"La gestione non si limita a motivare gli altri".
Sicuro! Hai finalmente ottenuto la tanto attesa promozione e ora sei un manager, forse per la prima volta nella tua carriera. E ora? Se questo è il tuo primo ruolo nella gestione, potresti essere un po' nervoso. Il sentimento è comprensibile, comune e, in effetti, certo di esistere. Questo ruolo sarà molto diverso dal tuo lavoro precedente. La gestione ha regole e obiettivi completamente diversi e richiede una varietà di competenze. Spesso, le persone nuove ai ruoli dirigenziali non capiscono davvero cosa significa essere un manager e come cambierà la loro vita (sì, la tua cambierà). Questo è vero, soprattutto se non percepisci più uno stipendio orario, ma uno stipendio fisso mensile. Lo copriremo più tardi.
Questo articolo presenterà una serie di linee guida che è possibile utilizzare per comprendere le transizioni confuse. Questa non è un'istruzione da eseguire quotidianamente, quel concetto non c'è più perché ora sei il manager. Tuttavia, questo è uno schema che ti aiuterà nel processo di definizione degli obiettivi e nella gestione del personale. Quindi, fai un respiro profondo e cominciamo!
Fare un passo
Passaggio 1. Scopri cosa cambierà con il tuo nuovo ruolo di manager
Una differenza significativa è la migrazione da un concetto chiamato "contributo individuale". I gestori non sono collaboratori individuali. Ciò significa che sei responsabile del lavoro degli altri. Il tuo successo dipende dalle prestazioni della squadra. Ora sei responsabile di molto più lavoro di quanto avresti potuto fare da solo (vedi la sezione Avvertenze). Non puoi risolvere tutti i problemi. Non c'è bisogno di provare, non è più il tuo lavoro.
Passaggio 2. Preparati per la transizione
Questo ti lascerà confuso e frustrato, forse non immediatamente, ma i manager di solito sono tirati in molte direzioni. Potrebbe esserci un codice di abbigliamento da seguire. Ci sono nuove normative che devono essere rispettate (soprattutto in ambito HR).
- Trova un mentore: un mentore non è il tuo supervisore diretto, ma un altro manager con molta esperienza. Chiedi alla figura di aiutarti con la tua transizione. Questo è molto importante e spesso viene sottovalutato. Il top management ti apprezzerà. La decisione di trovare un mentore mostra maturità.
- Partecipa a un gruppo di rete: ci sono molti gruppi di rete (uno dei quali è Toastmasters). Chiedi ad altri manager e dirigenti informazioni sui club locali. Approfitta degli eventi di networking nella tua zona.
- Contatta le risorse umane: visita il dipartimento delle risorse umane e chiedi se ci sono libri sulle risorse umane o sulla formazione che puoi utilizzare per aiutare. Leggi un libro sull'essere un manager. Ci sono molti libri su questo argomento. Leggere diversi pezzi di letteratura contemporaneamente ("The One Minute Manager" e "The Seven Habits of Highly Effective People" sono letture obbligatorie per il management).
- Aiuta il personale a risolvere i problemi: il personale a cui sei attualmente subordinato potrebbe essere stato un tuo collega e ciò porterà all'invidia (forse anche all'odio) e all'attrito. La situazione è inevitabile, ma il problema può essere ridotto se si mantiene aperta la comunicazione. Tuttavia, devi ricordare che ora sei il manager e anche se non vuoi ostentare il tuo nuovo status, non puoi lasciare che i tuoi ex colleghi approfittino del rapporto che esiste tra te e loro. Anche il personale che in precedenza non era un collaboratore si sentirà a disagio se assumerà un nuovo manager. Parla con il personale e condividi i tuoi piani. Costruisci sin dall'inizio rapporti tra manager e personale. Anche se all'inizio sembrava un po' imbarazzante, non timido, segui i passaggi, sii te stesso e non dimenticare la tua posizione di partenza in azienda.
- Non trascurare la famiglia: marito/moglie/coniuge e figli e gli amici hanno ancora bisogno delle stesse attenzioni di prima. Ora la tua mente è occupata da molte cose perché la gestione è una transizione difficile. Dai priorità a ciò che dovrebbe essere prioritario. Se senti qualcuno dire che sei un po' distante, presta attenzione. Non lasciare che la tua carriera distrugga i rapporti familiari (ci sono molti esempi)
- Non trascurare la salute: OK, questo ruolo manageriale è divertente. Il lavoro è interessante, l'orario di lavoro è più lungo, magari lavori anche a casa, dormi un po' tardi, ti svegli presto, puoi ancora prestare attenzione alla famiglia e ai bambini. Tuttavia, stai dormendo abbastanza? Certo?
Passaggio 3. Identificare gli obiettivi
Qual è esattamente il tuo obiettivo? Hai un obiettivo orario, giornaliero o settimanale che il team deve raggiungere. E i tuoi nuovi obiettivi, come controllare la produttività? Annota tutto e pubblicalo (vedi suggerimenti). Questa sarà la tua lista di cose da fare. Nota che l'elenco cambierà nel tempo, non un documento esatto. Alcune cose sono sempre le stesse (es. livello di servizio), ma altre possono cambiare in base alla strategia data dall'Executive Management. Rivedi la tua lista regolarmente, con occhio critico, e fai delle revisioni se necessario.
Passaggio 4. Conosci la tua squadra
Devi conoscere i punti di forza e di debolezza di ogni membro del team. Tono funziona molto velocemente, ma a volte mancano alcuni dettagli. Tini è molto scrupoloso, ma ha problemi con la mole di lavoro in lavorazione. Budi ha un rapporto spettacolare con i clienti, ma non sa dire "no" ai clienti, mentre Wati ha grandi capacità tecniche, ma non è molto bravo con le persone. Devi sapere tutto così bene. Questa conoscenza è utile per bilanciare la produttività del team.
Passaggio 5. Abbina le attività allo staff
Usa le informazioni che raccogli dai passaggi precedenti per fornire lavori adatti a ogni individuo. Questo è un compito basato sulle abilità. Devi massimizzare i punti di forza di ogni persona e ridurre al minimo gli incarichi che prendono di mira i loro punti deboli. Se si presenta l'opportunità, riunisci più persone con competenze complementari. Ad esempio, assegna Tono e Tini a un progetto, oppure chiedi a Budi e Wati di consultarsi nelle presentazioni.
Passaggio 6. Tenere una riunione con i membri del team
Incontri regolari faccia a faccia sono molto importanti nella gestione. Questo incontro ha diversi scopi.
- Fornire feedback sulle prestazioni: discutere gli obiettivi della settimana precedente, compreso ciò che ha funzionato bene, quali aree potrebbero essere migliorate e come migliorare. Quindi continua nei passaggi seguenti.
- Delineare gli obiettivi per la prossima riunione: questi obiettivi sono obiettivi da realizzare e costituiscono la base per la revisione della produzione della prossima settimana.
- Sii consapevole dei problemi del personale: in questa nuova posizione, il contatto con il personale sarà ridotto e dovresti esserne consapevole. L'unico modo per scoprire i problemi che influiscono sulle prestazioni del team (e anche sul loro lavoro) è ascoltare il personale.
- Chiedi idee: il tuo staff vorrà sentirsi coinvolto. Non c'è eccezione che il fattore motivazionale numero uno dietro la decisione di un dipendente di smettere sia la cattiva gestione, che spesso deriva dal sentirsi trascurati. Non sei solo giudicato in base alle prestazioni del team, ma anche al tasso di turnover dei dipendenti.
- Motivazione: Secondo Peter Scholtes, gli esseri umani si motivano da soli. I migliori manager trovano sempre il modo di motivare il personale a fare un buon lavoro e a sentirsi orgogliosi. Usa questa sessione per scoprire quali sono le motivazioni dei dipendenti e usa queste informazioni per aumentare il loro contributo.
Passaggio 7. Assicurati di essere facile da trovare
Non isolarti dallo staff. A volte, il carico di lavoro è eccessivo, quindi tendi ad allontanarti dal personale per portare a termine il lavoro da solo, soprattutto con molte scartoffie da sbrigare. Non dare l'impressione di non poter essere disturbato. Se i membri del team non sono in grado di incontrare il loro leader, si sviluppa un atteggiamento di anarchia. La situazione sarà molto brutta per te. Anche se gestisci virtualmente il personale, devi comunque assicurarti che "sente" la tua presenza. Se sei responsabile di più turni, assicurati di visitare ogni turno regolarmente.
Passaggio 8. Documentare le attività del team
La tua valutazione delle prestazioni personali si concentrerà molto sulle prestazioni della squadra. Quindi assicurati di tenere traccia di ogni problema e risultato. Questo sarà molto importante se sorge un problema significativo. I problemi ci saranno sempre, tu e il tuo team dovete solo concentrare i vostri sforzi per risolverli.
Passaggio 9. Apprezza le prestazioni dei dipendenti
I premi non sono sempre sotto forma di denaro. I premi in denaro sono divertenti, ma non sono la motivazione principale per il lavoro. Una ricompensa più efficace è il riconoscimento. Se hai l'autorità, forse puoi concedere loro del tempo libero per la loro esibizione (un giorno libero in più per un lavoro eccezionale). I premi sono regolari e raggiungibili, ma difficili. Quando fai un regalo, assicurati che sia noto (regalo pubblicamente, rimprovera in privato).
Passaggio 10. Scopri come guidare
Ci saranno momenti in cui dovrai migliorare il comportamento del personale. Quindi devi imparare a farlo. Se riesci a farlo bene, otterrai il risultato desiderato. In caso contrario, la situazione peggiorerà. Puoi imparare come fornire una guida tra i feedback positivi.
Suggerimenti
-
Ricorda gli obiettivi di primo livello.
Devi essere coerente. Sviluppa una comunicazione chiara e fissa obiettivi non ambigui. Ascolta. Fornire feedback, soprattutto quelli positivi. Elimina tutti gli ostacoli per il successo della squadra.
-
Loda il personale.
Questo è un piccolo passo che ha molti vantaggi. Lodare le prestazioni di qualcuno può fare un'enorme differenza. Non fare troppi complimenti senza senso, ma mostra al tuo staff che sono apprezzati.
-
Dare un esempio.
I leader devono essere in grado di dare l'esempio in tutti gli aspetti del lavoro. Sii un modello per i colleghi emettendo vibrazioni positive. Mostra interesse, comprensione e rispetto, mantenendo il compito incentrato sul lavoro di squadra e sulla dedizione. I manager ei supervisori devono essere in grado di applicare i migliori principi sul posto di lavoro. Se questa nuova posizione mette sotto i riflettori la tua vita personale, comprendi che tutta la tua vita si riflette in ciò che modelli.
-
Comunicazione, comunicazione, comunicazione!
Il personale si sentirà più coinvolto se dirai loro cosa sta succedendo. A volte, tutti vogliono vedere il "quadro generale"
-
Giusto, ma fermo.
Ci sono momenti in cui è necessario prendere in considerazione un'azione disciplinare che porti al licenziamento. Questo è molto difficile, anche per manager esperti. Come disciplinare i dipendenti è un argomento in sé e al di là dello scopo di questo articolo, ma ci sono molti buoni riferimenti ad esso. La risposta breve è coerenza e documentazione.
-
Comprendi gli EAP.
EAP sta per Programma di assistenza ai dipendenti. AEP è molto utile e la maggior parte delle grandi aziende ha questo programma. Se uno del tuo staff ha un problema personale, chiedigli di vedere il team EAP (non cercando di essere uno psichiatra). Se hai un problema personale (vedi la sezione Avvertenze), puoi anche sfruttare EAP.
-
Trova un mentore.
Oltre a un mentore, hai anche bisogno di un mentore (se c'è un'opportunità e mezzi). I mentori sono utili, ma di solito non hanno sempre il tempo. I mentori sono professionisti qualificati che non hanno nulla in agenda se non aiutarti a sviluppare un autentico stile di gestione.
-
Pubblica obiettivi.
Assicurati di pubblicare i tuoi obiettivi e gli obiettivi del team in un luogo visibile. La tua squadra dovrebbe vederlo tutto il tempo. L'obiettivo di "Aumentare il livello di servizio al 5% nei prossimi 6 mesi" non dovrebbe essere un segreto. Distribuisci nuovi obiettivi non appena sono stati fissati.
-
Approfitta dell'Ufficio Risorse Umane.
Se c'è un dipartimento delle risorse umane, ora sono i tuoi nuovi e migliori amici. Questo reparto è una risorsa che deve essere sfruttata. Possono aiutarti a premiare, disciplinare il personale, tenerti fuori dai guai legali e a loro piacciono molto i manager che ne sono consapevoli. Sono dalla tua parte.
Avvertimento
- Non rimproverare l'intero dipartimento per gli errori di una persona. Ad esempio, se solo Tini è spesso in ritardo, non inviare e-mail di avviso a tutti i dipendenti per essere puntuali. Chiama Tini per discutere la questione in privato.
- Non rimproverare mai i dipendenti in pubblico.
- Non cercare di fare il lavoro del personale. C'è un detto che dice: "Se vuoi che qualcosa sia fatto bene, fallo da solo". Dimentica quella frase. Toglilo dalla tua mente. Non la senti mai, la frase non ha senso ed è un concetto controproducente. Se vuoi che qualcosa sia fatto bene, assegnalo alle persone giuste e motiva i tuoi dipendenti. Se ti coinvolgi troppo, non soddisfi i requisiti di gestione. Il tuo obiettivo è gestire. Questo è un buon momento per delegare il lavoro.
- Incontro privato settimanale non valutazione delle prestazioni. Anche se esamini l'attività della settimana precedente, non è tutto qui. Questi incontri settimanali sono meno formali e aperti alla discussione. Non essere troppo controllato perché questa è anche una riunione dei dipendenti, non solo la tua riunione.
- Preparati per gli straordinari. Questo è il fatto. Sei pagato come manager e ci si aspetta che faccia tutto il necessario per portare a termine il lavoro. I manager hanno vantaggi che i normali dipendenti non hanno, ma hanno anche maggiori responsabilità. Non venire tardi, non tornare a casa presto. E a volte, devi anche lavorare su qualcosa come gli altri. Tuttavia, non abituarti. Ora sei il leader. Devi lavorare come leader.
- Mantieni i segreti dell'azienda. Scoprirai alcuni segreti. Di solito c'è la tendenza a condividere segreti che ti fanno sembrare più importante. Se vieni a conoscenza di un piano di licenziamento e perdi le informazioni senza autorizzazione, preparati a diventare un residente dell'elenco dei licenziamenti. È difficile, ma nessuno ha detto che essere un manager fosse facile.
- Il passaggio alla gestione può essere spaventoso a volte. Non è sempre così, ma di solito un nuovo manager sperimenterà molto stress prima di sentirsi a proprio agio nella sua posizione. Parlare con qualcuno. Se hai un mentore (vedi il passaggio 2), lui o lei ti aiuterà. Non trattenere nulla. Sii consapevole di eventuali cambiamenti comportamentali indesiderati (rabbia, sospetto, aumento del consumo di alcol, ecc.).
- Mantieni i segreti dei dipendenti (se possibile). A volte questo non è possibile (in alcune questioni relative alle risorse umane, come la potenziale violenza sul posto di lavoro), ma se un dipendente viene a parlarti di un problema, gestisci il segreto con cura. La tua reputazione può essere rovinata in un secondo e sorgono problemi legali. Se qualcuno dice "questo è un segreto", assicurati che sappia che tu, in qualità di manager, non sei autorizzato a mantenere determinati segreti.
