Microsoft Excel ha varie funzionalità e una di queste genera report automaticamente. Puoi creare fogli di calcolo interattivi per semplificare il processo di immissione di dati per altri nella cartella di lavoro, automatizzando anche la generazione di report. Entrambe queste funzionalità richiedono una conoscenza sufficiente di Visual Basic. I passaggi per eseguire entrambe le attività sono descritti di seguito.
Fare un passo
Metodo 1 di 2: creazione di un foglio di calcolo interattivo
Passaggio 1. Determinare il layout del foglio di calcolo
Il layout del foglio di calcolo deve essere fatto in modo che altri possano trovare i campi necessari per inserire i dati.
I layout dei fogli di calcolo possono essere disposti orizzontalmente o verticalmente. La maggior parte degli utenti trova più facile lavorare con un layout verticale, soprattutto se il foglio di calcolo verrà stampato
Passaggio 2. Crea etichette di testo per il foglio di calcolo
Scrivi un'etichetta nella parte superiore di ogni colonna ea sinistra di ogni cella della colonna che intendi utilizzare come inserimento dati.
Passaggio 3. Premere insieme i tasti alt=""Immagine" e F11.</h4" />
Questa combinazione di tasti aprirà l'editor di Microsoft Visual Basic.
Passaggio 4. Fare doppio clic su "Questa cartella di lavoro" nel riquadro "Progetto VBA" in alto a sinistra
Apparirà una finestra per la scrittura del codice nella sezione principale dell'editor.
Passaggio 5. Selezionare "Procedura" dal menu Inserisci
Verrà visualizzata la finestra di dialogo Aggiungi procedura.
Passaggio 6. Immettere il nome della procedura nel campo Nome
Immettere un nome significativo per la procedura, ad esempio "SumExpenses" se il foglio di calcolo verrà utilizzato per segnalare le spese di viaggio. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo.
- I nomi delle procedure non possono contenere spazi, ma possono utilizzare un carattere di sottolineatura (_) per sostituire gli spazi.
- Dopo la chiusura della finestra di dialogo Aggiungi procedura, verrà visualizzata una riga denominata "Public Sub" seguita dal nome della procedura. Sotto quella riga c'è uno spazio e le parole "End Sub".
Passaggio 7. Immettere il codice per ogni campo di input nel foglio di calcolo
Scriverai due righe di codice per ogni voce.
- La prima riga di codice è nel formato "Range("cellname"). Select", "cellname" rappresenta la cella in cui viene immesso l'input. Inserisci il nome della cella immediatamente a destra dell'etichetta di testo. Se l'etichetta di testo si trova nella cella A2, il campo per l'input è la cella B2 (Intervallo ("B2"). Seleziona). Le virgolette prima e dopo il nome della cella sono ancora scritte in questa fase, ma non sono più incluse nell'istruzione di codice completa.
- Il codice nella seconda riga è "ActiveCell. Value = InputBox("InputPrompt")". "InputPrompt" rappresenta il testo che apparirà per notificare all'utente il tipo di dati da inserire nella cella di input. Ad esempio, se la cella di input verrà riempita con le spese alimentari, sostituire "InputPrompt" con "Inserisci le spese totali per i pasti, comprese le mance". (Le virgolette per il testo dell'istruzione di input sono ancora incluse, mentre le virgolette prima e dopo il comando non devono essere scritte.)
Passaggio 8. Immettere il codice per ogni campo di calcolo
Anche in questo caso le due righe utilizzate sono le stesse di prima, ma questa volta ActiveCell. Value è un calcolo di una funzione numerica, ad esempio SUM, dove viene utilizzata la funzione InputBox function per visualizzare le istruzioni di input.
Passaggio 9. Aggiungi una riga di codice per salvare il foglio di calcolo interattivo
Il formato è "ActiveWorkbook. SaveAs Filename:="Filename.xls". "Filename" è il nome del foglio di calcolo interattivo. (Le virgolette prima e dopo "Filename.xls" rimangono scritte, mentre le virgolette per tutti i comandi sono non richiesto.)
Se stai utilizzando Microsoft Excel versione 2007 o successiva, usa ".xlsx" invece di ".xls". Tuttavia, se sono presenti utenti di fogli di calcolo interattivi con la versione di Excel 2003 e precedenti, non saranno in grado di utilizzare il foglio di calcolo senza un plug-in di lettura
Passaggio 10. Premere contemporaneamente i tasti alt=""Immagine" e Q.</h4" />
L'editor di Visual Basic si chiuderà.
Passaggio 11. Premere contemporaneamente i tasti alt=""Image" e F8.</h4" />
Apparirà la finestra di dialogo Macro.
Passaggio 12. Fare clic sul nome della procedura nell'elenco Macro
Se la procedura creata è l'unica nell'elenco, verrà selezionata automaticamente.
Passaggio 13. Fare clic sul pulsante Opzioni
Ti verrà chiesto di inserire un carattere della tastiera da utilizzare come scorciatoia con il tasto Ctrl. Scegli una lettera significativa che non sia stata utilizzata come carattere di scelta rapida, ad esempio "e" per "voce".
Passaggio 14. Fare clic su "OK" per chiudere la finestra di dialogo Opzioni macro
Ora puoi distribuire fogli di calcolo interattivi agli utenti. Dopo averlo aperto, l'utente può utilizzare i tasti di scelta rapida per effettuare le voci e seguire le istruzioni create per compilare i dati.
Metodo 2 di 2: generazione automatica dei rapporti
Passaggio 1. Creare un report in una tabella pivot
Le tabelle pivot sono progettate per riepilogare i dati in modo da poter confrontare i numeri e identificare le tendenze. La tabella pivot deve riguardare dati che si trovano in uno dei processori di dati o importati da un database specifico.
Passaggio 2. Scrivere uno script Visual Basic per aprire e chiudere il report
Lo script dovrebbe essere in grado di eseguire le varie funzioni elencate di seguito. Ogni funzione sarà descritta seguita dal codice fornito tra parentesi per implementarla. Quando scrivi il codice effettivo, scrivilo in un unico blocco, sostituendo il nome nell'esempio con il tuo e non includere parentesi all'inizio e alla fine dell'esempio di codice.
- Apri il foglio di calcolo in modalità di sola lettura. [DIM XLAppSet XLApp = CreateObject("Excel. App")xlapp.visible=falsexlapp.workbooks.open \excelloc\filename.xls, 3,]
- Ricarica i dati e salva il report, in questo esempio viene salvato come PDF con la didascalia della data. [Truexlapp.activeworkbook. RefreshAllxlapp.activeworkbook. ExportAsFixedFormat xlTypePDF, \pdfloc\reportname_ & DatePart("yyyy, Now()) & "-" & Right("0" & DatePart("m", Now()), 2) & "-" Right("0" & DatePart("d", Now()), 2) & ".pdf"] Se il formato del documento di output è diverso, sostituire il formato ".pdf" con l'estensione corretta come desiderato.
- Chiudi il foglio di calcolo senza salvarlo, quindi chiudi Excel. [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]
- Utilizzare ".xlsx" invece di ".xls" alla fine del foglio di calcolo se il foglio di calcolo viene salvato in Excel 2007 e in un formato successivo basato su XML.
Passaggio 3. Scrivere uno script batch per avviare lo script Visual Basic
Lo scopo della scrittura dello script è che gli script di Visual Basic possano essere eseguiti automaticamente. Senza script batch, gli script VB devono essere eseguiti manualmente.
Lo script è scritto nel seguente formato, sostituendo il nome della cartella e del file con il nome fornito in questo esempio: [cscript /nologo \fileloc\script.vbs]
Passaggio 4. Scrivere uno script batch per assicurarsi che il file di output esista così come è stato creato
Il tuo script dovrebbe eseguire le seguenti funzioni. Ogni funzione sarà seguita dal codice fornito tra parentesi per implementarla. Quando scrivi il codice effettivo, scrivilo in un unico blocco, sostituendo il nome nell'esempio con il nome che ti serve e non includere parentesi all'inizio e alla fine del codice di esempio.
- Controlla se c'è un file di output. [Per /f "tokens=2-4 delims=/ " %%a in ('date /t') do set rreport=reportname_%%c-%%a-%%b.pdf)] Se il formato del file di output non è PDF, sostituire ".pdf" con l'estensione appropriata.
- Se il file/report di output esiste, invialo come e-mail alla persona che ne ha bisogno. [Se esiste \pdfloc\%rreport% (sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Report pianificato -m Il report %%report% è allegato. -a \pdfloc\%rreport% -s tuoserver: porta -xu nome utente -xp password)]
- Se il file/report di output non esiste nella posizione specificata, creare una procedura in modo che possa inviarti un messaggio che la consegna non è riuscita. [Altrimenti (sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Report non eseguito -m file %rreport% non esiste in \pdfloc\ -s yourserver:port -xu username -xp password)]
Passaggio 5. Assicurati che la cartella "Desktop" sia sul computer
È necessario verificare l'esistenza della cartella Desktop sia per i sistemi a 32 bit che per quelli a 64 bit. Altrimenti, Excel e il foglio di calcolo devono essere aperti manualmente.
- Posizione del sistema a 32 bit: c:\windows\system32\config\systemprofile
- Posizione del sistema a 64 bit: c:\windows\syswow64\config\systemprofile
Passaggio 6. Pianificare le attività per eseguire gli script secondo necessità
Gli script batch devono essere eseguiti in modo sequenziale e continuo, anche se nessuno sta utilizzando il computer. I privilegi devono essere impostati sul valore più alto possibile.
