qui sotto per imparare come fare un reclamo meno emotivo ma fruttuoso.
Fare un passo
Metodo 1 di 2: Avvio di un reclamo
Passaggio 1. Assicurati che il tuo reclamo venga ascoltato
Se ritieni di non ottenere ciò che desideri o di essere trattato male, dovresti parlare in modo che il problema possa essere risolto. Preparati a essere un po' invadente e a difendere la tua tesi. Se non ti fai sentire, ci sono buone probabilità che il tuo reclamo venga semplicemente ignorato.
Passaggio 2. Presentare immediatamente un reclamo
Presenta un reclamo mentre l'incidente è ancora fresco nella tua memoria e le persone coinvolte sono ancora sulla scena. Se aspetti e lo fai più tardi, fare un reclamo diventerà un po' più difficile. Prova a presentare un reclamo lo stesso giorno dell'incidente o dell'incidente. Se ciò non è possibile, fallo nella stessa settimana o mese. In sostanza, prima è, meglio è.
Passaggio 3. Trova qualcuno che possa davvero aiutarti
Non essere quello che si scaglia contro gli assistenti di volo perché perderai il tuo volo di transito. L'assistente di volo non può farci niente e tu stai peggiorando la situazione. Invece di lamentarti immediatamente con la prima persona che incontri, pensa prima alla tua situazione e a chi può fare qualcosa per risolvere il tuo problema, o almeno metterti in contatto con qualcuno che può aiutarti.
- Molti negozi hanno uno sportello informativo o un servizio di assistenza con un dipendente che è sempre a disposizione per aiutarti quando hai un problema. Prima di lamentarti immediatamente con la cassa del negozio, scopri prima se c'è una persona più appropriata con cui parlare direttamente.
- Puoi iniziare dalla persona che effettua la registrazione o dal cameriere del ristorante che ti serve. Ma queste persone di solito possono aiutarti solo con problemi minori. Se il tuo problema è più grande degli insetti nella tua zuppa o vuoi ripristinare mobili rotti, potrebbe essere necessario parlare con il responsabile del negozio.
- Se chiami il servizio clienti, assicurati di avere un reclamo da presentare e chiedi di parlare con la persona giusta.
Passaggio 4. Descrivi il problema e la soluzione desiderata
Quando hai trovato la persona giusta con cui parlare, spiega chiaramente la situazione o il tuo reclamo e com'è la soluzione desiderata. Se vuoi indietro i tuoi soldi, specifica l'importo. Se il problema è il servizio e vuoi una spiegazione, dillo. Le persone che ascoltano il tuo reclamo possono risolvere il problema più facilmente se puoi spiegarlo in modo completo e specifico.
- Indica il nome della persona con cui stai parlando e presentati anche tu. Un'introduzione formale è un ottimo modo per convincere l'altra persona a interrompere ciò che sta facendo e ad ascoltarti attentamente. "Salve, signor Arif, sono Budi. Come stai? Senti, non è colpa di Pak Arif, ma…”
- Parlagli come se fosse un confidente e volessi dirgli un segreto. Inizia dicendo che non lo incolpi personalmente per il problema o l'errore, ma saresti molto felice se potesse aiutarti a risolverlo.
Passaggio 5. Sorridi
Questo punto non può essere sottolineato più chiaramente. Non sarai mai chiamato sorriso troppo spesso. È più probabile che le persone rispondano a qualcuno che sorride. Hai la garanzia di ottenere una risposta più gentile e gentile quando sorridi.
Passaggio 6. Non emozionarti
Non andare avanti e avanti e avanti e spiega quanto sei arrabbiato per questo. Non alzare la voce o fare gesti di rabbia. La chiave per ottenere ciò che desideri da questa situazione è convincere la persona che riceve il tuo reclamo a trovare una soluzione a tuo favore. Se le tue azioni sembrano minacciose, è meno probabile che tu ottenga ciò che desideri.
- Controlla il tuo linguaggio del corpo e le espressioni facciali in modo da poter apparire calmo e vigile. Non fare gesti ed espressioni come alzare gli occhi al cielo, incrociare le braccia e altri gesti che suggeriscono che stai per perdere le staffe.
- Aspetta pazientemente. Per riavere i tuoi soldi, chiedere scusa o qualsiasi altra cosa ti sia stata richiesta, potresti dover aspettare che il rappresentante del servizio clienti ottenga l'autorizzazione dal suo supervisore. Creare più tensione con l'essere impazienti è un comportamento maleducato e inappropriato. Attendi con calma e pazienza mentre il tuo problema viene risolto.
Passaggio 7. Ringrazia la persona che ha impiegato del tempo per lavorare con te
Se riesci ad ottenere ciò che desideri, un sincero ringraziamento è d'obbligo. Se non ottieni ciò che desideri, dovrai decidere se presentare un ulteriore reclamo o meno.
Assicurati di ricordare e/o registrare il nome della persona o del rappresentante che ha ricevuto il reclamo per far sapere a quella persona che sei serio e che potrebbe essere ritenuto responsabile in seguito
Metodo 2 di 2: fare ulteriori reclami
Passaggio 1. Annota i dettagli
Se hai deciso che è giunto il momento per questo reclamo di coinvolgere una persona più competente in azienda, inizia scrivendo tutti i dettagli e i dettagli dell'incidente in questione. Annota la data, l'importo speso e qualsiasi informazione rilevante per l'incidente. Annota il nome del dipendente o dell'addetto al servizio clienti che ha ricevuto il tuo reclamo e descrivi la conversazione e i risultati che ne hai ottenuto.
Passaggio 2. Scrivi una lettera di reclamo formale
Trova l'indirizzo o l'e-mail dell'azienda che riceve e gestisce i reclami. Scrivi una lettera amichevole ma ferma su cosa è successo e quale sarebbe la tua soluzione. Sii chiaro su tutto e chiedi una risposta entro un certo lasso di tempo: generalmente, una settimana è il limite di tempo migliore. Includi le tue informazioni di contatto e quando puoi essere raggiunto.
- L'e-mail è di solito il modo più rapido per contattare qualcuno per iscritto. Ma puoi anche stampare la tua lettera e spedirla per posta.
- Tieni un registro della corrispondenza sulla questione da questo momento in poi.
- Se sei soddisfatto della risposta che hai ricevuto, scrivi una lettera di ringraziamento e dichiara che il problema è stato risolto. Se non ricevi una risposta, o la risposta sembra banale e inappropriata, continua a lamentarti e su una scala più alta.
Passaggio 3. Inviare un'e-mail all'amministratore delegato dell'azienda
Non aver paura di sporgere denuncia a un'azienda di alto livello se non riesci a metterti in contatto o non riesci a ottenere ciò che desideri dal dipendente o dal manager dell'azienda. Se gli errori dell'azienda sono così gravi da metterti a rischio, l'amministratore delegato dell'azienda deve certamente saperlo. Sii persistente. Invia un'email all'amministratore delegato della società settimanalmente fino a quando non ricevi una risposta.
Passaggio 4. Pubblica su Facebook o Twitter
Questo sta diventando un modo sempre più efficace per attirare l'attenzione di aziende difficili da contattare o raggiungere. Crea un post o un tweet spiegando cosa è successo e chiedendo aiuto. Assicurati che l'account Facebook o Twitter dell'azienda possa vederlo (con tag o menzioni, ad esempio). Poiché il tuo reclamo arriva a un forum pubblico, è probabile che tu riceva una risposta molto rapidamente.
- Non utilizzare questo metodo finché non hai provato a contattare personalmente l'azienda, ma senza successo.
- Otterrai risultati migliori se non parli male dell'azienda nei forum pubblici. Assicurati che il tuo post o tweet sia calmo e diretto. Non brontolare.
Passaggio 5. Chiedi aiuto a un consulente
Se ritieni davvero che il problema che stai affrontando sia serio e ritieni che l'azienda ti stia privando dei diritti che meriti, trova una parte esterna che possa aiutarti a risolvere il problema che stai riscontrando. Se lamentarsi da soli non funziona, forse i risultati saranno diversi se ci sarà l'aiuto di estranei.
Suggerimenti
- Descrivi il tuo problema in modo chiaro e breve.
- Sii sempre educato.
- Sorriso.
- Fatti amici o alleati, non nemici.
- Stai calmo.
- Non usare slang o linguaggio popolare
- Descrivi anche la soluzione che desideri.
