Se lavori come insegnante o come scrittore di manuali tecnici, dovrai ovviamente scrivere istruzioni ogni giorno. Tuttavia, per la maggior parte delle persone, scrivere linee guida chiare può essere difficile. Puoi saltare un passaggio importante perché presumi che il lettore lo farà automaticamente o confondere il lettore con le molte azioni coinvolte in un singolo passaggio. Per essere in grado di scrivere linee guida chiare, devi prima sapere come completare l'attività. Prendi la tua guida alla lettera per assicurarti che aiuti il lettore a completare l'attività.
Fare un passo
Parte 1 di 3: Comprensione dei compiti
Passaggio 1. Raccogliere i materiali necessari
Prima di scrivere una guida, dovresti avere familiarità con l'attività in questione. Preparare tutti gli strumenti e le attrezzature necessarie e disporli nell'ordine in cui vengono utilizzati.
Scrivi tutto ciò di cui hai bisogno. Quando si scrive una guida, potrebbe essere necessario elencare tutte le forniture e i materiali necessari per completare l'attività
Passaggio 2. Completa tu stesso l'attività correlata
Anche se riesci a completare da solo l'attività correlata più volte, è una buona idea ripetere l'attività di nuovo quando scrivi la guida in modo da non perderti nulla.
- Se conosci bene il compito, potresti voler prendere una scorciatoia. Assicurati di non perdere alcun passaggio o informazione durante la stesura della guida.
- Immagina di scrivere una ricetta per qualcuno. Se cucini spesso questo piatto, potresti essere in grado di valutare gli ingredienti di cui hai bisogno semplicemente guardandoli. Tuttavia, altre persone hanno ovviamente bisogno di un numero accurato di dosi di questi ingredienti.
Passaggio 3. Creare uno schema dettagliato
Mentre svolgi delle attività, prenditi un minuto per scrivere ciò che hai fatto. Questo ti aiuterà a scrivere le tue guide in un ordine logico. Se svolgi un'attività mentre scrivi i passaggi, saprai esattamente cosa deve essere fatto e quando completarlo.
Passaggio 4. Definisci il tuo pubblico
Il modo in cui è scritta la guida può essere adattato al tipo di persone che leggeranno e seguiranno la tua guida. Come scrivere una guida per adolescenti sarà diverso dagli adulti.
Influenza anche le ragioni del pubblico per il completamento dell'attività. L'obiettivo di uno studente che lavora a un progetto è sicuramente diverso da quello di un adulto che vuole portare a termine il suo lavoro
Passaggio 5. Creare una breve introduzione
Questa introduzione dirà al lettore cosa si può fare e quali saranno i risultati al completamento dell'attività. Tieni presente che la maggior parte delle persone salterà l'introduzione o la scorrerà velocemente. Quindi non includere informazioni importanti o avvertimenti nell'introduzione.
- Ad esempio, se stai scrivendo una guida su come preparare panini con burro di arachidi e gelatina, potresti menzionare brevemente che i panini con burro di arachidi e gelatina sono un'opzione buona e semplice per i pranzi e gli spuntini pomeridiani dei bambini.
- Se ritieni di dover includere un avviso nella tua introduzione, è una buona idea includerlo in uno dei passaggi nel caso in cui il lettore perda la tua introduzione.
Parte 2 di 3: scrivere la guida
Passaggio 1. Dividi l'attività in piccoli passaggi
Ogni passaggio dovrebbe contenere un'azione. Se hai più di una o due frasi per passaggio, prova a suddividerle in passaggi più brevi e più semplici.
Ad esempio, hai scritto una guida su come portare a spasso il tuo cane. Il passaggio che dice "Metti il collare al collo del cane e allaccia il guinzaglio" è un passaggio combinato che consiste in due azioni: attaccare il guinzaglio e legare le redini. Quindi, scrivi "Metti il guinzaglio intorno al collo del cane" come primo passaggio e "Metti il guinzaglio al guinzaglio" come secondo passaggio.
Passaggio 2. Inizia ogni passaggio con una parola d'azione
Ogni passo scritto deve essere fattibile. Usa i verbi per indicare esattamente quale azione deve essere intrapresa per completare un passaggio nell'attività.
- Costruisci le tue frasi per dire a qualcuno cosa fare, non cosa ha bisogno di sapere.
- Ad esempio, supponiamo che tu stia scrivendo una guida su come portare a spasso il tuo cane e un passo sia regolare la taglia dei guinzagli. Per questo passaggio, la frase "controlla la taglia dei guinzagli" o "misura il collo del tuo cane" è più probabile che semplicemente "Conosci la taglia dei guinzagli".
Passaggio 3. Segui il progresso logico
Supponiamo che il lettore si metta subito al lavoro dopo aver letto il primo passaggio. Di solito, il lettore non leggerà i passaggi della guida fino alla fine. Se ci sono informazioni che il lettore deve conoscere per completare l'attività, includi queste informazioni nei passaggi della guida.
- Se c'è un pericolo in una fase particolare, includi un'avvertenza in quella fase. Non includere un avviso nell'introduzione o alla fine della guida quando è troppo tardi.
- Includi istruzioni appropriate in modo che i lettori sappiano quando hanno eseguito correttamente i passaggi. Ad esempio, potresti scrivere "I guinzagli sono della misura giusta se riesci a infilare due dita tra la parte posteriore del collare e il collo del cane".
Passaggio 4. Scegli attentamente le tue parole
Usa un linguaggio semplice che sia facile da capire per tutti. Dovresti evitare di usare gergo o termini tecnici. Se devi usare un termine tecnico, mantienilo breve e semplice.
Ad esempio, se stai scrivendo una guida su come avviare una causa, potresti dover includere termini legali. Scrivi prima una semplice spiegazione, poi continua con i termini tecnici usati nella prova
Passaggio 5. Usa verbi positivi
Di solito, è una buona idea scrivere cosa deve fare il lettore per completare l'attività, piuttosto che cosa non fare. Quando una persona legge una guida, la sua mente mirerà a completare il compito. Se inizi con cose che non dovrebbero fare, possono confondersi e fare ciò che non dovrebbero.
Ad esempio, se stai scrivendo una guida su come portare a spasso il tuo cane, potresti scrivere "assicurati che il guinzaglio sia attaccato correttamente" o "regola il collare in modo che si adatti correttamente" invece di "non mettere il guinzaglio troppo stretto" o "non indossare un colletto troppo stretto." troppo stretto."
Passaggio 6. Scrivi in seconda persona
Usa la parola "tu" per rivolgerti direttamente ai tuoi lettori in modo che non si confondano. Quando usi la parola "tu", i lettori sapranno cosa deve essere fatto per completare l'attività senza dover indovinare.
Ad esempio, se scrivi "la leva deve essere premuta", stai facendo indovinare al lettore chi dovrebbe premere la leva. La frase “devi premere la leva” o anche “premi la leva” non lascerà dubbioso il lettore
Passaggio 7. Includi alternative
A volte, c'è più di un modo per completare uno o più passaggi. Includi alternative insieme ai passaggi in modo che i lettori possano scegliere il modo che preferiscono.
Ad esempio, se stai scrivendo una guida su come preparare un sandwich al burro di arachidi e gelatina, includi un ripieno alternativo, come "Burro di mandorle per persone con allergie alle arachidi"
Passaggio 8. Includi un'immagine se aiuta
C'è un proverbio che dice qualcosa del genere: "un'immagine è meglio di mille parole". Per creare linee guida chiare, a volte immagini o diagrammi renderanno più facile per i lettori comprendere le linee guida fornite.
Per una guida più tecnica, assicurati che l'immagine possa aiutare chiaramente il lettore e che l'azione sull'immagine non sia ostacolata da strumenti o mani
Parte 3 di 3: Test delle guide create
Passaggio 1. Organizza la tua guida in sezioni
Le attività complesse hanno più di una parte. Se stai scrivendo una guida per un'attività di grandi dimensioni che ha diverse sezioni più piccole, suddividile in sezioni separate.
- Se stai numerando le guide, assegna un numero a ciascuna sezione. Il lettore sentirà il successo del risultato dopo aver completato ogni sezione.
- Anche se l'attività non ha parti controllabili solo parzialmente (semi-indipendenti), suddividila in parti se l'attività ha più passaggi. In questo modo, il lettore non sarà sopraffatto dal numero di passaggi nella guida.
Passaggio 2. Prova a fare la guida che hai scritto
Se non puoi seguire le linee guida scritte, non lo farà nessun altro. Chiedi a un amico di leggere e seguire la guida e chiedi se ci sono parti che lo confondono.
Potrebbe essere necessario testare la guida più volte, soprattutto se la guida è lunga o complessa
Passaggio 3. Modifica attentamente la tua guida
Errori di battitura ed errori grammaticali rovineranno la chiarezza della tua guida rendendola difficile da seguire. Leggi la tua guida avanti e indietro per assicurarti che non ci siano errori.
Se non sei sicuro delle tue capacità di editing, chiedi a un amico di controllare la tua guida
Passaggio 4. Includi un elenco di strumenti e materiali necessari
Soprattutto se l'incarico richiede strumenti o materiali speciali, questo elenco sarà di grande aiuto per il lettore. Metti questo elenco all'inizio della guida in modo che il lettore possa raccogliere tutti gli strumenti e i materiali prima di iniziare il compito.
Immagina di scrivere una ricetta. Le ricette includono sempre tutti gli ingredienti e gli strumenti di cottura necessari all'inizio. In questo modo, puoi raccogliere tutto prima di cucinare
Passaggio 5. Fornire avvisi appropriati
Durante il test della guida, potresti scoprire pericoli nascosti che non sono stati rivelati quando hai scritto la guida per la prima volta. Avvertire i lettori in modo che possano difendersi da questo pericolo.
